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Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Umsetzung von eCH-BPM- Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter.

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Präsentation zum Thema: "Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Umsetzung von eCH-BPM- Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter."—  Präsentation transkript:

1 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Umsetzung von eCH-BPM- Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter Foliensatz) B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014

2 2 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014 Prozessdokumentation im ISB (1) Ausgangslage, Positionierung Reorganisation des Informatiksteuerungsorgans des Bundes ISB aufgrund revidierter Bundesinformatikverordnung BinfV (2012/2013) Bottom up-Ansatz im BPM (kein strategisches top down BPM) Bedarfsgesteuerte Erhebung und Dokumentation von Prozessen (Abteilungen bestimmen Bedarf) Fokus auf einheitlicher Prozessdokumentation: Gemeinsame Sprache - gemeinsames Verständnis MUSS: Internes Kontrollsystem: Dokumentation von IKS-Kontrollen und -Risiken Unterstützung der operativen Prozessausführung mit GEVER

3 3 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Prozessdokumentation im ISB (2) Grundsätze, Vorgehensweise Sämtliche prozessrelevanten Informationen werden an einer Stelle (an den Prozessmodellen) und einheitlich dokumentiert (eCH-Standards) Prozesserhebung: Workshops und Reviews mit Prozess- eigner und Prozessverantwortlichen Kollaborative Prozessgestaltung Mitwirkung der ISB-Mitarbeitenden bei der Prozessdefinition Feedbacks / Reviews direkt an den Prozessmodellen Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserung / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

4 4 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Prozessdokumentation im ISB (3) Ressourcen und Instrumente beschränkte interne und externen Ressourcen für method. Unterstützung der Prozesserhebung sowie Aufbau und Pflege der Prozessdokumentation (ca. 30 Stellenprozente) Entscheid für browserbasierte Cloud-Lösung (für fachliche Prozessdokumentation) kostengünstige Ansatz Einführung, volle Kostentransparenz keine Betriebskosten, flexibles Lizenzierungsmodell sofort einsetzbar, out of the box BPMN 2.0 Kollaborationsfunktion Einfache Einbindung externer DL und Stakeholder Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse (Sicherheit) / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

5 5 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Prozessdokumentation im ISB (4) Rollen im Prozessmanagement Frühzeitige Festlegung der BPM-Rollen im ISB Unterscheidung der Linien- und Methodenverantwortung im Prozessmanagement (eCH-0143) Organisationshandbuch und Modellierungskonventionen ISB (in Arbeit) Organisationshandbuch Prozessmanagement (optimiert für Gemeinden und Kantone) / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

6 6 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Prozessdokumentation ISB - Praxis grafisch Modellieren nach eCH-Standards: eCH-0140 Vorgaben zur Beschreibung von Prozessen (BPMN)eCH-0140 Vorgaben zur Beschreibung von Prozessen (BPMN) eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen grafische Modellierung mit textlicher Beschreibung verbinden IKS-Risiken und -Kontrollen direkt am Prozessmodell dokumentieren Prozesse kollaborativ erstellen und pflegen (Kommentar- funktion) aufgabenorientierte Gliederung der Prozessdokumentation eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und AufgabengliederungeneCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen eCH-0145 Aufgabenlandkarte / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

7 7 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB BPMN-Prozessdiagramme, BPMN-Modellierungskonventionen / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014 ohne… und mit eCH-0158 BPMN-ModellierungskonventioneneCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen

8 8 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Prozesse grafisch und in Textform dokumentieren / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

9 9 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB IKS auf Prozessebene dokumentieren Kontrolle 4-Augenprinzip Kontrolle Risiko 1. Kredit ist ausgeschöpft Tool generiert vollständige Risikokontrollmatrix auf Excel / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

10 10 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Prozesse kollaborativ erheben und pflegen (Kommentarfunktion) / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

11 11 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Gliederung der Prozessdoku- mentation ISB (Ordnungsstruktur) Formale Aufgabengliederungen (eCH-0139)eCH-0139 aufgabenorientierte Ordnungsstruktur für Zuordnung von Leistungen/Prozessen Gliederungselemente: Aufgabentyp, Aufgabenfeld, Aufgabengruppe, Aufgabe Sachliche Gliederungen von Aufgaben (eCH-0145 –> HRM2)eCH Schritt: Zuordnung von Prozessen und Leistungen zu Führungs-, Kern-, und Unterstützungsaufgaben 2. Schritt: Gliederung des Kerngeschäfts des ISB 3. Schritt: weitere Aufgabengliederung nach Bedarf / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

12 12 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Aufgabenlandkarte des ISB… / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014 …in Anlehnung an eCH-0145 AufgabenlandkarteeCH-0145 Aufgabenlandkarte

13 13 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Bsp. für Kern-Aufgabe des ISB: Anforde- rungs- und IKT-Vorgabenmanagement / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

14 14 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

15 15 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Navigation über Aufgabengliederung / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

16 16 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Nutzung von eCH-BPM-Standards und -Hilfsmitteln - Bilanz Rahmenkonzept -> eCH-0138 (Standard)eCH-0138 Prozessdokumentation (BPMN) -> eCH-0140 (Standard)eCH-0140 BPMN-Modellierungskonventionen -> eCH-0158 (Standard)eCH-0158 Geschäftsprozesse grafisch darstellen -> eCH-0074 (Hilfs- mittel)eCH-0074 Organisationshandbuch Prozessmanagement -> CH-0143 (Hilfsmittel)CH-0143 aufgabenorientierte Ordnungsstruktur -> eCH-0139 (Standard)eCH-0139 Aufgabenlandkarte -> eCH-0145 (Best Practice)eCH-0145 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

17 17 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Ergebnisse ISB-Prozessdokumentation Ergebnisse per Ende 2013 ISB-Prozessdokumentation ist aufgebaut ca. 60 modellierte/dokumentierte Prozesse (BPMN) IKS ist auf Prozessebene dokumentiert kollaborativer Einbezug der Mitarbeitenden bei der Prozesserhebung ist mit guten Resultaten erfolgt einfaches Rollenmodell im ISB-BPM ist definiert und hat sich bewährt ISB-Organisationshandbuch und ISB-Modellierungs- konventionen (in Arbeit) / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

18 18 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Erfahrungen, Ausblick Erfahrungen entsprechend BPM-Reifegrad: iterativer bottom-up Ansatz ist zweckmässig – hat aber auch Grenzen Learning by doing fördert Denken und Handeln in Prozessen Ganzheitlicher Dokumentationsansatz nach eCH (80/20%) Problematik: Dokumentation von Leistungen Modellieren allein genügt nicht: deutliche Nutzensteigerung durch komplementäre Beschreibung Ausblick Kollaborative Weiterentwicklung der Prozessdokumentation im Rahmen der kontinuierlichen Prozessverbesserung Strategische Prozessthemen aufgreifen / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

19 19 Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Kontakt / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014 Beat Rigert Dipl. Math. ETH Mitglied eCH-Fachgruppe Gesch ä ftsprozesse Rigert Consulting AG Burdiweg 54, 3095 Spiegel b. Bern Tel Marc Schaffroth Projektleiter Architekturen und Standards Leiter eCH-Fachgruppe Gesch ä ftsprozesse CBPP Certified Business Process Professional Eidgen ö ssisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan Bund ISB Schwarztorstrasse 59, 3003 Bern Tel


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