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Symposium kaufmännisches Rechnungswesen für Hochschulen Peter Kallien, Geschäftsführer Private Universität Witten/Herdecke gGmbH Rechnungswesen an der.

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Präsentation zum Thema: "Symposium kaufmännisches Rechnungswesen für Hochschulen Peter Kallien, Geschäftsführer Private Universität Witten/Herdecke gGmbH Rechnungswesen an der."—  Präsentation transkript:

1 Symposium kaufmännisches Rechnungswesen für Hochschulen Peter Kallien, Geschäftsführer Private Universität Witten/Herdecke gGmbH Rechnungswesen an der UWH 29. Oktober 2007

2 © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober AGENDA Die UWH als OrganisationDas Rechnungswesen im ÜberblickDer Planungsprozess im DetailDie kritische Bewertung

3 © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober Allgemeine Vorbemerkungen zum Rechnungswesen an der Universität Witten/Herdecke Die UWH als gGmbH Eckpunkte Rechnungswesen  Die UWH ist als gGmbH strukturiert  Kaufmännisches Rechnungswesen (Doppelte Buchführung, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz etc.) zur Planung, Steuerung und Kontrolle  Externe Revision und Prüfung  10 Jahre Erfahrung mit eigenverantwortlichen Kostenbudgets in den Fakultäten/Bereichen  Interne Abstimmung mit den Dekanen und Bereichsleitern  Benutzerorientierte Weiterentwicklung AllgemeinSpeziell

4 © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober Bilanz Geschäftsjahr 04/05

5 © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober Gewinn- und Verlustrechnung Geschäftsjahr 04/05

6 © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober Angepasster Ausschnitt des Organigramms der UWH Das Rechnungswesen orientiert sich an der Organisationsstruktur Personalabteilung Kaufmännische Geschäftsführung RechnungswesenControlling Dekan Betriebswirtschaftl. Assistent Fakultät für MedizinFakultät für ZMK Dekan Betriebswirtschaftl. Assistent Wirtschaftsfakultät Dekan Betriebswirtschaftl. Assistent Fakultät für das Stufu Dekan Betriebswirtschaftl. Assistent Sonstige Bereiche Bereichsleiter Kst. Lehrstuhl X Lehrstuhlinhaber Kst. … Kst.-Verantwortlicher Kst. Lehrstuhl X Lehrstuhlinhaber Kst. … Kst.-Verantwortlicher Kst. Lehrstuhl X Lehrstuhlinhaber Kst. … Kst.-Verantwortlicher Kst. Lehrstuhl X Lehrstuhlinhaber Kst. … Kst.-Verantwortlicher Prinzipdarstellung Verantwortung bis auf Kostenstelleebene Unterstützende Bereiche

7 © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober Der Planungsprozess des Budgets in 5 Schritten Von der Planung zum Budget  Eingabe der Personalkosten- Planzahlen für die 3 folgenden Geschäftsjahre  Ermittlung der Personalkosten- hochrechnung für das abgelaufene Geschäftsjahr  Hochrechnung der Kosten für das abgelaufene Geschäftsjahr  Planung je Bereich für die nächsten 3 Geschäftsjahre  Prüfung auf Plausibilität  Anpassung der Kostenstellen  Neuplanung eingerichteter Kostenstellen  Investitionsplanung  Prüfung der Planungen je Bereich  Festlegung notwendiger Modifikationen  Vorbereitung der Unterlagen für Budgetbeschluss  Vorstellung der Budgetplanung im Finanzausschuss  Beschluss über Budgetplanung je Bereich (3 Optionen: add-on, bleibt gleich, sparen  Ggf. Anpassung der Budgets laut Vorgaben Finanzausschuss Personalkosten- Planzahlen Hochrechnung Bereichsplanu ng Vorstellung der Planung Beschluss Budget Personalabteilung Fakultäten/Bereche Personalabteilung Fakultäten/Bereiche Fakultäten/Bereiche Geschäftsführung Controlling/ Personalabteilung Finanzausschuss Personalgerüst für Planung Basisdaten für Planung ZwischenergebnisBeschlussvorlageEndergebnis

8 © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober Deckblatt Budgetplanung - Fakultät für Medizin Auszug Planungssystem UWH Beispiel

9 © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober Alle Kostenstellenverantwortlichen erhalten regelmäßig Budgetauszüge I Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (1/4) Beispiel

10 © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober Alle Kostenstellenverantwortlichen erhalten regelmäßig Budgetauszüge II Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (2/4) Beispiel

11 © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober Detail Monatsbericht Erlösseite Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (3/4) Auszug

12 © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober Detail Monatsbericht Kostenseite Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (4/4) Auszug

13 © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober Nachstehende Grenzen und Erfahrungen sind an der UWH gemacht worden Selbstkritische Betrachtung des bestehenden Systems  Reine kaufmännische Steuerung  Keine Qualitätssicherungsfunktion in Lehre, Forschung, Weiterbildung  Tendenz zum Informationoverload  Keine Profit-Center-Verantwortung, dadurch  Übersteuerung durch GF bei schwankenden Erträgen  Vertrauensverlust in das System  Lust am Führen und Planen geht verloren  Konfrontation Dekane (Wissenschaft) und GF (Wirtschaft)  Weiterentwicklung zum intelligenten Unternehmensführungstool (z.B. Balanced Scorecard)  Freiheit der genehmigten Budgets  Regelmäßige Schulung der Budgetverantwortlichen  Wahrung der Rechtssicherheit im Rahmen der Gemeinnützigkeit der GmbH Grenzen/ErfahrungenHerausforderungen

14 © Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit


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