N. Lange / F. Horch 1 Fakultätsmanagement: Von der Pflicht zur Kür CHE-Hochschulkurs Bielefeld, 13. Juli 2006 Nikolas Lange Felix Horch.

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1 N. Lange / F. Horch 1 Fakultätsmanagement: Von der Pflicht zur Kür CHE-Hochschulkurs Bielefeld, 13. Juli 2006 Nikolas Lange Felix Horch

2 N. Lange / F. Horch 2 1.Einleitung 2.Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme 3.Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus: Fachbereichsgeschäftsführung als mögliche Antwort 4.Von der Pflicht zur Kür: Aufgaben der Geschäftsführung 5.Nach der Neuausrichtung des Fachbereichs: Wichtige Erfolge 6.Zusammenfassung Gliederung

3 N. Lange / F. Horch 3 1745 gegründet,1745 gegründet, zehn Fachbereiche, davon acht technisch bzw. naturwissenschaftlich,zehn Fachbereiche, davon acht technisch bzw. naturwissenschaftlich, etwa 13.500 Studierende,etwa 13.500 Studierende, ca. 2.700 Beschäftigte,ca. 2.700 Beschäftigte, 190 Mio. Haushaltsvolumen, davon 40 Mio. Drittmittel.190 Mio. Haushaltsvolumen, davon 40 Mio. Drittmittel. Altgebäude der TU Braunschweig TU Braunschweig 24 Institute,24 Institute, ca. 420 Beschäftigte,ca. 420 Beschäftigte, etwa 2.200 Studierende,etwa 2.200 Studierende, 16 Mio. Landesmittel, 16 Mio. Drittmittel16 Mio. Landesmittel, 16 Mio. Drittmittel Fakultät für Maschinenbau 1.1 Die TU Braunschweig und der Fachbereich Maschinenbau

4 N. Lange / F. Horch 4 bis 1960er Jahre: Maschinenbau traditioneller Prägung mit z.B. Luft- und Raumfahrttechnik, Feinwerktechnik, Feinbearbeitung ab 1960er Jahre: Aufnahme der Themengebiete Kerntechnik, Verfahrenstechnik seit 1980er Jahre: Neue Arbeitsgebiete Mikrotechnik, Oberflächentechnik, Bioverfahrenstechnik seit 1997 / 1998: Beginn der Neuausrichtung Einsparauflagen und Neuausrichtungen erforderten z.B. Aufgabe von Fördertechnik, Flugtriebwerke, Kerntechnik Änderung der Personalstruktur seit 1994: von 38 Professuren verbleiben 26 (davon eine Juniorprofessur) Reduzierung des wissenschaftlichen Personals um ca. 20 % 1.2 Bisherige Entwicklung des Fachbereichs Maschinenbau

5 N. Lange / F. Horch 5 1.3 Institute und Fachrichtungen des Maschinenbaus

6 N. Lange / F. Horch 6 1.Einleitung 2.Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme 3.Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus: Fachbereichsgeschäftsführung als mögliche Antwort 4.Von der Pflicht zur Kür: Aufgaben der Geschäftsführung 5.Nach der Neuausrichtung des Fachbereichs: Wichtige Erfolge 6.Zusammenfassung Gliederung

7 N. Lange / F. Horch 7 Hochschule Hochschulen im Wettbewerb Kundenorientierung und Service W-Besoldung Effizienz Finanzierung Verordnungen und Erlasse Fazit: Hochschulen sind Bildungs- und Forschungsunternehmen, die sich dem internationalen Wettbewerb stellen müssen! Internationalisierung Evaluierungen Öffentlichkeitsarbeit und Marketing Bologna 2.1 Aktuelle Herausforderungen für (deutsche) Hochschulen

8 N. Lange / F. Horch 8 In der Regel werden genannt: zu geringe finanzielle Ressourcen schlechte Betreuung der Studierenden fehlende Planungssicherheit schlechte Kommunikation Überregulierung / Detailsteuerung wenig Offenheit … 2.2 Hochschulinterne Probleme (I)

9 N. Lange / F. Horch 9 In der Regel werden nicht genannt, sind aber maßgeblich: 1. fehlende Ziele, keine Strategie 3. Vertrauenskrise 2. ineffiziente Organisations- und Führungsstrukturen 2.2 Hochschulinterne Probleme (II)

10 N. Lange / F. Horch 10 Fachbereich / FakultätInstitut keine übergeordneten Ziele / mangelhafte strategische Ausrichtungkeine übergeordneten Ziele / mangelhafte strategische Ausrichtung individuelles Agieren der Einrichtungen nach eigenen Zielsetzungenindividuelles Agieren der Einrichtungen nach eigenen Zielsetzungen Resultierende Ziel(e)? 2.2.1 Fehlende Ziele, keine Strategie

11 N. Lange / F. Horch 11 Kunden Land Forschungsförderer … Außenwelt Senat Präsidium Zentrale Verwaltung Fachbereich nFachbereich 1 … Institute FB 1 Institute FB n … Linien repräsentieren formale und informelle Kommunikations- und Entscheidungswege Hochschule gegenseitige Wünsche 2.2.2 Ineffiziente Organisations- und Führungsstrukturen

12 N. Lange / F. Horch 12 … fachbereichsintern und zwischen den Fachbereichen … zwischen den Fachbereichen und der Hochschulleitung … zwischen den Hochschulen … zwischen Hochschule und Politik / Ministerien Mißtrauen besteht … intern extern Folge: Wer auch nur entfernt andeutet, er könne sich bewegen, wird bestraft. Daher gibt es keine Bewegung. Beispiel: Einmal abgegebene Ressourcen sind für immer verloren. Fazit: Vertrauenskrise ist maßgeblich, andere Probleme sind Folge- erscheinungen, zumindest aber nachgeordnet. 2.2.3 Vertrauenskrise (I)

13 N. Lange / F. Horch 13 individuelle Ziele Egoismus Neid, Mißgunst gemeinsame Ziele KooperationWir-Gefühl 100Exzellenz0 Bedeutungs- losigkeit Maß für nötige Arbeit Medien, Politik, Ministerien, CHE ;-) Hochschule 2.2.3 Vertrauenskrise (II)

14 N. Lange / F. Horch 14 Wettbewerbsfähigkeit einer Hochschule erfordert Exzellenz … … in der Lehre… in der Forschung… in der Verwaltung ! 2.3 Wettbewerbsfähigkeit einer Hochschule

15 N. Lange / F. Horch 15 omnipräsenter Sündenbock (fallweise abstrakt oder ad personam) immer (mit-)verantwortlich für Misserfolge Erfolge werden trotz, nicht wegen oder mit Hilfe der Verwaltung errungen 2.3.1 Wahrnehmung der (Hochschul-)Verwaltung

16 N. Lange / F. Horch 16 Öffentliche Verwaltung im materiellen Sinne ist also die mannigfaltige, konditional oder nur zweckbestimmte, also insofern fremdbestimmte, nur teilplanende, selbst- beteiligt entscheidend ausführende und gestaltende Wahrnehmung der Angelegen-heiten von Gemeinwesen und ihrer Mitglieder als solcher durch die dafür bestellten Sachverwalter des Gemeinwesens. [Wolff/Bachhof in Maurer, H. Allgemeines Verwaltungsrecht, 14. Auflage, C.H. Beck, München 2002]Öffentliche Verwaltung im materiellen Sinne ist also die mannigfaltige, konditional oder nur zweckbestimmte, also insofern fremdbestimmte, nur teilplanende, selbst- beteiligt entscheidend ausführende und gestaltende Wahrnehmung der Angelegen-heiten von Gemeinwesen und ihrer Mitglieder als solcher durch die dafür bestellten Sachverwalter des Gemeinwesens. [Wolff/Bachhof in Maurer, H. Allgemeines Verwaltungsrecht, 14. Auflage, C.H. Beck, München 2002] Im engeren Sinne wird unter öffentlicher Verwaltung jedes Verwaltungshandeln verstanden, das dem Vollzug von Gesetzen dient. [http://www.wikipedia.org, Verwaltung]Im engeren Sinne wird unter öffentlicher Verwaltung jedes Verwaltungshandeln verstanden, das dem Vollzug von Gesetzen dient. [http://www.wikipedia.org, Verwaltung] Tätigkeit mit dem Ziel, Leben nach bestimmten Richtlinien und Weisungen zu ordnen.[brandeins 04/04, S. 122]Tätigkeit mit dem Ziel, Leben nach bestimmten Richtlinien und Weisungen zu ordnen.[brandeins 04/04, S. 122] 2.3.2 Definitionen des Begriffs Verwaltung (Beispiele)

17 N. Lange / F. Horch 17 Management entspricht im betriebswirtschaftlichen Zusammenhang der Betriebsführung. Im funktionalen Sinn steht der Begriff für die damit verbundenen Tätigkeiten und Aufgaben:Management entspricht im betriebswirtschaftlichen Zusammenhang der Betriebsführung. Im funktionalen Sinn steht der Begriff für die damit verbundenen Tätigkeiten und Aufgaben: -Ziele definieren -Organisieren -Entscheiden -Kontrollieren -Menschen entwickeln und fördern [nach http://www.wikipedia.org, Management] Management ist der Einsatz persönlicher Fähigkeiten zur Erkennung und Erreichung organisatorischer Ziele durch den Einsatz der angemessenen Ressourcen. Zum Management gehört auch, zu erkennen, was getan werden muß, Ressourcen zu organisieren und Mitarbeiter dabei zu unterstützen, die erforderlichen Aufgaben zu bewältigen. [Campus Management, Campus Verlag, Frankfurt am Main / New York 2003]Management ist der Einsatz persönlicher Fähigkeiten zur Erkennung und Erreichung organisatorischer Ziele durch den Einsatz der angemessenen Ressourcen. Zum Management gehört auch, zu erkennen, was getan werden muß, Ressourcen zu organisieren und Mitarbeiter dabei zu unterstützen, die erforderlichen Aufgaben zu bewältigen. [Campus Management, Campus Verlag, Frankfurt am Main / New York 2003] 2.3.3 Definitionen des Begriffs Management (Beispiele)

18 N. Lange / F. Horch 18 externe Zielvorgaben, die erreicht werden sollen in der Regel rein operatives Geschäft vorschriftenorientiert, Status quo bewahren Kontrolle / Überwachung ausübend (Blockade ?) biologisch / medizinisch: lebenserhaltend passiv, reagierend, regulierend Stillstand defensiv Verwaltung Zieldefinition und Zielerreichung aus sich heraus Trennung von strategischem und operativem Geschäft zielorientiert, Status quo verändern kontrollbedürftig biologisch / medizinisch: wachstumsfördernd aktiv, agierend, gestaltend Veränderung offensiv Management 2.3.4 Versuch einer Abgrenzung: Verwaltung vs. Management

19 N. Lange / F. Horch 19 1.Einleitung 2.Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme 3.Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus: Fachbereichsgeschäftsführung als mögliche Antwort 4.Von der Pflicht zur Kür: Aufgaben der Geschäftsführung 5.Nach der Neuausrichtung des Fachbereichs: Wichtige Erfolge 6.Zusammenfassung Gliederung

20 N. Lange / F. Horch 20 Aufgaben für den Fachbereich: 1. Zieldefinition und Strategie- entwicklung, Synchronisation 3. Vertrauen aufbauen 2. Effizienz steigern 3. Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus

21 N. Lange / F. Horch 21 Fachbereich / Fakultät Institut Ausgangssituation: keine übergeordneten Ziele / mangelhafte strategische Ausrichtungkeine übergeordneten Ziele / mangelhafte strategische Ausrichtung individuelles Agieren der Einrichtungen nach eigenen Zielsetzungenindividuelles Agieren der Einrichtungen nach eigenen ZielsetzungenZielzustand: gemeinsame Ziele, klare Strategiegemeinsame Ziele, klare Strategie individuelles Agieren der Einrichtungen zur Erreichung der übergeordneten Zieleindividuelles Agieren der Einrichtungen zur Erreichung der übergeordneten Ziele effiziente operative Umsetzungeffiziente operative Umsetzung vertrauensvoller Umgangvertrauensvoller Umgang Ziele! 3.1 Zieldefinition und Strategieentwicklung

22 N. Lange / F. Horch 22 Ziel: Entwicklung weg von der Verwaltung hin zum Management Voraussetzung für eine exzellente Verwaltung ist die richtige Organisation (Struktur folgt Strategie !): Verwaltungsabläufe Business Process Reengineering Verwaltungsstruktur Strukturanalyse und -optimierung Verwaltungspersonal Effizienter Einsatz des richtigen Personals 3.2.1 Neuorganisation der Fachbereichsverwaltung

23 N. Lange / F. Horch 23 Trennung von operativem und strategischem Geschäft Stärkung der Position des Dekans durch Aufteilung seiner Aufgaben auf drei Schultern. Dazu: …Einrichtung der Position eines Studiendekans (seit 2002) …Einstellung eines (permanenten) Geschäftsführers (seit 1999) Beratung des … …Dekans durch Strategie- und Strukturkommission …Studiendekans durch Studienkommission Fachbereichsrat als Entscheidungs- und Kontrollgremium gemäß NHG 3.2.2 Lösungsansatz

24 N. Lange / F. Horch 24 DekanStudiendekan Geschäftsstelle Studienberatung Maschinenbau & Bioing. Prüfungsdatenverwaltung Studienberatung Wirtschaftsingenieure MB Strategie- und Strukturkommission Studienkommission Operative Ebene Strategische Ebene Geschäftsführer Fachbereichsrat 3.2.3 Organisationsstruktur

25 N. Lange / F. Horch 25 Ressourcenbewirtschaftung, -planung & -steuerung (inkl. Kapazitätsberechnung)Ressourcenbewirtschaftung, -planung & -steuerung (inkl. Kapazitätsberechnung) Evaluation der ForschungEvaluation der Forschung BenchmarkingBenchmarking Studierenden- und PrüfungsdatenverwaltungStudierenden- und Prüfungsdatenverwaltung Studienorganisation und -beratungStudienorganisation und -beratung Evaluation der LehreEvaluation der Lehre Öffentlichkeitsarbeit Studium Struktur pauschal: Informations- und ÖffentlichkeitsarbeitInformations- und Öffentlichkeitsarbeit Fachbereichs- und HochschulmarketingFachbereichs- und Hochschulmarketing AlumnibetreuungAlumnibetreuung operative Umsetzung der Strategie konkrete Beispiele: Pflicht Kür Konflikt- potential Spaß- potential 3.2.4 Hauptaufgaben der Geschäftsführung

26 N. Lange / F. Horch 26 Jura (Arbeitsrecht, Steuerrecht, …) fundiertes Wissen über Lehre und Forschung der Institute spezifisches Wissen über die öffentliche Verwaltung (Stellen- und Mittel- bewirtschaftung, …) Betriebswirtschaft (Finanzen, Marketing, …) 3.2.5 Erforderliche Kenntnisse für die Geschäftsführung

27 N. Lange / F. Horch 27 Vertrauen kann nur durch gemeinsames erfolgreiches Arbeiten, Transparenz und Verläßlichkeit mittel- bis langfristig erworben werden. Vertrauensaufbau ist ein mittelbares Ergebnis, eine direkte operative Umsetzung ist nicht möglich! 3.3 Aufbau von Vertrauen

28 N. Lange / F. Horch 28 1.Einleitung 2.Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme 3.Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus: Fachbereichsgeschäftsführung als mögliche Antwort 4.Von der Pflicht zur Kür: Aufgaben der Geschäftsführung 5.Nach der Neuausrichtung des Fachbereichs: Wichtige Erfolge 6.Zusammenfassung Gliederung

29 N. Lange / F. Horch 29 Unter Ressourcen werden hier verstanden: Zu ihrer Bewirtschaftung sind generell folgende Schritte erforderlich: 1.Ermittlung des Gesamtbestandes des Fachbereiches 2.Überprüfung, ob Verbindlichkeiten und / oder Forderungen bestehen 3.Erstellung einer Bilanz 4.Entwicklung eines Schlüssels für eine gerechte Verteilung 5.regelmäßige Überprüfung mit erforderlichen Umverteilungen Personalmittel (Angest. u. Arb.) Stellen (Beamte) SachmittelRäume / Flächen 4.1 Ressourcenverteilung und – bewirtschaftung (I)

30 N. Lange / F. Horch 30 … statisch, Festschreibung in Berufungszusage … dynamisch, Startausstattung mit anschl. regelmäßiger Überprüfung Ressourcenverteilung… früher heute … keine Flexibilität, erfolgreiches Arbeiten nicht attraktiv … hohe Flexibilität, Ansporn zum und Belohnung für Erfolg Ziel: solide Finanzen (Pflicht) Bildung einer Notfallreserve (Kür) 4.1 Ressourcenverteilung und – bewirtschaftung (II) Hauptparameter für eine gerechte Verteilung: Forschung (z.B. Drittmittelaufkommen) Lehre (z.B. Lehrleistung gemäß LVVO)

31 N. Lange / F. Horch 31 Aufteilung der finanziellen Ressourcen (Landesmittel, Summe ca. 16 Mio. ) Der Sachmitteletat ist gegenüber dem Personalmitteletat vernachlässigbar klein. Folge: Größerer außerplanmäßiger Finanzbedarf (Zwischenfinanzierung kw-Stellen, Ersatzbeschaffungen usw.) kann nur durch Umwidmung aus den Personalmitteln (oder aus Drittmitteln) befriedigt werden. Generieren von freien Mitteln aus Personalmitteln durch Wiederbesetz- ungssperren; diese Verfahrensweise wird genutzt von Land Hochschule Fachbereich 4.1.1 Personal- und Sachmittel

32 N. Lange / F. Horch 32 Ermittlung des Fachbereichs-Gesamtbedarfs über Studienplatzzahlen (Grundausstattung) und Drittmittelaufkommen (Zusatzausstattung) [HIS-Dokumentation 09/2001] Verfahren: Messung des Raumbedarfs für Lehre und Forschung durch erbrachte Lehrleistung der Institute (in Anlehnung an LVVO)Messung des Raumbedarfs für Lehre und Forschung durch erbrachte Lehrleistung der Institute (in Anlehnung an LVVO) Ermittlung des Raumbedarfs für die Drittmittel-Forschung durch Auswertung des Drittmittelaufkommens der InstituteErmittlung des Raumbedarfs für die Drittmittel-Forschung durch Auswertung des Drittmittelaufkommens der Institute Vergleich von Bedarf und BestandVergleich von Bedarf und Bestand bedarfsorientierte Flächenzu- bzw. -abgängebedarfsorientierte Flächenzu- bzw. -abgänge 4.1.2 Leistungsbezogene Flächenbilanz (I)

33 N. Lange / F. Horch 33 InstitutLehr- leist. (LVS) Lehr- leist. (%) Raumbe- darf Lehre (qm) MBD Mittelw. () p.a. Raumbe- darf MBD (qm) Flächen- bestand (qm) Bedarf (qm) Saldo (qm) …...………………… Inst. X57,64,11.363,0924.671297,11.972,01.660,1-311,9 Inst. Y143,310,23.391,12.038.946655,13.966,04.046,280,2 …...………………… Summe1.406,310033.770,014.100.0004.530,040.800,038.300,0-2.500,0 Institut X: Flächenüberhang, muß Fläche abgeben Institut Y: Flächenbedarf, ggf. zusätzliche Zuweisung erforderlich Flächenüberhang Fachbereich, Abgabe an Hochschule 4.1.2 Leistungsbezogene Flächenbilanz (II) MBD: Mittel Beiträge Dritter

34 N. Lange / F. Horch 34 SchulzeitStudiumBerufsleben Diplom Vorbereitung auf Studium StudienbeginnAbitur InformationBeratungVerbundenheit Phase I Phase II Phase III 4.2.1 Betreuung von Studierenden

35 N. Lange / F. Horch 35 Wichtig: Kundenzufriedenheit ermitteln, ggf. Maßnahmen überprüfen! Beispiel: Bewertung des Informationspaketes 4.2.2 Information von Studieninteressenten (Phase I)

36 N. Lange / F. Horch 36 Auswertung der Herkunft von Studien- interessenten für die Studiengänge des Fachbereichs Maschinenbau. Datenbasis: ca. 2.600 Datensätze, Gruppierung nach Postleitzahlen 12XXX, Stand Oktober 2004. Legende: Kenntnisse über die Herkunft der Kunden sind wichtig, da z.B. Antwort auf folgende Fragen: Was ist Einzugsgebiet ?Was ist Einzugsgebiet ? Kann es vergrößert werden ?Kann es vergrößert werden ? Wo werben ?Wo werben ? 4.2.3 Herkunft der Studieninteressenten (Phase I)

37 N. Lange / F. Horch 37 4.3.1 Stand auf Hannover Messe Industrie 2004

38 N. Lange / F. Horch 38 Erstsemester-Ordner Kugelschreiber Schreibblöcke Postkarten 4.3.2 Beispiele für Werbegeschenke

39 N. Lange / F. Horch 39 1.Einleitung 2.Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme 3.Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus: Fachbereichsgeschäftsführung als mögliche Antwort 4.Von der Pflicht zur Kür: Aufgaben der Geschäftsführung 5.Nach der Neuausrichtung des Fachbereichs: Wichtige Erfolge 6.Zusammenfassung Gliederung

40 N. Lange / F. Horch 40 5.1 Verlauf der Einschreibungen WS 1994/95 bis WS 2005/06

41 N. Lange / F. Horch 41 5.2 Entwicklung des Drittmittelaufkommens

42 N. Lange / F. Horch 42 Sonderforschungsbereich 516(seit 07/1998) Konstruktion und Fertigung aktiver Mikrosysteme Sonderforschungsbereich 562(seit 07/2000) Robotersysteme für Handhabung und Montage Sonderforschungsbereich 578(seit 07/2001) Integration gen- und verfahrenstechnischer Methoden zur Entwicklung biotechnologischer Prozesse - Vom Gen zum Produkt Von Null auf Drei … 5.3 Sonderforschungsbereiche im Maschinenbau

43 N. Lange / F. Horch 43 1.Einleitung 2.Situation der Hochschulen: Herausforderungen und Probleme 3.Der Weg des Braunschweiger Maschinenbaus: Fachbereichsgeschäftsführung als mögliche Antwort 4.Von der Pflicht zur Kür: Aufgaben der Geschäftsführung 5.Nach der Neuausrichtung des Fachbereichs: Wichtige Erfolge 6.Zusammenfassung Gliederung

44 N. Lange / F. Horch 44 vielfältige Herausforderungen für deutsche Hochschulenvielfältige Herausforderungen für deutsche Hochschulen Bewältigung schwierig, da zahlreiche interne ProblemeBewältigung schwierig, da zahlreiche interne Probleme Problemlösung durch Zieldefinition, Strategieentwicklung und effiziente Umsetzung, Struktur folgt StrategieProblemlösung durch Zieldefinition, Strategieentwicklung und effiziente Umsetzung, Struktur folgt Strategie damit Basis, um Herausforderungen zu bewältigendamit Basis, um Herausforderungen zu bewältigen aber: Erfolge nicht kurzfristig, sondern nur mittel- bis langfristig durch nachhaltiges Arbeiten erreichbaraber: Erfolge nicht kurzfristig, sondern nur mittel- bis langfristig durch nachhaltiges Arbeiten erreichbar Die Position eines Fachbereichsgeschäftsführers ist eine der spannendsten Aufgaben, die Hochschulen zu vergeben haben. 6. Zusammenfassung

45 N. Lange / F. Horch 45 Fakultätsmanagement: Von der Pflicht zur Kür CHE-Hochschulkurs Bielefeld, 13. Juli 2006 Nikolas Lange Felix Horch