Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles.

Ähnliche Präsentationen


Präsentation zum Thema: "Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles."—  Präsentation transkript:

1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 6 – Teil 1 ( ): Projektreviews Projektabschluss (mit MS Project) Projektinkasso SS 2009

2 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 2 Agenda Projektreviews, Projektabschluss (mit MS Project) und Projektinkasso Aufgabe 5: Berichte der Projektleiter der Teams 2 und 4 Projektorganisation Vortrag 5: Kennzahlensysteme im Projektmanagement qProjektkommunikationsmanagement Projektmarketing

3 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 3 Termine 2009 (Stand: ) x : Präsentation PL V : Vortrag aktuelles PM-Thema AP: Abschluss-Präsentation Projektdokumentation V2 Aufgabe 1 V3 Aufgabe 2 V4 Aufgabe 3 V5 Aufgabe 4 V6 Aufgabe 5 MS 1: Abnahme Planung und Aufgaben- Verteilung MS 2: AbnahmePrototypAbschluss-Präsentation V V7 Abgabe P.-Doku Aufgabe

4 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 4 Hinweis: Gastvortrag am Stefan Scheider, Deutsche Bank Research: Projektwirtschaft 2020" Beginn: 17:00 im Turing-Hörsaal Der Vortrag ist für die Hörer der Vorlesung PPM sowie Vortrag des Informatik-Kolloquiums im SS 2009 sowie Vortrag der Regionalgruppe Würzburg/Schweinfurt der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) Weitere Gäste sind herzlich willkommen

5 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 5 Weiterer Gastvortrag am Bendict Gross, München: Agiles Projektmanagement" ca. 30 Minuten im Rahmen der nächsten Vorlesung ( )

6 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 6 Feedback zur Aufgabe 5 Projektprototypen wurden am abgenommen Projektarbeiten haben insgesamt ein hohes Niveau Empfehlung: Konkretere Status-Berichte Abgeschlossen In Arbeit Noch nicht begonnen Probleme / Planabweichungen Erfahrungen in der Projektarbeit und mit MS Project sollen sich immer auf die aktuelle Aufgabe beziehen Bei Problemen oder Fragen bitte sofort Kontakt mit Dozenten und Assistenten aufnehmen

7 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 7 Nachtrag zur letzten Vorlesung: Earned Value Leistungswert (EV, earned value) Betrag () für die bisher erbrachten Leistungen, der unter Annahme der geplanten Kosten angefallen wären EV ist also identisch mit den Soll-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit Beispiel Haus soll gestrichen werden. Geplant: Arbeit = 5 Tage, Kosten = (200 /Tag) a)Nach 2 Tagen sind bereits 3/5 des Hauses gestrichen: EV (2) = 3/5 * = 600 PC (2) = 2/5 * = 400 (Plankosten) b) Nach 3 Tagen sind erst 2/5 des Hauses gestrichen: EV (3) = 2/5 * = 400 PC (3) = 3/5 * = 600 (Plankosten)

8 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 8 Nachtrag zur letzten Vorlesung: Earned Value EV x PC Planabweichung (SV) = Leistungswert (EV) – Plankosten (PC)

9 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 9 Projektreviews Nachbetrachtung einer wichtigen abgeschlossenen Projektphase: Standortbestimmung Reviewteam; kann ggf. von einem Externen geleitet werden Analyse der erreichten Ergebnisse Bewertung des bisherigen Projektverlaufs Diskussion von Problemen/Schwachstellen Lernen für den weiteren Projektverlauf Was war besonders gut und sollte verstärkt werden? Was lief nicht so gut und muss verändert werden? Ermittlung von Verbesserungsbedarf Ergebnis: Review-Bericht Projektreviews sind ein wesentlicher Bestandteil des Projekt-Qualitätsmanagements

10 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 10 Praxis: Projektreviews im Rahmen des Projektes NIMBUS 1. Bewertungen durch das Projektteam (Web-Befragung) Projektleitung und –prozesse Individuelles Projektbild Stimmungsbarometer Listen Was läuft besonders gut und sollte ausgebaut werden? Welche Mängel werden gesehen? Optimierungsvorschläge für den weiteren Projektverlauf 2. Projektreviews durch das Kernteam; Auswertung der Projektmitarbeiter-Befragung 3. Maßnahmen (Konsequenzen) für den weiteren Projektverlauf identifizieren und festlegen 4. Maßnahmen umsetzen und Wirksamkeit controllen

11 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 11 Review: Projektteam (1)

12 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 12 Review: Projektteam (2)

13 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 13 Review: Projektteam (3)

14 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 14 Review: Projektteam (4)

15 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 15 Projektverlauf: Phasenkonzept Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen: Initiali- sierung Planung Durch- führungAb- schluss schluss Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes Projekt- Ergebnis P r o j e k t – P r o z e ß

16 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 16 Projektabschluss: Inhalte Ziel: Erfolgreicher Abschluss des Projektes Formaler Projektabschluss Projektabnahme durch den Auftraggeber, Entlastung der Projektleitung Projektabschluss-Workshop Übergabe der Projektergebnisse an die Linie Freigabe der Projektmitglieder und –ressourcen, Auflösung der Projektorganisation Einholung von Kundenfeedback Erstellung und Veröffentlichung des Projektabschlussberichtes Erfahrungssicherung Analyse Projektverlauf & Projektergebnisse Erfahrungssicherung für Folgeprojekte

17 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 17 Projektabschluss-Dokumentation Produkt-Dokumentation (z.B. Betriebshandbuch, Benutzeranleitung) Teil der Projektabnahme Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit Abschluss- bericht qProjektabschlussbericht / Projektbericht m Zusammenfassung des Projektverlaufs (Ausgangslage, Vorgehensweise) m Darstellung der Projektergebnisse: erbrachte Leistungen, Termine, Kosten, Erfahrungen, Projektfortführung in der Line qProjektdokumentation m Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich m Überholte Dokumente am Projektende ausmisten m Archivierung aller wichtigen Unterlagen (Haftung!)

18 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 18 Projektabnahmeverfahren Abnahmeverfahren Festlegung des Verfahrens und der Kriterien zu Beginn des Projektes! Durchführung in der Projektabschlussphase Alternativen Empfehlung: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme Big Bang-Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden Projektleiter: übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber Auftraggeber: Verantwortung für Aufbau und Betrieb der Testumgebung Verantwortung für Testfälle und -daten Prüfung, ob Projektziele erreicht wurden

19 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 19 §§ Verantwortung Abnahmetest Üblich bei Softwareprojekten Überprüfungen zur Anwendung Installation und Tests in Testumgebung Plausibilität der Ergebnisse Vollständigkeit der Funktionalität Erfolgreiche Massentests (möglichst mit Echtdaten) Gutes Performanceverhalten (Antwortzeiten, Verarbeitungszeiten) bei realistischen Datenmengen Störungsfreien Wiederanlaufs nach Abbruch Vollständigkeit der Dokumentation Auftraggeber ist verantwortlich Aufbau der Testumgebung Bereitstellung von Testfällen/-daten Anwender, die Funktions- und Massentests durchführen PL AG

20 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 20 Ressourcen-Freigabe und Auflösung der Projektorganisation Ressourcen: Mitarbeiter, Räume, Rechner etc. sind nur für einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt müssen wieder freigegeben werden ggf. Verträge für Räume, Geräte usw. kündigen Zielkonflikt beim Projektende Erfahrenes Team muss das Projekt erfolgreich zu Ende führen Projektmitarbeiter wollen Sicherheit und orientieren sich auf Rückkehr in die Linie bzw. auf neue interessante Aufgaben Projektleiter besonders gefordert Projektende und Auflösung des Teams gemeinsam planen

21 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 21 Lessons Learned Ziel: Erfahrungssicherung Zeitpunkt ist günstig Erfahrungen sind noch frisch Lessons Learned: Essentielle Erfahrungen für neue Projekte sammeln, auswerten und sichern Optimierung: Projektmanagementprozesse, Templates / Checklisten Aktivitäten Was war besonders gut und sollte für Folgeprojekte übernommen werden? Welche Planänderungen gab es und was waren die Ursachen? Welche Checklisten / Templates sind zu ergänzen? Was sollte bei einem ähnlichen neuen Projekt anders gemacht werden?

22 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 22 Projektabschluss-Workshop (Kickout) Kritische Bewertung und Würdigung Zusammenarbeit Projektteam, Projektleitung Projektergebnis Projektverlauf Identifikation von Restaufgaben und Regelung für deren Erledigung Gemeinsame Analyse der aufgetretenen Schwierigkeiten und Planabweichungen Feedback-Abfrage der Projektmitarbeiter zum Projekt (Ergebnisse und Verlauf) Kickout mit Abschluss-Event

23 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 23 Projektabschluss-Präsentation Zielgruppe: Auftraggeber / Lenkungsausschuß Primäres Ziel: Projektabnahme Inhalt der Präsentation Darstellung: Ergebnisse – Ziele Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des Projektes Durchgeführte Arbeiten (nur im groben Überblick) Stellenwert der Präsentation Sehr hoch Konsequenz Intensive Vorbereitung Abstimmung der Präsentation mit den Teammitgliedern

24 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 24 Praxis-Beispiel: Projektabschlussphase Workshops (mehrere) zur Übergabe der Projektergebnisse in die Linie Abschlussworkshop mit Erfahrungssicherung des Projektteams (separater Foliensatz) Abschlussworkshop Abschlusspräsentation und Projektabnahme im Lenkungsausschuss (separater Foliensatz) Abschlusspräsentation

25 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 25 Praxis-Beispiel: Überführung des Projektes NIMBUS an kubus IT (Workshop vom ) Workshopziele Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs von der Projektverantwortung in die Linienverantwortung Identifikation offener Themen, die in der Linie weiterbearbeitet werden müssen Erwartete Ergebnisse To-Do-Liste für die Aufgabenübergabe Liste offener Themen Agenda Vorstellung NIMBUS: Ziele, Organisation, Ergebnis-Status (Dr. Wehnes) Status der Teilprojekte und Themen für die Übergabe 1.Anwendungen (Z.) 2.Arbeitsplatzsysteme (S.) 3.Datennetz (Ri.) 4.Qualifizierung, Dokumentation, Kommunikation (Rö.) 5.Server (F.) 6.Support (H.) 7.Systemmanagement (M.) 8.NIMBUS-Tools (W.) Fragen, Diskussion und Abstimmung(en) zu offenen Themen Gruppenarbeiten: Aufgaben definieren, zuordnen und terminieren (To-Do-Liste) Plenum: Präsentation und Diskussion der Gruppenergebnisse

26 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 26 Praxis-Beispiel Projektabschluss-Workshop: Ziele Gegenüberstellung Was waren die Projektziele? Was haben wir erreicht? Projektnachbetrachtung: Sichern der Projekterfahrungen für Folgeprojekte Was ist besonders gut gelaufen und sollte für Folgeprojekte übernommen werden? Was ist weniger gut gelaufen und sollte bei Folgeprojekten anders gemacht werden? Identifikation von Restaufgaben Klärung offener Fragen Überführung des Projektes in die Linie Würdigung der Leistungen der ProjektmitarbeiterInnen

27 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 27 Praxis-Beispiel Projektabschluss-Workshop: Agenda I. Projektergebnisse (Präsentationen; je 8-10 Minuten) (13 – 15:15 Uhr) Projektleitung (Harald W., Emeran P.) Projektcontrolling (Emeran P.) TP Anwendungen (Harald Z.) TP Arbeitsplatzsysteme (Christian S.) TP Datennetz und Netzwerküberwachung (Robert H.) TP Qualifizierung (Bernhard R.) TP Server (Jörg F.) und Beleglesung (Uwe F.) TP Support (Rainer H./ Emeran P.) TP Systemmanagement (Hubert M.) Rollout im Überblick (Manfred S.) II. Organisatorisches 15:30 – 16:00 Uhr III. Projektnachbetrachtung (1. in den Teilprojektteams; 2. im Plenum) (16:00/ 16:30/ 17:30) a.Was lief besonders gut im Projekt/Teilprojekt? b.Was lief nicht so gut im Projekt/Teilprojekt und sollte bei Folgeprojekten anders/besser gemacht werden? c.Welche Projektergebnisse sind besonders exzellent? d.Welche offenen Punkte gibt es? IV. Überführung von NIMBUS in die Linie (Ergebnisse vom 23./ ) (18:00 – 18:30) ab 19:00 Feierstunde zur Würdigung der exzellenten Projektarbeit mit Büffet und Kabarett Kaiserschmarrn

28 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia _LA_5 1. Projektablauf (Gesamtüberblick) 2. Gegenüberstellung Ziele / Zielerreichung 3. Projektcontrolling 4. Kosteneinsparungen und Nutzengewinn 5. Innovationen in NIMBUS 6. Lessons learned 7. Benchmark mit prämiertem Vergleichsprojekt 8. Abnahme des Projektes 9. Bewerbung Project Excellence Award 2008 Praxis-Beispiel: Projektabnahme durch Lenkungsausschuss Agenda

29 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia _LA_5 Praxis-Beispiel: Lessons Learned Besondere NIMBUS-Erfahrungen für Folgeprojekte und Linienarbeit Professionelles Projektmanagement (Stakeholder-, Kommunikations-, Qualitäts-, Risikomanagement usw.) sorgt für klares ergebnisorientiertes Vorgehen Sehr gute Kommunikation und partnerschaftlicher Umgang der Projektteams fördert den Projekterfolg Neue Kommunikationsplattform Projektportal (Informations- und Dokumentenmanagement) mittels Sharepoint hat sich sehr bewährt Feedbackmanagement (Anwenderbewertung, Projektmitarbeiter bewerten Projektleitung und Projektmanagementprozesse) zeigt Schwachstellen und Handlungsbedarf auf Eine frühzeitige aufgabenbezogene Qualifizierung der Mitarbeiter ist essenziell Der TOP Problem of the day hat sich als Besprechungsschwerpunkt für Statusmeetings sehr bewährt Weitergabe der Erfahrungen durch Projektleitermeetings PM-Qualifizierungskonzept (FKE, AOK-BW, Weiterbildungsprogramm) Projektmanagement-Portal-Ergänzungen (Vorlagen, Muster-Beispiele) Vorlesung PM, Uni Würzburg Vorträge

30 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 30 Projektabschluss mit MS Project

31 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 31 Projektinkasso Häufige Situation: Projekterfolg tritt erst mit zeitlicher Verzögerung zum Projektendtermin ein Ist der erwartete (prognostizierte) Nutzen - in der geplanten Höhe - wirklich eingetreten? Vorgehen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (Kosten vs. Nutzen) mit aktuellen Daten durchführen (z.B. Auftraggeber oder Linienverantwortlicher mit Zentralem Projektbüro / Projektleiter) Ggf. Maßnahmen erarbeiten, um Nachhaltigkeit des Projekterfolgs zu sichern Bericht/ Entscheidung an Auftraggeber / LA / Steuerkreis Erfahrungssicherung für Folgeprojekte Initiali- sierung Planung Durch- führung Abschluß Projekt-inkasso ca. 1 Jahr

32 Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 32 Aufgabe 5: Projektrisikomanagement, Projektdurchführung und -controlling (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 4 sind eine Risikobetrachtung und die Projektsteuerung durchzuführen: 1.Erstellen Sie eine Tabelle mit 8 Projektrisiken ihres Projektes und führen Sie eine Risiko-Analyse und -Bewertung durch 2.Erstellen Sie zu den drei größten Risiken einen Maßnahmenplan mit Handlungsalternativen 3.Erstellen Sie für das Projekt eine Meilenstein-Trend-Analyse, die zukünftig bei allen wöchentlichen jour fixe-Terminen fortzuschreiben ist. Abweichungen gegenüber der Vorwoche sind jeweils zu kommentieren. 4.Führen Sie eine Projektüberwachung mit MS Project (Fortschrittslinie) durch und speichern Sie das Ergebnis in der Datei PD-Team_x.mpp Präsentation der Projektleiter der Teams 2 und 4 in der nächsten Vorlesung Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem Jour Fixe und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten. Der Projektbericht ist fortzuschreiben.


Herunterladen ppt "Professionelles Projektmanagement in der Praxis © 2009 Dr. Harald Wehnes, kubus IT Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Professionelles."

Ähnliche Präsentationen


Google-Anzeigen