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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement.

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 2 – Teil 2 ( ): Arbeitstechniken SS 2007

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Arbeitstechniken Kreativitätstechniken Brainstorming Umkehrungstechnik 6-Hüte-Methode Mind Mapping Brainwriting qIst-Analyse-Techniken m Interview m Fragebogen m Selbstaufschreibung m Stichprobenverfahren qProblemlösungstechniken m Delphi-Methode m Pro und Kontra qEntscheidungstechniken m Punktebewertungsverfahren m Nutzwertanalyse m Portfolioanalyse qKommunikationstechniken m Moderation m Präsentation m Verhandlungstechniken qPlanungstechniken m Zeitplanung m Ressourcenplanung m Kostenplanung

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 9-Punkte-Problem Problemstellung Wie lassen sich 9 Punkte mit maximal 4 geraden Strichen verbinden, ohne den Stift abzusetzen? O O O Kreativität durch Überschreitung von – meist selbst auferlegten – Grenzen Selbst gesetzte Grenzen 1.Striche sind durch das Punktequadrat begrenzt 2.Punkte sind mathematische Punkte, d.h. ohne Ausdehnung 3.Stift hat normale Stiftbreite Lösung: Aufhebung der Grenzen

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Kreativitätstechniken Brainstorming Brainwriting / 635-Methode 6-Hüte-Methode Umkehrungstechnik Mind Mapping TRIZ qRahmenbedingungen m Klare Aufgabenstellung und Zielstellung m Ungezwungene Arbeitsatmosphäre m Verschiedene Perspektiven / Optiken / Standpunkte m Erlaubnis, Dinge auf den Kopf zu stellen m Meeting außerhalb der täglichen Routine

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 Brainstorming Bekannteste Methode (A. S. Osborn) Die 4 goldenen Brainstorming-Regeln 1.Freie Entfaltung der Phantasie 2.Quantität ist Qualität: Jede noch so wilde Idee erlaubt 3.Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiter- entwickeln 4.Keine Kritik oder Bewertung von Ideen Basis und Ablauf m Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator m Flipchart, Tafel und/oder Moderationswand für Vorschläge m Angenehme, offene Atmosphäre m Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Min.; anschließend Pause m Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Min.

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Brainwriting (6-3-5-Methode) Schriftliche Form des Brainstormings (Erfinder: Prof. Rohrbach) Methode 6 Teilnehmer 3 Lösungsvorschläge je Teilnehmer 5 Minuten Zeit Hohe Anzahl von Vorschlägen Weitergabe der Vorschläge an den Nachbarn Durchlesen der Vorgänger-Ideen und Ergänzung um 3 neue Nach 30 Minuten: max. 108 Ideen Vorteile + Lösungen zum Teil durchdachter als beim Brainstorming + Kritische Ideen werden eher schriftlich formuliert + Zwang zur aktiven Mitarbeit in der gesamten Sitzung

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Brainwriting-Formular 1. Idee2. Idee3. Idee 1. Teilnehmer 2. Teilnehmer 3. Teilnehmer 4. Teilnehmer 5. Teilnehmer 6. Teilnehmer Problemstellung:Datum:

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 e-Brainstorming: Unternehmensweites Brainstorming Web-Anwendung für unternehmensweites Brainstorming (Eigenentwickelung) Einsatz des gesamten Mitarbeiterpotentials eines Unternehmens zur Ideengenerierung Lösung: Realisierung der klassischen Brainstorming- technik mittels Intranet-Technologie Eingabe neuer Ideen - mit persönlicher Nutzen-Bewertung (Nutzen für Kunden, Nutzen für das Unternehmen/Abteilung usw.) Alle Mitarbeiter können alle zuvor eingegebenen Vorschläge ansehen und – motiviert dadurch – neue Vorschläge eingeben Anreizerhöhung durch Verbindung mit Preisausschreiben Bewertung der Vorschläge Preisverleihung für die besten Vorschläge

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Umkehrungstechnik Methode Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan: Das Vorsprungs-Prinzip. 2001, 49,90 DM Überreuther, Frankfurt, ISBN Beispiel Bisherige bekannte Lösung Umkehrung eines einzelnen Wortes in das Gegenteil Schlittschuhe für den Winter Schlittschuhe für den Sommer

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Mind Mapping Kreativitäts- und Visualisierungstechnik Erfinder: Toni Buzan Mittelpunkt: Hauptthema Ableitung von Neben- und Untergedanken Beispiel:

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 6-Hüte-Methode objektiv/neutral emotional objektiv negativ objektiv positiv neue Ideen Dirigent Prinzip der 6 Hüte Methode Erfinder: Edward de Bono Jeder Denkhut hat eine Farbe und symbolisiert eine Denkrichtung / Betrachtungsart 6 Hüte sind übersichtlich und vielfältig Jede beteiligte Person setzt jeden Hut einmal auf Erkenntnisse werden notiert Jeder erhält ein umfassendes Problembild Verbesserung der Problemlösung Vorteile Jeder hat die Möglichkeit, alles loszuwerden Jeder konzentriert sich durch die symbolischen Hüte auf das Wesentliche

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Ist-Analysetechniken Auswertung vorhandener Unterlagen Interview (Mitarbeiter- bzw. Kundenbefragung) muss gut vorbereitet werden (Inhalte und Interviewpartner) relativ hoher Aufwand qFragebogen m Geringerer Aufwand und kürzere Untersuchungszeit m Regeln »Fragen kategorisieren, kurz und verständlich halten »Ausfüllzeit max. 15 Minuten »Tests vor der Durchführung mit kleinem Personenkreis qSelbstaufschreibung m Zur Ermittlung von Arbeitszeiten von immer wiederkehrenden Vorgängen m Betroffene müssen für das Untersuchungsziel motiviert sein! z.B. über DB-basierte Web-Applikation

13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 Problemlösungstechniken Delphi-Methode Verschiedene Experten erarbeiten – getrennt voneinander – Lösungsvorschläge für ein bestimmtes Problem Anonyme Verteilung der Vorschläge Beurteilung der Vorschläge; ggf. Überarbeitung des eigenen Vorschlags Auswahl der besten Alternative Pro-und-Kontra-Spiel Ausgangspunkt: Mehrere Lösungsalternativen liegen bereits vor Je Lösungsalternative zwei Vertreter des Lösungsteams 1. Runde: Beide Vertreter tragen Pro- bzw. Kontra-Argumente vor 2. Runde: Rollentausch, d.h. Pro-Vertreter der 1. Runde trägt Kontra-Argumente vor und umgekehrt. Argumente werden protokolliert und vom Plenum bewertet

14 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 Entscheidungstechniken Entscheidung zwischen verschiedenen Alternativen Techniken Punktebewertungsverfahren ABC-Analyse Nutzwertanalyse Portfolio-Analyse

15 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 Punktebewertungsverfahren 1. Schritt: Sammeln von Lösungsvorschlägen 2. Schritt: Jeder Teilnehmer hat n Punkte, die er entsprechend seiner persönlichen Priorisierung auf die Lösungsalternativen verteilt 3. Schritt: Summierung der Punkte pro Lösung ergibt Rangfolge der Vorschläge Beispiel: Studenten-Service der AOK im Internet; Priorisierung der (über Brainstorming ermittelten) Funktionalitäten

16 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 ABC-Analyse (1) Prinzip: Klassifizierung von Aufgaben, Probleme, Produkte, Prozessen in drei Klassen: A = sehr wichtig / hochwertig / umsatzstark B = mittelwichtig / mittelwertig / mittlere Umsatzstärke C = weniger wichtig / niedrigwertig / umsatzschwach Pareto-Prinzip oder 80/20-Regel: Nur ein mengenmäßig kleiner Teil hat einen sehr hohen Wertanteil (Klasse A) Motto Konzentration auf das Wesentliche qZiel: Herausfinden, welchen Dingen (Leistungen, Produkten, Vorschlägen, Kunden, Lieferanten usw.) besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden soll

17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 ABC-Analyse (2) KlasseMengenanteilWertanteil Aca. 10 %ca. 70 % Bca. 25 %ca. 15 % Cca. 65 %ca. 15 % Wertanteil (%) Mengen- anteil (%)

18 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 18 Priorisierung der Bewertungskriterien mit der Präferenzmatrix Aufgabe: Bewertungskriterien gewichten Kriterien wählen 2er-Vergleich der Kriterien untereinander Häufigkeit der Siege ist die Basis für die Gewichtung der Kriterien Kriterien B C D E AB AC AD AE BC BD BE CD CEDE Vergleiche A Siege (mit Beispielwerten) Gewicht

19 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 19 Nutzwertanalyse (1) KriteriumGewichtAlternative 1Alternative 2Alternative 3 GNoteG x NoteNoteG x NoteNoteG x Note Gesamt- Nutzen 100

20 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 20 Nutzwertanalyse: Beispiel KriteriumGewichtAlternative 1Alternative 2Alternative 3 GNoteG x NoteNoteG x NoteNoteG x Note K K K K Gesamt- Nutzen

21 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 21 Effizientes Zeitmanagement Quelle: J. Seiwert, 1x1 des Zeitmanagements, Gabal, Offenbach, 1995.

22 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 22 Eisenhower-Matrix Prinzip: Aufteilung der Aufgaben nach zwei Kriterien Wichtigkeit: wichtig oder unwichtig Dringlichkeit: dringend oder nicht dringend B – Aufgaben - Ziele setzen - Strategien, Konzepte in Zeitplanung aufnehmen A - Aufgaben - Krisen - dringliche Termine/Probleme sofort erledigen D-Aufgaben - Zeitverschwender Papierkorb dringend wichtig C - Aufgaben - Zeitfresser - wenig Effektives reduzieren bzw. delegieren

23 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 23 Wirkungsvolles Zeitmanagement Konzentration auf B-Aufgaben nur max. 60% der Zeit verplanen B A - Aufgaben Dauerstress D dringend wichtig C B-Aufgaben Ziel: vermeiden, dass B-Aufgaben dringlich werden! A D wichtig C dringend

24 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 24 Grundregel des Zeitmanagements 60:40-Regel ca. 60% geplante Aktivitäten ca. 20% spontane Aktivitäten (Führungstätigkeiten, soziale und kommunikative Aktivitäten) ca. 20% unerwartete Aktivitäten (Nichtplanbare Aktivitäten, Störungen, Zeitfresser) Quelle: K. Eckrich: Arbeitsmethodik 60 %20 % geplant spontan unerwartet Tipp: Verplanen Sie nicht mehr als 60 % Ihrer Zeit Reservieren Sie 40 % für spontane und ungeplante Aktivitäten

25 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 25 Präsentationstechniken (1) Gründliche Vorbereitung Thema Ziel und Zielgruppe m Botschaft und Inhalte der Präsentation m Visualisierung m Organisation und Zeitplan m Technische Hilfsmittel

26 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 26 Präsentationstechniken (2) Medieneinsatz PC mit Beamer; Funkmaus, Laserpointer (Overheadprojektor und Transparentfolien) Pinwände mit Packpapier (Medienkoffer) Flipchart, Tafel,... Kombi-Technik häufig zweckmäßig, z.B. Beamer und Overheadprojektor oder Beamer und Flipchart/Pin-Wand qTipps zur Folienerstellung m Gute Lesbarkeit m Kurz und treffend m Einheitlicher Aufbau m Einfache Bilder statt vieler Worte m Graphiken verwenden m Farbig, aber max. 3 Farben pro Folie

27 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 27 Präsentationstechniken (3) Körpersprache Blickkontakt ! Festes authentisches Auftreten – gleichzeitig entspannt sein Hände: Gestik muß das Gesagte bekräftigen; sparsam einsetzen Gute Vorbereitung: Rolle des Zuhörers einnehmen, proben, Welche Fragen sind zu erwarten?,... qStimme m Rhythmuswechsel m Lautstärke und Tonlage variieren m Gezielt Pausen einsetzen m Fragen m Humor

28 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 28 Präsentationstechnik (4) Präsentationsdurchführung Eröffnung Anlass Thema Ziel Hauptteil Inhalte klar und übersichtlich vermitteln Zusammenfassung Schluss Appell Dank Fragen/Diskussion qPräsentationsnachbereitung m Ziel erreicht? m Was ist gut gelaufen? m Wo gab es Probleme? m Was sollte das nächste Mal besser gemacht werden?

29 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 29 Aufgabe 2: Projektantrag (Projektziele, Umfeld, Stakeholder) 1.Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Geschäftsideen und ggf. weiteren neuen Ideen eine Nutzwertanalyse durch 1.Referenzmatrix bilden (Wichtigster Faktor: Hoher Unternehmensgewinn) 2.Bewertung der alternativen Geschäftsideen 2.Führen Sie eine Umfeldanalyse durch 3.Führen Sie eine Stakeholderanalyse durch Verwenden Sie dazu die Vorlage: Stakeholderanalyse.xls 4.Erstellen Sie einen Projektantrag in Form einer Präsentation (Terminvorgabe: Ihr Internet-Unternehmen soll zum online gehen) 5.Erstellen Sie die Kapitel 1 und 2 des Projektberichtes (Transferprojekt) Aufgaben des neuen Projektleiters Abgabe des Projektantrages: Antrag-Team_x.ppt Abgabe des Projektberichtes – Kapitel 1 und 2: Projektbericht-Team_x.doc Abgabetermin: spätestens für alle Teams Präsentation des Projektantrages in der nächsten Vorlesung ( ): nur PLs der Teams 6 und 7

30 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 30 zu Aufgabe 2: Projektbericht 1. Projekt / Projektziele 1.1 Projektbeschreibung Steckbrief mit stichwortartigen Angaben zu Inhalt, Dauer, Budget, eigener Rolle im Projekt mit Verantwortlichkeiten und Motivation, Angaben zu Auftraggeber/Kunde, Unternehmen und Kontext. 1.2 Zielbeschreibung / Zielhierarchie Beschreibung, Klassifizierung (z.B. nach Ergebnis- und Vorgehenszielen oder nach Termin-, Leistungs- und monitären Zielen), und Priorisierung der Ziele. Darstellung einer Zielhierarchie. Die Zielformulierung muss operationalisiert sein und erkennen lassen, wie die Ziele gemessen werden können. 1.3 Zielbeziehungen / Zielkonflikte Darstellung der Beziehungen zwischen den Zielen. Beschreibung mindestens einer Zielkonkurrenz. Ursache für Zielkonflikte mit Beispielen 2. Projektumfeld, Stakeholder 2.1 Projektumfeld, Umfeldfaktoren Grafische Darstellung des Projektumfeldes, Erfassen aller relevanten Faktoren; Klassifizierung z.B. nach internen und externen Faktoren. Beschreibung und Bewertung der Schnittstellen 2.2 Stakeholder (Interested Parties) Stakeholderanalyse als tabellarische Beschreibung und Bewertung der Stakeholderinteressen und -einflüsse 2.3 Stakeholderportfolio und Stakeholdersteuerung Grafische Darstellung und Beschreibung der Maßnahmen zur Stakeholdersteuerung auf der Basis des Stakeholderportfolios Inhaltliche Anforderungen kursiv

31 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 31 zu Aufgabe 2: Gliederungsvorschlag für die Präsentation 1.Nutzwertanalyse mit Präferenzmatrix 2.Der Projektantrag 1.Projektname (aussagekräftiger Name) 2.Projektinhalte (Kurzbeschreibung des Vorhabens) 3.Projektziele (Meßbarkeit!) 1.Sachziele 2. Terminziele 3. Kostenziele 4.Projektorganisation 1.Projektleiter 2. Projektteam 3. Mögliche Teilprojekte 5.Ressourcen und Kosten 1.Direkte Projektkosten: Personalkosten, Reisekosten, Schulungen/ Qualifizierungsmaßnahmen, Raumkosten, Sonstiges 2.Investitionen: Software, Hardware, Sonstiges 6.Nutzenbetrachtung 7.Projektumfeldanalyse 8.Stakeholderportfolio mit Maßnahmen 3.Erfahrungen in der Projektarbeit


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