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Inventur. © beas2009/Page 2 This documentation and training is provided to you by beas gmbh. The documents are neither approved nor in any way acknowledged.

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1 Inventur

2 © beas2009/Page 2 This documentation and training is provided to you by beas gmbh. The documents are neither approved nor in any way acknowledged or endorsed by SAP. For SAP Business One, only the documentation and training officially released by SAP shall be binding upon SAP. SAP shall not be responsible for any content of this documentation and training and this documentation and training shall not be binding upon SAP in any way. The official current SAP Business One documentation and training for SAP Business One is available at and

3 © beas2009/Page 3 Voraussetzungen für diese Lerneinheit Was Sie sicher beherrschen sollten Grundlagen SAP Grundlagen be.as

4 © beas2009/Page 4 Lern-Ziele Nach Bearbeiten der Lektion können Sie: Verschiedene Inventurtypen anlegen und verwalten Bestände erfassen, Zähllisten verwalten Vorlagen (Templates) verwalten

5 © beas2009/Page 5 Agenda Inventur 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) 4: Funktionen zur Anpassung 1: Stichtagsinventur 2: Regelmäßige- Inventur

6 © beas2009/Page 6 Inventur beas ergänzt die Standard-Inventurfunktion Bei folgenden Menüpunkten sind die erweiterten beas- Funktionen hinterlegt: Zähleingabe Anfangsbestand, Bestandsverfolgung Regelmäßige Inventur

7 © beas2009/Page 7 Agenda Inventur 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) 4: Funktionen zur Anpassung 1: Stichtagsinventur 2: Regelmäßige- Inventur

8 © beas2009/Page 8 1: Stichtagsinventur Allgemeine Beschreibung vergleichbar mit der SAP-Bestandsverfolgungsfunktion Ablauf einer Stichtagsinventur Definition der Lager und Lagerbereiche, in welchen die Bestände geprüft werden sollen Starten der Inventur: Die aktuellen Systembestände (auch Chargen-, Seriennummern- und Lagerplatzinformationen) werden in die Inventur kopiert Erstellung der Zähllisten Erfassung der Bestände über die Zähleingabe Prüfen der erfassten Bestände Buchen der Bestandsdifferenzen. Komplette Neuerfassung des Lagerbestandes Inventur starten, entsprechendes Lager auswählen In der Zählerfassung alles auf gezählt setzen Neue Bestände importieren Verbuchen

9 © beas2009/Page 9 1: Stichtagsinventur Erfassung der Inventur Beschreibung Auswahl Lager gegflls. Bereich und Platz Auswahl der Preisfindung bei Differenzbuchungen (Letzter EK, Preisliste etc.) Angabe Abweichendes Konto (Standard= SAP Sachkontenfindung) Gestartet wird die Erfassung mit Update

10 © beas2009/Page 10 1: Stichtagsinventur Zähllisten Erstellung Filtern und Markieren der Positionen und setzen der Zählistennummer Ausdruck der Zählisten

11 © beas2009/Page 11 Inventur Zählerfassung Über die Zählerfassung können die Bestände in Listenform erfasst werden. Die Eingaben werden bei Eingabe sofort gespeichert, wodurch eine Erfassung durch mehrere Personen gleichzeitig möglich ist. Neben den Bestand können auch weitere Werte wie Chargeninformationen oder Lagerplatzkorrekturen erfasst werden. Die Zählliste unterstützt Templates. Je nach Art der Inventur kann die Zählerfassung angepasst werden, z.B. eine nur gezählt – Inventur, in welcher nur der Schalter gezählt, nicht aber der Zählbestand eingegeben wird. Sichtbar sind nur die noch nicht verbuchten Einträge. So kann auch eine Erfassung erfolgen, wenn bereits eine Teilverbuchung stattgefunden hat. Aufruf: direkt über die Inventur – als Erfasser gilt die aktuell angemeldete Person. Angezeigt werden alle Zähllisten. Aufruf über Menüpunkt Zählerfassung - die aktive Inventur, die zu erfassende Zählliste, Zähler und Erfasser müssen bestimmt werden.

12 © beas2009/Page 12 1: Stichtagsinventur Inventurliste Verwalten/Buchen Die Inventurliste ist die Steuerzentrale für die Inventur. Über die Schalter können alle relevanten Funktionen gesteuert werden. Für Details siehe Dokumentation Zählliste: Feldbeschreibung s. Dokumentation

13 © beas2009/Page 13 1: Stichtagsinventur Lagerplatzkorrektur Ist der Bestand korrekt, aber der Artikel liegt auf dem falschen Lagerplatz, stellt beas die Funktion Lagerplatzkorrektur zur Verfügung. Aktivieren: in der Zählerfassung die Spalte Lagerplatz neu aktiviert (über Fenstereinstellungen) Nun kann der korrekte Lagerplatz eingegeben oder mittels rechter Maustaste ausgewählt werden. Der Eintrag wird dann als gezählt markiert. Wurde noch kein Zählwert eingegeben, so wird dieser auf den Systembestand gesetzt. Verbuchungsvorgang: Verbucht wird erst die Differenz zwischen System- und Zählwert auf dem bisherigen Lagerplatz, falls eine Differenz existiert. Es handelt sich hierbei um eine reine Lagerplatz-Verbuchung. Dieser ist im Bewegungsprotokoll des Artikels sichtbar und trägt als Dokumentennummer die Inventur-Nummer und als Referenztext die der Inventur. Bei diesem Umbuchungsvorgang wird kein SAP- Beleg erstellt. Wurde die Umbuchung korrekt durchgeführt, so wird der bisherige Lagerplatz-Eintrag grün dargestellt. Dies gilt als Kennzeichen, dass eine Lagerplatz-Korrektur stattgefunden hat. Lagerplatzkorrektur: Feldbeschreibung s. Dokumentation

14 © beas2009/Page 14 1: Stichtagsinventur Differenzen verbuchen Nach Erfassung der Zählbestände (Erstbestände bei Bestandserfassung) erfolgt die Buchung. Hierbei erstellt beas normale SAP- Ein- bzw. Ausbuchungsbelege. Gebucht wird die Differenz aus Systembestand und Zählbestand. Gebucht werden nur Einträge, die von der Vorabprüfung nicht als fehlerhaft erkannt wurden, deren Status geändert ist, die nicht als gebucht markiert sind Alle nicht verbuchbaren Artikel werden als fehlerhaft markiert. Der Fehlergrund wird unter Fehler Info dargestellt. Korrekt verbuchte Einträge werden als gebucht markiert und die Artikel-Nummer wird grün dargestellt. Differenzverbuchung: Feldbeschreibung s. Dokumentation

15 © beas2009/Page 15 Agenda Inventur 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) 4: Funktionen zur Anpassung 1: Standard-Inventur (Stichtagsinventur) 2: Regelmäßige- Inventur

16 © beas2009/Page 16 2: Regelmäßige Inventur Allgemeine Beschreibung Ablauf einer regelmäßigen Inventur Bestimmung von Zählzeiträumen (Zyklus) Hinterlegen dieser Zyklus-Einstellung im Artikelstamm – Lager. Start der regelmäßigen Inventur Erfassen der Zählbestände und Verbuchung der Differenzen oder nur markieren der Position als gezählt Abschluss der Inventur und damit automatische Definition der nächsten Zählung laut Zyklus- Einstellung Weitere Informationen über Zyklus, Hinterlegung der Zyklen im Artikelstamm siehe SAP- Dokumentation

17 © beas2009/Page 17 2: Regelmäßige Inventur Erfassung der Inventur Erfassung erfolgt analog zur Stichtagsinventur

18 © beas2009/Page 18 Agenda Inventur 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) 4: Funktionen zur Anpassung 1: Standard-Inventur (Stichtagsinventur) 2: Regelmäßige- Inventur

19 © beas2009/Page 19 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) Neuanlage Bestandserfassung: Neu Pflichtangaben (rote Felder): Beschreibung und Preisfindung. Ein Gegenbuchungskonto ist optional. Wird dieses nicht angegeben, so wird das Standard-Bestandsdifferenzkonto des Artikels verwendet (gleiches Verhalten wie in SAP-Bestandserfassung) Es kann ein Referenztext und eine Bemerkung angegeben werden, die bei der Einbuchung erscheint. Bemerkungen erhöhen die spätere Nachvollziehbarkeit der Buchung. Gestartet wird die Erfassung mit Update Bestandserfassung bearbeiten: Feldbeschreibung s. Dokumentation

20 © beas2009/Page 20 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) Import von Beständen/ Einbuchungen Für den Import muss eine einfache Textdatei erstellt werden, Trennung der Felder mittels TAB (Char 9) Details siehe Dokumentation Nach dem Import werden die Einträge geprüft und fehlerhafte Einträge als nicht buchbar markiert. Beispiel: Systembestand: 2, importierte Bestandsangabe: 4; in diesem Fall werden 2 Stück eingebucht. Systembestand: 2, importierte Bestandsangabe: 1; es wird 1 ausgebucht Import von Artikel mit Bestand: Werden Artikel importiert, die bereits im Bestand sind, so wird der bisherige Bestand als Systembestand angezeigt. Gebucht wird in diesem Fall nicht die importierte Menge, sondern die Differenz aus Systembestand und importierte Menge Einbuchung Mit Buchen werden die Bestände in den Systembestand eingebucht bzw. korrigiert. Vor dem eigentlichen Buchungsvorgang erfolgt eine Vorabprüfung.

21 © beas2009/Page 21 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) Abschluss Jeder Eintrag, der erfolgreich verbucht wurde, wird als gebucht markiert. Danach können weitere Einträge importiert bzw. erfasst und verbucht werden. Nachdem alles verbucht wurde, wird über die Verwaltungsmaske der Bestandserfassung die Inventur mit dem Schalter Abschluss als fertig markiert. Die Inventur wird dann ans Archiv übergeben und kann dort eingesehen werden.

22 © beas2009/Page 22 Agenda Inventur 3: Bestandserfassung (Neuerfassung) 4: Funktionen zur Anpassung 1: Standard-Inventur (Stichtagsinventur) 2: Regelmäßige- Inventur

23 © beas2009/Page 23 4: Funktionen zur Anpassung Fenstereinstellungen und Templates Die Erfassungsmaske kann über die Fenstereinstellungen an individuelle Bedürfnisse angepasst werden. Viele Felder sind editierbar. Chargenattribute werden nur bei chargen- oder seriennummergeführten Artikel berücksichtigt, auch wenn diese bei anderen Artikeln eingegeben werden können. Es können Templates definiert werden. Eingaben werden mit UPDATE gespeichert.

24 © beas2009/Page 24 4: Funktionen zur Anpassung Vorlagen Mit Vorlagen können Parameter gespeichert werden. Nachdem alle Felder gefüllt sind, Klick auf als Vorlage speichern. Nach dem Speichern muss das Fenster geschlossen und wieder geöffnet werden. Danach Klick auf Abschließen, die Vorlage verschwindet aus der Liste der aktiven Inventuren. Bei Neuanlage steht sie zur Auswahl. WICHTIG: Ist diese Option aktiv, wird die Inventur zwar gestartet, aber keine Zähllisten angelegt.

25 © beas2009/Page 25 4: Funktionen zur Anpassung Inventurverwaltung Über das Fenster Stichtagsinventur wird das Verwaltungsfenster geöffnet. Unter Offen werden alle aktiven und unter Geschlossen alle abgeschlossene Inventuren dargestellt. Inventur vorlagen: Sind bereits Vorlagen definiert, so erfolgt eine Auswahl der verfügbaren Vorlagen. Mit Verwenden wird die Vorlage verwendet. Mit Neu eine neue Inventur ohne Vorlage erstellt. Inventur verwalten - Stichtagsinventur: Feldbeschreibung s. Dokumentation

26 © beas2009/Page 26 Zusammenfassung Jetzt können Sie: Verschiedene Inventurtypen anlegen und verwalten Bestände erfassen, Zähllisten verwalten Vorlagen (Templates) verwalten

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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