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Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement.

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Präsentation zum Thema: "Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement."—  Präsentation transkript:

1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 6 – Teil 2 ( ): Projektkommunikationsmanagement SS 2007

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 2 Projektkommunikation  Mit wem muss kommuniziert werden?  Stakeholder  innerhalb des Projektteams  Kommunikation mit Öffentlichkeit (abh. von der Projektart)  Anforderungen an Projektkommunikation  klar  effizient  gegenseitige Verständigung  schnell  schriftliche Fixierung  Kultur zur Weitergabe von Informationen  Welche Kommunikationstechniken sind besonders zweckmäßig?  Mail  Gespräche  Modrierte Teammeetings  Telefonkonferenzen  Wiki/ Knowledge Base Workshopteil

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 3 Projektkommunikationsmanagement  Kommunikationsplanung  Kommunikationsanforderungen WER benötigt WANN WELCHE Informationen?  Kommunikationstechnologie WIE erhalten die Beteiligten die Informationen? Projektkommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor  Informationsverteilung m Rechtzeitige Bereitstellung der Informationen für die Projektbeteiligten qFortschrittsberichte m Sammeln und Aufbereiten von Fortschrittsinformationen: Statusreports, Trendanalysen, Ertragswertanalysen usw. qAdministrativer Abschluß m Erzeugen und sammeln von Informationen, um eine Projektphase oder den Projektabschluß zu formalisieren

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 4 Kommunikationsplanung  Planungsziele  Die Projektstakeholder müssen zeitnah, angemessen, proaktiv und ehrlich über den Projektfortschritt und besondere Projektereignisse informiert werden  Differenzierung: Projekt-interne/-externe Kommunikation Kommunikations- plan Kommunikations- anforderungen Kommunikations- technik Beispiele: Projektportal Projektinformationssystem Projektordner mit Unterordnern Jour fixe-Meetings Verantwortlichkeiten regeln

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 5 Kommunikationskonzept: Die fünf „W‘s“ Zielgruppen Inhalte Form/Maßnahmen Verantwortlich Termine Wen Was Wie Wer Wann

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 6 Wie?Was? Startinformationen Statusberichte Entscheidungen Erfolgsmeldungen Ergebnisse Projektabschluss Roll-Out Wen? Kommunikations-Baukasten Mitarbeiter Führungskräfte Vorstand / Steuerkreis Lenkungsausschuss Leiter der UE Ressortdirektoren Gesamtpersonalrat Selbstverwaltung Feedback Externe Intranet Telefon Flyer Marktplatz Personalvers. PM-Portal Bericht Pate Intranet-Gruppe MA-Zeitung Brief Gem. Laufwerk Poster Forum Präsentation Gespräche Regelkomm. Web-Konferenz Messen Presseartikel Pressekonf. Anzeigen Event Veranstaltung Logo, Name Projektmotto Schw. Brett

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 7 Kommunikationsplan Wann?Was?Wer?Wie? Projektbeginn Während Projekt Projektinhalte Zwischen- ergebnisse Zentrales Projektbüro Projektleitung Intranet Persönlich Intranet Wen? Alle Mitarbeiter Steuerkreis, LA, Leiter UE, alle Stakeholder ProjektendeErgebnisseProjektleitungIntranetAlle Mitarbeiter Darüber hinaus weitere Info-Pflichten – abhängig von Projekt.

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 8 Beispiel: Kommunikationsplan NIMBUS 2006 (Externe Kommunikation) Art der KommunikationJan.Febr.MärzApr.MaiJuniJuliAug.Sept.Okt.Nov.Dez. Tagungen Personalrat Direktoren-RS Webadmin/Newsletter PIN Lenkungsausschuss Steuerkreis/Vorstand Mitarbeiterzeitung Tagung Direktoren/DLZ-Leiter Administratoren Intranet Information VZB-Leiter Persönliche Kommunikation Printmedien Elektronische Medien Fachberater

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 9 Informationsverteilung  Dimensionen der Kommunikation schriftlich mündlich intern (innerhalb des Projektes) extern (zum Kunden, den Medien) formell (Berichte, Schreiben) informell (Notizen) vertikal (Innerh. der Org.Hierarchie) horizontal (zwischen Gleichgestellten) qMethoden der Informationsverteilung Teamsitzungen Projektportal Gemeinsamer Dokumentenordner Fax TelefonIntranet Video- Konferenzen qErgebnisse der Informationsverteilung m Projektaufzeichnungen (z.B. Mails, Korrespondenz) m Formale Projektberichte (z.B. Statusberichte) m Projektdarstellungen (z.B. Präsentationen, Artikel) Web- Konferenzen Forum

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 10 Beispiel: Projektordner Beispiel: Projektordner Korfu

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 11 Beispiel: Projektportal NIMBUS

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 12 Projektbesprechungen  Zum direkten Informationsaustausch  Grundlage einer gezielten Projektsteuerung – insbesondere bei Schwierigkeiten –  Formen Fest vereinbarte Termine (jour fixe) für Statusbesprechungen Zusammenkommen eines Entscheidungs- gremiums über den Start/Abschluß von Phasen/Meilensteinen Projekt-/Kernteam/LA kommt wegen eines unerwarteten Ereignisses (z.B. einer Krise) zusammen GO-/NOGO-Entscheidungen

13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 13 Regelmäßige Projektbesprechungen  Ziel: Ermittlung des Projektstatus Projektstatus-Sitzungen (PSS)  Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam  Zeitpunkt: Regelmäßig, z.B. Montags-jour-fixe, 14-tägig, monatlich  Hauptaufgaben  Projektstatus feststellen  Informationen austauschen  Planabweichungen (Termine, Kosten, Aufwand) besprechen  Diskussion von Problemen (problem of the day)  Erforderliche Steuerungsmaßnahmen ausarbeiten  Teamgeist fördern und Motivation steigern  Stakeholder-, Risiko-, Kommunikations- und Qualitätsmanagement  Vorbereitung von Lenkungsausschuss-Sitzungen

14 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 14 Ergebnis-gesteuerte Projektbesprechungen  Ziel: Treffen von Entscheidungen  Teilnehmer: Lenkungsausschuss, PL, Controller  Zeitpunkt: Wichtige Ergebnisse liegen vor bzw. soll- ten gemäß Planung vorliegen und sind abzunehmen  Beispiele:  Abnahme von Meilensteinen  Freigabe der Folgephase  Unterbrechung des Projektes  Abnahme (Beendigung) des Projektes  Alle zur Entscheidung anstehenden Punkte werden in Beschlussvorlagen zusammengefasst  Sitzungsergebnis: Entscheidung über das weitere Vorgehen im Projekt (GO / NOGO)

15 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 15 Ereignis-gesteuerte Projektbesprechungen  Ziel: Lösung von großen, unvorhergesehenen Problemen  Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam, ggf. Spezialisten aus bestimmten Bereichen ggf. Auftraggeber oder Lenkungsausschuss  Zeitpunkt: im Bedarfsfall  Beispiele  Projektkrisen  Plötzlich geänderte Rahmenbedingungen (z.B. Gesetzesänderung, Marktereignis)  Plötzliche Personalprobleme (z.B. Ausscheiden des PLs)  Erhebliche Planungsabweichungen (Zeit, Kosten, Ergebnis) erkennbar  Erhebliche Liefer- und Bestellprobleme  Schwierige entwicklungstechnische Sachprobleme

16 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 16 Besprechungskultur: 10 Gebote 1.Jede Besprechung hat ein klar definiertes Ziel 2.Jede Besprechung hat eine Tagesordnung 3.Jede Besprechung hat die richtigen Teilnehmer 4.Jede Besprechung erfordert optimale Vorbereitung 5.Jede Besprechung erfordert einen Moderator 6.Jede Besprechung erfordert pünktliche Teilnahme 7.Jede Besprechung verläuft nach fairen Spielregeln 8.Jede Besprechung hat klare Ergebnisse 9.Zu jeder Besprechung gibt es am Besprechungsende (oder zeitnah dazu) eine abgestimmte Niederschrift mit den Ergebnissen und einer To-Do-Liste 10.Jede Besprechung führt zu verbindlichen Umsetzungen

17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia 17 Meetingmanagement Meetingmanagement: Besprechungen als Management-Prozess  Sorgfältige Vorbereitungen  Strukturierte Durchführung nach IDEE-Prinzip ( I nformation, D iskussion, E ntscheidung, E rgebnissicherung)  Wirkungsvolle Nachbetrachtung Checkliste: Vorbereitung  Zieldefinition  Teilnehmer  Unterlagen ...  Abgestimmte Ergebnis- Niederschrift am Meetingende Checkliste: Durchführung  Einstieg  Spielregeln  TO ...  Checkliste :Nachbetrachtung  Ergebnisqualität  Richtige Teilnehmer  Nacharbeiten


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