A-jur-Finanzbuchhaltung

Präsentation zum Thema: "A-jur-Finanzbuchhaltung"—  Präsentation transkript:

1 A-jur-Finanzbuchhaltung
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2 Warum Finanzbuchhaltung?
ein Arbeitsgang: Gewinnermittlung, Umsatzsteuer, Aktenkonten, Beteiligtenkonten. Übersichtlichkeit, Fehlervermeidung. Abgabenordnung a-jur-Kanzleisoftware

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Demo Buchung einer Miete Buchung Gerichtskostenvorschuss Rechnung erstellen Zahlungseingang von Gegner Abschlussrechnung Ausgleich der Rechnung Auswertung a-jur-Kanzleisoftware

4 Finanzbuchhaltung und Akten
Die Finanzbuchhaltung erfasst alle Vorgänge, d.h. Honorare, Fremdgeld usw., und Miete, Personal, Reklame, Büroausstattung, m. a. W. sämtliche betrieblichen Einnahmen und Ausgaben und sonstigen Kontobewegungen … in einer einheitlichen Systematik, genannt „Kontenrahmen“ Ziel und Zweck ist insbesondere die Ermittlung des Gewinns Abrechnung der Akten Statistische Auswertungen, z.B. Bilanz, nach Mandanten, betriebswirtschaftlich, Umsatzverteilung nach Sachgebieten und Sachbearbeitern u. v. a. m a-jur-Kanzleisoftware

5 a-jur-Kanzleisoftware
Steuerberater Benötigt man einen Steuerberater? Lohnbuchhaltung Abschreibungen, Bewirtungen Auseinanderfallen von Handels- und Steuerbilanz Bilanzierungspflicht kraft Rechtsform Schlechte Lösung: Alles einem Steuerberater überlassen Gefahr sachlicher Fehler infolge von Informationsverlust, Keine Aktenkonten, Keine Möglichkeit des Rechnungsimports, unnötige und teure Doppelarbeit, Schwer aufklärbare Diskrepanzen zur eigenen Buchhaltung. Steuerberater importiert alle Buchungen (Auswertung „Soll und Haben“) Beste Lösung: Steuerberater bucht nur die Summen und Salden nach, Nur ca. ein Dutzend Buchungen, Übereinstimmung mit Kanzleibuchhaltung bzw. erkennbare Abweichungen a-jur-Kanzleisoftware

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Doppelte Buchführung Keine Buchung ohne Gegenbuchung, Girokonto, Kasse usw. werden abgestimmt, Mehr Zuverlässigkeit durch Kontrolle: Kontosalden, Einnahmen – Ausgaben = Endvermögen – Anfangsvermögen Für Anwälte nicht vorgeschrieben, aber sehr zu empfehlen a-jur-Kanzleisoftware

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Kontotypen Gewinn/Verlust oder Bestand? Manche Konten erfassen Einnahmen und Ausgaben („Ergebnis“, „Erfolg“), z.B. Honorare, Miete Andere Konten („Bestand“, „Finanzkonten“) erfassen nur den Bestand, z.B. Girokonto, Kasse Positiv oder Negativ? Ausgaben und Schulden werden üblicherweise ebenfalls mit positivem Vorzeichen erfasst und erst vom System umgerechnet. Dies ergibt vier grundlegende Kontotypen; Positiv Negativ Ergebnis Einnahmen Ausgaben Bestand Guthaben Verbindlichkeiten a-jur-Kanzleisoftware

8 Kontenrahmen – Strukturen:
DATEV 03, 04, 05 usw. 1. Ebene… 2. Ebene… 3. Ebene… 4. Ebene… A-jur Finanzbuchhaltung Einnahmen Oberkonten … Einzelkonten … Ausgaben Guthaben Verbindlichkeiten Aktenkonten: zusammengefasste Darstellung als Forderungen (insb. Auslagen) Einnahmen (insb. Gebühren) Verbindlichkeiten (insb. Fremdgeld) Ausgaben A-jur Mandantenbuchaltung Einnahmen Einzelkonten Guthaben Verbindlichkeiten a-jur-Kanzleisoftware

9 Kontenrahmen - Beispiel
Einnahmen Anwaltliche Einnahmen Gebühren Veröffentlichungshonorare Sonstige Einnahmen Zinseinnahmen (z.B. KFB!) Mieten Ausgaben Raumkosten Personalkosten Sekretariat Referendare Fachliche Kosten Abschreibung Auslagen Literatur Juris Gewinnverteilung Guthaben Finanzkonten Postbank Deutsche Bank Forderungen Auslagenforderungen Sonstige Forderungen Anlagevermögen Bürogeräte Mobiliar Verbindlichkeiten Eigenkapital Anfangsvermögen Kapitalkonto Partner A Kreditverbindlichkeiten Treuhand Fremdgeld a-jur-Kanzleisoftware

10 Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB)
Wahrheit & Klarheit de.wikipedia.org/wiki/GOB: 1 Herleitung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung 2 Kodifizierte GoB 2.1 Rahmengrundsätze 2.1.1 Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit 2.1.2 Grundsatz der Klarheit 2.1.3 Grundsatz der Einzelbewertung 2.1.4 Grundsatz der Vollständigkeit Wertaufhellung 2.2 Abgrenzungsgrundsätze 2.2.1 Realisationsprinzip 2.2.2 Imparitätsprinzip 2.2.3 Grundsatz der Abgrenzung der Sache und der Zeit nach 2.3 Ergänzende Grundsätze 2.3.1 Grundsatz der Vorsicht 2.3.2 Grundsatz der Kontinuität 2.3.3 Grundsatz der Fortführung der Unternehmenstätigkeit 2.3.4 Stichtagsprinzip 3 Nicht kodifizierte GoB 4 Literatur Verantwortung des Unternehmers Protokollierung a-jur-Kanzleisoftware

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Access-Projekt Alternative Benutzeroberfläche mit demselben Datenbestand Gesondertes Programm Es genügt die kostenlose Access Runtime Vorteile Berichte (Ergebnis, Umsatzsteuer usw.) Industriestandard Eingabekomfort Im- und Export, Datensicherung und andere Administrationstools Bibliothek Mandantenbuchhaltung Alternative Stammdaten-, Akten- und Adressverwaltung In der Kaufversion: hervorragende Plattform für eigene Abfragen, Formulare und Berichte a-jur-Kanzleisoftware

12 Übung: einfache Buchungen
Festlegung des Bereichs Standardbuchungen Erster Rahmen: Finanzkonto Zweiter Rahmen: Gegenkonto Umsatzsteuer einzelkontobezogen Kontext-Konten Umbuchungen Fehlbuchungen / Korrekturen Anfangssalden Kontoabschlüsse a-jur-Kanzleisoftware

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Anlagevermögen Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater? Anschaffung brutto in das betreffende Aufwandskonto buchen, unter Angabe der Umsatzsteuer z.B. Bank z.B. Bürogeräte Aktivierung: Nettobetrag zu Lasten des Aufwandskontos buchen in Konto Anlagevermögen z.B. Anlagevermögen z.B. Bürogeräte (mindert sich, d.h. negatives Vorzeichen!) Anlagen- und Abschreibungsplan separat verwalten, z.B. mit Tabellenkalkulation Jeweils zum Abschreibung zu Lasten Anlagevermögen buchen: Abschreibung Anlagevermögen a-jur-Kanzleisoftware

14 Bewirtung mit Umsatzsteuer und Privatanteil
Büroorganisation: im Hause oder Steuerberater? Steuerliche Behandlung: Umsatzsteuer ist voll zu berücksichtigen, 30% vom Nettobetrag sind privat Buchhalterisch umsetzbar alternativ durch zwei Ansätze: Minderung des Bewirtungsaufwands durch Entnahme Erhöhung der Einnahmen durch Sachbezug Kann auch en bloc zum erfolgen a-jur-Kanzleisoftware

15 Übung: Aktenkonten buchen
Rechnung erstellen und buchen Import aus Offenen Posten Rundreise von der Rechnung durch die Fibu und zurück in die Rechnung: Rechnung erstellen und buchen, Zahlung buchen, Fibu-Import Rechnung fortführen Auswertungen: Access-Projekt Fibu-Fenster Cockpit-Menü manuelle Korrektur / Eingabe a-jur-Kanzleisoftware

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Aktenkonten Praktische Mengenlehre: Teilmenge der Finanzbuchhaltung, ergibt sich aus Zuordnung zu einer Akte Buchungen können, müssen aber keiner Akte zugeordnet sein, komprimierte Darstellung durch Zusammenfassung der vier Kontotypen: Auslagen und andere Forderungen Gebühren und andere Einnahmen Fremdgeld und andere Verbindlichkeiten Ausgaben Unterschiedliche Akten denkbar, Aktenkonto: mit Gegenüberstellung der Beteiligtenkonten Aktenkonto intern: reine Finanzbuchhaltung a-jur-Kanzleisoftware

17 Finanzbuchhaltung und Beteiligtenkonten
Kein Teil der Finanzbuchhaltung bloß interne Forderungsberechnung Konten könne frei bearbeitet werden, GOB gelten nicht Finanzbuchhaltung: Grundlage für Gewinnermittlung Umsatzsteuer Betriebswirtschaft Es gelten die GOB a-jur-Kanzleisoftware

18 Komplexe Buchungssätze
Im Handelsverkehr, bei der DATEV, oder auch bei einfachen Honorarrechnungen, werden meist genau zwei Konten angesprochen: Soll: Bankkonto, Kasse o.ä. Haben: Sachkonto („Lieferungen und Leistungen“) Folge: einheitlicher Betrag und Umsatzsteuersatz Bei Anwälten werden typischerweise auch Auslagen und Fremdgeld in derselben Rechnung abgerechnet, oft auch unterschiedliche Akten, so daß auch mehr als zwei Konten angesprochen werden können (zusammengesetzte Buchungssätze, Splitbuchungen) : Bankkonto, Kasse Einnahmenkonto Auslagenkonto Fremdgeldkonto … und beliebige viele mehr, auch zu unterschiedlichen Akten Vorteil: nur so werden die Beträge des Kontoauszuges wirklichkeitsgetreu wiedergegeben. Soll und Haben: Auswertung mit Gegenbuchungen Folge: Betrag, Umsatzsteuer und ggf. Akte sind für jedes Konto gesondert anzugeben! Sind mehr als zwei Buchungen vorhanden, wird die oberste Zeile als „Buchung“ und alle weiteren Zeilen als Gegenbuchung zur ersten Zeile angesehen. a-jur-Kanzleisoftware

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Ausgleich Ein Buchungssatz muss ausgeglichen sein, d.h. jede Einzelbuchung muss durch eine andere Buchung in gleicher Höhe kompensiert sein. Traditionell Soll / Haben durch linke/rechte Seite eines Kontos Es kann sich auch um eine Gesamtheit mehrerer Buchungen handeln („Splitbuchung“). Die Summe der Beträge beträgt nicht unbedingt Null: Konten werden in der Regel mit positivem Vorzeichen geführt, selbst wenn es sich um Ausgaben oder Verbindlichkeiten handelt, Bestandskonten haben ein anderes Vorzeichen als Ertragskonten Ein Buchungssatz ist ausgeglichen, wenn die Summe der Absolutbeträge „Soll“ der Summe der Absolutbeträge „Haben“ entspricht. Unausgeglichene Buchungssätze können nicht gespeichert werden. Unter „Probleme“ können sich etwaige dennoch vorhandene Fehlbuchungen anzeigen lassen Der Button rechts neben dem Betragsfeld gleicht den Buchungssatz rechnerisch aus. a-jur-Kanzleisoftware

20 Integrierte Buchung von Beteiligtenkonto
Beteiligtenkonten sind kein Teil der Finanzbuchhaltung, Sie können in der Fibu mitgebucht werden, um Doppelarbeit zu vermeiden, Meist reine Bruttobeträge entsprechend Kontoauszug (oberster Rahmen), Optional auch für jede weitere Buchung, nachträgliche Änderungen auch über „Konto buchen“ „Aktenkonto“ enthält Gegenüberstellung Beteiligtenkonten und Fibu a-jur-Kanzleisoftware

21 a-jur-Kanzleisoftware
Akten buchen Eine Buchung erscheint im Konto einer Akte, wenn zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß Kontenrahmen AKonto = „D“ oder „M“) und die Akte angegeben wurde. Mögliche Doppelfunktion des Aktenzeichens: Für eine integrierte Buchung ins Beteiligtenkonto ist auch die Akte anzugeben, Buchung zur Akte erfolgt dabei aber nur, wenn zum Konto eine Akte angegeben werden kann oder muß (gemäß Kontenrahmen). da die im 1. Rahmen anzugebenden Geldkonten (Kasse, Giro u.s.w.) normalerweise nicht als Aktenkonten in Betracht kommen, wird im 1. Rahmen meistens nur das Beteiligtenkonto gebucht. Zur Kontrolle ist das betreffende Feld hellgelb hinterlegt. a-jur-Kanzleisoftware

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Rechnungsnummern Ursprung: vorgeschrieben durch UStG Buchen = neue Schuldposition im Beteiligtenkonto mit Rechnungsnummer enthält alle Informationen zum Adressaten und zur Akte Die körperlichen Ausgangsrechnungen müssen fortlaufend sein, Erfassung der Nummern in der Fibu wird nicht verlangt. Änderungen durch „Konto buchen“ sind daher zulässig. Zählung ist nicht ganz eindeutig, denn neue Zählung pro Jahr, Zählung gesondert pro Unternehmen Vorteil: automatisierte Verbuchung, deshalb: großzügig verwenden! a-jur-Kanzleisoftware

23 a-jur-Kanzleisoftware
Rechnung buchen „Bilanzieren“: Buchen einer Rechnung ist bereits eine umsatzsteuerpflichtige Einnahme („Sollversteuerung“) Ausgleich der Rechung ist ertragsmäßig neutral (Aktivtausch) späterer Ausfall der Rechnung wäre Forderungsabschreibung EÜ-Rechner: Buchen einer Rechnung ist interner Vorgang Erst die Bezahlung der Rechnung ist Einnahme („Istversteuerung“) Folge für Anwälte und a-jur: Buchen der Rechnung erfolgt ins Beteiligtenkonto „Offene Posten“ sind kein Teil der Finanzbuchhaltung, sondern eine Auswertung der internen Beteiligtenkonten In der Finanzbuchhaltung erscheint keine Sollstellung. a-jur-Kanzleisoftware

24 Kontextinformationen

25 Rechnung stornieren?! uneinbringliche Rechnungen als Sollstellung im Beteiligtenkonto stehen lassen. Damit obsolete Salden nicht mehr in den Offenen Posten erscheinen, genügt es, die entsprechende Akte abzulegen. Bei einvernehmlicher Änderung der Rechnung, insbesondere bei Gewerbetreibenden: über das Rechnungsfenster eine Gutschrift oder eine korrigierte Rechnung erstellen und buchen. In anderen Fällen: Rechnungsbuchung ändern oder löschen über "Konto buchen". Wenn die Rechnung bereits versendet worden war, genügt es der Finanzverwaltung, wenn eine Kopie der Rechnung zugänglich bleibt. Im Interesse der Transparenz: Gegenbuchung im betreffenden Beteiligtenkonto, also der zu stornierende Betrag mit negativem Vorzeichen.

26 Gesplittete Umsatzsteuer
Wenn Nettobetrag und die Umsatzsteuer getrennt bezahlt (häufig in Versicherungssachen) werden: Zweckbestimmung ist umsatzsteuerrechtlich unbeachtlich. Bei beiden Eingängen ist die geltende Umsatzsteuer anzugeben. Der Nettobetrag ist also als Bruttobetrag zu buchen, als wäre Umsatzsteuer darin enthalten Der Umsatzsteuerbetrag ist ebenfalls als Bruttobetrag zu buchen, als wäre darin auch ein Nettoanteil enthalten.

27 Auslagen Begriff: Keine Vergütung, sondern das Durchreichen konkreter Zahlungen eins zu eins ohne Gewinn oder Verlust. Wirtschaftlich liegt keine Vermögensminderung vor, solange ein werthaltiger Erstattungsanspruch besteht. Steuerlich wird unterschieden (§ 4 II EStG): Wenn im Namen und für Rechnung des Dritten gezahlt wird, liegt kein Aufwand, sondern ein auch umsatzsteuerlich neutraler durchlaufender Posten vor. Dies wird neuerdings eng ausgelegt. Wenn im eigenen Namen abgerechnet wird, sind Verauslagung und Erstattung ertragsteuerlich Aufwand bzw. Einnahme. Umsatzsteuerlich relevante Leistungen. Checkliste: Wenn die Auslage Umsatzsteuer enthält, sollte sie vorsorglich gleich als Aufwand gebucht werden. Dies führt auch zu einem ordnungsgemäßen Vorsteuerausweis. Wenn die Auslage keine Umsatzsteuer enthält: Wenn Kostenschuldner der Auftraggeber ist: durchlaufend. Wenn Rechtsanwalt selbst der Kostenschuldner ist: Aufwand. Achtung: in diesem Fall entsteht nicht vorsteuerabzugsberechtigten Auftraggebern durch die Umsatzsteuer ein Mehraufwand! Wenn möglich, Beleg berichtigen lassen.

28 Fremdgeld / Anderkonto
Eingang auf Anderkonto: Gegenkonto Fremdgeld! Umbuchung ohne Kontobewegung Fremdgeld negativ Gebühren positiv Ggf. Auslagen und Ausgaben Umbuchung mit Kontobewegung Unterschied Anderkonto / Fremdgeldkonto Das Anderkonto ist ein normales Bestandskonto und weiß nichts von seiner Zweckbestimmung Die entsprechende Überweisung von Anderkonto auf Kanzleikonto erfolgt gesondert und ist neutral. a-jur-Kanzleisoftware

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Auswertungen Cockpit / Access-Projekt Ergebnis / Umsatzsteuer / Finanz mit / ohne Einzelbuchungen Aktenkonto / intern Bilanz Buchungssatz Listen: Offene Posten: Auswertung der Beteiligtenkonten Aktenkonten: Auswertung der Finanzbuchhaltung Für den Steuerberater „Soll und Haben“ oder Ergebnis ohne Einzelbuchungen a-jur-Kanzleisoftware

30 Rechnungstatbestände
Auswahl und Formulierung beliebig konfigurierbar Formeln: Art und Weise der Berechnung und der Vorgaben Format2: Formatierung von p2, z.B. km, St. Sortierung Veraltet Kontoid a-jur-Kanzleisoftware

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Rechnungsformeln für jeden Rechnungstatbestand muß angeben werden, nach welcher Formel er zu berechnen ist zusätzlich können Standardwerte angegeben werden ID Bezeichnung p1 p2 pTxt 1 Direkteingabe Vorschlag 2 Zehnteltabelle Quotenvorschlag Standardtabelle 3 Multiplikation Preis 4 Auslagenpauschale / 5 Dokumentenpauschale 8 Tabelle 9 Hebegebühr 10 Betragsrahmen Min Max 11 Quotenrahmen 13 QuoteVomNettoGesamtbetrag 14 Addition 15 Prozentsatz 16 Division a-jur-Kanzleisoftware

32 Rechnungstatbestände: KontoId
Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, gibt an, welches Konto der Finanzbuchhaltung vorgeschlagen wird, wenn die Zahlung erfolgt, Nicht alle Konten kommen in Betracht, sondern nur wenn im Kontenrahmen durch „Akte kann“ oder „Akte muss“ freigegeben, wichtigster Fall: Gebühreneinnahmen, Außerdem: Auslagen, Fremdgeld, zusätzlich alles andere, was im Fibu-Kontenrahmen vorgesehen ist und in einer Rechnung erscheinen kann, z.B. Mieteinnahmen Zinseinnahmen Veröffentlichungshonorare Verkauf von Anlagevermögen Es empfiehlt sich sowieso auch für solche Angelegenheiten die Anlage von Akten! a-jur-Kanzleisoftware

33 Jahresabschluss, Gewinnverteilung und Entnahmen
Sobald die Einnahmen und Ausgaben des Geschäftsjahres feststehen, wird der Saldo jedes einzelnen Einnahmen- und Ausgabenkontos auf ein Gewinn- und Verlustverrechnungskonto übertragen (umgebucht). Für einen Einzelanwalt genügt das bereits. Um den Gewinn auf mehrere Partner zu verteilen, ist der Saldo dieses Verrechnungskontos weiter umzubuchen: Der auf dem GuV-Konto angesammelte Gewinn (oder Verlust) ist nach der geltenden Gewinnverteilung auf die einzelnen Verrechnungskonten der Partner umzubuchen. Das GuV-Konto ist sodann wieder auf Null, und der Gewinn steht auf den Verrechnungskonten den jeweiligen Partnern zur Entnahme zur Verfügung. Ausschüttungen an den Partner ebenso wie seine Privatausgaben gehen zu Lasten seines Verrechnungskontos Unterschied Ausgabe und Entnahme: Ausgabe betrifft das Ergebnis, Entnahme betrifft nur das Abrechnungsverhältnis zwischen Partner und Unternehmen Wenn keine Verrechnungskonten verwendet werden, ist auch kein Übertrag erforderlich. Die Salden der Ergebniskonten werden in den Auswertungen ohnehin nicht vorgetragen.

34 Unternehmen und Betriebe
Einfachster Fall: 1 Datenbank, 1 Unternehmen, 1 Akten- und Adressbestand beliebig viele Sachbearbeiter Keine gesonderten Betriebe Unternehmen: intern unterschiedliche Einheiten: Steuerlich (Steuernummer, Rechnungsnummern) Wirtschaftlich (Gewinnermittlung) optional weitere Untergliederung: „Betriebe“ Einheitliches Auftreten nach außen, d.h. einheitlicher Akten- und Adressbestand einheitliche Aktenkonten: unterschiedliche Behandlung desselben Finanzvorgangs a-jur-Kanzleisoftware

35 Mandantenbuchhaltung
Mandantenfähige Finanzbuchhaltung, z.B. Vereinsverwaltung, Nachlassverwaltung, gesondert für jede Akte, Teil des Access-Projekts, von Kanzleibuchhaltung unabhängig, Persönliche Konten für Aktenbeteiligte, leistungsfähige Auswertungen: Ergebnis, Umsatzsteuer, Finanz eigene Access-Projekte z.B. für Spendenbescheinigungen a-jur-Kanzleisoftware

36 a-jur-Kanzleisoftware
Datenpools Das Cockpit kann beliebig viele Datenbanken verwalten Jede Datenbank enthält eigenen Akten- und Adreßbestand nebst Aktenkonten beliebig viele Unternehmen mit je eigener Finanzbuchhaltung beliebig viele Akten mit je eigener Mandantenbuchhaltung Hot Swap mit Einstellungen / Datenpools (local)/gap server/gap (local)/schulung a-jur-Kanzleisoftware

37 Noch etwas Zeit? Einige Tipps und Tricks
Tabellenmenüs Eigener Unterschriftszug / Urlaubsvertretung, Adressen einer Akte durchgehen, Suchfunktionen Internetverknüpfungen in den Aktenordner ziehen Honorartabellen, Neuen Termin aus vorhandenem Termin kopieren Cockpit aktualisieren, Telefonnummern im Cockpit, Beteiligtenliste Filtern Aktenvorblatt Access Zinsrechner, Taschenrechner, Zeiterfassung: pausenlos gearbeitet? Präposition für Dateinamen Zentral und doch nicht zentral: <Benutzer> Spezielle Datenfelder für Beteiligungen Akten Adressen a-jur-Kanzleisoftware