Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Verlorenes Geld kann man ersetzen. Verschwendete Zeit ist für immer verloren.

Ähnliche Präsentationen


Präsentation zum Thema: "BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Verlorenes Geld kann man ersetzen. Verschwendete Zeit ist für immer verloren."—  Präsentation transkript:

1

2 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Verlorenes Geld kann man ersetzen. Verschwendete Zeit ist für immer verloren.

3 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Mit mehr Aufwand an Planung spart man Zeit bei der Durchführung. Es kann ein Optimum erreicht werden. Dann wird weitere Planung ineffektiv und kostet nur noch Zeit.

4 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Die Dokumentation der eigenen Zeitverwaltung und -verwendung ist eine Vorbedingung für (klassisches) Zeitmanagement. Überblick über Verbrauch erhalten Erfahrungswerte für Schätzungen Ansatzpunkte für Verbesserungen Zeitdiebe fassen und eliminieren

5 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Man listet alle Tätigkeiten eines Tages auf und analysiert alle einzelnen Posten nach vier Kriterien Musste ich das tun, wars notwendig? War der Zeitaufwand gerechtfertigt? War die Ausführung zweckmäßig? War der Zeitpunkt sinnvoll gewählt? Antwort immer nur mit ja oder nein

6 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Zeitdiebe machen effektives Arbeiten teilweise unmöglich: Besucher/innen Telefon unklare Zielsetzung keine Übersicht schlechte Tagesplanung keine Prioritäten nicht nein sagen können Papierkram & Lesen keine Motivation Unorganisiertheit keine Selbstdisziplin lange Besprechungen keine oder schlechte Kommunikation Aufschieberitis Perfektionismus schlechte Vorbereitung Wartezeiten

7 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Zeitdiebe (und Störfaktoren) benennen und anhand von Leitfragen bearbeiten: Wer oder was stiehlt mir die Zeit? Was sind die schlimmsten Zeitdiebe? Welche Besuche/Telefonate hätten nicht oder kürzer sein müssen? Wie reagiere ich auf Störungen? Was mache ich ab heute?

8 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Machen Sie sich eine Tabelle: ZeitdiebUrsachen, GründeMaßnahmen

9 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Der Tag hat 24 Stunden. Immerhin. ca. 60% für geplante Aktivitäten ca. 20% für unerwartete Aktivitäten ca. 20% für spontane und soziale Aktivitäten... rechnen Sie auch mit dem, was Sie nicht verplanen können! Verplanen Sie nicht jede Stunde... 60:40

10 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Schaffen Sie sich To-do-Listen Listen Sie alle Tätigkeiten auf Setzen Sie Prioritäten Erstellen Sie eine Reihenfolge Schätzen Sie die Zeiten Erfassen Sie Beginn und Ende Delegieren Sie (wenn möglich) Kontrollieren Sie (abzeichnen!) !

11 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Ruhe bewahren! Und schaffen! Reservieren Sie stille Stunden störungsfrei für größere Aufgaben Planen Sie Pausen für die Regeneration zur Erholung vom & zum Denken Und planen Sie Pufferzeiten ein

12 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Pufferzeiten heißt nicht Nichtstun Pufferzeiten kann man füllen mit Tagesplan prüfen bzw. korrigieren neue Infos ablegen, bewerten usw. Telefonate erledigen Termine vor- u. nachbereiten Schreibtisch aufklaren, Ablage B- und C-Aufgaben erledigen Absprachen treffen Verspätungen einarbeiten

13 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Mehrjahrespläne für langfristige Ziele (> 3 Jahre) Planungszeiträume sind Jahrespläne für mittelfristige Ziele (< 3 Jahre) Quartalspläne für kurzfristige Ziele (3 bis 12 Monate) Monats-, Wochen- u. Tagespläne für die laufenden Ziele/Aktivitäten

14 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Der Tagesplan – die wichtigste Stufe der Zeitplanung Tagesplan bedeutet Realisierung Das wichtigste Prinzip: Der Tagesplan ist ein Schriftstück!

15 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Tagesplanung mit der ALPEN-Methode: Aufgaben, Aktivitäten und Termine Länge schätzen Pufferzeit reservieren (60:40-Regel) Entscheidung über Prioritäten Nachsorge: Kontrolle, Übertragungen A L P E N

16 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Nutzen Sie Abkürzungen und andere Methoden B – für Besuche, BS – für Besprechung, E – für , K – Kontrolle, P – für Post, R – für Reise, T – für Telefon, ! – wichtig, ? – klären...

17 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Das Pareto-Prinzip Wir glauben, dass zwischen Aufwand und Ergebnis ein proportionales Verhältnis besteht. Irrtum! 20% der strategisch richtig eingesetzten Zeit und Energie bringen 80% der Ergebnisse!

18 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Prioritäten setzen! Nach der A-B-C-Methode: A:sehr wichtig B:wichtig C:Kleinkram, unwichtig Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!

19 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Einige Fragen zur ABC-Analyse: Wie teile ich meine Tätigkeiten ein? Welche Aufgaben – welche Ziele? Welche Aufgaben = größter Nutzen? Bei welcher Aufgabe habe ich im Falle der Nichterfüllung die negativsten Folgen?

20 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Das Eisenhower-Prinzip wichtig nicht wichtig nicht dringenddringend B-Aufgaben Wichtig, aber nicht so dringend: Strategisch planen (selbst tun) A-Aufgaben Wichtig und dringend: Sofort selbst tun Andere Aufgaben Weder wichtig noch dringend: Ignorieren... später... C-Aufgaben Nicht so wichtig, aber dringend: Erledigen, mögl. delegieren

21 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Das Eisenhower-Prinzip A-Aufgaben, dringlich + wichtig, selbst + sofort erledigen B-Aufgaben, hohe Wichtigkeit, noch nicht so dringlich – terminieren C-Aufgaben, keine hohe Wichtigkeit, aber dringlich – mögl. delegieren Der Rest: wenns geht – Papierkorb

22 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG 10 Telefonsünden 1.Zielsetzung ist unklar 2.improvisierte Vorbereitung 3.schlechter Zeitpunkt 4.Telefonnummer suchen (auch die eigene) 5.Unterlagen nicht parat 6.vorher keine Stichworte notiert 7.keine Erklärung der Gesprächsabsicht 8.Monolog statt Zuhören und Fragen 9.keine Telefonnotizen (oder auf Waschzettel) 10.keine konkreten Verabredungen

23 BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Weitere verwandte Themen: Gute Sitzungen/Besprechungen Gesprächsführung kreative Arbeitstechniken Telefonieren mit Ziel


Herunterladen ppt "BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG Verlorenes Geld kann man ersetzen. Verschwendete Zeit ist für immer verloren."

Ähnliche Präsentationen


Google-Anzeigen