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ASMS Managementsystem Ruth Hochuli, Generalsecretary Association of Swiss Musicschools Prato, 30.09. – 02.10.2007.

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1 ASMS Managementsystem Ruth Hochuli, Generalsecretary Association of Swiss Musicschools Prato, –

2 Inhalt Association of Swiss Music Schools The Managementsystem Communication

3 History 1975Year of foundation members (musicschools) members members255‘000 pupils

4 Today 377 musicschools 11 cantonal associations 5 cantons with only 1 scool 245‘800 pupils 26 cantonal different laws!

5 The Managementsystem

6 Our Vision Connect, support, lead the way.

7 Educational policy The ASMS initiates and implements educational and cultural policy topics Lobbying/Network The ASMS promotes the reputation of the music schools. The ASMS creates networks and platforms in order to embed the music schools in the public awareness. PR/Marketing Through its publications, the ASMS serves as an information hub and provides impulses for the public discussion in education and culture. Support The ASMS supports its members with a wide range of services. Our Mission Statement

8 Das Organigramm

9 Clients International and national associations & institutions Basic and continuing training - Conventions FME Dokumentation / Counseling ConferencesPR/Marketing Administration/ Organization Finance and Accounting Coordination / Management Leadership/Communication Controlling Strategie development Lobbying

10 Führung / Kommunikation / Controlling Prozessname Hector Herzig, Präsident Verantwortlicher Steuerung der kurz-, mittel und langfristigen Zielplanung - Grösstmögliche Transparenz über die finanzielle Situation gegenüber der MV. Zweck Zielerreichung, Motivation des ganzen Teams, Optimierung der vorhanden Ressourcen. Grundsätze JZP Kündigungen, neue Stellen Budget Aufträge an die Kompetenzzentren Einladungen Aufträge von aussen Qualitätssicherung Reklamationen, Anfragen, Wünsche JZP Kündigungen, neue Stellen Budget Aufträge an die Kompetenzzentren Einladungen Aufträge von aussen Qualitätssicherung Reklamationen, Anfragen, Wünsche 6 Sitzungen mit dem Vorstand Controlling Kompetenzz. Leiten der MV Controlling GS MAG‘s durchführen Evaluationen & Analysen durchführen Controlling JZP Wahrnehmen der repräsentativen Aufgaben. Aufträge an die GS 6 Sitzungen mit dem Vorstand Controlling Kompetenzz. Leiten der MV Controlling GS MAG‘s durchführen Evaluationen & Analysen durchführen Controlling JZP Wahrnehmen der repräsentativen Aufgaben. Aufträge an die GS erreichter JZP Rechnung / Bilanz Reporting Neue MA Durchgeführte MAG Evaluationen, Analysen Informelle Gespräche Interviews Einladungen Briefe Mails erreichter JZP Rechnung / Bilanz Reporting Neue MA Durchgeführte MAG Evaluationen, Analysen Informelle Gespräche Interviews Einladungen Briefe Mails InhaltOutput JZP Assessment JZP Assessment Messgrössen Funktionenbeschrieb Standards Evaluationsbogen Evaluationssoftware Leitfaden MAG Evaluationsbogen Evaluationssoftware Leitfaden MAG Hilfsmittel Input

11 Aus- und Weiterbildung Prozessname Felix Bamert Verantwortlicher Der VMS sorgt für eine aktuelle und bedürfnisorientierte Aus- und Weiterbildung. Zweck Die Mitgliedschulen profitieren im Bereich der Aus- und Weiterbildung von einem zukunftsgerichteten Angebot. Grundsätze JZP Hochschulausbildung Forschung Bedürfnisse Ideen Feedbacks Trends JZP Hochschulausbildung Forschung Bedürfnisse Ideen Feedbacks Trends Der VMS plant Aus- und Weiterbildungen aufgrund evaluierter Bedürfnisse seiner Mitgliedschulen. Über den Themen-Leadership beeinflussen wir die Ausbildungen an den Hochschulen und initiieren im Bereich der Forschung neue Inhalte. Der VMS plant Aus- und Weiterbildungen aufgrund evaluierter Bedürfnisse seiner Mitgliedschulen. Über den Themen-Leadership beeinflussen wir die Ausbildungen an den Hochschulen und initiieren im Bereich der Forschung neue Inhalte. Durchgeführte Aus- und Weiterbildungen laut JZP. Einflussnahme bei Ausbildung, Weiterbildung und Forschung an Hochschulen. Initiierter Themen- Leadership Durchgeführte Aus- und Weiterbildungen laut JZP. Einflussnahme bei Ausbildung, Weiterbildung und Forschung an Hochschulen. Initiierter Themen- Leadership InhaltOutput Durchgeführte Aktionen MessgrössenStandards Layout für Inserate Checkliste für die Planung Layout für Inserate Checkliste für die Planung Hilfsmittel Input

12 FMB Prozessname Liliane Girsberger Verantwortlicher Prominente Positionierung der musikalischen Bildung in Politik, Gesellschaft und Wirtschaft. Zweck Das IFM ist Aushängeschild für den VMS in Bezug auf die musikalische Bildung. Grundsätze JZP Trends Aktuelles Veränderungen in der Bildungslandschaft Politik JZP Trends Aktuelles Veränderungen in der Bildungslandschaft Politik Der VMS plant und organisiert im jährlichen Turnus ein internationales Forum für musikalische Bildungsarbeit bei dem kulturelle, wirtschaftliche- und politisch- gesellschaftliche Themen zusammengeführt werden. Durchgeführtes IFM Politische Akzente Netzwerkpflege Weiterbildungen Gespräche Neue Ideen Resolutionen Durchgeführtes IFM Politische Akzente Netzwerkpflege Weiterbildungen Gespräche Neue Ideen Resolutionen InhaltOutput Medienpräsenz in den Medien Messgrössen Jahresturnus Standards Projektplanung Hilfsmittel Input

13 Internationale und nationale Verbände und Institutionen Prozessname Hans Brupbacher Verantwortlicher Aufbau und Pflege eines Kontaktnetzes. Zweck Der VMS ist national und international vernetzt. Grundsätze JZP Einladungen Politische Veränderungen JZP Einladungen Politische Veränderungen Aufbau und Pflege eines nationalen und internationalen Netzwerkes. Synergien nutzen und pflegen. Doppelspurigkeiten vermeiden Schnittstellen gut managen. Aufbau und Pflege eines nationalen und internationalen Netzwerkes. Synergien nutzen und pflegen. Doppelspurigkeiten vermeiden Schnittstellen gut managen. Nationales und internationales Kontaktnetz mit Wirkung für das gemeinsame Ziel. Genutzte Synergien Absolvierte Besuche und Gespräche mit Verbänden und anderen Institutionen. Einladungen Nationales und internationales Kontaktnetz mit Wirkung für das gemeinsame Ziel. Genutzte Synergien Absolvierte Besuche und Gespräche mit Verbänden und anderen Institutionen. Einladungen InhaltOutput Einladungen Kontaktnetz Einladungen Kontaktnetz Messgrössen Mitgliedschaft Standards Adresskartei Hilfsmittel Input

14 PR / Marketing Prozessname Dr. Andreas Weidmann Verantwortlicher Die musikalische Bildungsarbeit in der Öffentlichkeit bekannt machen. Zweck Inhaltliche, sprachliche und formale Qualität - der VMS positioniert sich als führender nationaler Verband im Bereich der musikalischen Bildung - Der VMS wird als Kompetenzzentrum für die Schulart Musikschule wahrgenommen Grundsätze Politische Entscheidungen Auftrag Jahresplanung Botschaften Themen-Leadership Politische Entscheidungen Auftrag Jahresplanung Botschaften Themen-Leadership Aktualisierung der Homepage Verfassen und gestalten von NEWSlettern, Artikeln & Publikationen Kontaktpflege zu den Redaktionen (Print, Radio, TV) Impulse an die Mitglieder für Medienaktionen Realisation von Werbespots & -artikeln Organisation VMS-Preis Aktualisierung der Homepage Verfassen und gestalten von NEWSlettern, Artikeln & Publikationen Kontaktpflege zu den Redaktionen (Print, Radio, TV) Impulse an die Mitglieder für Medienaktionen Realisation von Werbespots & -artikeln Organisation VMS-Preis Medienmitteilungen Leserbriefe Artikel in den Printmedien SMZ Aktualisierte Homepage NEWSletter Publikationen Interviews in Radio und TV Werbespots Werbemittel VMS-Preis Veranstaltung Medienmitteilungen Leserbriefe Artikel in den Printmedien SMZ Aktualisierte Homepage NEWSletter Publikationen Interviews in Radio und TV Werbespots Werbemittel VMS-Preis Veranstaltung InhaltOutput 10 Artikel pro Jahr über den VMS in den Medien. Messgrößen Keine Medienmitteilung ohne LOGO Standards Unterstützung Frau Spelinova Software, Geld, Medienmonitoring, Musterbriefe, Vorlagen, Leitfaden PR Unterstützung Frau Spelinova Software, Geld, Medienmonitoring, Musterbriefe, Vorlagen, Leitfaden PR Hilfsmittel Input

15 Dokumentation & Beratung Prozessname Annelies Steiner Verantwortlicher Der VMS steht den Mitgliedschulen beratend zu Seite und stellt im Netz eine aktualisierte und umfassende Dokumentation zur Verfügung. Zweck Die Mitgliedschulen profitieren von einer jederzeit aktualisierten Dokumentation. Die Geschäftsstelle ist während den Bürozeiten erreichbar. Grundsätze JZP Telefonate Anfragen mündlich und schriftlich JZP Telefonate Anfragen mündlich und schriftlich Die Geschäftsstelle aktualisiert im Auftrag die Dokumentation. Die Geschäftsstelle ist Anlaufstelle und steht seinen Mitgliedschulen während den Bürozeiten für beratende Gespräche unentgeltlich zur Verfügung. Die Geschäftsstelle aktualisiert im Auftrag die Dokumentation. Die Geschäftsstelle ist Anlaufstelle und steht seinen Mitgliedschulen während den Bürozeiten für beratende Gespräche unentgeltlich zur Verfügung. Aktualisierte Dokumentation auf der Homepage Durchgeführte Beratungsgespräche Zufriedene Kunden. Aktualisierte Dokumentation auf der Homepage Durchgeführte Beratungsgespräche Zufriedene Kunden. InhaltOutput Evaluationen MessgrössenStandards OHB Hilfsmittel Input

16 Finanzen und Rechnungswesen Prozessname Ruth Hochuli, Geschäftsführerin Verantwortliche Die finanzielle Situation ist gegenüber Präsidium und Vorstand absolut transparent.. Zweck Die Debitoren- und Finanzbuchhaltung ist jeweils Ende Monat aktualisiert. Grundsätze Budget Rechnungen, Zahlungen Vereinsbeiträge Meldeblätter Budget Rechnungen, Zahlungen Vereinsbeiträge Meldeblätter Budget erstellen Fakturieren Buchhaltung nach Kontenplan führen. Fundraising Controlling (Budget, Rechnung) Budget erstellen Fakturieren Buchhaltung nach Kontenplan führen. Fundraising Controlling (Budget, Rechnung) Erfolgsrechnung Bilanz Budgetkonformes Resultat Ausgeführte Zahlungen Eingehaltene Kennzahlen Sponsorengelder Erfolgsrechnung Bilanz Budgetkonformes Resultat Ausgeführte Zahlungen Eingehaltene Kennzahlen Sponsorengelder InhaltOutput Erfolgsrechnung Bilanz Revisorenbericht Erfolgsrechnung Bilanz Revisorenbericht Messgrössen Gesetzl. Vorschriften, z.B. OR FER (Fachempfehlungen zur Rechnungslegung) Gesetzl. Vorschriften, z.B. OR FER (Fachempfehlungen zur Rechnungslegung) Standards Buchhaltungssoftware Hilfsmittel Input

17 Administration / Organisation Prozessname Ruth Hochuli, Geschäftsführerin Verantwortliche Reibungslose und effiziente Abläufe der Organisation Zweck Die Prozesse werden jährlich auditiert und optimiert. Abmachungen und Termine werden vom ganzen Team verbindlich eingehalten. Erreichbarkeit während den Bürozeiten ist gewährleistet. Grundsätze Eingehende Telefonate Posteingang Besucherinnen Termine Gesellschaftlich- politische Ereignisse Aufträge Präsident und Vorstand Eingehende Telefonate Posteingang Besucherinnen Termine Gesellschaftlich- politische Ereignisse Aufträge Präsident und Vorstand Abläufe auditieren Dokumente erstellen, erfassen, bearbeiten Beratung Kunden Korrespondenz Organisation Sitzungen Vorstand und Arbeitsgruppen Statistiken erstellen Archiv unterhalten Übersetzungen organisieren Abläufe auditieren Dokumente erstellen, erfassen, bearbeiten Beratung Kunden Korrespondenz Organisation Sitzungen Vorstand und Arbeitsgruppen Statistiken erstellen Archiv unterhalten Übersetzungen organisieren Aktuelle Statistiken Zufriedene Kunden Gute Erreichbarkeit Briefe, Meldeblätter, etc. Optimierte Abläufe Aktualisierte Dokumentationen Datenerhebungsformulare (z.B. Meldeblätter) Aktuelle Statistiken Übersichtliches Archiv Aktuelle Statistiken Zufriedene Kunden Gute Erreichbarkeit Briefe, Meldeblätter, etc. Optimierte Abläufe Aktualisierte Dokumentationen Datenerhebungsformulare (z.B. Meldeblätter) Aktuelle Statistiken Übersichtliches Archiv InhaltOutput Keine Reklamationen Messgrössen Management-System Standards Büroinfrastruktur EDV mit Internetanschluss Terminplaner Nachschlagewerke OHB Büroinfrastruktur EDV mit Internetanschluss Terminplaner Nachschlagewerke OHB Hilfsmittel Input

18 Koordination / Geschäftsführung Prozessname Ruth Hochuli Verantwortliche Professionelle operative Führung des VMS Verbandes Zweck Die Geschäftsführung unterstützt den Vorstand in seiner Arbeit, so dass die definierten Ziele erreicht werden. Grundsätze JZP Vorstandstätigkeit Aufträge der Vorstandsmitglieder Aufträge von Arbeitsgruppen Konferenzen JZP Vorstandstätigkeit Aufträge der Vorstandsmitglieder Aufträge von Arbeitsgruppen Konferenzen Umsetzung der Jahreszielplanung Unterstützung von Präsidium und Vorstand. Protokollführung der Vorstandstätigkeit Vertragsverhandlungen Zusammenarbeit Stiftung und SMZ Umsetzung der Jahreszielplanung Unterstützung von Präsidium und Vorstand. Protokollführung der Vorstandstätigkeit Vertragsverhandlungen Zusammenarbeit Stiftung und SMZ Zufriedene interne wie externe Kunden. Protokolle Einladungen Sitzungspläne Korrespondenz Ausgehandelte Verträge Artikel in der SMZ Versicherungsangebote Zufriedene interne wie externe Kunden. Protokolle Einladungen Sitzungspläne Korrespondenz Ausgehandelte Verträge Artikel in der SMZ Versicherungsangebote InhaltOutput Erfüllter Jahreszielplan Messgrössen Strategie Standards Jahreszielplan Hilfsmittel Input

19 Strategieentwicklung Prozessname VMS-Vorstand Verantwortlicher Erarbeitung erfolgreicher Strategien zur Umsetzung von Vision und Leitbild. Zweck Wir tragen Verantwortung für die Umsetzung des Rechts auf musikalische Bildung. Grundsätze Eavaluationen und Analysen Normative Vorgaben (z.B. KFG) Gesellschaftliche Veränderungen Demographische Veränderungen Trends Politische Tendenzen Reporting Präsident Eavaluationen und Analysen Normative Vorgaben (z.B. KFG) Gesellschaftliche Veränderungen Demographische Veränderungen Trends Politische Tendenzen Reporting Präsident Jährlich stattfindende 2-tägige Klausurtagung. Vision, Leitbild Definierte kurz-, mittel und langfristige Ziele. Klare Aufträge an die Kompetenzzentren. GO Stellenbeschrieb GL Jahreszielplan (JZP) Budget Vernehmlassungen Resolutionen Vision, Leitbild Definierte kurz-, mittel und langfristige Ziele. Klare Aufträge an die Kompetenzzentren. GO Stellenbeschrieb GL Jahreszielplan (JZP) Budget Vernehmlassungen Resolutionen InhaltOutput JZP Messgrössen Die Organisation der Klausurtagung wird im Rotationsverfahren von den V-Mitgliedern übernommen. Standards Checkliste Klausurtagung Checkliste Einladung Klausur Checkliste Klausurtagung Checkliste Einladung Klausur Hilfsmittel Input

20 Zweckartikel aus den Prozessen 1.Erarbeitung erfolgreicher Strategien zur Umsetzung von Vision und Leitbild. 2.Steuerung der kurz-, mittel und langfristigen Zielplanung - Grösstmögliche Transparenz über die finanzielle Situation gegenüber der MV. 3.Musikalische Bildung wird zum attraktiven politischen Thema. 4.Aufbau und Pflege eines Kontaktnetzes. 5.Der VMS sorgt für eine aktuelle und bedürfnisorientierte Aus- und Weiterbildung. 6.Prominente Positionierung der musikalischen Bildung in Politik, Gesellschaft und Wirtschaft. 7.Der VMS steht den Mitgliedschulen beratend zu Seite und stellt im Netz eine aktualisierte und umfassende Dokumentation zur Verfügung. 8.Regelmässige Konferenzen garantieren einen optimalen Austausch mit den Mitgliedschulen. 9.Die musikalischen Bildungsarbeit in der Öffentlichkeit bekannt machen. 10.Reibungslose und effiziente Abläufe der Organisation. 11.Die finanzielle Situation ist gegenüber Präsidium und Vorstand absolut transparent. 12.Professionelle operative Führung des VMS Verbandes. Führung Support Leistung

21 Vision Mission/Leitbild Strategie Finanzperspektive Kundenperspektive Prozessperspektive Potentialperspektive Messgrössen AuftragPlanung 2-tägige Klausur Jahreszielplan AKTION Führung Leitbild / Werte Reviewprozess

22 VMS Jahreszielplan 08 Erarbeitet an der Klausursitzung vom 20. – in Zurich

23 Kurz-, mittel- und langfristige Ziele Jahreszielplan VMS 2008

24 COMMUNICATION

25 Members Newspaper Newsletter Conferences with regional representatives Annual assembly (for all members) Forum für Musical Education FME Mailing

26 Politicians PGM groupe of parliamentiarians FME

27 Sponsers FME


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