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ProFinance Brigitte Groß (Behörde für Stadtwicklung und Umwelt) Martin Schneider (Dataport) Computergestütztes Werkzeug zur finanziellen Vorbereitung,

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Präsentation zum Thema: "ProFinance Brigitte Groß (Behörde für Stadtwicklung und Umwelt) Martin Schneider (Dataport) Computergestütztes Werkzeug zur finanziellen Vorbereitung,"—  Präsentation transkript:

1 ProFinance Brigitte Groß (Behörde für Stadtwicklung und Umwelt) Martin Schneider (Dataport) Computergestütztes Werkzeug zur finanziellen Vorbereitung, Durchführung (Controlling) und End-Abrechnung von internationalen EU-Projekten 5. Deutscher Nordsee - INTERREG - Workshop Hamburg,

2 ProFinance Agenda Was ist FLOWS? Partner Budget Kostenarten Anforderungen der EU an das Finanzmanagement Warum ein eigenes Tool? Rentabilität ProFinance Ziele Funktionsweise Live-Demo

3 ProFinance Vorstellung Martin Schneider Diplomverwaltungswirt Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Seit 12/2005 Dataport Bereich Steuerung Produktion, Prozessmanagement Brigitte Groß Technische Angestellte h. D. Seit 1989 Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Amt für Bau und Betrieb, Abteilung Gewässer

4 ProFinance Was ist FLOWS? Flood Plain Land Use Optimizing Workable Sustainability... ein durch INTERREG III B gefördertes Projekt im Nordseeraum Ziel = nachhaltige Entwicklung von überschwemmungsgefährdeten Gebieten Projektbeginn: Oktober 2002 (Deutschland ab Januar 2004) Projektende: Juni 2006 Gesamtbudget = 9,85 Mio.

5 ProFinance Welche Partner gibt es bei FLOWS? Lead Partner: Cambridgeshire County Council Partner: Province of Flevoland, Niederlande Norwegian Water Resources and Energy Directorate County Administrative Board of Värmland, Schweden Freie und Hansestadt Hamburg, Behörde für Stadtentwicklung und Umwelt Subpartner der BSU: Technische Universität Hamburg-Harburg Universität Lüneburg Landwirtschaftskammer Niedersachsen

6 ProFinance Welches Budget musste verwaltet werden? PartnerSub-PartnerSumme Freie und Hansestadt HamburgLGV E_D N_BA BSU AN BSU U BSU Z BSU B BSU LP BSU Z Zwischensumme Technische Universität Hamburg-HarburgWB Landwirtschaftskammer NiedersachsenFB Universität LüneburgUT Gesamtbudget

7 ProFinance Welche Kostenarten gibt es? General Costs * Travel & Accomodation Meetings and Conferences Material Investment Promotions & Publications Consulting costs Audit Others VAT (Value added tax) Permanent staff * Temporary staff * max. 10 % des Budgets max. 50 % des Budgets *Für jede Personalstunde wird ein damit gekoppelter Anteil an Allgemeinkosten beansprucht (Arbeitsplatzpauschale, Verwaltungsgemeinkostenzuschlag, Unfallversicherung)

8 ProFinance Ca. 2 Mio. Euro Verteilt auf 4 Arbeitspakete Verteilt auf 38 Projekte (international + national) Mit bis zu 12 inländischen Institutionen Mit bis zu 11 unterschiedlichen Kostenarten Verteilt auf 3 Haushaltsjahre Aufwand wegen der umfangreichen Budget-Aufsplittung sehr groß! Zu bewegen sind:

9 ProFinance Welche Anforderungen stellt die EU an das Finanzmanagement? (1) Aufstellung eines Gesamtbudgets, das sich zusammensetzt aus Partner-/ Subpartner-Budget pro Projekt Arbeitspaket-Budget pro Jahr aggregiertem Projektbudget Das Gesamtbudget darf nicht verändert werden. Budgetänderungen müssen aufgelistet und begründet sein: Kleine Änderung: bis zu 10% einer Kostenart oder 10% des Gesamtbudgets Große Änderung: mehr als 10% Keine Budgetänderung für die Kostenart material investment ( 10% des Gesamtbudgets) = Mindest- Anforderun g

10 ProFinance Welche Anforderungen stellt die EU an das Finanzmanagement? (2) Die Mehrwertsteuer muss gesondert unter der Kostenart VAT ausgewiesen werden. Personalkosten 50% des Gesamtbudgets Aufstellung periodischer Erstattungsanträge -> intern bzw. extern auditiert Jährliches Ausgabe-Ziel ist zu erreichen, sonst automatische Mittelentbindung Extern auditierte Gesamtabrechnung am Projektende

11 ProFinance Wie werden die EU-Fördermittel ausgezahlt? EU-Förderung = 50% des Budgets Claim = periodischer Erstattungsantrag an die EU ¼-jährliche Claims Erstattung ca. 6 Monate nach Claim-Einreichung Förderung während der Laufzeit max. 80% des Projektbudgets Erstattung der restlichen 20% des Budgets erst nach erfolgreichem Projektabschluss

12 ProFinance Warum ein eigenes Tool? Zahlreiche allgemeine Informationen zum Thema Finanzmanagement von EU-Projekten Begrenzte konkrete Erfahrungen Kein unterstützendes effektives Finanz-Werkzeug vorhanden Marktrecherche negativ

13 ProFinance Variante Gesamt- budget 1) Anteil für externe Finanzverwaltung 2) Personal- kosten Ersparnis i.v.H.absolutSumme1. Jahr2. Jahr3. Jahr I % II % III % Rentabilität? 1) D Gesamtbudget über die Laufzeit von 2,5 Jahren (30 Monate vom 01. Januar 2004 – 30. Juni 2006) 2) ist abhängig von der Höhe des Gesamtbudgets und des Aufwandes

14 ProFinance Ziele des Tools Aufstellung des Projektbudgets Abwicklung von Budgetänderungen Projektkostenerfassung Auswertung für periodische Erstattung (Claims) Auswertung für die Projektleiter (national/international) Steuerung der Subpartner Vorbereitende Auswertungen für den Wirtschaftsprüfer Transparenz Kostenersparnis

15 ProFinance Wie funktioniert das Tool? (1) Listen (Voreinstellungen für die diversen Auswahlmenüs ) Personalstundensätze (Voreinstellungen für mögliche Vergütungen) Budget-Einzeldaten (= Budgetierung vor Projekt- beginn; Änderungen im lfd. Projekt) Disposition Kassenmittel Rechnungsdaten Claim-Period Workpackage / Projekt Partnern / Subpartnern Kostenarten Abgleich Budget / Claim Kassenwirksamkeit Anteil der staff costs etc.... Eingabe von DatenAuswertung / Abgleiche (beliebig kombinierbar) nach

16 ProFinance Wie funktioniert das Tool? (2)

17 ProFinance ProFinance - Startmaske

18 ProFinance ProFinance - Listen (Auszug) Diese dynamische Liste wird in den anderen Tabellen hinterlegt.

19 ProFinance ProFinance - Eingabe der Budgetdaten Der Inhalt dieser Auswahlliste stammt aus der Tabelle Listen.

20 ProFinance ProFinance - dynamische Auswertungen (1) Pivot-Tabelle wird automatisch aktualisiert mit dynamischem Datenbereich Auswahl (einzelner) Parameter möglich Layout variabel

21 ProFinance ProFinance - dynamische Auswertungen (2)

22 ProFinance ProFinance – Übersicht der Auswertungen Gesamtbudget Gesamtbudget / Subpartner Gesamtbudget / Workpackage oder Projekt / Jahr Budget / Subpartner / Workpackage oder Projekt / Jahr Personalkosten-Controlling Materialkosten-Controlling Budget-Changes Claim-Auswertung Claims je Partner / Subpartner / WP / Projekt/ Kostenart Abgleich Budget – Claims

23 ProFinance Muss ich ein Excel-Spezialist sein? Einmalige Einstellung der Parameter Einweisung vor Ort notwendig Ggf. projektspezifische Anpassungen Intuitive Bedienbarkeit Vollständige Automatisierung Keine Eingabe von Formeln

24 ProFinance Kann ich das Tool verändern? ProFinance ist OpenSource Kein Datei-, Blatt-, Zell- oder VBA-Schutz Individuelle Anpassungen *) sind jederzeit möglich *) Gute VBA-Kenntnisse und vertiefte Excel-Kenntnisse sind erforderlich.

25 ProFinance Live-Demo Budgetänderung Budget-Change Claim erstellen Dynamische Auswertung ändern

26 ProFinance ? ? ? ?? ?

27 ProFinance Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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