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Zeitmanagement: Zeit? Wofür? "Die Zeit ist ein zu kostbares Gut, um verschwenderisch damit umzugehen!" 09.10.2007 (WS)1 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement:

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Präsentation zum Thema: "Zeitmanagement: Zeit? Wofür? "Die Zeit ist ein zu kostbares Gut, um verschwenderisch damit umzugehen!" 09.10.2007 (WS)1 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement:"—  Präsentation transkript:

1 Zeitmanagement: Zeit? Wofür? "Die Zeit ist ein zu kostbares Gut, um verschwenderisch damit umzugehen!" (WS)1 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

2 Zeit und Zeitmanagement Versuchen Sie selbst einmal, jemandem zu erklären, was Zeit ist. Sie werden sehen, es ist nicht einfach! Ein Wörterbuch hat weniger Probleme mit einer Erklärung. Zeit ist danach einfach "der Ablauf des Geschehens" "das Nacheinander des Erlebens" "das Aufeinanderfolgen der Ereignisse". Einstein, der sich über die Zeit viele Gedanken gemacht hatte, konnte sich leisten zu sagen: "Zeit ist das, was man auf der Uhr abliest." "Was aber ist die Zeit?" hatte schon Augustinus gefragt. Und gab auch gleich die Antwort: "Wenn mich niemand fragt, so weiß ich es; will ich es jemandem erklären, so weiß ich es nicht." (WS)2 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

3 Was ist Zeitmanagement? Zeitmanagement ist das systematische und disziplinierte Planen Ihrer Zeit. Der Zweck des Zeitmanagement ist es, mehr Zeit für die wichtigen Dinge in Ihrem Beruf und in Ihrem Privatleben zu haben. Sie können durch eine systematische Zeitplanung täglich erstaunlich viel Zeit gewinnen (WS)3 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

4 Bestandsaufnahme: Wofür verbrauchen Sie wie viel Zeit? Wenn Sie den Umgang mit Ihrer Zeit verbessern wollen, sollten Sie zuerst schauen, wo Ihre Zeit eigentlich bleibt. Um Zeitfresser auszumerzen, müssen Sie erst wissen, was Ihnen Ihre Zeit stiehlt (WS)4 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

5 Welche Bereiche gibt es in Ihrem Leben? Zunächst können Sie einmal überlegen, in welche verschiedenen Bereiche sich Ihr Leben aufteilt und wie viel Zeit Sie ungefähr für jeden Bereich verwenden. Ein Beispiel: Ich bin berufstätig, arbeite ca. 40 Stunden die Woche, (wenn nicht berufstätig, was mache ich in den 40 Stunden?) Ich betreibe Sport und verbringe ca. 5 Stunden die Woche mit meinem Training. Ich führe meinen Haushalt und brauche dafür ca. 9 Stunden die Woche. Mit meinen Freunden verbringe ich ca. 6 Stunden in der Woche. usw. Verschaffen Sie sich einen solchen Überblick über Ihre momentane Lebenssituation (WS)5 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

6 Überprüfen Sie Ihre erste Bestandsaufnahme mit einem Zeitprotokoll Um einen exakten Überblick über Ihren tatsächlichen Zeitverbrauch zu bekommen, sollten Sie für eine Woche folgendes tun: Schreiben Sie in einem Zeitprotokoll genau auf, wie viel Zeit Sie für welche Aktivitäten in Ihrem Leben verbrauchen, vom Aufstehen bis zum Schlafengehen. Das erfordert ein bisschen Disziplin, aber Sie erkennen so genau, wie viel Zeit Sie tatsächlich wofür verwenden. Wählen Sie eine möglichst normale Woche und nicht gerade die Urlaubszeit oder eine andere Ausnahmezeit (WS)6 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

7 Analysieren Sie Ihr Zeitprotokoll Nach der Woche können Sie dann Ihr Zeitprotokoll analysieren. Suchen Sie nach den Aktivitäten, für die Sie die meiste Zeit investieren. Fragen Sie für jede der Aktivitäten, ob Sie weiterhin bereit sind, so viel Zeit dafür aufzuwenden. Vielleicht möchten Sie auch für einige Aktivitäten ab sofort mehr Zeit haben als bisher? Diese Zeit müssen Sie dann woanders einsparen. Sie können auf diese Weise aus Ihrem Zeitprotokoll erfahren, ob und wie Sie Ihren Tagesablauf gestalten wollen, um mehr von den Dingen machen zu können, die Sie wollen. Dabei geht es ganz allein um Sie. Sie müssen hier keine Auflagen erfüllen oder jemand anders zufrieden stellen. Urteilen Sie nicht gleich hart über sich, wenn Sie feststellen, dass Sie ziemlich viel Zeit vertrödeln oder mit Sachen verbringen, die Ihnen gar nicht so wichtig sind – Sie haben ja die Möglichkeit, das jederzeit zu ändern (WS)7 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

8 Planen Sie täglich 5 bis 15 Minuten Reservieren Sie sich 5 bis 15 Minuten ungestörte Zeit. Dafür eignet sich zum Beispiel die Zeit morgens nach dem Frühstück, so dass Sie den aktuellen Tag planen können. Oder planen Sie abends vor dem Schlafengehen den kommenden Tag (WS)8 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

9 Unterscheiden Sie wichtige und dringende Aufgaben Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und vergeben Sie danach die Priorität der Aufgabe. Dringende Aufgaben haben einen festen, in der Regel sehr nahen Termin, an dem Sie abgeschlossen werden müssen. Dringende Aufgaben sind z.B. Präsentationen, Vorbereitungen für Kundentermine, Deadlines, usw. Wichtige Aufgaben sind von Ihren Auswirkungen und Folgen her gewichtig. Wichtige Aufgaben sind eher strategischer, langfristiger und präventiver Natur (WS)9 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

10 Die Alpen Methode A Alle Aufgaben aufschreiben L Länge zur Bewältigung schätzen P Pufferzeiten reservieren (40:60 Regel: nur 60% verplanen) E Entscheide Prioritäten N Nachkontrolle (WS)10 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

11 Parkinsons Gesetz: Die Zeit, die wir brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen, variiert entsprechend der Zeit, die uns zur Verfügung steht. Wir neigen dazu, alle zur Verfügung stehende Zeit aufzubrauchen. Es gilt deshalb immer, zuerst zu entscheiden: Wie viel Zeit wollen oder können wir in eine Aufgabe investieren? Perfektion am falschen Ort kostet nur unnötige Zeit! (WS) ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür? 11

12 Das Pareto-Prinzip (WS)12 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

13 Die ABC Analyse nach Seiwert (WS) ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür? 13

14 Die A, B und C Aufgabenklassen Aufgaben lassen sich in drei verschiedene Klassen einteilen, nämlich in die Klassen A, B und C. A – Die Aufgabenklasse A beinhaltet Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Oft stellen sich Ihnen Aufgaben der Klasse A in einer Krisensituation, z.B. wenn viel auf dem Spiel steht (= wichtig) und wenn Probleme schnell gelöst werden müssen (= dringend). Bsp.: Ein wichtiger Kunde droht abzuspringen. Sie müssen schnell reagieren, um zu verhindern, dass er zur Konkurrenz geht (WS)14 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

15 Die A, B und C Aufgabenklassen B – Aufgaben der Klasse B sind solche, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft wichtig sind. Wenn Sie Aufgaben der Klasse B vernachlässigen, geraten Sie möglicherweise schnell in eine Krisensituation. Dann werden aus den B-Aufgaben sofort A-Aufgaben. Zu den B-Aufgaben gehören oft Aktivitäten, die einen präventiven oder strategischen Charakter haben. Bsp.: Sie haben seit längerer Zeit ein Druckgefühl im Magen. Nun nehmen Sie sich vor, einmal zum Arzt zu gehen. Bekommen Sie akute Magenschmerzen, würde der Arzttermin zu einer A-Aufgabe werden (WS)15 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

16 Die A, B und C Aufgabenklassen C – In die Aufgabenklasse C gehört das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um solche Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt werden müssen) aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können wir delegieren oder durch eine bessere Organisation verkürzen. C-Aufgaben können zu A-Aufgaben werden, wenn Sie nicht rechtzeitig erledigt werden. Bsp.: Ihre Wohnung ist unaufgeräumt oder Unterlagen im Büro müssen abgeheftet werden (WS)16 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

17 Wie setzen Sie die Aufgabenklassen bei Ihrem Zeitmanagement ein? Wenn Sie Ihre Zeit planen, dann teilen Sie Ihre Aufgaben nach den Aufgabenklassen ein. Erledigen Sie zuerst A-Aufgaben. Dann soviel wie möglich B-Aufgaben erledigen. C-Aufgaben sollten Sie am besten an andere Menschen delegieren. Dies ist natürlich nur in einem gewissen Maß möglich. Z.B. sind besonders viele Aufgaben aus dem Haushalt typische C-Aufgaben. Die können Sie ja nicht einfach alle Ihrem Lebenspartner bzw. Ihrer Lebenspartnerin zuschieben, auch wenn das natürlich sehr angenehm wäre. Sie sollten sich ein System erarbeiten, mit dem Sie Routine- und Alltagsaufgaben möglichst schnell und effizient erledigen können (WS)17 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

18 Noch einmal zusammengefasst: Erledigen Sie A- und B-Aufgaben immer zuerst vor allen anderen. Dann gehen Sie an die C-Aufgaben. Vielleicht können Sie einige dieser Aufgaben an jemand anderen delegieren. Wenn nicht, können Sie hier effiziente Strategien entwickeln, mit denen Sie diese Aufgaben möglichst schnell erledigen können (WS)18 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

19 Planen Sie die geschätzte Dauer Ihrer Aufgaben und überlegen Sie sich, wann Sie die Aufgabe erledigen Überlegen Sie sich nun zu jeder Aufgabe, wie lange Sie schätzen, dafür zu brauchen. Aber Vorsicht: Schätzen Sie nicht zu knapp. Wenn Sie zu knapp kalkulieren, geraten Sie später mit Ihrem Zeitplan völlig durcheinander. Planen Sie dann auch, wann Sie anfangen und wann Sie fertig sein wollen. Eine Planung ohne Termine ist kein Planen, sondern nur ein Vornehmen (WS)19 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

20 Planen Sie unbedingt Pufferzeiten mit ein Tipp Planen Sie in Blöcken: Fassen Sie gleichartige Aufgaben zusammen. Wenn Sie fünf Anrufe zu erledigen haben, dann erledigen Sie die alle hintereinander. So sparen Sie Zeit und müssen spätere Aufgaben damit nicht unterbrechen. Planen Sie zwischen den Aufgaben immer Pufferzeiten mit ein. Die meisten Menschen werden während Ihrer Arbeit häufig gestört und unterbrochen. Dagegen kann fast niemand etwas tun. Wenn Sie Spielraum für Unterbrechungen mit einplanen, können Sie gelassener auf Unterbrechungen und Störungen reagieren und Sie geraten mit Ihren Aufgaben nicht völlig in Verzug (WS)20 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

21 Ihre Zeitplanung zusammengefasst Um Ihre Zeitplanung durchzuführen, schreiben Sie also zu jeder Aufgabe folgendes auf: Das gewünschte Ergebnis Was Sie vorher noch alles brauchen Die Wichtigkeit und Dringlichkeit (A, B oder C) Anfang, Ende und Dauer (inklusive Pufferzeit) (WS)21 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

22 Zeitmanagement gibt Ihnen mehr Zeit für sich Es geht beim Zeitmanagement nicht darum, dass Sie noch mehr Zeit für Arbeit freimachen, so dass Sie in den 8 Stunden, die Sie täglich arbeiten, die Arbeit von 12 Stunden hinein quetschen können. Vielmehr sollten Sie sich mit Ihrem Zeitmanagement mehr Freiraum z.B. für Erholung, für Möglichkeiten, neue Energie zu tanken, Hobbys oder andere Vorhaben, die Ihnen wichtig sind, schaffen (WS)22 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?

23 Zeitmanagement: Zeit? Wofür? Durch ein gezieltes Zeitmanagement gewinnen Sie mehr Zeit, die Sie frei nutzen können. So können Sie insgesamt ein ausgeglicheneres und damit glücklicheres Leben führen (WS)23 ZiB (Zukunft im Beruf) Zeitmanagement: Zeit? Wofür?


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