Referat 05 (Hau) Haushaltsdaten-Aufbereitung und -Versand mit GOLDESEL II + Axel Hauschild, Referat 05 Juli 2007, Raum 1010, SFG.

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1 Referat 05 (Hau) Haushaltsdaten-Aufbereitung und -Versand mit GOLDESEL II + Axel Hauschild, Referat 05 Juli 2007, Raum 1010, SFG

2 Referat 05 (Hau) Grundkonzeption SAP R/3 Verpackung und Versand Pflege der Benutzer Datenauf- bereitung GOLDESEL II + Download (14tägig) von: - Einzelposten - Budgetwerten - Stammdaten

3 Referat 05 (Hau) Pflege der Benutzer (Ablauf) 1.Antragstellung (i.d.R. durch Mitarbeiter o. SAP) Formular! Angabe aller Berichtsempfänger Angabe einer oder mehrerer Standard-Finanzstellen (neue Fonds automatisch enthalten!) Angabe einer oder mehrerer Extra-Kontierungen möglich 2.Stammdatenpflege im Ref. 05 Übernahme Benutzerdaten in GOLDESEL-Datenbank Vergabe einer Benutzer-Id. und eines Passworts 3.Versand des Passworts an Berichtsempfänger (Hauspost!)

4 Referat 05 (Hau) Datenaufbereitung (Ablauf) 1.Generierung der Berichte pro Benutzer und Kontierungsobjekt 2.Berichts-Ausgabe als EXCEL-Datei 3.Formatierung der EXCEL-Dateien: Sortierung nach Erfassungsdatum neue Belege oben! Druckaufbereitung keine Nacharbeiten erforderlich! Setzen von Filtern Vereinfachtes Suchen möglich! Herausfiltern überholter Buchungen Summenberechnung

5 Referat 05 (Hau) Verpackung und Versand (Ablauf und Beispiel) 1.Anlegen eines ZIP-Archivs je Benutzer 2.Hinzufügen der einzelnen EXCEL-Dateien 3.Verschlüsselung mit individuellem Benutzer-Passwort 4.ggf. Hinzufügen beliebiger weiterer Dateien (z.B. Dokumentation) 5.E-Mail-Versand mit angehängter ZIP-Datei an alle Berichtsempfänger

6 Referat 05 (Hau) Beispiel: ZIP-Datei Ein Doppelklick auf eine Datei im ZIP-Archiv 1.öffnet ein Fenster zur Passworteingabe und 2.startet anschließend Excel mit der ausgewählten Datei.

7 Referat 05 (Hau) Beispiele für GOLDESEL-Berichte Übersicht für eine Finanzstelle Einzelposten (Ausgaben) für eine Finanzstelle

8 Referat 05 (Hau) Ergänzende Informationen finden Sie unter... http://www.finanzcontrolling.uni-bremen.de/arbeit/dv/ge2plus.htm