Der PPM-PROZESS (Projekt Portfolio Management-Prozess) 23.04.15 Manfred Jotter

Der Projekt-Portfolio-Management (PPM) -Prozess Das PPM-Team arbeitet im Sinne des Delegationsprinzips im Auftrag des IKT. Es koordiniert den PPM-Prozess. Der Ziel des PPM-Prozesses ist es, bewegungsweit Projekte zu sammeln und Bewegungsprojekte bei der Konzipierung zu unterstützen. Das PPM Team hilft dabei, die GWÖ-Projektanforderungen zu erfüllen. Die Projektanträge werden in einer Projekt-Masterliste erfasst und innerhalb der Bewegung transparent gemacht. Bewegungsprojekte, welche die GWÖ-Projektanforderungen erfüllen, werden dem IKT zur Entscheidung, Priorisierung und Freigabe vorgelegt. Der PPM Prozess hat sowohl eine Unterstützungsfunktion als auch eine Qualitätssicherungsfunktion. Darüber hinaus steuert das Team den Entscheidungsprozess. Das PPM Team entscheidet nicht über die Freigabe und Priorisierung von Bewegungsprojekten. Dies ist alleinige Aufgabe des IKT. Das PPM Team ist ausschließlich für den Portfolio-Managementprozess verantwortlich, nicht für die Leitung der einzelnen Projekte. Es ist auch nicht zuständig für lokale, regionale oder nationale Projekte.

Was ist ein Bewegungsprojekt? DEFINITIONEN Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist immer befristet (Anfangstermin, Endtermin) Ein Projekt hat immer konkrete, messbare Ziele (abgeschlossen, fertig) Was ist ein Bewegungsprojekt? Ein Bewegungsprojekt ist ein Projekt das mehrere Subeinheiten (EF, AKs) und Vereine betrifft. Ein Bewegungsprojekt hat eine internationale, mindestens aber übernationale (DACH) Wirkung oder Funktion. Darüber hinaus gibt es, je nach Projektumfang im unterschiedlichen Detaillierungsgrad weitere Anforderungen, wie z.B. eine Projektorganisation, Projektplan, Projektbeschreibung, Budgetplan, milesstones-Plan etc…. Näheres erfahrt ihr beim Projektteam.

Der PPM-Prozess (I) Projektleitung / Projektteam PPM IKT (1) IKT (2) Erstellt Antrag P-Ziel Konzept Beschreibung Budgetplan Zeitplan Ressourcen etc. PPM Unterstützt, hilft und prüft Projektan-forderungen vollständig? Erstellt Entscheid-ungsvorlage Informiert IKT/FR IKT (1) Entscheidet P.* Parkt P. bis Mittelfreigabe Priorisiert Beauftragt Mittelbe-schaffung (FR) IKT (2) Gibt Budget* frei Beauftragt P-leitung/-team + P-Controlling P-Start Projektleitung / Projektteam . P.-Park-platz Nein Ja Antrag vollständig? P.- Entscheidung Budget-freigabe Projekt-start Projekt-antrag Ja Ja Projekt-start Nein FUNDRAISING: (FR) Mittelbe-schaffung Auftrag EUR * Projekte ohne Ressourcenbedarf können sofort freigegeben/gestartet werden

Projekt-fertigstellung Der PPM-Prozess (II) Projektleitung / Projektteam Umsetzung: Projektsteuerung Detailplanung Milestones-Plan Reporting P.-leitung/ IKT Fertigstellungs- Meldung an AG/IKT IKT (3) Zielprüfung Projektabnahme Auftrag Review P.-leitung / PPM P.-abschluss: Nachkalkulation Learnings? Doku . P.-Ab-nahme Zielüber-prüfung Projektrealisierung Projekt-fertigstellung P. Review

Wer ist in der PPM Gruppe? Name*: Vertreter-(Funktion )* mailkontakt Alexander Sebö Koordinator/ alex.seboe@gemeinwohl-oekonomie.org Fundraising Wolfgang Füreder IT wolfgang.fuereder@gemeinwohl-oekonomie.org Milena Berl (tbd. EF) milena.berl@gmail.com n.a. Vereine tbd. Manfred Jotter IKT-Finanzen manfred.jotter@gemeinwohl-oekonomie.org *Status 25.04.2015 Eure Projektideen, Fragen und Projektanträge sendet bitte an folgende Kontaktadresse: project@ecogood.org