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© BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Betriebliche Informationssysteme II Wirtschaftsuniversität Wien Dr. Harald Kühn, BOC Information Systems GmbH Wintersemester.

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1 © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Betriebliche Informationssysteme II Wirtschaftsuniversität Wien Dr. Harald Kühn, BOC Information Systems GmbH Wintersemester 2008 / 2009 LV-Nr.: 2082 Musterlösungen Übungsblatt 4

2 - 2 - © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 1: Überführung in Relationenschema SV-NummerVornameNachnameGeburtsdatumPositionStandortNr Mitarbeiter StandortNrBezeichnungAdresseStadt Standort RaumNrSV-Nummer Raum SV-NummerProjektNr bearbeitet ProjektNrProjektverantwortlicherBeschreibungErwarteter AufwandKundenNr Projekt KundenNrNameAdresseStadtAnsprechpartner Kunde respektive: Kunde = {KundenNr, Name, Adresse, Stadt, Ansprechpartner} respektive: Projekt = {ProjektNr, Projektverantwortlicher, Beschreibung, Erwarteter Aufwand, KundenNr} respektive: bearbeitet = {SV-Nummer, ProjektNr} respektive: Raum = {RaumNr, SV-Nummer} respektive: Standort = {StandortNr, Bezeichnung, Adresse, Stadt} respektive: Mitarbeiter = {SV-Nummer, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Position, StandortNr}

3 - 3 - © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 2: Organisationsprinzipien Fragestellung: Beschreiben Sie den Unterschied zwischen Aufbau- und Ablauforganisation und erörtern Sie die wechselseitigen Vor- und Nachteile von divisionaler, funktionaler und prozessorientierter Organisationsform. Musterlösung: Aufbauorganisation Beschreibung der Ausstattung und Verteilung von Ressourcen Besonderer Schwerpunkt: Verteilung von Aufgaben und Kompetenzen Feststellung durch Aufgabenanalyse Wer macht was? Ablauforganisation Ziele einer Organisation im Fokus Zur Erreichung Einführung von Strukturen, die nicht unbedingt dem Aufbau der Organisation entsprechen müssen. Aus den Zielen ergeben sich zu realisierende Abläufe (Ablauforganisationen) Besonderer Schwerpunkt: Aktivitäten zur Erfüllung von Aufgaben Wie, wann, wo und womit werden die definierten Aufgaben erfüllt?

4 - 4 - © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 2: Organisationsprinzipien Musterlösung (Fortsetzung): Funktionsorganisation Konzentration auf interne Aufgaben und Zusammenfassung zu Abteilungen und Stellen Vertikale Gliederung nach Funktionen, auf bestimmte Verrichtungen spezialisiert. Erfüllung der Verrichtungen ist Effizienzmassstab, nicht Erfüllung des Kundenbedürfnisses. Prozessorganisation Kundenzufriedenheit als oberstes Ziel Weiterentwicklung der Ablauforganisation Prozesse durchdringen Gesamtorganisation über Abteilungsgrenzen hinweg Prozesse folgen dem Fluss der Wertschöpfung Reduktion von Schnittstellen durch Aufgabenzusammenführung Ständige Verbesserung durch Selbstcontrolling Geschäftsleitung F & EBeschaffungProduktionAbsatzVerwaltung

5 - 5 - © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 3: Organisationsformen Fragestellung: Erklären Sie kurz, anhand von zwei von Ihnen gewählten Organisationsformen, die verschiedenen Möglichkeiten (inkl. Vor- und Nachteilen), eine Unternehmensorganisation zu gestalten (Strukturen). Fügen Sie jeweils auch eine Skizze des beschriebenen Systems an. Musterlösung: Einliniensystem Im Einliniensystem hat jede Stelle nur eine mögliche übergeordnete Stelle Vorteile straffe, übersichtliche Organisation eindeutige Dienstwege und Verantwortungsbereiche kein Kompetenzproblem gute Kontrollmöglichkeiten für die Vorgesetzten Nachteile starre, zum Teil lange Dienstwege Informationsverfälschung auf langen Dienstwegen starke Belastung der Vorgesetzen Gefahr der Bürokratisierung (Überorganisation) Motivationsverlust bei den untergeordneten Stellen LEITER Abteilung BAbteilung A …… Schema Einliniensystem

6 - 6 - © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 3: Organisationsformen Musterlösung (Fortsetzung): Mehrliniensystem Im Mehrliniensystem ist jeder Stelle mindestens eine Stelle übergeordnet Vorteile Möglichkeit der Spezialisierung kurze Dienstwege Motivation der Mitarbeiter Nachteile unübersichtliche Organisation schlechte Kontrolle keine klaren Kompetenzabgrenzungen und Verantwortungsbereiche Verunsicherung durch unterschiedliche Weisungszuständigkeiten Koordinationsprobleme LEITER Abteilung B Abteilung A …… Schema Mehrliniensystem ……

7 - 7 - © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 3: Organisationsformen Musterlösung (Fortsetzung): Stabliniensystem Im Stabliniensystem sind den Instanzen Stäbe zugeordnet Vorteile Vorteile des Einliniensystems Entlastung der Instanz weniger Fehlentscheidungen der Geschäftsleitung durch die Beratung der spezialisierten Mitarbeiter Nachteile Nachteile des Einliniesystems bleiben erhalten höhere Personalkosten für qualifizierte Mitarbeiter Gefahr, dass der Einfluss der Stabstelle auf die Geschäftsleitung zu groß wird Demotivation der Stabstellen durch fehlende Entscheidungskompetenz LEITER Abteilung BAbteilung A …… Schema Stabliniensytem STAB

8 - 8 - © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 3: Organisationsformen Musterlösung (Fortsetzung): Matrixorganisation Bei der Matrixorganisation handelt es sich um eine gemischte Organisationsform (Mischung aus objektbezogener und verrichtungsbezogener Aufgabenbearbeitung) Vorteile Förderung der Teamarbeit verbesserte Problemlösung, weil Spezialisten aus verschiedenen Abteilungen zusammenarbeiten Entlastung der Instanz Nachteile Kompetenzprobleme bei überschneidenden Aufgabenbereichen längere Entscheidungszeiträume wegen der Einigung im Team Gefahr nicht optimaler Entscheidungen wegen zu vieler Kompromisse bei der Einigung im Team hoher Kommunikationsbedarf. Planung Einkauf Fertigung Verpackung Planung Einkauf Fertigung Verpackung Beschaffung Produktion Produkt A Produkt B Schema Matrixorganisation

9 - 9 - © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 3: Organisationsformen Musterlösung (Fortsetzung): Projektmanagement Projektmanagement ist eine Führungskonzeption für direkte fachübergreifende Koordination von Planung, Entscheidung, Realisierung, Überwachung und Steuerung bei der Abwicklung interdisziplinärer Aufgabenstellungen (Projekt). Ein Projekt ist eine besondere, umfangreiche und zeitlich begrenzte Aufgabe von relativer Neuartigkeit mit hohem Schwierigkeitsgrad und Risiko, die in der Regel enge fachübergreifende Zusammenarbeit aller Beteiligten fordert. Projektmanager ProjektmanagementteamProjektteam Projektteammitglied Auftraggeber Projekt-Experten Projektcontrolling ProjektcontrollingmitgliedProjektmgmtteammitglied Schema Projektmanagement

10 © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 3: Organisationsformen Vorteile Reduzierung von Risiken bei der Projektarbeit Praktizierung echter Teamarbeit Förderung der persönlichen und fachlichen Qualifikation der Projektmitarbeiter Steigerung der Kreativität und Innovationsfähigkeit Zielorientierte Kooperation (Ressourceneinteilung sowie Zeit- und Kostenplanung) Verbesserung des Informationsflusses und –austausches Erhöhung der Effizienz bei der Projektarbeit Nachteile Kompetenzstreitigkeiten und Kompetenzüberschreitungen durch unklare Kompetenzverteilung Konsequente Planung nötig Hohes Risiko wegen Fehlen von Referenzpunkten und Erfahrungen

11 © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 4: Rollen im Prozessmanagement Fragestellung: Beschreiben Sie die Rollen im Prozessmanagement und nennen Sie mindestens 3 Kernaufgaben jeder dieser Rollen. Erklären Sie darüber hinaus das DEMI/RACI Konzept im Kontext der Prozessaktivitäten. Musterlösung: Process Manager Permanent Roles in Process Management Process Responsible Process Assistant Process Assistant Tool- Administrator Tool- Administrator Process Execution Process Responsibility Quality Assurance Process Implementation Process Execution Responsible Tool Administration System Administration Technical support of users Technical support of users Provide external data Support Process Responsible Methodological QA Consultant method and tool Maintenance central models Consistency checks, archive, publication Consistency checks, archive, publication Strategic Responsibility Process Controlling Responsible for method and tool Project Responsible Coordination of central models Coordination of central models

12 © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 4: Rollen im Prozessmanagement Musterlösung (Fortsetzung): Consult: describes who should be consulted during the execution (multiple assignments possible) Inform:describes who should be informed about the execution of an activity. Responsible: describes the responsible for executing an activity. Accountable:describes the responsible for the result of an activity.

13 © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 5: prozessorientierte Aufbauorganisation Fragestellung: Erklären Sie in eigenen Worten das Konzept prozessorientierte Aufbauorganisation. Nennen Sie die vier inhaltlichen Schwerpunkte und erklären Sie die Gliederung in Markt- und Unternehmenssicht und deren Einfluss auf die Aufbauorganisation. Geben Sie zuletzt noch eine graphische Erläuterung, wie ein Prozess durch das Unternehmen läuft. Musterlösung: Geschäftsprozesse stehen im Mittelpunkt Starke Konzentration auf Kunden, Mitarbeiter und Prozesse Beginn der 1990er Jahre – starker Impuls aus Japan (Lean Management) Beinhaltet u.a.: verstärkte Kundenbindung Abbau und Abflachung von Hierarchien durch mehr Teamarbeit mit eigenverantwortlichen Mitarbeitern Steigerung des Kundennutzens durch kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP oder KAIZEN) Konzentration auf Kernkompetenzen der Unternehmen mit Hang zum Outsourcing Prozessorientierung heißt Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation in den Bereichen Entscheidung, Steuerung, Durchführung

14 © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 5: prozessorientierte Aufbauorganisation Musterlösung (Fortsetzung): Optimales Zusammenspiel der Marktbearbeitung und der Kernkompetenzen gewünscht Externe Gliederung nach Homogenität des Geschäftsfeldes (Marktsicht) Interne Koordination der Leistungserbringung nach Kernkompetenzen (Unternehmenssicht) Strikte Trennung dieser Sichtweisen nicht möglich, da Kernkompetenzen sich über Geschäftsfelder hinweg erstrecken, und sich nur so ihr ganzer Nutzen für das Gesamtunternehmen auszahlt. Geschäftsfeld Ladenbau… Kernprodukte Holzbau nach Maß Kernkompetenzen TischlerhandwerkLaden-Planung Transport… Schallungsbau... Prozess: Verkauf Tresen durchläuft verschiedene Abteilungen Abteilungen intern nach Kernkompetenzen Homogenes Geschäftsfeld nach außen

15 © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 5: prozessorientierte Aufbauorganisation Musterlösung (Fortsetzung): Fokus auf Kundenbedürfnisse, die in Geschäftsfeldern auftreten Neu- oder Weiterentwicklung der Kernprodukte durch sinnvolle Kombination der diversen Kernkompetenzen innerhalb des Unternehmens Kernkompetenzen und deren sinnvolle Kombination beeinflussen durch proaktives Denken maßgeblich die Geschäftsbereiche (Neu- oder Weiterentwicklung von Produkten, optimale Unterstützung der Geschäftsfelder durch bestmögliche Allokation der Ressourcen innerhalb der Kernkompetenzfelder, …) Prozessorientierte Aufbauorganisation

16 © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 6: Department Informationsverarbeitung und Prozessmanagement Fragestellung: Besuchen Sie die Webseite des Department Informationsverarbeitung und Prozessmanagement und bilden Sie die Aufbauorganisation desselben (inklusive darin inkludierter Institute) in ADONIS:CE ab. Entscheiden Sie selbst an Hand der vorgefundenen Informationen über Abteilungen, Stellen, Rollen und Hierarchieebenen. Musterlösung: umseitig.

17 © BOC-Gruppe (www.boc-group.com) Aufgabe 6: Department Informationsverarbeitung und Prozessmanagement Musterlösung hier nicht vollständig modelliert. Institute und Institutspersonal sind repräsentativ für alle Rollen und Abteilungen. Im Sinne der Übersichtlichkeit ist Einteilung in Submodelle zu bevorzugen.


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