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© TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Begriffsdefinitionen in Anlehnung an ISO.

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Präsentation zum Thema: "© TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Begriffsdefinitionen in Anlehnung an ISO."—  Präsentation transkript:

1 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Begriffsdefinitionen in Anlehnung an ISO 9000:2000 Prozess: System von Tätigkeiten, das Eingaben mit Hilfe von Mitteln in Ergebnisse umwandelt System: Einheit aus in Wechselbeziehungen oder Wechselwirkung stehenden Elementen Management: Aufeinander abgestimmte Tätigkeiten zur Lenkung und Steuerung einer Organisation Organisation: Gruppe von Personen und Einrichtungen mit einen geordneten Gefüge von Verantwortungen, Befugnissen und Beziehungen

2 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Prozessmanagement im Überblick Prozesse identifizieren und abgrenzen Prozesse analysieren und dokumentieren Messsystem entwickeln Prozesse lenken und laufend verbessern

3 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Das Modell einer Wertkette Gewinnspanne Unter- stützende Aktivitäten Primäre Aktivitäten Unternehmensinfrastruktur Personalwirtschaft Technologieentwicklung Beschaffung Eingangs- logistik Opera- tionen Marketing & Vertrieb Ausgangs- logistik Kunden- dienst

4 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Die Unternehmung als prozessorientierte Wertschöpfungskette Strategische & operative Führung Unternehmungsorganisation Kern- funktionen Haupt- geschäfts- prozesse Support- funktionen Markt- identifizierung Produkt-/ Dienst- leistungs- entwicklung Beschaffung der Produktions- faktoren Kombination der Produktions- faktoren / Fertigung Absatz Kunden- dienstleistung Innovationsprozess Betrieblicher Leistungsprozess Kundenprozess Leistungserstellung F&EBeschaffungLogistikFertigungVerkaufService verwertung Informatik Personalmanagement Controlling Finanzen, Rechnungswesen Recht Marketing Facility-Management/Infrastruktur....

5 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Modell des prozessorientierten Ansatzes nach ISO 9001:2000

6 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Prozesstypen HauptaufgabenBeispiele für Prozesse LeistungsprozesseErstellung und Vermarktung der Produkte und Dienstleistungen - Marketingkampagnen planen und durchführen - Produkte entwickeln - Aufträge abwickeln - Kundenreklamationen managen UnterstützungsprozesseSchaffung der für effiziente und effektive Leistungsprozesse notwendigen Rahmenbedingungen - Personal rekrutieren - Personal entwickeln - Lieferanten suchen und freigeben - IT-Applikationen entwickeln/beschaffen - Know-how sicherstellen Führungsprozessekurz-, mittel- und langfristige Unternehmensplanung und -steuerung sowie Entwick- lung und Absicherung der Unternehmenskultur - Strategie planen und umsetzen - 5-Jahres-Plan erstellen und überwachen - Budget erstellen und überwachen - interne Audits planen und durchführen - Mitarbeitergespräche planen und durchführen

7 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Prozessmanagement im Vergleich

8 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Idealtypischer Prozessgliederungsplan (PGP) Führungsprozesse Leistungsprozesse Unterstützungs- prozesse Unternehmen strategisch führen Kunden gewinnen Unternehmen operativ führen Produkte entwickeln Aufträge abwickeln Kunden binden Know-how sicherstellen Informations- fluss sicherstellen Sach- ressourcen sicherstellen Personal- ressourcen sicherstellen

9 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Identifikation und Strukturierung der Haupt- und Teilprozesse a) Kreative Sitzungb) Strukturierung Ebene 0 Ebene 1 Ebene 2 HP: A HP: B TP: A1 TP: A2 TP: B1 TP: B2 TP: B3 HP... Hauptprozess TP... Teilprozess TP: A1.1 TP: A1.2 TP: A2.1 TP: A2.2 TP: B3.1 TP:B3.2 Rahmenprozess

10 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Struktur des Hautprozesses Serienbedarfe beschaffen Pot. Neu- lieferanten bewerten und freigeben Lieferumfang bemustern u. freigeben Bestellungen abwickeln Lieferanten- reklamationen abwickeln Lieferanten suchen und freigeben Bedarf Produkte / Dienst- leistungen für die Serienproduktion Bewertungs- auftrag Freigabeinfo Bemusterungs- auftrag Freigabeinfo Reklamation an Lieferant Bewertungsergebnis (Qualität, Menge, Termin) Abweichung (Qualität, Menge, Termin) Freigabeinfo Bestellinfo Warenein- gänge durchführen Bewertungsergebnis an Lieferant (1x jährl.) Lieferanten- leistungen bewerten Allgemeine Beschaffungsrichtlinien

11 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Unternehmensspezifischer Prozessgliederungsplan Führungsprozesse Leistungsprozesse Unterstützungs- prozesse Unternehmen strategisch führen Kunden gewinnen Produktent- wicklungs- projekte abwickeln Kunden binden Know-how sicherstellen Informations- fluss sicherstellen Personal- ressourcen sicherstellen Jahresziele definieren und überwachen Finanzen verwalten Markt erforschen M&E beschaff./ instand halten Serienbedarfe beschaffen Aufträge abwickeln

12 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Strategiepyramide – Modell zur Strategieentwicklung Werte, Politik: Unternehmens-, Geschäfts-, Qualitätspolitik Leitlinien SWOT-Analyse: Stärken/Schwächen Chancen/Gefahren Strategische Produkte: Portfolio-Analyse: Märkte Produkte Balanced-Score-Card: Finanzziele Kundenziele Prozessziele Lern- und Innovationsziele Vision Kritische Erfolgsfaktoren Kernkompetenzen Ziele strat./längerfristige Ziele operative Ziele Maßnahmen, Programme, Projekte konkrete Schritte in Richtung Umsetzung (WAS? WER? MIT WEM? BIS WANN?) Ist-Situation Unternehmen Mitbewerb Markt

13 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Regelkreis der Strategie(weiter)entwicklung Balanced Score-Card Prozessperspektive Wie leistungsfähig sind unsere (Schlüssel-) Prozesse? Lern- u. Entwicklungs- perspektive Wie innovations-, ver- änderung- u. verbes- serungsfähig sind wir? Kundenperspektive Wie sehen uns unsere Kunden? Finanzwirtschaftliche Perspektive Wie sehen uns unsere Shareholder? Zukunfts- und aktionsorientiertes Reporting J F M A M J J A S O II D II Aktivitäten Wer? Bis? Strategische Initiativen Vision Strategie

14 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Prozesse versus Finanz- und Kundenziele Beziehungsstärken: 9...starke Beziehung, 3...mittlere Beziehung, 1...schwache Beziehung, 0...keine Beziehung GF...Gewichtungsfaktor

15 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Prozesse versus kritische Erfolgsfaktoren Beziehungsstärken: 9...starke Beziehung, 3...mittlere Beziehung, 1...schwache Beziehung, 0...keine Beziehung GF...Gewichtungsfaktor

16 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Schlüsselprozess-Auswahlverfahren Probleme kurzfristig und pragmatisch beheben Sofort und mit Nachdruck starten Mittelfristig starten Bedeutung für das Unternehmen Verbesserungspotenzial Don´t nerve!

17 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Schlüsselprozess-Portfolio Anfragen bearbeiten Auftragseingang bearbeiten Produkte produzieren Reklamationen bearbeiten Know-how sicherstellen Serienbedarfe beschaffen Markt bearbeiten Kunden servicieren Personalressourcen sicherstellen Lieferanten suchen und auswählen 5-Jahres-Plan erstellen und abstimmen Jahresziele definieren und überwachen Produktion planen und steuern Prozessaudits planen und durchführen Informationsfluss sicherstellen Markt erforschen Bestellungen abwickeln Auftragseingang bearbeiten Produktprojekte abwickeln M&E instand halten M&E beschaffen Wichtigkeit gering hoch sehr hoch sehr gering Verbesserungsbedarf sehr hoch hoch gering sehr gering

18 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Die Perspektiven der Prozessabgrenzung & Kontextanalyse

19 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Prozessabgrenzungsplan

20 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Prozessdefinitionsblatt

21 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Kontextdiagramm Potenzielle Neulieferanten bewerten und freigeben Funktion: Einkauf Prozess: Lieferanten suchen und freigeben Funktion: Qualitäts- förderung Lieferanten Prozess: Potenzielle Neu- lieferanten bewerten und freigeben Lieferanten Beurteilungsauftrag Freigabestatus Beurteilungsbericht Beratung/Coaching gemäß Fördervereinbarung Fortschrittsmeldungen Beurteilungsbericht Qualitäts- und Fördervereinbarung Fortschrittsmeldungen Freigabestatus Qualitäts- und Fördervereinbarung

22 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Leistungsverzeichnis Potenzielle Neulieferanten bewerten und freigeben

23 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Tipps für die Gestaltung von Prozessbeschreibungen a) Ablaufdiagramme verwenden b) Standardisierte Symbole verwenden c) Tätigkeiten mit Substantiv und Verb beschreiben; Fachausdrücke vermeiden d) Zuständigkeiten definieren e) Nahtstellenvereinbarungen treffen

24 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Standardisierte Symbolik bei Ablaufdiagrammen D... DurchführungE... Entscheidung M... Mitarbeit I... Information Start Tätigkeit Prüfung Entscheidung (Folge-) Prozess ja nein Regel- kreis

25 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Aufbaustruktur von Prozessbeschreibungen a) Zweck und Zielsetzungen b) Geltungsbereich c) Verwendete Abkürzungen und Begriffe d) Mitgeltende Dokumente e) Ablaufbeschreibung e.1) Ablaufdiagramm e.2) Erläuterungen zum Ablaufdiagramm f) Weitere Festlegungen g) Änderungsverzeichnis

26 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Vorgehensweise bei der Freigabe von Prozessbeschreibungen FL... Funktionsleiter, PB... Prozessbeschreibung, PE... Prozesseigner, PT... Prozessteam (= Prozesseigner + Prozessmitarbeiter), SV... Systemverantwortlicher

27 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Anwendungszustimmung in Prozessbeschreibungen Prozessteam: (Namen der Mitarbeiter, die an der Erstellung der Prozessbeschreibung mitgearbeitet haben)

28 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Ablaufschema zur Entwicklung eines prozessorientierten Kennzahlensystems Schlüsselprozesse Prozessziele definieren Kennzahlen ableiten Messverfahren festlegen

29 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Zieldefinition von Prozessen Prozessbezogene Zielsetzungen Kritische Erfolgsfaktoren des Unternehmens Allgemein gültige Erfolgsfaktoren von Prozessen Erwartungshaltungen der Stakeholder

30 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Generell anwendbare Prozesskennzahlen

31 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Prozessbezogene Zielematrix

32 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Prozessorientierte Matrixorganisation Marketing Organisation & IT Einkauf Finanzen & Controlling Personal & Recht Gliederungsmerkmal Prozesse" Gliederungsmerkmal Funktionen Unternehmungsleitung Prozess A Prozess B Prozess C

33 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Prozesslenkungssystem als Regelkreismodell Informationen über die Prozessgüte mit der Stimme des Prozesses Maßnahmen am Prozess Kunde Informationen über die Prozessgüte mit der Stimme des Kunden Prozess- output Prozess Mensch Maschine Material Methode Milieu

34 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Prozessverbesserungsmodell Betont die Aspekte des zielorientierten Planens und Handelns der ständigen Ver- besserung (KVP) durch die Rad-Darstellung Plane die Verbesserungs- maßnahmen Überprüfe und beurteile das Ergebnis Probiere die neue/geänderte Lösung aus Werte die Lern- erfolge aus und handle danach ACT DO PLAN CHECK KVP herausfordernde Prozessziele

35 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching SMART-Denkhilfe bei der Definition von Zielen S pezifiziert (Sind die Ziele klar beschrieben?) M essbar (Sind die Ziele messbar?) A mbitioniert (Stellen die Ziele eine Herausforderung dar?) R ealistisch (Sind die Ziele erreichbar?) T erminiert (Wann wird gemessen?)

36 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Verschiedene Tiefen der Prozessarbeit Prozess- entwicklung Prozess- optimierung Prozess- Reengineering Erstmalige Einrichtung Feinschliff Neugestaltung

37 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Zusammenspiel Prozessentwicklung, -optimierung und Reengineering PE PO PR PO PR PO Effizienz Effektivität PE... Prozessentwicklung, PO... Prozessoptimierung, PR... Prozess-Reengineering Zeit PR

38 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Vergleich der Verbesserungsarten KAIZEN/KVP mit Innovation

39 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Organisatorische Abwicklung von Veränderungsaufgaben Verbesserungs- vorschläge umsetzen Interne Projekte abwickeln Veränderungs- aufgabe Projekt- würdig? neinja

40 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Durchlaufzeit-Analysematrix

41 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Kosten-Analysematrix

42 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – ppm-Fehlerartenauswertung

43 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Wertschöpfungs-Analysematrix

44 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Informationsfluss-Analysematrix

45 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Leistungsanalyse-Matrix

46 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Prozesskennzahlen im Wettbewerbsvergleich

47 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Prozessbestandteile im Branchenvergleich

48 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Professionalität bezogen auf betriebliche Prozesse

49 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Grobe Gegenüberstellung der Auditarten

50 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Prozessorientierte Fragenkataloge Hauptprozess Teil- prozess 1 Teil- prozess 2 Teil- prozess 3 Fragen- katalog TP1 Fragen- katalog TP2 Fragen- katalog TP3 Fragenkatalog Hauptprozess

51 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Auditfragen zum Teilprozess Potenzielle Neulieferanten bewerten und freigeben Hauptprozess: Serienbedarfe sicherstellen Teilprozess: Potenzielle Neulieferanten bewerten und freigeben Wird das Managementsystem und das technisch/technologische Know-how potenzieller Neulieferanten zweckmäßig beurteilt? Liegen den Auditoren/Technikspezialisten alle notwendigen Informationen vor? Werden dem Beurteilungsergebnis entsprechende Vereinbarungen mit den potenziellen Neulieferanten getroffen? Wird die Umsetzung und Wirksamkeit der getroffenen Vereinbarungen überprüft? Werden die Beurteilungsergebnisse in das Lieferanten- Freigabeverfahren eingesteuert?

52 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Bewertungsschema VDA

53 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Erfüllungsgrad VDA/ Erfüllungsgrad mit KVP-Funktion Berechnungsformel gemäß VDA Erreichte Punkte (EP) Erfüllungsgrad (EG) = x 100 [%] Mögliche Punkte (MP) Berechnungsformel mit KVP-Funktion Erreichte Punkte (EP) Erfüllungsgrad (EG) = x 100 x K KVP [%] Mögliche Punkte (MP) K KVP.....KVP-Faktor

54 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Beispiel – Prozessaudit-Ergebnisübersicht

55 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Phasen der Organisationsentwicklung nach Lewin Unfreeze Move Refreeze Zielsetzungen: - motivierte und entschlossene Führungsmannschaft - definierte Stoßrichtung - detailliert geplante Move-Phase Zielsetzungen: - motivierte Mitarbeiter auf breiter Basis - gewünschte Verhaltensänderungen realisiert - sichtbare Erfolge - detailliert geplante Freeze-Phase Zielsetzungen: Absicherung der systematischen Weiterentwicklung auch nach Projektabschluss Hauptaufgaben: - strategischen Erstansatz entwickeln - Schlüsselprozesse definieren - potenzielle Barrieren identifizieren Hauptaufgaben: - Konzepte/Prozesse erarbeiten und laufend umsetzen - offene und ehrliche Informations- politik - auftretenden Konflikten konstruktiv begegnen Hauptaufgaben: Prozesse zur Förderung der Veränderungsbereitschaft und Innovationsfreudigkeit organisa- torisch verankern (z.B. Strategie- entwicklung, Audits)

56 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Projektstrukturplan Projekt-Prozessorientierung

57 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Mit Prozessmanagement verbundene Ängste

58 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Variante einer möglichen Projektorganisation PA.... Projektauftraggeber PL.... Projektleiter PB.... Prozessbeauftragter PM.... Prozessmitarbeiter SG.... Steuerungsgremium BG.... Beratungsgremium PB PL PB PA Projektorganisation Projekt- kernteam PM Prozessteam Projektteam BG SG

59 © TÜV-Verlag GmbH ® Merten International Consulting - Training - Coaching Gegenüberstellung Projektorganisation/Prozessorganisation


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