IT-Migration Migration von Rechenzentren Migration von Anwendungssystemen Migration von Daten und Dokumenten Neue oder geänderte Softwareverfahren Technologiewechsel bei Speichermedien Firmenübernahme …

Migration von Daten und Dokumenten Anforderung Die gesetzlichen, regulatorischen und betrieblichen Aufbewahrungspflichten sind zu gewährleisten, so dass trotz des Migrationsverfahrens die unverfälschte Aufbewahrung nachgewiesen werden kann.

Migration von Daten und Dokumenten Mögliche Herausforderungen Es ist unklar, welche Bestände aus den Quellsystemen überhaupt übernommen werden müssen. Die Quell- und Zielsysteme sind heterogen. Es müssen zuerst entsprechende Transformationsmechanismen definiert werden. Es sollen Daten und Dokumente aus Produktionssystemen übernommen werden, die erst noch aus diesen Systemen extrahiert werden müssen. Aufgrund von Personalfluktuation können wichtige Expertisen in den Quellsystemen verloren gegangen sein. Schleppende Zusammenarbeit oder Verweigerungshaltung bei externen Providern, wenn bei der Migration die Geschäftsgrundlage wegfällt. Extrem hohe Schätzungen (mehr als 10 Jahre) für den Aufwand bei Altbeständen auf Bandsicherungen

Kontrolle | Audit-Trail | Dokumentation Migrationsprozess Steuerung P Plan D Design T Test E Execute A Accept Kontrolle | Audit-Trail | Dokumentation

Migration

Migration 1. Bestands- und Bedarfsanalyse 2. Entwicklung von Umsetzungsszenarien 3. Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration

IT-Migration von Daten und Dokumenten 1 Bestands- und Bedarfsanalyse 2 Entwicklung von Umsetzungsszenarien 3 Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration

Bestandsanalyse Quellen Beispiele Bestandsanalyse Dokumentenbestände im Filesystem Bestand 1 Bestand 2 Indizierte Dokumentenbestände in einem Archivsystem Bestand 3 Bestand 4 Ausgelagerte Datenbestände Bestand 5 Datenbestände in einem Anwendungssystem, das stillgelegt wird Bestand 6 Bestand 7 . . .

Bedarfsanalyse Anforderungen der Fachbereiche Aspekte, die zu berücksichtigen sind Rechtliche und regulatorische Anforderungen Übernahme von Dokumenten zur rechtlichen Absicherung oder bei laufenden Rechtsstreitigkeiten Elektronische Daten und Dokumente und nicht elektronische Dokumente Übernahme nach Art der Geschäftstätigkeit (aktive, laufende Geschäften oder nicht aktiven, meistabgeschlossene Geschäfte Stichtagsübernahme, z.B. Datum des Firmenübergangs oder des Geschäftsübergangs Rückwirkende Aufbewahrungspflichten Bedarfsanalyse Req. 1 Req. 2 Req.3 Req. 4 Req. 5

Matching Bestand und Bedarf Archivierungslandkarte Anforderungen Fachbereiche Quellen Bestandsanalyse Matching Bedarfsanalyse Bestand 1 Bestand 2 Req. 1 Bestand 3 Req. 2 Bestand 4 Req.3 Bestand 5 Req. 4 Bestand 6 Req. 5 Bestand 7 Bereinigung Konflikte beseitigen Neudefinition Archivierungslandkarte

IT-Migration von Daten und Dokumenten 1 Bestands- und Bedarfsanalyse 2 Entwicklung von Umsetzungsszenarien 3 Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration

Definition der Zielumgebung Archivierungslandkarte Zielumgebung Archivierungsobjekte Zuordnung Ziellösungen AO 1 Archiv 1 AO 2 Löschen AO 3 GoBD / GDPdU AO 4 Filesystem AO 5 . . . AO 6

Definition der Zielumgebung Beispiele für mögliche Zielszenarien Ausalterung im Filesystem Migration in eine vorhandene Archiv-Lösung Migration in ein vorhandenes Anwendungssystem Migration in eine neue Archivlösung GoBD-konforme Aufbewahrung für steuerliche Prüfzwecke Externe Auslagerung von Datenbeständen Löschen Zielumgebung Ziellösungen Archiv 1 Löschen GoBD / GDPdU Filesystem . . .

Archivierungslandkarte Umsetzungsszenarien Archivierungslandkarte Zielumgebung Archivierungsobjekte Zuordnung Ziellösungen AO 1 Archiv 1 AO 2 Löschen AO 3 GoBD / GDPdU AO 4 Filesystem AO 5 . . . AO 6 Umsetzungsszenarien

IT-Migration von Daten und Dokumenten 1 Bestands- und Bedarfsanalyse 2 Entwicklung von Umsetzungsszenarien 3 Ein Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase der Migration

Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase Archivierungslandkarte Anforderungen Fachbereiche Quellen Bestandsanalyse Matching Bedarfsanalyse Bestand 1 Req. 1 Bestand 2 Req. 2 Bestand 3 Req.3 Bestand 4 Req. 4 Bestand 5 Bereinigung Konflikte beseitigen Neudefinition Archivierungslandkarte Zielumgebung Archivierungsobjekte Zuordnung Zielszenarien AO 1 Archiv 1 AO 2 Löschen AO 3 GoBD / GDPdU AO 4 Filesystem AO 5 . . . Umsetzungsszenarien

Vorgehensmodell für die Konzeptionsphase IT-Migration von Daten- und Dokumentenbeständen Bestandsanalyse Matching Bedarfsanalyse Überarbeitung Archivierungslandkarte Zielumgebung Archivierungsobjekte Zuordnung Umsetzungsszenarien Umsetzungsszenarien

IT-Migration von Daten und Dokumenten Fazit Fachliche Erfolgskriterien für eine erfolgreiche Migration von Daten- und Dokumenten sind: Der vollständige Abdeckungsgrad der vielfältigen Anforderungen Die Optimierung der vorhandenen Daten- und Dokumentenbestände auf die fachlichen Anforderungen