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Kommunikationsplan Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Vorlage –

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Präsentation zum Thema: "Kommunikationsplan Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Vorlage –"—  Präsentation transkript:

1 Kommunikationsplan Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Vorlage –

2 MVA xxxx-VMS7-k 1 Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes Name und Version des Dokuments  1.0 / Projektmanagement-Disziplin  6.3 Kommunikationsmanagement 2 Ziele: Was soll mit diesem Dokument erreicht werden?  Festlegen von Kommunikationszielen, Anforderungen und Bedürfnissen einzelner Zielgruppen und der zum Erreichen der Zielgruppen richtigen Kommunikationswege 3 Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Pflege des Dokuments zuständig?  Der Kommunikationsmanager erstellt in Absprach mit dem Projektleiter die Kommunikationspläne und ist für deren Pflege zuständig 4 Pflegezyklus: In welchen Anständen sollte das Dokument überarbeitet werden?  Initiale Erstellung vor Projektbeginn und Anpassung nach Bedarf 5 Adressatenkreis: An wen richten sich die Informationen im Dokument?  Das gesamte Projektteam zur Information 6 Rahmenbedingungen für den Einsatz  Keine einschränkenden Rahmenbedingungen, das Dokument ist für alle Projekte einzusetzen. 7

3 MVA xxxx-VMS7-k 2 Kommunikation erfolgt extern und intern mit jeweils unterschiedlichen Zielsetzungen ProjektinternProjektextern  Was bedeutet Projekt XXX?  Was ändert sich an meinem Arbeitsplatz?  Wann werde ich wie qualifiziert?  …  Welche Verbesserungen in meiner täglichen Arbeit kann ich Projekt XXX erwarten?  Wie trägt Projekt XXX zur Zukunftsfähigkeit der Behörde bei?  Welche zusätzlichen Informationen/ neuen Informationsqualitäten kann ich gewinnen?  …  Wie ist sicher gestellt, dass das Projekt XXX nicht für individuelle Leistungsmessung eingesetzt wird?  Welche Auswertungsmöglichkeiten werden geschaffen und wie wird mit ihnen umgegangen?  … Beispiele für adressierte FragenZiele Transparenz Nutzen- übersetzung Schaffung von Vertrauen  Was sind die Ziele des Projekts?  Was wird von mir über meine normale Projektarbeit hinaus erwartet?  Wie handle ich in Situation xyz?  …  Was sind die nächsten Schritte?  Wo liegt der Projektfokus?  Wie bauen wir vorhandene Meinungsverschiedenheiten ab?  …  Wer ist das Projekt?  Was ist der aktuelle Status?  Was läuft gut/ was läuft schlecht? ... Beispiele für adressierte FragenZiele Fokussieren Konfliktabbau Informations- austausch  Welche kritischen Punkte können mit zusätzlicher Hilfe gelöst werden?  Wo sind Engpässe im Projekt? ... Unterstützung  Wie trägt meine Arbeit zum Erfolg des Projekts bei?  Wann erreichen wir Meilenstein X?  Wie wird unsere Arbeit von Externen wahrgenommen?  … Motivieren Beantwortet: Welche Ziele gelten für die interne und externe Kommunikation?

4 MVA xxxx-VMS7-k 3 Interne Kommunikation muss regelmäßig und zielgerichtet erfolgen Zentrale Support- funktionen Teilprojektleiter Projektteam Gesamtprojektleiter Teilprojektleiter Projektteam AuftraggeberAuftragnehmer wöchent- licher AG- interner Jour fixe wöchentlicher GPL Jour fixe 2-wöchentlicher TPL Jour fixe (je Teilprojekt) Institutionierte Kommunikation Kommunikation bei Bedarf Tägliche Kommunikation Gesamtprojektleiter Häufige Pro- bleme interner Kommunikation  Fehlen TP- übergreifender Jour fixes zur Lösung von übergreifenden Problemen (in der Grafik nur bedingt enthalten)  Zu wenig Vor- bereitung in TP- spezifischen Regelterminen Beantwortet: Was sind die wichtigsten internen Kommunikationswege und - instanzen?

5 MVA xxxx-VMS7-k 4 Externe Kommunikationspläne müssen pro Stakeholdergruppe erarbeitet werden KommunikationszieleAdressatAnforderungen an KommunikationZyklus Vorstand/ Verwaltungsrat/ LA  Transparenz über Projektfortschritt und Effekte schaffen  Unterstützung gewinnen/ erhalten  Direkte, persönliche Kommunikation  Intensive Erläuterung  Vertrauliche Informationen  Monatlich, bedarfsbezogen Führungsspitze/ Abeilungsleiter  Transparenz über Projektfortschritt und Effekte schaffen  Unterstützung gewinnen/ erhalten  Anteile direkter/persönlicher Kommunikation  Möglichkeit der Erläuterung  1x im Quartal Alle Mitarbeiter (unmittelbar betroffen)  Transparenz über Projektfortschritt und Planung schaffen  Fähigkeiten vermitteln  Schnelle Vermittlung großer Informationsmengen  Zeitl. Kopplung mit Rollout  Monatlich, Bedarfsbezogen interne Stake- holder (GleiB, Datenschutz, …)  Transparenz über Fortschritt schaffen  Konstruktive Begleitung sichern  Zügige Mitwirkungsprozesse vorbereiten  Ausrichtung an spezifischen rechtlichen Anforderungen  Differenzierte inhaltliche und proaktive Kommunikation  1 x im Quartal, Bedarfsbezogen externe Stake- holder (BMAS, BRH, …)  Transparenz über spezifische Projektinhalte schaffen  Vertrauen absichern  Zügige Genehmigungen vorbereiten  Ausrichtung an spezifischen rechtlichen Anforderungen  Proaktive Kommunikation  1x im Halbjahr/ Jahr Öffentlichkeit  Best Practice  Das Erfolgsmodell positionieren  Publikationen, Tagungen  Veröffentlichung in Zeitungen/Zeitschriften  online, z.B. auf  Anlaßbezogen Beantwortet: Wer hat welche Anforderungen an die Projektkommunikation?

6 MVA xxxx-VMS7-k 5 Für die Kommunikation stehen unterschiedliche Mittel zur Verfügung Beispiele  Behördeninterner Newsletter  Behördeninternes Fernsehen  Intranet  … Breiten- wirkung Vorhandene behörendeninterne Medien Projekteigene Medien/ Veröffentlichungen Persönliche Kommunikation Genauig- keit Intensität Feedback Aufwand  Veranstaltungen (Road Show, interner Kongress …)  Flyer  Info-Mails/ Rundschreiben  Gremiensitzungen  Persönliche Gespräche (Joures Fixes, Kamingespräche)  E-Learning  Persönliche Mails/ Briefe  Radio  Zeitungen/Zeitschriften  Fernsehen Öffentliche Medien Beantwortet: Welche Medien kommen für die interne und externe Kommunikation in Frage?

7 MVA xxxx-VMS7-k 6 Kommunikationsplan - Gesamtprojektleiter AG InstanzZiel/ InhaltVorbereitungMediumRolleZyklus GPL Jour fixe  Statusupdate einholen  Entscheidungsbedarfe klären  Probleme der Zusammenarbeit klären  Risiken besprechen  Updates von TPL einholen Meetingpartnerschaftlich-aktivwöchentlich Lenkungs- ausschuss  Statusupdate vermitteln  Entscheidungsbedarfe präsentieren und beschließen  Offene Fragen klären  Update des gesamten Projekts einholen Meetingaktiv, vortragend1x Quartal Projekt- interner Newsletter  Projektupdate vermitteln  Motivation aufbauen  Ausblicke aufzeigen  Update der Kernpunkte des Projekts einholen / Aushang aktiv, verantwortlichmonatlich Öffentliche Präsen- tationen  Vision aufzeigen  Projektupdate vermitteln  Auf Anlass der Veranstaltung eingehen  Projektinformationen einholen  Vortrag / Präsentation mit Abteilung für Öffentlich- keitsarbeit abstimmen Vortrag / Interview aktivanlass- bezogen...  Beantwortet: Welche Kommunikationsverpflichtungen gibt pro Gruppe (d.h. GPL, TPL, Projektteam, LA, Vorstand,...)?

8 MVA xxxx-VMS7-k 7 Kommunikationsmaßnahmenplan DatumWer kommuniziert? Wo wird kommuniziert? Medium - Womit wird kommuniziert? Status Gesamtprojektleiter AN  Vorstellung Projektziele an alle internen Mitarbeiter  Umreisen des Projektplans samt Meilensteinen Intraneterledigt Vorstand  Vorstellung Projekt in der Öffentlichkeit Interviewin Planung...  Was wird kommuniziert? Videointerview Presse Teilprojektleiter AN, Gesamtprojektleiter AN  Diskussionsrunde Anforderungen Fachbereiche MündlichvorgesehenDiskussionsrunde Beantwortet: Welche Maßnahmen wurden zuletzt durchgeführt? Welche nächsten Maßnahmen sind geplant (wer, was, wo)?...


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