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Tabellenkalkulation. Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel –Formeln und Bezüge –Funktionen Arbeiten mit Datenlisten –Sortieren.

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Präsentation zum Thema: "Tabellenkalkulation. Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel –Formeln und Bezüge –Funktionen Arbeiten mit Datenlisten –Sortieren."—  Präsentation transkript:

1 Tabellenkalkulation

2 Inhalt (1) Einführung in die Tabellenkalkulation Berechnungen in Excel –Formeln und Bezüge –Funktionen Arbeiten mit Datenlisten –Sortieren und Filtern

3 Inhalt (2) Funktionen –SVERWEIS –Wenn Diagramme Interaktion Pivot-Tabellen –Pivot-Tabellen-Assistent –Layouteinstellungen,Feldeinstellungen

4 Einführung

5 Zweck einer Tabellenkalkulation Datenblatt enthält –Text, Zahlen und Berechnungsvorschriften (Formeln) Dynamische Berechnungen –Bei Eingangsdatenänderungen ändern sich automatisch die Ausgangsdaten Speichern von Daten in einer Matrix

6 Einführung (1) Spalten werden in Excel mit Großbuchstaben bezeichnet z.B. D Zeilen werden mit Zahlen bezeichnet z.B. 23 Eine Zelle ergibt sich aus der Kombination von Zeile und Spalte z.B. D23 –wird als Zellbezug bezeichnet –Adresse, wird in Formeln verwendet

7 Einführung (2) Inhalt einer Zelle –Text (mit Formatierungen analog zu Word) –Zahlen –Formeln (Berechnungsvorschriften) - ergeben wieder Text oder Zahlen Formatierung –über Format/Zellen - insbesondere für Zahlenformate

8 Einführung (3) Zelle: Bestehend aus Zahl der Zeile und Buchstaben der Spalte

9 Formeln und Bezüge

10 Formeln und Bezüge(1) Berechnungen werden in Excel mit Formeln durchgeführt z.B.=B6*B8 Multiplikation der Zellen B6 mit B8 Jede Formel beginnt mit einem =-Zeichen Komplexe Formeln werden von Excel automatisch über den Funktionsassistenten bereitgestellt enthalten Funktionen, Bezüge, Werte

11 Formeln und Bezüge (2) Formeln können in der Bearbeitungszeile oder in der betreffenden Zelle selbst eingetragen werden

12 Formeln und Bezüge (3) Bezüge sind die Adressen der Zellen 1.Es gibt drei verschiedene Bezüge 1.relative Bezüge 2.absolute Bezüge 3.gemischte Bezüge

13 Formeln mit relativem Bezug Schreibweise: z.B. D5 Formeln mit relativem Bezug können problemlos kopiert werden beim Verschieben von Formeln wird diese angepasst

14 Formeln mit relativem Bezug 9 =D9*2 12 =B5*2 Die Formel aus B7 wird nach C11 kopiert. Sie passt sich aufgrund des relativen Bezuges an

15 Übung Das Unternehmen Web-Content hat sieben Angestellte. Berechnen sie das Gehalt der jeweiligen Angestellten. Die notwendigen Daten finden Sie in der Datei Bezuege.xls

16 Formeln mit absolutem Bezug Schreibweise: z.B. $D$5 Dollar Zeichen vor dem Spaltenbuchstaben und vor der Zeilennummer Kopiert man eine Formel mit einem absoluten Bezug verändert sich diese nicht

17 Formeln mit absolutem Bezug =$F$5*7 17 Die Formel aus C7 wird nach D11 kopiert. Sie passt sich aufgrund des absoluten Bezuges nicht an

18 Übung Im Unternehmen Web-Content ist es üblich das jeder Mitarbeiter 20/Monat in die Betriebskassa einbezahlt. Berechen das Gehalt jedes Angestellten nach Einbezahlung der 20 in die Betriebskassa. Die notwendigen Daten finden Sie in der Datei Bezuege.xls

19 Formeln mit gemischtem Bezug Schreibweise: z.B. $C6 Dollarzeichen vor Spaltenbuchstabe oder Zeilennummer Kopieren einer Formel ist möglich – absoluter Teil der Formel ändert sich nicht

20 Formeln mit gemischtem Bezug 13 9 =$D10*3 =$D6*3 Die Formel aus B8 wird nach C12 kopiert. In Zelle B8 wird die Zahl aus Zelle D6 mit 3 multipliziert. Die Formel kann kopiert werden, da die zu multiplizierenden Zahlen in der Spalte D stehen, welche als absolut angeben wurde

21 Funktionen

22 Funktionen - allgemein Excel verfügt über mehr als 300 Funktionen Eingeben von Funktionen erfolgt mittels Funktionsassistenten –Einfügen –Funktionen oder –über Shortcut

23 Funktionsassistent Auswahl der einzelnen Funktionen nach Name und Kategorie

24 Syntax (1) Neben dem Funktionsassistenten bietet Excel auch die Möglichkeit Rechen- operationen durch Eintippen der entsprechenden Formel durchzuführen. Formeln können entweder in die Befehls- zeile oder in die Zelle, in der später das Ergebnis erscheinen soll, eingegeben werden.

25 Syntax (2) Die zur Berechnung verwendeten Zeichen werden als Operatoren bezeichnet die wichtigsten Operatoren: –+Addition –-Differenz –*Produkt –/Division –^ Potenz

26 Syntax (3) Jede Funktion kann Argumente besitzen, werden in Klammer angegeben (oder bei Assistenten in die entsprechenden Felder). Die Trennung aneinandergereihter Argumente erfolgt durch ;, z.B. =Summe(1;2;3;) Zellbereiche werden z.B. durch D23:D45 dargestellt.

27 Funktionen – Summe

28 Funktion – Summe (1) Summenbildung der Gewinne:

29 Funktion – Summe (2) summieren von Zahlen Vorgehensweise: –aufrufen des Funktionsassistenten –auswählen der Kategorie Math&Trigonom –auswählen der Funktion Summe –oder einfach die Formel eintippen

30 Auswahl der Funktionskategorie Math. &Trigonom. Auswahl der benötigten Funktion Summe Funktion – Summe (3)

31 Funktion – Summe (4) Ergebnis der Summenbildung: Formel mit der die Summe errechnet wurde

32 Funktionen – Mittelwert

33 Funktion – Mittelwert (1) Berechnung des mittleren Gewinns

34 Funktion – Mittelwert (2) Bildung von Durchschnittswerten z.B. Durchschnittsgewinn mehrerer Filialen Vorgehensweise: –aufrufen des Funktionsassistenten –auswählen der Kategorie Statistik –auswählen der Funktion Mittelwert –oder Eingabe der Formel

35 Funktion – Mittelwert (3) Ergebnis aus der Berechnung des mittleren Gewinns Formel mit der der Mittelwert errechnet wurde

36 Übung Öffnen Sie die Datei Umsatz.xls und berechnen Sie für jeden Kunden den Gesamtumsatz sowie den mittleren Umsatz aller drei Jahre, und den Gesamtumsatz und den mittleren Umsatz aller drei Jahre über alle Kunden.

37 Funktionen – Summewenn

38 Funktion – Summewenn (1) findet Anwendung, wenn aus einer Datenbank Daten nach einem bestimmten Kriterium summiert werden sollen z.B. Summe der Gehälter bzw. Summe der Löhne Vorgehensweise –aufrufen des Funktionsassistenten –auswählen der Kategorie Math&Trigonom –auswählen der Funktion Summewenn

39 Zellbereich, welcher berechnet werden soll Funktion – Summewenn (2) Kriterium nach dem die Summe gebildet werden soll Zahlenbereich der addiert werden soll Manuell einzugebende Formel Kontaktfenster des Funktionsassistenten

40 Funktion – Summewenn (3) 3 auszufüllende Felder im Kontaktfenster –Das erste Argument gibt den Bereich an für den bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen –Das zweite Argument gibt an welche Merkmalsausprägungen vorliegen sollen –Das dritte Argument gibt die Feldbezeichnung für die Werte an, die addiert werden sollen

41 Übung Ergänzen Sie die Datei Umsatz.xls um den Umsatz in Wien und den Umsatz in Linz im Jahr 2001.

42 Sortieren

43 Sortieren (1) Die Funktion Sortieren ermöglicht das Sortieren von Daten in einer Tabelle nach bestimmten Kriterien Vorgehensweise: –Selektieren des Bereiches –Daten –Sortieren –Auswahl des Sortierschlüssels

44 Sortieren (2) Sortieren der Filialen in der folgenden Tabelle nach dem Alphabet:

45 Angabe des zu sortierenden Feldes in Excel Angabe der Sortierrichtung Sortieren (3)

46 Sortieren (4) Vorgehensweise: –Daten –Sortieren –Aufsteigend

47 Sortieren (5) Ergebnis des Sortiervorganges:

48 Übung Sortieren Sie die Kunden in der Datei Umsatz.xls aufsteigend nach ihrer Kundennummer.

49 SVERWEIS

50 Funktion – SVERWEIS (1) Der SVERWEIS ist eine Suchfunktion –sucht nach einem Wert in der ersten Spalte einer Matrix –liefert den Wert einer beliebigen Spalte als Ergebnis

51 Funktion – SVERWEIS (2) Vorgehensweise –aufrufen des Funktionsassistenten –auswählen der Kategorie Matrix –auswählen der Funktion SVERWEIS

52 Funktion – SVERWEIS (3) Eingabe des Objektes nach welchem in Spalte 1 der nachfolgend angebenen Matrix gesucht werden soll Angabe des Bereiches in dem gesucht werden soll Angabe der Spalte, welche die gewünschten Werte enthält. Eingabe des Wortes FALSCH notwendig, da eine exakte Übereinkunft gewünscht ist

53 Funktion – SVERWEIS (4) Die Funktion sucht immer den größten Wert, der in einer aufsteigend sortierten Tabelle kleiner oder gleich dem Suchkriterium ist

54 Funktion – SVERWEIS (5) Im Falle einer gewünschten exakten Übereinstimmung muss die automatische Sortierfunktion des SVERWEIS ausgeschaltet werden: –Attribut Bereich Verweis auf FALSCH

55 Übung In der Datei Mitglieder.xls finden Sie eine Liste von Mitgliedern. Finden Sie heraus wie hoch der Mitgliedsbeitrag ist den Vogel bezahlt, wie viel ihm das Abonnement kostet und ob und wie viel Geld er noch für eine Spende erübrigt.

56 Wenn

57 Funktion – Wenn (1) Wenn dient zur logischen Unterscheidung –überprüft, ob eine Bedingung erfüllt ist, und gibt je nachdem etwas aus –Ausgabe kann Text (in ), Zahl oder eine Formel sein

58 Funktion – Wenn (2) Bestandteile (Argumente) –Prüfung: logischer Ausdruck, z.B. D5>10 –Dann_Wert: Ausgabe, wenn Prüfung erfolgreich –Sonst_Wert: Ausgabe, wenn Prüfung nicht erfolgreich

59 Übung Geben Sie zu jedem Kunden in der Datei Umsatz.xls an, ob der Gesamtumsatz aller 3 Jahre ausreichend ist oder nicht. Dies ist er, wenn er EURO überschreitet.

60 Diagramme

61 Grundsätzliches Diagramme sollten übersichtlich und gut lesbar sein Farbliche Abstimmung – keine zu bunten und somit nicht mehr aussagekräftigen Diagramme Diagrammüberschriften sollten immer den gezeigten Inhalten entsprechen

62 Verwendung Diagramme werden immer zur grafischen Veranschaulichung von Daten verwendet Komplexe Sachverhalte können anhand von Diagrammen vereinfacht gezeigt bzw. präsentiert werden Diagramm bleibt mit den Daten verbunden: Daten ändern sich - Diagramm ändert sich

63 Vorgehensweise (1) Einfügen Diagramm (od. Shortcutsymbol ) Der Diagrammassistent erscheint Auswählen eines geeigneten Diagrammtyps Markieren des Datenbereiches aus dem das Diagramm erstellt werden soll

64 Dient zur Auswahl des einzelnen Diagrammtyps Vorgehensweise (2)

65 Diagrammbeispiele Ausgangstabelle:

66 Säulendiagramm

67 Balkendiagramm

68 Kreisdiagramm

69 3D - Balkendiagramm

70 Übung Erstellen Sie ein Diagramm zu den Daten in der Datei Umsatz.xls.

71 Interaktion

72 Verwendung von insbesondere Diagrammen, die mit Excel erstellt wurden, in anderen Programmen wie z.B. Word 2 grundsätzliche Möglichkeiten –mit Verbindung –ohne Verbindung

73 Interaktion Kopieren –in Excel markieren und Bearbeiten-Kopieren (STRG-C) bzw. in Word Bearbeiten-Inhalte Einfügen –reine Kopie, keine Verbindung mehr Verknüpfen –wie kopieren, jedoch beim Einfügen Option Verknüpfen aktivieren, Änderungen wirken sich aus

74 Übung Fügen Sie das Diagramm aus der vorangegangenen Übung in ein neues Word-Dokument ein. Es soll dabei mit den Daten verbunden bleiben.

75 Pivot-Tabellen

76 Verwendung Pivot-Tabellen sind Häufigkeitsauszählungen Pivot-Tabellen lassen eine komfortable Datenanalyse zu

77 Pivot-Tabellen-Assistent der Pivot-Tabellen-Assistent unterstützt bei der Erstellung von Pivot-Tabellen Vorgehensweise: –Daten –Pivot-Tabellenbericht

78 Auswahl der Datenquelle, die analysiert werden soll Erstellen einer Pivot-Tabelle (1)

79 Auswahl des zu analysierenden Datenbereiches. Erstellen einer Pivot-Tabelle (2)

80 Erstellen einer Pivot-Tabelle (3) Durch einfaches ziehen der einzelnen Buttons mit der Maus kann das Layout der Pivot- Tabelle bestimmt werden

81 Erstellen einer Pivot-Tabelle (4) Zeile –Kategorien –mehrere Elemente: Sub-Kategorien Spalte –analog zu Zeilen Daten –zusammengefasste Werte (durch Doppelklick kann Art geändert werden)

82 Wählen Sie aus wo (in welchem Datenblatt) das Ergebnis der Analyse dargestellt werden soll Erstellen einer Pivot-Tabelle (5)

83 Pivot-Tabelle als Ergebnis der vorangegangen Schritte Erstellen einer Pivot-Tabelle (6) Datenfeld Beschriftungsfeld

84 Sortieren einer Pivot-Tabelle

85 Sortieren einer Pivot-Tabelle (1) Die Funktion Sortieren ermöglicht es Daten welche in einer Pivot-Tabelle dargestellt sind zu sortieren Vorgehensweise: –Beschriftungsfeld markieren –Daten –Sortieren –oder Shortcut

86 Sortieren einer Pivot-Tabelle (2) Kontaktfenster in welchem die Sortieroptionen eingegeben werden können

87 Layout- und Feldeinstellungen

88 Layouteinstellungen (1) Felder können im nachhinein leicht entfernt oder hinzugefügt werden Wenn nötig ändert Excel automatisch die zugrundeliegende Funktion (z.B. die Funktion Summe wird in die Funktion Anzahl umgewandelt)

89 Layouteinstellungen (3) Durch einfaches ziehen der einzelnen Buttons mit der Maus kann das Layout der Pivot- Tabelle verändert werden

90 Feldeinstellungen (1) Dient der Veränderung der in der Pivot- Tabelle verwendeten Felder Vorgehensweise –markieren des betreffenden Datenfeld –klicken des rot markierten Buttons

91 Feldeinstellungen (2) Um den rot markierten Bereich zu erhalten muss die Schaltfläche Optionen gedrückt werden Mit der Schaltfläche Zahlen kann der Wertebereich der Pivot- Tabelle formatiert werden Mit der Schaltfläche Ausblenden kann das aktuelle Datenfeld entfernt werden

92 Feldeinstellungen (3) Vergleichsvariable Zum prozentuellen Vergleich vorhandener Werte mit einer bestimmten Variable interessierende Ausprägung der Variable

93 Feldeinstellungen (4) Ausblenden des aktuellen Beschriftungsfeldes Änderung der Feldbeschriftung Aufrufen des Kontaktfensters durch Doppelklick auf das entsprechende Beschriftungsfeld

94 Übung In der Datei Kunden.xls finden Sie Kunden und deren Einkäufe. Erledigen Sie die auf den weiteren Datenblättern zu findenden Aufgaben.


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