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Zeitmanagement Ich hab doch keine Zeit Seminar: Techniken wissenschaftlichen Arbeitens Dozentin: C. Eichenberg WS 2004/2005 Datum: 28.01.2005 Referenten:

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Präsentation zum Thema: "Zeitmanagement Ich hab doch keine Zeit Seminar: Techniken wissenschaftlichen Arbeitens Dozentin: C. Eichenberg WS 2004/2005 Datum: 28.01.2005 Referenten:"—  Präsentation transkript:

1 Zeitmanagement Ich hab doch keine Zeit Seminar: Techniken wissenschaftlichen Arbeitens Dozentin: C. Eichenberg WS 2004/2005 Datum: Referenten: Ralf Creutz, Anja Klute und Rene Oehler

2 Überblick 1. Einführung 2. Die vierte Generation nach Merrill 3. ALPEN-Methode 4. Das Zeitplanbuch 5. Fazit und Diskussion 6. Weitere Zeitspar-Tipps

3 Einführung Zeit ist ein wertvolles Kapital Zeit ist ein absolut knappes Gut Zeit ist nicht käuflich Zeit kann nicht gespart / gelagert werden Zeit kann nicht vermehrt werden Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich Wer alles nimmt, wie es kommt, verliert den Überblick, verliert die Motivation, setzt sich unter Stress

4 Einführung Zeitmanagement nutzt man, um zu planen, zu strukturieren, zu organisieren und sich selbst dabei erfolgreich zu führen. Zeitmanagement ist Reaktion statt Agitation

5 Einführung 1. Generation Tagesplanung (Notizen, Checklisten - wesentlich ist hier nur was vor einem liegt. 2. Generation Planung, Vorbereitung effizientes Arbeiten 3. Generation Kontrolle der eigenen Zeit, Verknüpfung von Zielen und Plänen mit Werten. detaillierte Planung, kurz-, mittel- und langfristig 4.Generation Soll auch Platz für Freunde und Beziehung schaffen

6 2. Die vierte Generation Theoretischer Hintergrund DringendNicht dringend Wichtig Nicht wichtig XX XX - Krisen - Drängende Probleme - Projekte (m. Zeitlimit) - Vorbereitung - Vorbeugung - Werteklärung - Planung - Beziehungsarbeit, Erholung - Unterbrechungen (Anrufe,Post, Berichte) - viele beliebte Tätigkeiten - Triviales - Fluchtaktivitäten - Wurfsendungen

7 2. Die vierte Generation Theoretischer Hintergrund -Konzentration auf Quadrant 2 => bessere Quadrant 1 Koordination -Herausfinden, was wichtig ist, der wesentlichen Dinge im Leben -4 Grundbedürfnisse: Spirituell, Physisch, Sozial, Mental

8 2. Die vierte Generation Theoretischer Hintergrund -Handeln an Prinzipien ausrichten nicht an Werten -Handeln nicht nach Uhr, sondern nach Kompass ausrichten -Kompass durch vier menschl. Gaben gesteuert: Selbst-Bewusstsein, Gewissen, Freier Wille, Vorstellungskraft

9 2. Die vierte Generation Praxis -Wochenplan -Quadrant 2 Organisation -Rollen definieren (Mutter, Hausfrau, Anwältin etc) Wochenziele -Lebensphilosophie entwerfen

10 Alpen-Methode Arbeitsmethodik, Zeitplanung, Selbststeuerung, kurz vernetztes Zeitmanagement - Mensch als Ganzes betrachten Zeit richtig planen Motivation stärken Stress vorbeugen

11 Alpen-Methode Zum Bergsteiger werden A: Alle aktiven Aufgaben auflisten L: Länge festlegen (Faktor Zeit) P: Prioritäten setzen E: Entscheiden N: Nachkontrolle A L P E N

12 Alpen-Methode ALPEN Jeden Arbeitstag konsequent und vernünftig planen Alle Tätigkeiten niederschreiben A L P E N ALPEN Faktor Zeit berücksichtigen Bearbeitungszeit pro Aufgabe berücksichtigen, angeben

13 Alpen-Methode ALPEN Prioritäten setzten Wichtige Erledigungen gehören an den Anfang der Aufgabenliste Prioritäten sind zweidimensional Wichtigkeit oder Dringlichkeit (Deadline) A L P E N

14 Alpen-Methode ALPEN Entscheidungen treffen um die Effizienz des Tuns zu steigern ALPEN Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser A L P E N

15 Das Zeitplanbuch (1/2) Terminkalender sind die Totengräber erfolgreicher Zeitplanung (Seiwert) Vorteile des Zeitplanbuches: Unterschiedliche Pläne für genauere Planung Prioritätensetzung möglich Ziele - und nicht Termine - bestimmen die Planung Aktivitäten oft von außen vorgegeben

16 Das Zeitplanbuch (2/2) Aufbau: Lebenszielplan (mehrere Ziele können heruntergebrochen werden) Mehrjahreskalender (für Langzeitübersicht) Jahreskalender (Geburtstage…) Projektplan-Kalender (Übersicht, Controlling, z.B. Diplomarbeit) To-do-Listen (undatiert) Vormerkkalender (wenn genaues Datum noch nicht fest) Checklisten (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) Notizzettel (um keine Ideen zu vergessen) Arbeitsblätter (Ausgaben, Gesprächsnotizen, Memos) Adressteil Fächer für wichtige Unterlagen Service-Blätter (von Mind-Mapping bis ausländische Kennzeichen…)

17 Weitere Zeitspar-Tipps (1/5) Pareto-Regel: mit 20 Prozent des Aufwandes lassen sich 80 Prozent der Ziele erreichen => für viel Output wenig Zeit nötig

18 Weitere Zeitspar-Tipps (2/5) Mein tägliches Date mit mir selbst: Reserviere jeden Tag eine Stunde, in der du die wichtigste Aufgabe des Tages voran bringst und lass` dich während dieser Zeit nicht stören!!!

19 Weitere Zeitspar-Tipps (3/5) Richtige Pausen und Zeitlimits: Die Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit nimmt nach einer Stunde stark ab. Dann 10 Minuten Pause machen (länger bringt keinen besseren Effekt)…und dann geht`s weiter… Wenn man sich vor Arbeitsbeginn ein Zeitlimit setzt, schafft man in der vorgegebenen zeit mehr!

20 Weitere Zeitspar-Tipps (4/5) Blöcke für gleiche Aufgaben: Man spart viel Zeit, wenn man sich für gleiche Aufgaben Zeitblöcke reserviert (z.B. 10 Telefonate hintereinander führen oder alle Mails auf einmal schreiben). So kann die Konzentrationsfähigkeit immer auf eine Aufgabe gerichtet sein, ohne ständige Ablenkung.

21 Weitere Zeitspar-Tipps (5/5) Finde deine eigene Leistungskurve: Circadianer Rhythmus: Die einen sind Nachteulen, die anderen Frühaufsteher -> wer die wichtigen Aufgaben zu seinen Schokoladenzeiten erledigt, ist erfolgreicher. Zu den schwierigen Zeiten (z.B h Mittagstief) Routine-Aufgaben erledigen. Biorhythmus: a)Körperrhythmus (Dauer: 23Tage) b)Seelischer Rhythmus (Dauer: 28 Tage) c)Geistesrhythmus (Dauer: 33 Tage)

22 Fazit und Diskusssion Unsere (und auch Eure) Meinung!

23 Literatur Beyer, G. (1992). Zeitmanagement. Arbeitsmethodik, Zeitplanung und Selbststeuerung. München: Econ. Covey, S. R., Merrill, A. R. & Merrill, R. R. (2000). Der Weg zum Wesentlichen (Zeitmanagement der vierten Generation). Frankfurt: Campus. Seiwert, L. J. (1993). Mehr Zeit für das Wesentliche. Landsberg am Lech: mvg-Verlag. Seiwert, L. J. (2000). Das neue 1x1 des Zeitmanagement (22.Auflage). Offenbach: Gabal.


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