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Zeitmanagement. Inhalt Einleitung Tagesplan Prioritäten Zeitfresser Praktische Anwendung.

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Präsentation zum Thema: "Zeitmanagement. Inhalt Einleitung Tagesplan Prioritäten Zeitfresser Praktische Anwendung."—  Präsentation transkript:

1 Zeitmanagement

2 Inhalt Einleitung Tagesplan Prioritäten Zeitfresser Praktische Anwendung

3 Warum Zeitmanagement? Zeit = Geld

4 Wem nützt Zeitmanagement? Eigentlich Jedem! Vom professionell durchgeplanten Management bis zum einfachen, täglichen Lebensablauf

5 „Gut“ Zeitmanagement Zeit optimal planen Prioritäten setzen Zeitfresser eliminieren Zeitmanagement = Arbeitsmethodik

6 „Gut“ Zeitmanagement Durch optimales Zeitmanagement kann die Zeit effektiver und effizienter genutzt werden! Probleme und Hindernisse lassen sich dadurch schnell mit geringem Aufwand korrigieren!

7 Zeitgewinn = Zufriedenheit

8 Zeit ist Unbeeinflussbar Jeder Tag = 1440min für Jeden Vergangene Zeit ist nicht irreversibel

9 Unbeeinflussbare Ereignisse Wetter Verkehrsstaus Flugzeugverspätungen Bahnverspätungen

10 Ist es notwendig alle Tagesabläufe zu planen? Keine sekundengenaue Planung jeder Tagesaktivität Planung ist subjektiv

11 Tagesplan

12 Was ist ein Tagesplan? Eine fortlaufende Tagesorganisation über einen Zeitraum in Kalenderform

13 Warum Tagesplanung? Zeitmaximierung und Optimierung jedes einzelnes Tages Effektivität im Arbeits-, Privat- und Bildungsleben

14 Wie organisiert man einen Tagesplan? Anpassung des Plans an die gegebenen Zeitvorgaben und Ressourcen. Permanente Abgleichung des Plans an veränderte Situationen

15 Regeln für einen Tagesplan Beinhaltet nur das, was man an diesem Tag erledigen - muss - möchte - kann

16 Regeln für einen Tagesplan Oberstes Planungsprinzip ist die Schriftform Am Vorabend planen Zeitbedarf schätzen und Zeitlimits setzen Beginn und Beendigung des Tages mit positiven Aufgaben

17 Regeln für einen Tagesplan Nicht den ganzen Tag verplanen

18 SWOT - Faktoren Strengths / Stärken Weaknesses / Schwächen Opportunities / Gelegenheiten Threats / Drohungen

19 Hilfsmittel ToDo Liste Aktionsplan Tagesplan Wochenplanung

20 ALPEN Methode A – alle Aufgaben L – Länge der Tätigkeiten P – Pufferzeiten E – Entscheidungen N – Nachkontrollen

21 Einschätzung des Tagesplans Erledigt? Störend? Nicht gelungen? In der Zukunft besser machen? Besondere Konsequenzen? Morgen machen?

22 Prioritäten

23 Prioritäten setzen Begriffsdefinition Begriffsdefinition Pareto – Prinzip Pareto – Prinzip ABC – Analyse ABC – Analyse Eisenhower Prinzip Eisenhower Prinzip

24 Was bestimmt eine Priorität? Dringlichkeit + Wichtigkeit = Priorität

25 Pareto - Prinzip

26 Input Input Output Output 80% der aufge- wendeten Zeit 20% der aufge- gewendeten Zeit 20% der Ergebnisse 80% der Ergebnisse bringen bringen

27 Beispiele für das Pareto - Prinzip 20% der investierten Zeit für eine Aufgabe, liefern 80% der Ergebnisse 20% der investierten Zeit für eine Aufgabe, liefern 80% der Ergebnisse 80% der Verkäufe in einem Unternehmen werden durch 20% der Verkäufer abgeschlossen 80% der Verkäufe in einem Unternehmen werden durch 20% der Verkäufer abgeschlossen 20% der Kunden erwirtschaften 80% des Umsatzes 20% der Kunden erwirtschaften 80% des Umsatzes

28 ABC - Analyse

29 A – Aufgaben ExistentielleWichtigkeitMuss B – Aufgaben MittlereWichtigkeitKann C – Aufgaben GeringeWichtigkeitSolltenicht

30 Abc - Analyse 65 % 20 % 20 % 15 % 15 % Anteil an der Zielerreichung Anteil an der Zielerreichung 15 % 15 % 20 % 65 % Anteil an der Menge aller Aufgaben A - Aufgaben B - Aufgaben C - Aufgaben

31 Durchschnit. Optimaler Verteilung Zeiteinsatz A – Aufgaben 15 % A – Aufgaben 15 % B – Aufgaben 20 % B – Aufgaben 20 % C – Aufgaben 65 % C – Aufgaben 65 % 65 % für A – Aufgaben 65 % für A – Aufgaben 20 % für B – Aufgaben 20 % für B – Aufgaben 15 % für C – Aufgaben 15 % für C – Aufgaben

32 Eisenhower - Prinzip

33 Eisenhower - Grundsatz Jeden Vorgang nur einmal „anfassen“ und sofort über die weitere Bearbeitung entscheiden

34 Eisenhower - Prinzip Später selbst / Widervorlage A/B - Aufgaben Sofort selbst A - Aufgaben Sofortdelegieren B/C - Aufgaben Wichtigkeit Dringlichkeit

35 Dringend“ contra „wichtig „Dringend“ contra „wichtig“ Wichtig, aber nicht dringend Dringend und wichtig Weder dringend noch wichtig Dringend, aber nicht wichtig Dringlichkeit Wichtigkeit

36 Zeitfresser

37 Was sind Zeitfresser? Die Zeitfresser sind Störfaktoren, durch die Zeit verloren geht und die Produktivität reduziert wird.

38 Unfähigkeit „Nein!“ zu sagen Problem: durcheinander werfen der eigenen Planung Lösung: eigene Tagesprioritäten verfolgen, lernen auch mal etwas abzulehnen

39 Keine Ziele Problem: keine Ziele = keine Ergebnisse Lösung: Ziele festsetzen für das Leben das nächste Jahr die nächste Woche den aktuellen Tag

40 Fehlende Prioritäten und Tagesplanung Problem: Wichtige Sachen sind nicht erledigt ¨doppelte Wege¨ Lösung: Tagesplan / Prioritätenliste erstellen und beachten Ziele definieren

41 Ablenkungen Problem: Verzögerung der Ergebnisse Planung gerät durcheinander Lösung: Planung beibehalten, Ablenkungen auf freie Termine verschieben, notfalls Planung anpassen

42 Telefonische Unterbrechungen Problem: nicht planbare/unerwünschte Störung Lösung: - längere Telefonate auf freie Termine verschieben - persönliche Telefonate in Freizeit verschieben

43 Besprechungen Problem: überflüssige und unorganisierte Besprechungen Lösung: Beschränkung auf das wesentliche kurze Erläuterungen Agenda erstellen

44 Der Papierkram Problem: Viele Dokumente ohne Ordnung Lösung: Organisieren der Ablage Beschränkung auf das wesentliche

45 Unangemeldete Besucher Problem: ungeplante Störung Lösung: Besucher vertrösten (auch wichtige Personen) Termine machen

46 Unangenehme Aufgaben Problem: Verschieben/Auslassen der Aufgaben Lösung: Sich durch Planung zwingen Konsequent sein

47 Überperfektionismus Problem: zu viele Details Lösung: Details eingrenzen Abstand zur Aufgabe finden

48 Schlechte Kommunikation Problem: Missverständnisse ungenaue Beschreibungen Lösung: direktes Feedback/Bestätigungen fordern/geben Ergebnisse mit einem Experten besprechen

49 Praktisches arbeiten mit Zeitmanagement

50 Persönliches Profil Hilfs- und Arbeitsmittel

51 Persönliches Zeitmanagementprofil Die persönliche Stärken / Schwächen – Analyse des Zeitmanagement

52 Hilfsmittel & Techniken

53 Download Präsentation & Hilfsmittel  Link: Zeitmanagement

54 Ende Für eure Aufmerksamkeit bedanken Sich: FleurEmma JulieJochen Jens Wir wünschen einen erfolgreichen Einsatz fortgeschrittener Zeitmanagementtechniken!


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