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Der Elektronische Akt Claudia Langeder (Marktgemeinde Sierning) AL Helmut Posch (Gemeinde Neuhofen im Innkreis) AL Ing. Otto Zenz (Gemeinde Franking) Betreuer:

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1 Der Elektronische Akt Claudia Langeder (Marktgemeinde Sierning) AL Helmut Posch (Gemeinde Neuhofen im Innkreis) AL Ing. Otto Zenz (Gemeinde Franking) Betreuer: Klaus Kovsca Unternehmensberatung / Training

2 Projektbeteiligte und Gemeinden Helmut Posch Ing. Otto Zenz Gemeinde Neuhofen i. I. Einwohner: Fläche: 10,42 km² Bezirk Braunau a. I. Claudia Langeder Einwohner: Fläche: 38,20 km² Bezirk Steyr Land Einwohner: Fläche:15,56 km² Bezirk Ried i. I. Gemeinde Franking Marktgemeinde Sierning

3 Verwaltungsakte bisher in Papierform 1528 Erste Kanzleiordnung in Österreich 1750 Maria-Theresianische Kanzleiordnung 1985 Elektronische Kanzleiinformationssysteme 1992 Neue Kanzleiordnung für BM 1997 Elektronisches Aktenverwaltungssystem Geschichtliche Entwicklung

4 Akten schwer auffindbar Platzproblem Mehrfachablage Überfüllte Archive Probleme mit der Papierform

5 Beschleunigung und Vereinfachung Kontrolle Kürzere Entscheidungswege Elektronische Archivierung Einfaches Auffinden von Dokumenten Ziele des ELAK

6 Weniger Papier Elektronisches Abzeichnen und Genehmigen Optimierung der Kanzleiorganisation Ortsunabhängiger Zugriff Lückenlose Nachvollziehbarkeit Rasche Reaktion Vorteile

7 Aufwendige Vorarbeiten Arbeitsintensive Einführung Angst der Mitarbeiter vor dem Neuen Kraftanstrengung bei Einführung Schriftstücke schwer auffindbar Nachteile

8 2007 Beschlussfassung –Prozessgestaltung, Kosten- u. Leistungsrechnung, ELAK Umsetzung Prozessgestaltung 2008 Umsetzung Kosten- u. Leistungsrechnung 2008 Einführung ELAK –September: Start Rechnungslauf –November: Start Postlauf Praxisbeispiel Sierning

9 Umsetzungsablauf –Analyse –Aufgaben der Führungskräfte –Projektstrukturplan –Leistungsbeschreibungen –Prozessbeschreibungen –Abbildung in der EDV –Installation der Programme Praxisbeispiel Sierning

10 Beispiel Rechnungslauf –Verscannung in der Finanzabteilung –Weiterleitung / Freigabe Sachbearbeiter –Freigabe Bürgermeister –Zahlung durch Finanzabeilung –Archivierung

11 Beispiel Postlauf –Verscannung im Bürgerservice –Zuteilung an Abteilung / Sachbearbeiter –Gleichzeitige Information an Bgm. und AL –Bearbeitung durch Sachbearbeiter –Archivierung Praxisbeispiel Sierning

12 Kosten ohne Eigenleistung –Einführungskosten 2008 Programm ,-- Organisation ,-- Hardware ,40 Zwischensumme ,40 –Einführungskosten 2009 Lt. Voranschlag ,-- –Laufende jährliche Kosten ca ,-- Praxisbeispiel Sierning

13 Erfahrungen –Großer Zeitaufwand –Schwierige Umstellungsphase –LEARNING BY DOING –Positiver Austausch unter den Kollegen –Sofortiger Zugriff auf alle Akten –Laufende Verbesserung durch Einbindung der Mitarbeiter Praxisbeispiel Sierning

14 Gute Gründe für den Umstieg: -Platzersparnis, weniger Büromaterial, effizienteres Arbeiten, Bürgerfreundlichkeit, Vernetzung mit anderen Behörden Zu beachten: -Hohe Kosten, intensiver Personalaufwand, Bereitschaft der Mitarbeiter Alternativen zum ELAK: -NEIN -Früher oder später in allen Gemeinden - zumindest schrittweise Gedanken zum ELAK

15 Einführung JA – aber nicht sofort -Gravierende Personalumstellung in den letzten Jahren -Neuordnung der Aufgabenbereiche und Verbesserung der inneren Organisation vorrangig -Einführung ELAK in der Buchhaltung ca. im Jahr Die weitere Einführung des ELAK wird dann aufgrund der gewonnen Erfahrungen erfolgen ELAK in Neuhofen i. I.

16 Einführung in nächster Zeit nicht geplant -Nicht nur wegen der hohen Kosten -Mangelnde Annahme durch die Bevölkerung Elektronische Kommunikation zwischen Behörde und Bürger wird zunehmend stärker Im nächsten Jahrzehnt wird der elektronische Akt ein Bestandteil der Gemeindeverwaltung werden müssen ELAK in Franking

17 ELAK nur Instrument zur Bewältigung der neuen Aufgaben (Bindeglied E-Government) Persönlicher Kontakt mit Bürger auch in Zukunft Ausblick in die Zukunft Wir arbeiten mit Menschen und vor allem FÜR Menschen


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