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Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Vom digitalen Posteingang zur elektronischen Akte Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen.

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Präsentation zum Thema: "Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Vom digitalen Posteingang zur elektronischen Akte Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen."—  Präsentation transkript:

1 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Vom digitalen Posteingang zur elektronischen Akte Dokumentenmanagement bei der Gemeinde Engelskirchen

2 Bundesland: NRW Regierungsbezirk Köln Oberbergischer Kreis Seit Gemeinde Engelskirchen Einwohner Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Engelskirchen

3 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Gemeindeverwaltung 75 Mitarbeiter/innen im Rathaus Bürgermeister, Beigeordneter 3 Fachbereiche Fachbereich 1 (Bürgerservice) Ordnung und Sicherheit, Soziales, Schule und Kultur Fachbereich 2 (Zentrale Dienste) Personal, Finanzen, Organisation Fachbereich 3 (Technische Dienste) Tiefbau, Hochbau

4 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Projektverlauf 2001 Erste Überlegungen zur elektronischen Vorgangsbearbeitung Ausgangsthemen waren Neugestaltung des Aktenplans (KGSt StGemB KGSt) Sitzungsdienst - Ratsinformationssystem 2004 Einführung Sitzungsdienst ALLRIS Hersteller CC e-gov GmbH bietet auch DMS-Lösung an 2005 Pilotbetrieb Dokumenten-Management-System Einsatz auf 10 AP (EDV, Personal, Bauamt) Parallelbetrieb zur papiergebundenen Akte Erfahrungen sammeln im allgemeinen Umgang mit DMS Testweiser Betrieb von Teilprojekten wie Elektronische Bauakte (Zusammenarbeit mit eigener SW-Lösung) Elektronische Personalakte Elektronisches Kassenarchiv Digitaler Posteingang Kernfrage: Wie reagieren die Kollegen?

5 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Projektverlauf 12/2006 Grundsatzentscheidung des Verwaltungsvorstands Hauslizenz für CC DMS Anbindung Fachverfahren Digitalen Posteingang zunächst nur für den Fachbereich 2 Ziel: Verwaltungsweite elektronische Vorgangsbearbeitung ab /2007 Kompletter DMS-Einsatz im Fachbereich 2 Finanzwesen (neu: SAP – alt: kamerales Finanzwesen) Kassenarchiv Steuerakten Gemeindewerke (Barcodelösung für SAP-Belege) Personalakten Altaktenübernahme Neuanlage Versicherungsakten Neuanlage Digitaler Posteingang Einscannen von vorsortierten Posteingängen Allgemeine Aktenverwaltung

6 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Beispiel 1 Elektronische Bauakte HotKey: STRG + F12 HotKey: STRG + F12

7 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Beispiel 1 Elektronische Bauakte

8 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Beispiel 2 Barcodelösung mit SAP

9 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Beispiel 2 Barcodelösung mit SAP

10 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Beispiel Digitaler Posteingang

11 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Posteingang Schritt 1 Sichtung und Auszeichnung Vorlage Rückgabe Vorzimmer Verwaltungs- vorstand Fachbereichs- leiter Scanstelle

12 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Schritt 2 Digitalisierung und Verteilung scannen indexieren Scanstelle (Fachbereich) automatische Verteilung Posteingang der Mitarbeiter Sequentielles Originalarchiv

13 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Schritt 3 Zuordnung zur Sachakte Zuordnung zur Sachakte Posteingangsordner nach Aktenplan Die elektronische Sachakte ist Grundlage der Vorgangsbearbeitung

14 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Bearbeitungsbeispiele Posteingang Indexierung in der Scanstelle Die Posteingangsakte Zuordnung zur elektronischen Akte MS-Exchange-Integration Suchmöglichkeiten

15 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Bei der Indexierung werden der Absender, das Eingangsdatum und der zuständige Mitarbeiter erfasst. Die Erfassungsmaske haben wir mit CC DMS selbst erstellt. Poststelle Indexierung in der Scanstelle

16 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Die Sachbearbeiterin sichtet die Post in der Posteingangsakte. Sie kann in dringenden Fällen auch sofort mit der Bearbeitung beginnen, im Normalfall wird aber erst Ablage gemacht. Die Posteingangsakte Sachbearbeiterin

17 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Sie nimmt den Posteingang zu Ihrer Sachakte und beginnt mit der Bearbeitung des Vorgangs. Zuordnung zur Sachakte Sachbearbeiterin

18 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Vorgangsbearbeitung Integration mit MS-Exchange Server Mailversand von Akten, Teilakten oder Dokumenten Intern als Verweis auf das DMS Extern als Dateianlagen zur Wiedervorlagen Wahlweise als Termin oder Aufgabe Mailarchivierung Suchmöglichkeiten Ordner und Dokumente Dokumentindex Volltext

19 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Suchmöglichkeiten

20 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Ausblick 06/2007 Pilotbetrieb FB 1 und 3 Weitere Planung: 01/2008 Digitaler Posteingang verwaltungsweit Digitalisieren von Altakten FB 1 und 3 Sozialhilfe Asylverfahren Gewerbebetriebe Kindergärten Pläne (Bauamt) eventuell externe Vergabe notwendig

21 Fachbereich 2 - Datenverarbeitung Ausblick Sicherlich kommt die Gemeindeverwaltung auch künftig nicht ohne Papier aus. Aber die elektronische Vorgangsbearbeitung mit wird viele Abläufe erheblich vereinfachen und ist aus der täglichen Arbeit bald nicht mehr wegzudenken. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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