Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Präsentation zum Thema: "Professionelles Projektmanagement in der Praxis"—  Präsentation transkript:

1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis
Veranstaltung 6 – Teil 1 ( ): Projektreviews Projektabschluss (mit MS Project) Projektinkasso SS 2009 Wir kommen heute zur letzten Phase eines Projektes, der Projektabschlussphase.

2 Agenda Projektreviews, Projektabschluss (mit MS Project) und Projektinkasso Aufgabe 5: Berichte der Projektleiter der Teams 2 und 4 Projektorganisation Vortrag 5: Kennzahlensysteme im Projektmanagement Projektkommunikationsmanagement Projektmarketing

3 Termine 2009 (Stand: 22.06.2009) MS 1: MS 2: Abnahme
Projektdokumentation V2 Aufgabe 1 V3 2 V4 3 V5 4 V6 5 MS 1: Abnahme „Planung und Aufgaben- Verteilung“ MS 2: Prototyp Abschluss- Präsentation 04.05. 18.5. 25.5. 8.6 22.6. 13.7. 15.6. V1 20.04. V7 Abgabe P.-Doku Aufgabe 6 6.7. Vorträge können auch auf Englisch gehalten werden x: Präsentation PL V: Vortrag aktuelles PM-Thema AP: Abschluss-Präsentation

4 Hinweis: Gastvortrag am 06.07.2009
Stefan Scheider, Deutsche Bank Research: „Projektwirtschaft 2020" Beginn: 17:00 im Turing-Hörsaal Der Vortrag ist für die Hörer der Vorlesung „PPM“ sowie Vortrag des Informatik-Kolloquiums im SS 2009 sowie Vortrag der Regionalgruppe Würzburg/Schweinfurt der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) Weitere Gäste sind herzlich willkommen Heute Vortrag Prof. Dörner: Simulation von Emotionen

5 Weiterer Gastvortrag am 6.7.2009
Bendict Gross, München: „Agiles Projektmanagement" ca. 30 Minuten im Rahmen der nächsten Vorlesung ( )

6 Feedback zur Aufgabe 5 Projektprototypen wurden am 15.6. abgenommen
Projektarbeiten haben insgesamt ein hohes Niveau Empfehlung: Konkretere Status-Berichte Abgeschlossen In Arbeit Noch nicht begonnen Probleme / Planabweichungen Erfahrungen in der Projektarbeit und mit MS Project sollen sich immer auf die aktuelle Aufgabe beziehen Bei Problemen oder Fragen bitte sofort Kontakt mit Dozenten und Assistenten aufnehmen

7 Nachtrag zur letzten Vorlesung: Earned Value
Leistungswert (EV, earned value) Betrag (€) für die bisher erbrachten Leistungen, der unter Annahme der geplanten Kosten angefallen wären EV ist also identisch mit den Soll-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit Beispiel Haus soll gestrichen werden. Geplant: Arbeit = 5 Tage, Kosten = € (200 €/Tag) Nach 2 Tagen sind bereits 3/5 des Hauses gestrichen: EV (2) = 3/5 * € = 600 € PC (2) = 2/5 * € = 400 € (Plankosten) b) Nach 3 Tagen sind erst 2/5 des Hauses gestrichen: EV (3) = 2/5 * € = 400 € PC (3) = 3/5 * € = 600 € (Plankosten)

8 Nachtrag zur letzten Vorlesung: Earned Value
EV x PC Planabweichung (SV) = Leistungswert (EV) – Plankosten (PC)

9 Projektreviews Nachbetrachtung einer wichtigen abgeschlossenen Projektphase: „Standortbestimmung“ Reviewteam; kann ggf. von einem Externen geleitet werden Analyse der erreichten Ergebnisse Bewertung des bisherigen Projektverlaufs Diskussion von Problemen/Schwachstellen Lernen für den weiteren Projektverlauf Was war besonders gut und sollte verstärkt werden? Was lief nicht so gut und muss verändert werden? Ermittlung von Verbesserungsbedarf Ergebnis: Review-Bericht Projektreviews sind ein wesentlicher Bestandteil des Projekt-Qualitätsmanagements

10 Praxis: Projektreviews im Rahmen des Projektes NIMBUS
1. Bewertungen durch das Projektteam (Web-Befragung) Projektleitung und –prozesse Individuelles Projektbild Stimmungsbarometer Listen Was läuft besonders gut und sollte ausgebaut werden? Welche Mängel werden gesehen? Optimierungsvorschläge für den weiteren Projektverlauf 2. Projektreviews durch das Kernteam; Auswertung der Projektmitarbeiter-Befragung 3. Maßnahmen (Konsequenzen) für den weiteren Projektverlauf identifizieren und festlegen 4. Maßnahmen umsetzen und Wirksamkeit controllen

11 Review: Projektteam (1)

12 Review: Projektteam (2)

13 Review: Projektteam (3)

14 Review: Projektteam (4)

15 Projektverlauf: Phasenkonzept
Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen: Initiali- sierung Planung Durch- führung Ab- schluss Projekt- Ergebnis P r o j e k t – P r o z e ß Wir wissen bereits: Ein Projekt lässt sich in verschiedene Phasen unterteilen. Die klassischen Hauptphasen sind: ... Projektabschluss Jedes Projekt geht einmal zu Ende, nicht abrupt – wie im Theater mit dem Fall des Vorhanges – sondern es gibt eine ganze Reihe von Arbeiten, die in der Projektabschlussphase zu erledigen sind. Daher sollten die Abschlussarbeiten auch immer Teil des Projektplanes sein. Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes

16 Projektabschluss: Inhalte
Ziel: Erfolgreicher Abschluss des Projektes Formaler Projektabschluss Projektabnahme durch den Auftraggeber, Entlastung der Projektleitung Projektabschluss-Workshop Übergabe der Projektergebnisse an die Linie Freigabe der Projektmitglieder und –ressourcen, Auflösung der Projektorganisation Einholung von Kundenfeedback Erstellung und Veröffentlichung des Projektabschlussberichtes Erfahrungssicherung Analyse Projektverlauf & Projektergebnisse Erfahrungssicherung für Folgeprojekte Wir nähern uns dem Finale Ähnlich wie bei einem Marathon-Lauf ist die letzte Phase oft die schwierigste: „Kraft und Konzentration lassen nach, man schleppt sich mühsam über die Ziellinie.“ In der Endphase eines Projektes ist häufig ebenfalls der Dampf heraus. Die Euphorie der Startphase ist inzwischen aufgebraucht. Möglicherweise hat auch der eine oder andere Konflikt Spuren hinterlassen. Im Mittelpunkt des Projektabschlusses stehen als Schwerpunkte Formale Projektabschluss Erfahrungssicherung (Lessons Learned) Lessons learned

17 Projektabschluss-Dokumentation
Produkt-Dokumentation (z.B. Betriebshandbuch, Benutzeranleitung) Teil der Projektabnahme Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit Projektabschlussbericht / Projektbericht Zusammenfassung des Projektverlaufs (Ausgangslage, Vorgehensweise) Darstellung der Projektergebnisse: erbrachte Leistungen, Termine, Kosten, Erfahrungen, Projektfortführung in der Line Abschluss- bericht Projektdokumentation Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich „Überholte“ Dokumente am Projektende ausmisten Archivierung aller wichtigen Unterlagen (Haftung!) Bei der Projektabschlussdokumentation müssen wir differenzieren zwischen: „Produkt-Dokumentation“ „Projektabschlussbericht“ „Projektunterlagen“ Die Produktdokumentation ist üblicherweise abnahmerelevant und wird im Rahmen der Produktabnahme auf Verständlichkeit und Vollständigkeit geprüft. Der Projektabschlussbericht stellt die Ergebnisse des Projektes in kompakter Form dar. -> Verzweigen zu Projektabschlussbericht.doc Projektdokumentation: Im Laufe eines Projektes wird häufig eine riesige Menge an Unterlagen erstellt. Eine strukturierte Ablage der Dokumente ist von Beginn an erforderlich! Idealerweise werden am Projektende alle relevanten Dateien auf CD gebrannt. Damit hat man im Bedarfsfall einen schnellen Zugang zu den Projektdaten, falls diese im Netzwerk nicht mehr direkt verfügbar sind.

18 Projektabnahmeverfahren
Festlegung des Verfahrens und der Kriterien zu Beginn des Projektes! Durchführung in der Projektabschlussphase Alternativen Empfehlung: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme „Big Bang“-Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden Projektleiter: übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber Auftraggeber: Verantwortung für Aufbau und Betrieb der Testumgebung Verantwortung für Testfälle und -daten Prüfung, ob Projektziele erreicht wurden Im Rahmen der Projektabschlussarbeiten steht die formale Abnahme durch den LA/Auftrageber im Mittelpunkt. Das Abnahmeverfahren muß bereits zu Projektbeginn klar und eindeutig geregelt werden. Projekte liefern Ergebnisse (Produkte). Rollenverteilung: PL übergibt die Ergebnisse an Auftraggeber Auftraggeber prüft, ob die im Projektauftrag definierten Projektziele erreicht wurden. Wichtig ist, dass diese Ziele möglichst objektiv messbar definiert sind. Sehr häufig wird zur Abnahme ein Abnahmetest durchgeführt.

19 Kein Projektabschluss
Abnahmetest Kein Projektabschluss Ohne formale Abnahme Üblich bei Softwareprojekten Überprüfungen zur Anwendung Installation und Tests in Testumgebung _ Plausibilität der Ergebnisse Vollständigkeit der Funktionalität Erfolgreiche Massentests (möglichst mit Echtdaten) Gutes Performanceverhalten (Antwortzeiten, Verarbeitungszeiten) bei realistischen Datenmengen Störungsfreien Wiederanlaufs nach Abbruch Vollständigkeit der Dokumentation Auftraggeber ist verantwortlich Aufbau der Testumgebung Bereitstellung von Testfällen/-daten Anwender, die Funktions- und Massentests durchführen §§ Verantwortung Softwareprojekte werden i.a. mit einem Abnahmetest abgeschlossen Im Rahmen dieses Tests wird geprüft, ob die Vorgaben des Auftraggebers vollständig eingehalten wurden. Dazu wird die SW zunächst in einer Testumgebung installiert. Die fachliche Fehlerfreiheit und die Vollständigkeit der Funktionalitäten werden geprüft. Im 2. Schritt werden häufig Tests mit Massendaten ausgeführt und das Performanceverhalten gestestet.. Auch der störungsfreie Wiederanlauf/Restart und die Prüfung der Dokumentation auf Vollständigkeit gehören zum Abnahmetest. Anmerkung: Auch der Auftraggeber ist gefordert: Erist z.B. verantwortlich für den Aufbau der Testumgebung und für die Bereitstellung von Testfällen mit den dazugehörigen Daten sowie die Bereitstellung von Testpersonal. Die Abnahme hat rechtliche Konsequenzen. Beweislastumkehr Gefahrenübergang Verjährungsbeginn Empfehlungen: Kriterien und Verfahren möglichst früh klären und festlegen (Abnahmephase ist stressig) Bestmögliche Betreuung der zur Abnahme berechtigten Mitarbeiter des Auftraggebers sicherstellen Schnelle Reaktion, wenn Probleme auftreten. PL AG

20 Ressourcen-Freigabe und Auflösung der Projektorganisation
Ressourcen: Mitarbeiter, Räume, Rechner etc. sind nur für einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt müssen wieder freigegeben werden ggf. Verträge für Räume, Geräte usw. kündigen Zielkonflikt beim Projektende Erfahrenes Team muss das Projekt erfolgreich zu Ende führen Projektmitarbeiter wollen Sicherheit und orientieren sich auf Rückkehr in die Linie bzw. auf neue interessante Aufgaben Projektleiter besonders gefordert Projektende und Auflösung des Teams gemeinsam planen Die zu Projektbeginn definierten Ressourcen müssen am Ende des Projektes wieder freigegeben werden. Wichtig ist gegen Projektende, daß nicht frühzeitige Auflösungserscheinungen des Projektteams den Erfolg des Projektes gefährden. Zielkonflikt: Erfahrenes Team muss das Projekt erfolgreich zu Ende führen Projektmitarbeiter wollen Sicherheit und orientieren sich auf Rückkehr in die Linie bzw. auf neue interessante Aufgaben Die Wiedereingliederung von Fulltime-Mitgliedern des Projektteams in den Arbeitsablauf der Linie des Unternehmens stellt immer wieder ein großes Problem dar. Die Freigabe von Geräten ist dagegen relativ unproblematisch. Faktor "Mensch" beachten!

21 Lessons Learned Ziel: Erfahrungssicherung Aktivitäten
Zeitpunkt ist günstig Erfahrungen sind noch „frisch“ „Lessons Learned“: Essentielle Erfahrungen für neue Projekte sammeln, auswerten und sichern Optimierung: Projektmanagementprozesse, Templates / Checklisten Aktivitäten Was war besonders gut und sollte für Folgeprojekte übernommen werden? Welche Planänderungen gab es und was waren die Ursachen? Welche Checklisten / Templates sind zu ergänzen? Was sollte bei einem ähnlichen neuen Projekt anders gemacht werden? In der Hektik unserer Zeit kommt eine Nachbetrachtung der Projektarbeit häufig zu kurz. Sie ist aber allen Verantwortlichen dringend zu empfehlen. Warum? Projektmitarbeiter standen lange unter Volldampf. Der Projekterfolg muss angemessen gefeiert werden. Dies stärkt die Teamarbeit und wirkt sich positiv auf die Motivation aus. Die noch frischen Erfahrungen sollten festgehalten und aufbereitet werden.

22 Projektabschluss-Workshop (Kickout)
Kritische Bewertung und Würdigung Zusammenarbeit Projektteam, Projektleitung Projektergebnis Projektverlauf Identifikation von Restaufgaben und Regelung für deren Erledigung Gemeinsame Analyse der aufgetretenen Schwierigkeiten und Planabweichungen „Feedback-Abfrage“ der Projektmitarbeiter zum Projekt (Ergebnisse und Verlauf) Kickout mit Abschluss-Event In der Hektik unserer Zeit kommt eine Nachbetrachtung sowie die an gemessne Würdigung der Projektarbeiten häufig zu kurz. Sie ist aber allen Verantwortlichen dringend zu empfehlen. Warum? Projektmitarbeiter standen lange unter Volldampf. Der Projekterfolg muss angemessen gefeiert werden. Dies stärkt die Teamarbeit und wirkt sich positiv auf die Motivation aus. Projektleiter, Auftraggeber und LA-Vertreter haben die Möglichkeit, sich für die geleistete Arbeit zu bedanken. Die noch frischen Erfahrungen sollten festgehalten und aufbereitet werden.

23 Projektabschluss-Präsentation
Zielgruppe: Auftraggeber / Lenkungsausschuß Primäres Ziel: Projektabnahme Inhalt der Präsentation Darstellung: Ergebnisse – Ziele Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des Projektes Durchgeführte Arbeiten (nur im groben Überblick) Stellenwert der Präsentation Sehr hoch Konsequenz Intensive Vorbereitung Abstimmung der Präsentation mit den Teammitgliedern Zu jedem erfolgreichen Projekt gehört eine Abschlusspräsentation. Zielgruppe ist in erster Linie der Auftraggeber Primäres Ziel: Abnahme des Projektes Inhalt der Präsentation: Gegenüberstellung „Ziele – Ergebnisse“ Auch die Vorteile aufzeigen, die sich aus dem Projekt ergeben haben und die zu Projektbeginn nicht erkennbar waren. Diese Vorteile klar herausstellen. Die durchgeführten Arbeiten lassen sich einfach aus der Projektplanung ableiten. Beschränkung auf die wichtigsten! Abschlusspräsentation ist ein wichtiges Marketinginstrument für Projektteam und Projektleiter Schlechte Präsentation schmälert den Projekterfolg Gute Präsentation ist der i-Tüpfel für ein erfolgreiche Projekt.

24 Praxis-Beispiel: Projektabschlussphase
Workshops (mehrere) zur Übergabe der Projektergebnisse in die Linie Abschlussworkshop mit Erfahrungssicherung des Projektteams (separater Foliensatz) Abschlusspräsentation und Projektabnahme im Lenkungsausschuss (separater Foliensatz)

25 Praxis-Beispiel: Überführung des Projektes NIMBUS an kubus IT (Workshop vom 23.01.08)
Workshopziele Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs von der Projektverantwortung in die Linienverantwortung Identifikation offener Themen, die in der Linie weiterbearbeitet werden müssen Erwartete Ergebnisse To-Do-Liste für die Aufgabenübergabe Liste offener Themen Agenda Vorstellung NIMBUS: Ziele, Organisation, Ergebnis-Status (Dr. Wehnes) Status der Teilprojekte und Themen für die Übergabe Anwendungen (Z.) Arbeitsplatzsysteme (S.) Datennetz (Ri.) Qualifizierung, Dokumentation, Kommunikation (Rö.) Server (F.) Support (H.) Systemmanagement (M.) NIMBUS-Tools (W.) Fragen, Diskussion und Abstimmung(en) zu offenen Themen Gruppenarbeiten: Aufgaben definieren, zuordnen und terminieren (To-Do-Liste) Plenum: Präsentation und Diskussion der Gruppenergebnisse Agenda des 1. Projektübergabe-Workshops

26 Praxis-Beispiel Projektabschluss-Workshop: Ziele
Gegenüberstellung Was waren die Projektziele? Was haben wir erreicht? Projektnachbetrachtung: Sichern der Projekterfahrungen für Folgeprojekte Was ist besonders gut gelaufen und sollte für Folgeprojekte übernommen werden? Was ist weniger gut gelaufen und sollte bei Folgeprojekten anders gemacht werden? Identifikation von Restaufgaben Klärung offener Fragen Überführung des Projektes in die Linie Würdigung der Leistungen der ProjektmitarbeiterInnen

27 Praxis-Beispiel Projektabschluss-Workshop: Agenda
I. Projektergebnisse (Präsentationen; je 8-10 Minuten) (13 – 15:15 Uhr) Projektleitung (Harald W., Emeran P.) Projektcontrolling (Emeran P.) TP Anwendungen (Harald Z.) TP Arbeitsplatzsysteme (Christian S.) TP Datennetz und Netzwerküberwachung (Robert H.) TP Qualifizierung (Bernhard R.) TP Server (Jörg F.) und Beleglesung (Uwe F.) TP Support (Rainer H./ Emeran P.) TP Systemmanagement (Hubert M.) Rollout im Überblick (Manfred S.) II. Organisatorisches 15:30 – 16:00 Uhr III. Projektnachbetrachtung (1. in den Teilprojektteams; 2. im Plenum) (16:00/ 16:30/ 17:30) Was lief besonders gut im Projekt/Teilprojekt? Was lief nicht so gut im Projekt/Teilprojekt und sollte bei Folgeprojekten anders/besser gemacht werden? Welche Projektergebnisse sind besonders exzellent? Welche offenen Punkte gibt es? IV. Überführung von NIMBUS in die Linie (Ergebnisse vom 23./ ) (18:00 – 18:30) ab 19:00 Feierstunde zur Würdigung der exzellenten Projektarbeit mit Büffet und Kabarett „Kaiserschmarrn“ vgl. Abschlussveranstaltung von Korfu

28 Praxis-Beispiel: Projektabnahme durch Lenkungsausschuss
080404_LA_5 Praxis-Beispiel: Projektabnahme durch Lenkungsausschuss Agenda 1. Projektablauf (Gesamtüberblick) 2. Gegenüberstellung Ziele / Zielerreichung 3. Projektcontrolling 4. Kosteneinsparungen und Nutzengewinn 5. Innovationen in NIMBUS 6. Lessons learned 7. Benchmark mit prämiertem Vergleichsprojekt 8. Abnahme des Projektes 9. Bewerbung „Project Excellence Award 2008“ 28

29 Praxis-Beispiel: Lessons Learned
080404_LA_5 Praxis-Beispiel: Lessons Learned Besondere NIMBUS-Erfahrungen für Folgeprojekte und Linienarbeit Professionelles Projektmanagement (Stakeholder-, Kommunikations-, Qualitäts-, Risikomanagement usw.) sorgt für klares ergebnisorientiertes Vorgehen Sehr gute Kommunikation und partnerschaftlicher Umgang der Projektteams fördert den Projekterfolg Neue Kommunikationsplattform Projektportal (Informations- und Dokumentenmanagement) mittels Sharepoint hat sich sehr bewährt Feedbackmanagement (Anwenderbewertung, Projektmitarbeiter bewerten Projektleitung und Projektmanagementprozesse) zeigt Schwachstellen und Handlungsbedarf auf Eine frühzeitige aufgabenbezogene Qualifizierung der Mitarbeiter ist essenziell Der TOP „Problem of the day“ hat sich als Besprechungsschwerpunkt für Statusmeetings sehr bewährt Weitergabe der Erfahrungen durch Projektleitermeetings PM-Qualifizierungskonzept (FKE, AOK-BW, Weiterbildungsprogramm) Projektmanagement-Portal-Ergänzungen (Vorlagen, Muster-Beispiele) Vorlesung „PM“, Uni Würzburg Vorträge

30 Projektabschluss mit MS Project
MS Project bietet sehr gute Möglichkeiten für die Erzeugung von Projektabschlussberichten. Dies setzt allerdings voraus, daß die laufenden IST-Ergebnisse während des Projektverlaufes konsequent erfaßt wurden. Über Menupunkt Bericht. Für einige Berichte ist Excel 2003 Mindestvoraussetzung. Insgesamt stehen ca. 40 Standardberichte zur Verfügung.

31 Projektinkasso Häufige Situation: Projekterfolg tritt erst mit zeitlicher Verzögerung zum Projektendtermin ein Initiali- sierung Planung Durch- führung Abschluß Projekt- inkasso ca. 1 Jahr Ist der erwartete (prognostizierte) Nutzen - in der geplanten Höhe - wirklich eingetreten? Vorgehen Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (Kosten vs. Nutzen) mit aktuellen Daten durchführen (z.B. Auftraggeber oder Linienverantwortlicher mit Zentralem Projektbüro / Projektleiter) Ggf. Maßnahmen erarbeiten, um Nachhaltigkeit des Projekterfolgs zu sichern Bericht/ Entscheidung an Auftraggeber / LA / Steuerkreis Erfahrungssicherung für Folgeprojekte

32 Projektleiter-Berichte:
Aufgabe 5: Projektrisikomanagement, Projektdurchführung und -controlling (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 4 sind eine Risikobetrachtung und die Projektsteuerung durchzuführen: Erstellen Sie eine Tabelle mit 8 Projektrisiken ihres Projektes und führen Sie eine Risiko-Analyse und -Bewertung durch Erstellen Sie zu den drei größten Risiken einen Maßnahmenplan mit Handlungsalternativen Erstellen Sie für das Projekt eine Meilenstein-Trend-Analyse, die zukünftig bei allen wöchentlichen jour fixe-Terminen fortzuschreiben ist. Abweichungen gegenüber der Vorwoche sind jeweils zu kommentieren. Führen Sie eine Projektüberwachung mit MS Project (Fortschrittslinie) durch und speichern Sie das Ergebnis in der Datei PD-Team_x.mpp Präsentation der Projektleiter der Teams 2 und 4 in der nächsten Vorlesung Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem Jour Fixe und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten. Der Projektbericht ist fortzuschreiben. Projektleiter-Berichte: Teams 2 und 4