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Projektcharta Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Vorlage –

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Präsentation zum Thema: "Projektcharta Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Vorlage –"—  Präsentation transkript:

1 Projektcharta Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Vorlage –

2 MVA xxxx-VMS7-k 1 Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes Name und Version des Dokuments 5.1-3_Projektcharta_v1.0.ppt / Projektmanagement-Disziplin 5.1 Festlegung/ Überprüfung der Projektrahmenbedingungen 2 Ziele: Was soll mit diesem Dokument erreicht werden? Was sind die wichtigsten Ziele (inhaltliche Aspekte der Lösungsdefinition)? Wodurch entsteht konkreter Nutzen (finanzielle Aspekte der Lösungsdefinition)? Was sind die Kernkomponenten und -funktionalitäten (technische Aspekte der Lösungsdefinition)? Welche Implementierungsvarianten gibt es? Welche kommen in Frage? 3 Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Pflege des Dokuments zuständig? Erstellt durch den Treiber der Projektanbahnung in Zusammenarbeit mit einem Expertenteam Falls ein designierter Projektleiter existiert, sollte auch dieser in die Erstellung eingebunden werden Präsentation und Genehmigung des finalen Dokuments in den Gremien der Projektgenehmigung 4 Pflegezyklus: In welchen Abständen sollte das Dokument überarbeitet werden? Einmalige Erstellung im Rahmen eines 1- bis 2-tägigen Workshops und Verwendung der Ergebnisse einer möglicherweise parallel durchgeführten Machbarkeitsstudie 5 Rahmenbedingungen für den Einsatz Das Dokumente sollte für alle Projekte eingesetzt werden, bei denen es mehrere Lösungsalternativen gibt. 7 Adressatenkreis: An wen richten sich die Informationen im Dokument? An die Gremien der Projektgenehmigung als Teil der Entscheidungsgrundlage Das gesamte Projektteam zur Information 6

3 MVA xxxx-VMS7-k 2 Übersicht Projekt XYZ XXX Verantw. Behörde: Übergreifend / IT /... Art des Projekts: Betroffenen Behörden/ Abteilungen: Behörde / Abteilung I... Behörde / Abteilung II... Hr. Mustermann Projekt- leiter: Beantwortet: Wie wird die Abteilung beeinflusst? Welche Prozesse / Daten ändern sich? Welcher konkrete Nutzen entsteht? Projektgrunsätze ProjektmotivationenProjektziele Beantwortet: Warum brauchen wir das Projekt? Wer braucht das Projekt? (nur wichtigste Motivationen) Beantwortet: Was wird die Ziellösung inhaltlich erbringen (Output)? Welchen Nutzen wird das Projekt produzieren? (Outcome)

4 MVA xxxx-VMS7-k 3 Name Masterdatensatz Gesetzliche Richtlinien Standards Code-Repository Verantwortlichkeiten Keine Doppelstrukturen Training Perspektiventrennung Reporting Übersicht Anforderungen Quelle: Team Priorität Beantwortet: Welche technischen und funktionalen Anforderungen (Kernfunktionalitäten) wird an die finale Lösung gestellt? Welche der Anforderungen ist ein Muss, welche ein Kann? Kategorie Datenqualität Nachhaltigkeit Berichterstattung Beschreibung Vollständiger Masterdatensatz Erfüllung aller gesetzlichen Richtlinien Standardkonformität zu SAP/Oracle Gemeinsames Code-Repository aller Teilkomponenten Klar geregelte Verantwortlichkeiten Lösung und Organisationsstruktur müssen spiegel-bildlich sein um Doppelstrukturen zu vermeiden Kontinuierliches Endanwendertraining Trennung zwischen Management- und Nutzerperspektive Flexible Report-Engine, die Anpassungen und Neuerstellungen einfach zulässt Nr 1a 1b 1c 1d 2a 2b 2c 3a 3b Muss1 Soll2 Kann3

5 MVA xxxx-VMS7-k 4 Es gibt 3 Lösungsoptionen Quelle: Team 1: Enhance existing systems 3. Organisatorische Lösung1: Eigenentwicklung Umsetzungskosten: EUR xx Mio EUR xx-yy Mio pro Jahr (2009 – 2011) 1 Jahre +1,5 Jahre + 2: Einführung einer Standardlösung... 2 Jahre + Beschreibung der Lösung: Finanzieller Vorteil: Zeitrahmen: Benötigte Ressourcen:... Bevorzugte Lösung EUR xx Mio EUR xx-yy Mio pro Jahr (2009 – 2011) EUR xx Mio EUR xx-yy Mio pro Jahr (2009 – 2011) 100 Personenjahre30 Personenjahre25 Personenjahre Beantwortet: Was sind die speziellen Features einer jeden Lösungsoption? Welche Software kann eingesetzt werden? Welche Prozesse ändern sich?

6 MVA xxxx-VMS7-k 5 Keine Lösung ist optimal; Option 2 jedoch am vielversprechendsten Quelle: Team Option 1: Eigenent- wicklung Option 2: Einführung Standardlösung Option 3: Organi- satorische Lösung Anforderungsname Masterdatensatz Gesetzliche Richtlinien Standards Code-Repository Verantwortlichkeiten Keine Doppelstrukturen Nr 1a 1b 1c 1d 2a 2b Training2c Perspektiventrennung Reporting 3a 3b Beantwortet: Welche Lösungsoption erfüllt welche der Anforderung?... 4a 4b

7 MVA xxxx-VMS7-k 6 Option 1 liefert folgenden Nutzen (pro Option eine Folie) Quelle: Team Beschrei- bung:... Voraussetzungen... Benötigte Ressourcen LA:... Projekt- management:... Externe Experten:... Software- lieferanten:... Implement- ierungspartner:... Internes Projektteam:... Implemen- tierungszeit: 12 Monate Total cost (Rm) ? ? Nutzen (Kosteneinsparung) Nutzenkategorie Pot. kum. Nutzen * EUR Einflüsse auf die Organisation FähigkeitenProzesseSteuerung... Techn. Lösung... Kommunikation... Kosten (Implement. + Betrieb) Kostentreiber Schulung 0 Puffer Projektrisiko 0 Implementierung 0 Hardware 0 Pot. kum. Kosten * EUR Personalkosten 0 Summe... Summe... Σ Effizienzgewinn 0 Verbrauchsmaterial 0 Wartung 0 Beantwortet: Wie müssen Prozesse, Technik, Steuerung der Organisation aktuell aussehen, damit die Lösung erfolgreich umgesetzt werden kann? Beantwortet: Welche Veränderungen ruft die Lösung in den verschiedenen Dimensionen hervor? Beantwortet: Wie viele Ressourcen werden in etwa für die Umsetzung benötigt? Beantwortet: Welche Kosten- und Nutzentreiber lassen sich identifizieren? Was ist deren quantitative Dimension? Beantwortet: Wiederholung: Was sind die speziellen Features der Lösungsoption?

8 MVA xxxx-VMS7-k 7 Zusammenfassung der Bewertung: Die Einführung von Standardsoftware ist die beste Lösung Quelle: Team Option 1: Eigenentwicklung Option 2: Einführung Standardlösung Option 3: Organisatorische Lösung Beschreibung der Option... Vorteile Nachteile / Problempotential... Bevorzugte Lösung Beantwortet: Wiederholung: Was sind die speziellen Features der Lösungsoption? Beantwortet: Welche Lösungsoptionen kommen warum in Frage? Was sind die Stärken/ Schwächen einer jeden Option? Welches Konfliktpotential ist erkennbar? Welche Lösungsoption ist unter Betrachtung aller SWOT-Aspekte sowie der Kosten bevorzugt?


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