Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement

Präsentation zum Thema: "Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement"—  Präsentation transkript:

1 Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement
QMDok Ihr persönlicher Dokumenten-Manager Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement BERGER Analysen und Informationstechnik GmbH A-4048 Puchenau Klingberg 3 Telefon Fax

2 QMDok Beschreibung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Beschreibung Unsere QM Dokumenten-Verwaltung - QMDok – dient zur vereinfachten Verwaltung und Archivierung von Qualitätsmanagement Dokumenten mittels elektronischer Datenverarbeitung. In der QMDok gibt es kein Löschen, sondern nur ein Deaktivieren. Dies ist notwendig, um die Historie einer QM-Dokumentation zu gewährleisten. Die QMDok hat zur genauen Bezeichnung eines QM-Dokuments ein 3-Schlüsselsystem (Abteilung, Typ des QM-Dokuments und fortlaufende Nummer).

3 QMDok Beschreibung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Beschreibung Für jedes QM-Dokument kann eine beliebige Anzahl von Versionen verwaltet werden. Soll ein neue Version eines QM-Dokuments erstellt werden, bestimmt QMDok automatisch die nächste Versionsnummer. Eine Version eines QM-Dokuments hat folgende Entwicklungsstufen: Entwurf – Validierung – Aktivierung – Archivierung    Wird ein QM-Dokument deaktiviert, so gelangt dieses ins Archiv. Dabei verschwindet das QM-Dokument nicht aus dem System, sondern ist der Kategorie deaktiviert (Archiv) zugewiesen.

4 Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement
QMDok Beschreibung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Beschreibung QMDok hat eine eigene Anwenderverwaltung, mit der geregelt wird, wer was in QMDok machen darf. (Entwerfen, Validieren, Aktivieren, Deaktivieren von QM-Dokumenten in den verschiedenen Stadien.) Zur Erstellung eines QM-Dokuments bestimmen Sie ein konventionelles Textverarbeitungsprogramm, welches QMDok bekannt gegeben wird. Es ist nicht möglich, dass verschiedene Textverarbeitungsprogramme eingesetzt werden.

5 QMDok Beschreibung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Beschreibung Da QMDok keine Makros von Textverarbeitungsprogrammen verwendet, stellt sich die Problematik der Versionskonflikte von Textverarbeitungsprogrammen nicht. Ausgenommen der Hersteller des Textverarbeitungsprogrammes stellt keine Abwärtskompatibilität sicher. Die erstellten QM-Dokumente werden nicht in einem Dateisystem (z.B. C:\SOP\...) gespeichert, sondern in der Datenbank. Somit ist ein irrtümliches Löschen unmöglich (z.B. Löschen mit Hilfe des Window-Explorers). QMDok ist eine Client/Server Anwendung.

6 Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement
QMDok Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Modulübersicht Anwender– verwaltung Programm- zuweisungen Anmeldung QMDok Änderung Passwort Dokumenten- verwaltung

7 Anmeldung QMDok QMDok Anmeldemaske für QMDok
Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Anmeldung QMDok Anmeldemaske für QMDok Hier geben Sie ihre Anwenderdaten (Anwendername, Abteilung und Passwort) ein. Entsprechend dem Anwendernamen werden alle möglichen Abteilungen für ihn in einer Listbox angezeigt. Nach erfolgreicher Prüfung Ihrer Daten steht Ihnen QMDok laut ihrer Berechtigungsstufe zur Verfügung.

8 Anmeldung QMDok QMDok Anmeldung QMDok
Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Anmeldung QMDok Hier geben Sie Anwendername, Abteilung und Passwort ein. Mit einem Click auf den Button Login werden Ihre Daten überprüft. Sind sie in Ordnung, steht Ihnen QMDok laut ihrer Berechtigungsstufe zur Verfügung.

9 Anmeldung QMDok QMDok Anmeldung QMDok
Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Anmeldung QMDok Hauptmenü von QMDok. Entsprechend Ihrer Berechtigung stehen nun einzelne Module zur Verfügung.

10 Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement
QMDok Anwender-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Anwenderverwaltung Mit diesem Modul definieren und verwalten Sie die Firmendaten, Abteilungsdaten und die QMDok-Anwender. Firma Abteilung 1 Abteilung 2 Anwender 1 Anwender 2 Anwender 3 Anwender 4

11 Anwenderverwaltung QMDok Anwender-verwaltung
Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Anwenderverwaltung Mit einem Click auf den Menüpunkt Institutionsverwaltung startet der Dialog, um die Daten dafür zu definieren. Mit einem Click auf den Menüpunkt Abteilungsverwaltung startet der Dialog, um die Daten dafür zu definieren. Mit einem Click auf den Menüpunkt Anwenderverwaltung startet der Dialog, um die Daten dafür zu definieren.

12 Anwenderverwaltung QMDok Anwender-verwaltung
Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Anwenderverwaltung Stammdaten der Firma eingeben. Mit einem Click auf den Button Speichern, werden die Daten in die Datenbank gespeichert.

13 Anwenderverwaltung QMDok Anwender-verwaltung
Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Anwenderverwaltung Stammdaten der Abteilungen eingeben Achtung Abteilung ALLE muss existieren. Dies ist Pflicht für einen reibungslosen Betrieb. Mit Click auf den Button Neu können Sie eine neue Abteilung definieren. Mit Click auf den Button Löschen wird eine Abteilung deaktiviert. Mit Click auf den Button Speichern werden die Daten in die Datenbank gespeichert.

14 Anwenderverwaltung QMDok Anwender-verwaltung
Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Anwenderverwaltung Stammdaten der Anwender eingeben. Der Nachname muss in Grossbuchstaben eingegeben werden. Abteilung und Berechtigungen können nur aus vordefinierten Listen ausgewählt werden. Das Passwort wird nicht im Klartext angezeigt. Mit Click auf den Button Neu können Sie einen neuen Anwender definieren. Mit Click auf den Button Löschen wird ein Anwender deaktiviert. Mit Click auf den Button Speichern werden die Daten in die Datenbank gespeichert.

15 Änderung Passwort QMDok
Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Änderung Passwort Mit diesem Modul kann der Anwender sein eigenes Passwort ändern. Dazu muss das bestehende Passwort eingegeben werden und das neue durch eine doppelte Eingabe bestätigt werden.

16 Änderung Passwort QMDok Änderung Passwort
Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Altes und neus Passwort eingeben Änderung Passwort Mit Click auf den Button Speichern werden die Daten in die Datenbank gespeichert.

17 Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement
QMDok Programm-zuweisungen Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Programmzuweisungen Dieses Modul erfüllt zwei Aufgaben: Definition der einzelnen Module Eine eindeutige Programm-Nr. Der Name der ausführbaren Datei Beschreibung wie sie im Hauptmenü erscheint Bestimmung der Position im Hauptmenü 2. Zuweisung der Module pro Abteilung pro Berechtigung

18 Programmzuweisungen QMDok Programm-zuweisungen
Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Programmzuweisungen Mit einem Doppelclick auf das gewünschte Programm, werden die Daten in die Bearbeitungsfelder geladen und können dort verändert werden. Bei der Verarbeitungsart Neuanlage, wird vom System eine neue eindeutige Programm-Nr. vergeben. Bei einer Änderung bleibt diese identisch. Mit Click auf den Button Speichern werden die Daten in die Datenbank gespeichert.

19 Programmzuweisungen QMDok Programm-zuweisungen
Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Programmzuweisungen Mit einem Doppelclick auf die gewünschte Zuweisung, werden die Daten in die Bearbeitungsfelder geladen und können dort verändert werden. Bei der Verarbeitungsart Neuanlage, wird eine neue Zuweisung erstellt. Bei einer Deaktivierung wird die Zuweisung aufgehoben. Mit Click auf den Button Speichern werden die Daten in die Datenbank gespeichert.

20 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Mit diesem Modul verwalten Sie Versionen von QM-Dokumenten. Die Möglichkeit um QM-Dokumente zu ändern oder zu betrachten, hängt von Ihrem QMDok-Userlevel und Ihrer Abteilungszugehörigkeit ab. Ein QM-Dokument durchläuft folgenden Workflow:

21 Ablaufdiagramm eines QM-Dokuments
Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Ablaufdiagramm eines QM-Dokuments Entwurf eines neuen QM-Dokuments oder Entwurf einer neuen Version eines bestehenden QM-Dokuments Die Version dieses QM-Dokuments ist nun aktiv Nein Weitergabe zur Validierung Ja Nein Zurück zum Entwurf Ja QM-Dokument (Version) deaktiviert = Archiv Validierung Aktivierung Ja Nein Nein Zurück zur Validierung

22 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Anzeige der Liste der QM-Dokumente. Für jeden einzelnen Status existiert ein Reiter, um die Anzeige übersichtlich zu gestalten. Dokumentenverwaltung Je nach QM-Dok Userlevel und ausgewähltem QM-Dokument, stehen Ihnen die möglichen Befehle zur Verfügung. Mit Hilfe von Filterbedingungen kann die Anzeige der QM-Dokumente eingeschränkt werden.

23 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Ein neues QM-Dokument anlegen

24 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Hier geben Sie alle Stammdaten für das QM-Dokument ein. Der Button – Anlegen – steht erst zur Verfügung, wenn alle notwendigen Pflichtfelder gefüllt sind. Dokumentenverwaltung Mit einem Click auf – Anlegen – Startet das Textverarbeitungsprogramm und öffnet eine Datei mit dem festgelegten Dateinamen. Nun schreiben sie ihr Dokument – speichern dieses – Und beenden das Textverarbeitungsprogramm Mit einem Click auf – Neue SOP anlegen – öffnet sich der Dialog, um alle notwendigen Daten einzugeben. Mit Click auf den Button Speichern werden die Daten und das Dokument in die Datenbank gespeichert.

25 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Nun erscheint das QM-Dokument in der Liste Entwurf, und Sie können es weitergeben zur Validierung.

26 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Mit Click auf den Button Weitergabe zur Validierung verschwindet das QM-Dokument aus der Liste Entwurf und wandert in die Liste Validieren.

27 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Bei – Zurück zum Entwurf - und – Validieren – werden Sie von QM-Dok nochmals gefragt, ob Sie diese Aktion wirklich durchführen wollen. Mit Click auf den Button – Validieren - wird das QM-Dokument in den Status Freigeben (Aktivieren) gesetzt. Mit Click auf den Button – Zurück zum Entwurf - wird das QM-Dokument wieder in den Status Entwurf zurückgesetzt. Mit Click auf den Button – Ansehen- startet das Textverarbeitungsprogramm und zeigt das gewählte QM-Dokument an.

28 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Das QM-Dokument ist nun in der Liste Freigeben (Aktivieren). Für dieses Dokument erstellen Sie einen Verteiler und geben es dann frei.

29 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Mit Click auf den Button – Verteiler - erscheint der Dialog zum Erstellen des Verteilers. Mit Click auf den Button – Zurück zum Validieren - wird das QM-Dokument wieder in den Status Validieren zurückgesetzt.

30 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Für jeden einzelnen Verteiler geben Sie Person und Funktion ein. Möchten Sie Person oder Funktion als Vorlage speichern, markieren Sie jeweils zu Vorlagen hinzufügen. Mit einem Click auf – Hinzufügen – wird der einzelne Verteiler in die Verteilerliste aufgenommen. Mit einem Click auf - Verteiler Vorgängerversion laden – wird der Verteiler der Vorgängerversion in der Liste angezeigt.

31 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Mit einem Click auf – Entfernen - werden die Daten der markierten Zeile entfernt. Mit einem Click auf – Ändern - werden die Daten der markierten Zeile durch die Daten von Person / Funktion ersetzt. Mit einem Click auf die Pfeile können Sie die Reihenfolge des Verteilers ändern. Mit einem Click auf – Speichern - werden die Daten in die Datenbank gespeichert.

32 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Mit Click auf den Button – Aktivieren - wird die neue Version des QM-Dokuments freigegeben und die notwendigen Begleitdokumente werden gedruckt. Hier werden Sie auch wieder gefragt, ob Sie die Aktivierung wirklich durchführen wollen.

33 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Das QM-Dokument ist in der Liste Aktuelle. Von diesem Dokument kann eine neue Version erstellt werden oder es kann deaktiviert werden.

34 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Mit Click auf den Button – Deaktivieren - wird das QM-Dokument deaktiviert. Hier werden Sie auch wieder gefragt, ob Sie die Deaktivierung wirklich durchführen wollen. Mit Click auf den Button – Neue Ausgabe/Entwurf - wird für das QM-Dokument eine neue Version angelegt. Die Textverarbeitung wird gestartet, Sie können Ihre Änderungen durchführen, speichern und die Textverarbeitung beenden. Nun startet ein Dialog, wo Sie Änderungen an den Stammdaten durchführen können. Unverändert bleibt der eindeutige Schlüssel, dieser kann nicht verändert werden.

35 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Hier können sie Stammdaten ändern. Dokumentenverwaltung Hier bestimmen Sie das Datum der neuen Version. Mit einem Click auf den Button Entwurf speichern werden die Daten in die Datenbank gespeichert. Die neue Version ist im Status Entwurf, die aktuelle Version bleibt bis zur Freigabe dieser Version aktiv.

36 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Von diesem QM-Dokument existieren nun 2 Versionen. Die aktuelle 1. Version und die 2. Version im Entwurfsstatus. Wird die 2. Version freigegeben, wird die 1. Version automatisch in den Status deaktiviert gesetzt und NICHT gelöscht.

37 Dokumentenverwaltung
QMDok Dokumenten-verwaltung Dokumenten-Verwaltung für das Qualitätsmanagement Dokumentenverwaltung Sie sind jetzt auf der letzten Seite der QMDok-Demo angelangt und wir hoffen, dass Ihnen diese gefallen hat. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sollten Sie noch zusätzliche Informationen dieser CD abrufen wollen, so drücken Sie diesen Pfeil links oben.