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Steuerung mit Zielen und Kennzahlen 04. Juni 2012 arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbH Emmericher Straße 17 90411 Nürnberg Tel.: (09 11) 2.

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1 Steuerung mit Zielen und Kennzahlen 04. Juni 2012 arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbH Emmericher Straße Nürnberg Tel.: (09 11) Fax: (09 11)

2 | 2 | Agenda 1. Produktorientierte Haushaltssteuerung 2. Outputorientierte Haushaltssteuerung

3 | 3 | Reform des Gemeindehaushaltsrechts Die Ziele Ressourcenverbrauch Generationengerechtigkeit Vermögensrechnung/Bilanz Wirtschaftlichkeit, Liquidität Konzern Kommune Parlamentarisches Budgetrecht Rechnungs- und Steuerungssystem Kontrakte/Zielvereinbarungen Produktsteuerung Leistungs- und Finanzziele Qualitätsmanagement Ergebnis- orientierung Budgetmanagement Eigenverantwortung Integration Sach- und Finanzverantwortung Dezentralisierung

4 | 4 | Grundbausteine der Verwaltungssteuerung Vom Input zum Output … Input: - Geld - Personal -... Verwaltungsprozess: - Organisation - Verwaltungsabläufe - DV-Verfahren Output: - Produkte/Leistungen - z.B. Kinderbetreuung (Outcome = Wirkung der Leistung) VerwaltungRessourcen Leistungen für Bürger

5 | 5 | Produkte als Leistungsbündel Produktebenebene Leistungsebene Produkt 1Produkt 2Produkt 3 Leistung 1Leistung 3Leistung 4Leistung 5Leistung 2Leistung 6Leistung 7 Prozesse/Tätigkeiten Prozessebene Leistungsempfänger (Bürgerorientierung) Empfängerebene

6 | 6 | Kommunale Produkte Beispiele Hilfe für behinderte Menschen Betreuung und Förderung von Kindern in Tageseinrichtungen Verwaltung öffentlicher Finanzmittel Bereitstellung technische Infrastruktur Grünpflege Bereitstellung Bibliothek Förderung des Sports Durchführung von Wahlen

7 | 7 | Produktklassifikation Interne und Externe Produkte Kommune Bürger/innen Unternehmen Verbände andere Verwaltungen... Externe Produkte Interne Produkte

8 | 8 | Definition der Produkte Produktrahmen als Basis Die Produkte können frei definiert werden! Die statistische Produktgliederung ist jedoch verbindlich einzuhalten Berücksichtigung des Produktrahmens der IMK / Land Hessen Zweck: Haushaltswirtschaftliche Steuerung (Gliederung Haushalt) Grundlage interkommunaler Vergleiche Erfüllung finanzstatistischer Meldepflichten..den Ländern wird empfohlen, den Produktrahmen mit den Produktbereichen und den Produktgruppen landeseinheitlich vorzugeben.

9 | 9 | Produktpläne (Auszug) Bsp: Produktgruppe 111 Verwaltungssteuerung u. -service Volkmarsen Geschäftsführung Städtischer Gremien Verwaltungsleistungen und Öffentlichkeitsarbeit Allgemeine Dienste / Städtepartnerschaft Ortsrecht Personalwesen Finanz- und Steuerverwaltung Kassenwesen IT-Administration

10 | 10 | Die Produktverantwortung soll eindeutig einer Organisationseinheit zugeordnet werden können. Verbindung der Organisationsstrukturen mit den Produktstrukturen Verbindung der Produkthierarchie mit Budgetverantwortung Produktverantwortung bedeutet Budget- und Fachverantwortung für das Produkt (=Dezentrale Ressourcenverantwortung) Entscheidung darüber, welche Aufgaben mit den vorhandenen Mitteln erfüllt werden sollen Jedes Produkt benötigt einen Produktverantwortlichen. Verantwortung muss eindeutig zugeordnet und personalisiert werden Damit ist eindeutig bestimmbar, wer im Zuge der Produktorientierung der Ansprechpartner für das (finanzielle und sachliche) Ergebnis ist. Produkte und Produktverantwortung Anforderungen

11 Strategische Fragestellung Welche Produkte brauchen wir wirklich? | 11 | Leitbild Leistungsangebot Pflichtprodukt A Pflichtprodukt B Freiwilliges Produkt C Freiwilliges Produkt D

12 | 12 | arf GmbH 2010 Produktsteuerung Produktcontrolling: Ergebnisse und Wirkungen niedrigWirkungsbeitraghoch niedrig Ressourcen- verbrauch hoch Sind das die richtigen Produkte? Rückbau? Standards? Ausbau Kosten senken

13 | 13 | Agenda 1. Produktorientierte Haushaltssteuerung 2. Outputorientierte Haushaltssteuerung

14 | 14 | Wissen Sie was das ist? Sie stehen in einer Bäckerei und verlangen: 10 Cent Mehl 20 Cent Wasser und Energie 2 Cent Salz 10 Cent Gewürzmischung 1 Cent Zucker 15 Cent Trockenhefe 4 Cent Butter 3 Cent Ascorbinsäure (Vitamin C) 25 Cent Personal 35 Cent Gemeinkosten Gesamt: 1,25 Euro Sie haben gerade kameral inputorientiert ein Baguette gekauft.

15 | 15 | Von der Input- zur Produktorientierung Input- vs. Outputsteuerung Der Wechsel von der Input- zur Outputsteuerung ist ein zentraler Punkt des neuen kommunalen Haushalts- und Rechnungswesens. Inputsteuerung bedeutet Ausrichtung von Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmechanismen an den zur Verfügung gestellten Mitteln (Ressourcen). Outputsteuerung bedeutet Ausrichtung von Planungs-, Steuerungs- und Kontrollmechanismen an Leistungsausbringungsmenge und -wert bei Erstellung eines Produkts oder einer Leistung mit den zur Verfügung gestellten Mitteln/Ressourcen. Definition von Zielen notwendig !!!

16 | 16 | Steuerung mit Zielen und Kennzahlen – Gesetzliche Regelung in der GemHKVO § 4 Abs. 2 GemHVO […] In den Teilhaushalten sollen außerdem Leistungsziele und Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung angegeben werden. § 10 Abs. 3 GemHVO In den Teilhaushalten sollen produktorientierte Ziele unter Berücksichtigung des einsetzbaren Ressourcenaufkommens und des voraussichtlichen Ressourcenverbrauchs sowie Kennzahlen zur Zielerreichung bestimmt werden. Die Ziele und Kennzahlen bilden die Grundlage für die Erfolgskontrolle und Steuerung der Haushaltswirtschaft. Zielvereinbarung

17 | 17 | Zusammenhang Ziele – Kennzahlen – Haushalt VerwaltungPolitik Kontraktverhandlungen Ich benötige dafür: - 50 T - 3 MA - … Wir wollen: ProduktBudget Ziel & Kennzahl Haushalt

18 | 18 | Steuerungsobjekt Weiterentwicklung des NKRS Steuern – Wie geht das? 1. Ziele setzen 9. Zielerreichung? 3. Maßnahmen treffen + anordnen 5. Ist-Zustand analysieren u. Diagnose 7. Maßnahmen treffen + anordnen 2. Planen 4. Wer macht was bis wann? 8. Wer macht was bis wann? 6. Alternativen erarbeiten Kennzahlen Ziele setzen wissen wohin man will Kontrolle erkennen können wo - in Bezug auf das Ziel - man ist Analyse das Ergebnis der Kontrolle auf die Abweichung auf das Ziel hin analysieren Maßnahmen aus Kontrolle und Analyse geeignete Maßnahmen entwickeln, um den Pfad zum Ziel einzuhalten

19 | 19 | Zielpyramide: Grundlage für eine zielorientierte Steuerung Richtungsziele = Oberziele aus dem Projekt Bereichsziele (abgeleitete Oberziele) Politik Verwaltungs- führung Fachbereiche Produkt- verant- wortliche Gesamt- verwaltung Gesamt- haushalt Teil- haushalte Produkte Querschnittsziele Produkt- ziel 1 (Teilziel) Produkt- ziel 1 (Teilziel) Produkt- ziel 1 (Teilziel) Produkt- ziel 4 (Teilziel) Produkt- ziel 5 (Teilziel) Produkt- ziel n (Teilziel) Leitbild

20 | 20 | Beispiel einer Zielentwicklung Leitbild: attraktiver Standort für Dienstleistungen und Gewerbe qOberziel: Erhöhung der Bekanntheit der Stadt als Wirtschaftsstandort qEntwicklungsziel: Weitere Betriebsansiedlungen in den Gewerbegebieten fördern qProduktziel: Erstellung eines Standortprofils und eines Vermarktungskonzepts FZiel:Erstellung des Konzepts im Jahr 2012 FKennzahl:Konzeptstand am Ende des Jahres 2012 Produkt Wirtschaftsförderung

21 | 21 | Was sind Ziele? qUnter Zielen versteht man Aussagen über zukünftig erwünschte Zustände, die über entsprechende Entscheidungen und Maßnahmen herbeizuführen sind bzw. zu erreichen sind (Soll-Zustände) qZiele konkretisieren die haushalterische Ermächtigung (Budget) qAls Grundlage für die Identifizierung von Zielen können insbesondere folgende Unterlagen dienen: FGesetze, Satzungen FBeschlüsse FKonzepte FLeitbilder FProgramme

22 Anspruch an Ziele S S teuerungsrelevant M M essbar A A mbitioniert R R ealistisch T T erminiert | 22 |

23 | 23 | Was bringen Ziele? Ziele definieren die Qualität von Produkten Bsp. 1: Reduzierung der Energiekosten aller Gebäude um 3% im Jahr 2012 Bsp. 2: Erhöhung der Kindergartenplätze um 10 neue im Jahr 2012 WICHTIG Ziele müssen GEMEINSAM vereinbart werden verschiedene Ziele stehen in KONFLIKT zueinander, deshalb müssen (politische) PRIORITÄTEN gesetzt werden Ziele machen EINDEUTIG deutlich, welche Aufgabe der Produktverantwortliche hat UND welche nicht bisher war das alles auch bekannt – es wurde nur noch nicht schriftlich festgehalten Chance: Versachlichung der Diskussion

24 | 24 | Produktziele Beispiel: Brandbekämpfung Operative Produktziele Einhaltung der Hilfsfrist (10 min) bei allen Einsätzen der jeweiligen Feuerwehren im Jahr 20… jedem aktiven Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen soll eine eigene persönliche Ausrüstung zur Verfügung stehen, […] Beibehaltung oder mögliche Steigerung der aktuellen Zahl (20...) der Jugendlichen in den Jugendfeuerwehren (Alter: Jahre) energetische Überprüfung der Feuerwehrgerätehäuser und Aufzeigen der Einsparpotenziale

25 | 25 | Was sind Kennzahlen? 1.Kennzahlen verdichten Daten und filtern daraus zielgerichtete Informationen. 2.Kennzahlen machen die Zielerreichung meßbar und sind das wesentliche Instrument zur Steuerung!

26 | 26 | Wesentliche Aspekte zur Kennzahlenfestlegung Festlegen der relevanten Kennzahlen interessant vs. relevant Kennzahlen dienen als Instrument zur Messung der Zielerreichung Kennzahl konkret zum Ziel bilden Festlegen der Messkriterien präzise Definition des Messverfahrens Ermitteln der Grunddaten der Kennzahlen Aufwand der Erhebung Zeitliche und zeitnahe Verfügbarkeit Einheitlichkeit der Quellen Vorverfahren zur Ermittlung der Kennzahlen nutzen Vermeidung von zusätzlichen Zähllisten Bei der Auswahl der Kennzahlen gilt der Grundsatz: QUALITÄT VOR QUANTITÄT (Weniger ist oft mehr). Nicht auf die Menge der Kennzahlen kommt es an, sondern darauf, dass sie aussagekräftig und steuerungsrelevant sind!

27 | 27 | Produktziele Beispiel: Brandbekämpfung Operative Produktziele Einhaltung der Hilfsfrist (10 min) bei allen Einsätzen der jeweiligen Feuerwehren im Jahr 20… jedem aktiven Mitglied der Freiwilligen Feuerwehr Volkmarsen soll eine eigene persönliche Ausrüstung zur Verfügung stehen, […] Beibehaltung oder mögliche Steigerung der aktuellen Zahl (20...) der Jugendlichen in den Jugendfeuerwehren (Alter: Jahre) energetische Überprüfung der Feuerwehrgerätehäuser und Aufzeigen der Einsparpotenziale Kennzahlen Quote der Hilfsfristeinhaltung Ausrüstungsquote der Feuerwehr Anzahl der Mitglieder der Jugendfeuerwehr Fertigstellungsgrad eines Energiesanierungskonzepts

28 | 28 | Ausprägung im Haushalt qDie Ziele und Kennzahlen sind dann im Rahmen des Haushalts auf Teilhaushaltsebene hinsichtlich folgender Zielelemente weiter zu konkretisieren: FZielstatus – Wo stehen wir heute? FErmittlung des Ist-Zustandes FZielausmaß – Wann ist das Ziel erreicht? FFestlegung des Soll-Zustandes FZeitbezug – Innerhalb welchen Zeitraums soll das Ziel erreicht werden? FOperativ: Zeitraum < 1 Jahr (Haushalt) FMittelfristig: Zeitraum 1 bis 5 Jahre (Mittelfristige Planung) FStrategisch: Zeitraum > 5 Jahre (Haushaltsstrategie/ Leitbild)

29 Beispiel Volkmarsen Produktblatt - Kopf | 29 |

30 Beispiel Volkmarsen Produktblatt – Ziele und Kennzahlen | 30 |

31 | 31 | Steuern mit Produkten, Zielen und Kennzahlen Doppik nur der Anfang … Produkte bilden und Aufgaben beschreiben Ziele zu den Aufgaben bilden Kennzahlen zu den Zielen definieren Ausprägungen der Kennzahlen verhandeln Berichtswesen und Steuerung einführen Strategien & Prioritäten entwickeln Doppik einführen

32 Umsetzung der Theorie in die Praxis | 32 |

33 | 33 | Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wir stehen gerne für Fragen zur Verfügung. Kontakt: Stefan Günther arf Gesellschaft für Organisationsentwicklung mbH Emmericher Straße 17, D Nürnberg Tel.: (0911) , Fax: (0911) Hauptsitz: Nürnberg, AG Nürnberg, HRB Geschäftsführer: Helge C. Brixner, Dr. Horst Körner


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