© 2008 Universität Zürich, Informatikdienste Meeting IT-Verantwortliche 6. März 2008 Groupware UZH.

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1 © 2008 Universität Zürich, Informatikdienste Meeting IT-Verantwortliche 6. März 2008 Groupware UZH

2 2 © 2008 Universität Zürich, Informatikdienste Auftrag (1) Einführung Evaluation Auftrag Informatikstrategie vom 4.11.2005, Punkt 5.3.6: "Das Bedürfnis nach einer strategischen Groupware- Lösung ist gross. Die Informatikdienste werden daher mittelfristig eine entsprechende Plattform evaluieren, mit welcher auch die Bedürfnisse von mobilen Geräten (z.B. standort- und plattformunabhängiger Abgleich von Kalendern) besser erfüllt werden können." Definition gemäss Wikipedia: "Als Groupware bzw. Gruppen-Software (auch kollabo- rative Software) bezeichnet man eine Software zur Unterstützung der Zusammenarbeit in einer Gruppe über zeitliche und/oder räumliche Distanz hinweg."

3 3 © 2008 Universität Zürich, Informatikdienste Auftrag (2) Rahmenbedingungen: Berücksichtigung der spezifischen Gegebenheiten an der UZH (dezentrale Autonomie, technische Heterogenität) Grundsätzlich Freiwilligkeit der Nutzung Ausnahme 1: Zentrales E-Mail-System zwingend migriert Ausnahme 2: Zentrale Dienste (Ablösung Kalender-Tool) Fokussierung im Projekt: E-Mail-Integration Kalender Kontakte Aufgabenlisten Einführung Evaluation Auftrag

4 4 © 2008 Universität Zürich, Informatikdienste Evaluationsprozess Gemeinsames Projektteam mit Vertretern von Instituten, Zentralen Diensten und Informatikdiensten Erarbeiten eines Pflichtenheftes Öffentliche Submission, Schritt 1: Eignungsprüfung der Anbieter ("RFI"). Öffentliche Submission, Schritt 2: Einholen konkreter Offerten und Lösungsansätze ("RFP") Auswertung der Offerten (6 Firmen, 4 Produkte) Klärende Gespräche und Anbieterpräsentationen Referenzbesuche Antrag an Universitätsleitung und Universitätsrat Einführung Evaluation Auftrag

5 5 © 2008 Universität Zürich, Informatikdienste Evaluierte Produkte PositivNegativ Microsoft Exchange Nummer 1 des Marktes grosse Verbreitung Integrierbarkeit Preis / Leistung Lotus NotesNummer 2 des Marktes gut integrierbar, flexibel, grosses Potential Novell GroupwiseNummer 3 des Marktes Server-OS bereits von Novell Applikationsarchitektur Leistungsumfang ScalixOpen Source "schlank" (minimale Funktionen, tiefe Res- sourcenanforderungen) keine eigenen Clients eingeschränkte Funktionalität Preis / Leistung Einführung Evaluation Auftrag

6 6 © 2008 Universität Zürich, Informatikdienste Evaluierte Anbieter PositivNegativ Novell (Groupwise) UZH bereits KundeKapazität FOSS-Group (Scalix) gute ReferenzenKomplexes Firmenkonstrukt IBM (Lotus)professioneller Auftritt gute Lösungskonzepte UZH bereits Kunde Grosskonzern -> allenfalls zu wenig flexibel Abraxas (Lotus) gute Verankerung in öffentlicher Verwaltung kein Mehrwert gegenüber IBM Einführung Evaluation Auftrag

7 7 © 2008 Universität Zürich, Informatikdienste Phasierte Einführung Konstituierung des Projektteams (Projektleiter seitens UZH: Roberto Mazzoni, Alexander Godknecht) Erarbeiten Konzepte (u.a. Benutzerverwaltung, Migration; bis Ende August) Einführung als Pilot bei Informatikdiensten (September 2008) Einführung bei Zentralen Diensten plus Pilotinstitut (4Q08) Einführung bei Instituten (ab Anfang 2009) Einführung bei Studierenden (UniAccess, noch zu definieren) Einführung Evaluation Auftrag

8 8 © 2008 Universität Zürich, Informatikdienste Auswirkungen auf Institute im Idealfall bedeutet die Migration der bestehenden Mailboxen auf zentralen Mail-Systemen kaum Aufwand für die Benutzer(innen) falls Groupware-Funktionalitäten genutzt werden sollen, ist eine kompatible (proprietäre) Client-Software notwendig Auswirkungen auf Benutzeradministration sind noch nicht im Detail bekannt Einführung Evaluation Auftrag

9 9 © 2008 Universität Zürich, Informatikdienste