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Prozessablauf AM - Light ~ 1 TAG ca. 100 St Nach allen Inhalten kann ausgewertet werden, weil strukturiert erfasst! Schritt Anlage auswerten Weitergabe.

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1 Prozessablauf AM - Light ~ 1 TAG ca. 100 St Nach allen Inhalten kann ausgewertet werden, weil strukturiert erfasst! Schritt Anlage auswerten Weitergabe Anlage anlegen ändern Analyse Anlagen in Excel erfassen 2006 Produktivstellung EU_Projektinhaber Zentrale Einrichtung UB, TB sammeln Stammdaten erfassen vor oder waehrend der Buchung Aufnahme TageWochenMonat Bearbeitung PM Organisation über Bestands- verwalter Schritt

2 MM BestellungRechnungs- eingang Sachkonten Buchungs- beleg und- Kreditoren- rechnungs- beleg Bestell- anforderung AM Haushalts- Buchungs- beleg FM Abschrei- bungs- lauf FI Dezentrale Inventarisierung über Web-server Zentrales System Zahlungs- beleg Kosten- Buchungs- beleg FI CO MM Anlagen- stammsatz Anlagen- gitter Inventurliste Bestands- liste Universitäts- einrichtungen Neuerfassung der Anlagegüter Erfassung der Auszahlungsanordnung = Kauf mit Kreditor Zentral- verwaltung Kostenstellen- Berichte ÁM Änderung- Aus- sonderung AM Organisationsszenario

3 KLR – Universitäres Controlling Im Innovationsbündnis Hochschule 2008 vom 11. Mai 2005 verpflichten sich die Hochschulen zur Steigerung von Transparenz und Wettbewerb durch [...] jährliche Rechenschaft über die Verwendung ihrer Ressourcen sowie Einführung einer hochschulspezifischen Kosten-Leistungsrechnung. In Art. 5 Abs. 1 Satz 6 BayHSchG wird die Einführung einer nach einheitlichen Grundsätzen für die jeweiligen Hochschularten gestaltete Kosten- und Leistungsrechnung zum Nachweis der wirtschaftlichen Verwendung der Stellen und Mittel gesetzlich verankert. Mit dem Abschluss der Individual-Zielvereinbarungen zwischen dem Bayerischen Staatsministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst und den bayerischen Universitäten vom 21. Juli 2006 ist der weitere Ausbau des Hochschulrechnungswesens zum bilateralen Vertragsgegenstand und damit auch zum unmittelbaren hochschulinternen Steuerungsgegenstand geworden.

4 Dreidimensionalität der Auswertung in der Finanzrechnung = Ausgabenrechnung FONDS WoRAUS? Geldtopf Landeshaushalt Drittmittelprojekt Finanzposition WAS? Finanzstelle WER? Mieten LS BWL I S VA LS BWL II LS Jura I LS Jura IV Post Reisen LS VWL II LS Mathe I Personal Geräte

5 Dreidimensionalität der Auswertung in der Kostenrechnung Kostenart Material Personal Lohn Gehalt BG Sonstige Kosten Bürobedarf Kopien Folien Raumkosten Gas Strom Heizung Fakultät WIWI BWL WIINF Welche Kosten wurden wo/von wem und für welche Leistung verursacht? WER/WO WAS WoFÜR Chemie LS BWL I Bücher LS BWL II LS Jura I LS Jura IV Post Papier LS VWL II LS Mathe I Personal Projekt/ Produkt Leistungsart/Kennzahl Projekt Maschinenstunde Personalstunde qm, etc. Abschreibung AfA

6 Ziele der Anlagenbuchhaltung Aufbau eines Nachweises über den Bestand und die Entwicklung des Anlagevermögens Erfassung der gebrauchsbedingten Abnutzung an Vermögensgegenständen in Form von planmäßigen Abschreibungen sowie die Verteilung der Abschreibungen auf die Nutzungsdauer der Anlagegüter, Bereitstellung der Abschreibungen für die Kosten-, Leistungsrechnung, Ermittlung des Werteverzehrs des betrieblichen Vermögens der JMU, Ermittlung des Reinvestitionsbedarfs des Anlagevermögens, Aufbau eines universitätsweiten Anlagenspiegels Suchmechanismus über DFG -gruppenschlüssel u.a.

7 TOP 1. Erfassung des Inventars Ø Wie arbeite ich mit der Excelliste weiter? Ø Was ist eine Anlage? Ø Was ist ein GWG - Geringwertiges Wirtschaftsgut? Ø Wie gehe mit Zubehörteilen um? Ø Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren? Ø Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren? 2.Zukünftige Prozesse Ø Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Ø Wie soll die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt werden? Ø Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? (z.°B. Bestellungen EDV über Rechenzentrum oder Bestellungen Büromöbel über ZV) 3.Zukünftige Auswertungsmöglichkeiten

8 1. Erfassung des Inventars Ø Wie arbeite ich mit der Excelliste weiter? Ø Was ist eine Anlage? Ø Was ist ein GWG - Geringwertiges Wirtschaftsgut? Ø Wie gehe mit Zubehörteilen um? Ø Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren? Ø Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren?

9 Anlagenklasse

10 DFG- Schlüssel ssenschaftliche_infrastruktur/wgi/geraetegr uppenschluessel/index.htmlhttp://www.dfg.de/forschungsfoerderung/wi ssenschaftliche_infrastruktur/wgi/geraetegr uppenschluessel/index.html Tabellenblatt DFG-Geräteschlüssel in Ihrer Excelliste Inventarisierungsliste VorlageTabellenblatt DFG-Geräteschlüssel in Ihrer Excelliste Inventarisierungsliste Vorlage

11 Was ist eine Anlage?

12 Was ist ein GWG – Geringwertiges WirtschaftsGut? Wahlweise Übernahme von GWG–Altgeräten in SAP, wenn die Wertgrenzen von div. Geräten unter 410, Es können pro Organisationseinheit Sammel-GWG-Konten angelegt für: z.B. Stühle Büroeinrichtung, Büromaschinen = Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung (BGA) mit Hauptkonto 089 GWG der Betriebs- und Geschäftsausstattung Labor- und Forschungseinrichtung/-geräten = Technische Anlagen und Maschinen mit Hauptkonto 079 GWG Anlagen und Maschinen Wenn es zum Anlagenvermögen gehört, also voraussichtlich mindestens 1 Jahr im Unternehmen verbleibt und dort dem Betriebsvermögen dient, höchstens 410 Euro Anschaffungskosten (stets ohne Umsatzsteuer, unabhängig davon, ob der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist oder nicht) verursacht hat, beweglich und abnutzbar ist, selbständig nutzbar ist, also z.B. kein Drucker, Scanner oder Tastatur; sehr wohl jedoch ein All-In-One-Gerät oder ein Faxgerät,Faxgerät in einem besonderen laufend zu führenden Verzeichnis unter Angabe von Anschaffungskosten aufgeführt ist. Die Anschaffungskosten geringwertiger Wirtschaftsgüter können in voller Höhe im Anschaffungsjahr als Ausgabe geltend gemacht werden. Anschaffungen unter 60 Euro müssen nicht aktiviert werden und können sofort als Aufwand gebucht werden.

13 Berechnung der Wertgrenze Kaufpreis + Anschaffungsnebenkosten (z. B. Transport- u. Frachtkosten, Montagekosten, Einfuhrzölle, Einfuhrumsatzsteuer, Zulassungskosten, und alles was zur 1. Inbetriebnahme dient, z. B. 1. Tankfüllung etc.) - Preisnachlässe (Rabatte, Boni, Skonti) = Anschaffungskosten (AK) Die folgenden Wertgrenzen beziehen sich auf die Nettorechnungsbeträge, d. h. ohne Berücksichtigung der Umsatzsteuer und werden nicht berücksichtigt! AK = 60 netto ? Keine Inventarisierung Es erfolgt die SAP-Buchung in die Kontenklasse 6 als Aufwand. Eine Inventarisierung muss nicht vorgenommen werden. Beispiel: Kauf eines Telefons 45,- netto wird mit Kostenart 6xxxxxx verbucht. 60 = 410 netto ? Weitere Abgrenzung Wenn die AK zwischen 60 und = 410 netto betragen, muss eine weitere Abgrenzung bei der Inventarisierung beachtet werden: Bei Anlagegütern innerhalb dieser Wertgrenzen spricht man von Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG).

14 Berechnungsbeispiele Siehe Inventarisierungsliste Vorlage.xls Tabellenblatt Berechnungsbeispiele

15 Wie gehe mit Zubehörteilen um? Diese müssen der Anlage zugeordnet werden Zubuchen zur Anlagenstammsatznummer z.B oder Anlegen einer Anlagenunternummer z.B

16 Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren? Zukünftige Kennzeichen mit Eigentumsschlüssel –Eigentum des Landes –Leasing –Schenkung –Tausch –aus Mitteln der DFG für SFB beschafft –aus Mitteln der DFG beschafft –Leihe-Eigentum DFG –aus Mitteln des Bundesministerium –Leihe-Eigentum BUND –Eigenbau

17 Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren? Siehe Tabelle wird nachgeliefert bzw. steht auf Seite für FAQ Frequently Asked Questions

18 Zukünftige Prozesse 1.Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? 2.Wie soll die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP- AA umgesetzt werden? 3.Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? (z.°B. Bestellungen EDV über Rechenzentrum oder Bestellungen Büromöbel über ZV)

19 Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Modell A ( Alles in einer Hand = 1 Person)Bestandsbuchhalter* = Inventarisierer Gerät wird von Selbstbucher in SAP-AA bei Kreditorenrechnung buchen angelegt. Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter = Web- Bucher). Der bringt der Selbstbucher Inventarisierungskennzeichen an, Gerät mit Etikett markiert Modell B (= 2 oder mehrere Personen) Bestandsbuchhalter* und Inventarisierer Gerät wird von einem wiss. Mitarbeiter oder Techn. Angestellten in SAP – AA angelegt (hier sind die Gerätedaten bekannt). Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter und Web- Bucher). Der Techn. Angestellte/Wiss. Mitarbeiter bringt das Inventarisierungskennzeichen an. *Der Bestandsbuchhalter sollte in Personalunion zum zuständigen SAP-Anwender (Bucher/in)

20 Wie soll die Integration von SAP-AA umgesetzt werden? FI MM AM/IM CO VM PM FI-FM RE HR Anlage/ Investitions- maßnahme Material/Service für Anlage Fonds=Geldgeber Finanzstelle=OEH Finanzposition= Kapitel, TG, Titel Stelle Person Organisation Sachkonto nach HSKR Auftrag=Drittmittelprojekt Kostenstelle=OEH Kostenart Wirtschaftseinheit Grundstück Gebäude/Gebäudeteil Raum/Flächenpool Mieteinheit Veranstaltung Raum Technischer Platz Equipement GLT CAD Morada

21 Organisationsszenario anforderungserechte Dezentralisierung Modell A MM BestellungRechnungs- eingang Sachkonten Buchungs- beleg und- Kreditoren- rechnungs- beleg Bestell- anforderung AM Haushalts- Buchungs- beleg FM Abschrei- bungs- lauf FI Zentrales System Zahlungs- beleg Kosten- Buchungs- beleg FI CO MM Anlagen- stammsatz Anlagen- gitter Inventurliste Bestands- liste Neuerfassung der Anlagegüter Erfassung der Auszahlungsanordnung = Kauf mit Kreditor Kostenstellen- Berichte ÁM Änderung- Aus- sonderung AM

22 Organisationsszenario anforderungserechte Dezentralisierung Modell B MM BestellungRechnungs- eingang Sachkonten Buchungs- beleg und- Kreditoren- rechnungs- beleg Bestell- anforderung AM Haushalts- Buchungs- beleg FM Abschrei- bungs- lauf FI Zentrales System Zahlungs- beleg Kosten- Buchungs- beleg FI CO MM Anlagen- stammsatz Anlagen- gitter Inventurliste Bestands- liste Neuerfassung der Anlagegüter Erfassung der Auszahlungsanordnung = Kauf mit Kreditor Kostenstellen- Berichte ÁM Änderung- Aus- sonderung AM

23 Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? Bestellungen EDV über Rechenzentrum Bestellungen Büromöbel über ZV Bücher über Zentral-UB BestellungRechnungs- eingang Bestell- anforderung AM FI MM Anlagen- stammsatz AM Kreditoren- rechnungs- beleg Wer bestellt, weiß Wer bezahlt und Wer verbraucht Wofür (Projekt) oder Lehre Was wird durch die Anlage selbst festgelegt

24 1.Jedes Feld des Anla g en-Stammsatzes kann aus g ewertet werden 2.Ordnungsbegriffe: DFG –Gerätegruppenschlüssel Ordnungsbegriff 1: Kapitel Ordnungsbegriff 2: Titelgruppe Ordnungsbegriff 3 Ordnungsbegriff 4 Zukünftige Auswertungsmöglichkeiten Noch freie Felder des Anlagen-Stammsatzes kann noch festgelegt werden

25 TOP 1. Erfassung des Inventars Ø Wie arbeite ich mit der Excelliste weiter? Ø Was ist eine Anlage? Ø Was ist ein GWG - Geringwertiges Wirtschaftsgut? Ø Wie gehe mit Zubehörteilen um? Ø Wie sollte ich mit SFB Geräten, Eigenkonstruktionen und Leihgaben verfahren? Ø Wie wird mit Software und Lizenzen verfahren? 2.Zukünftige Prozesse Ø Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Ø Wie soll die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt werden? Ø Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? (z.°B. Bestellungen EDV über Rechenzentrum oder Bestellungen Büromöbel über ZV) 3.Zukünftige Auswertungsmöglichkeiten

26 REGEL-basierte WEB-Erfassung Anlagenkonto

27 Schulungen ab September 2007 Die Regelung 3 Tage, jeweils 9:00 bis Uhr darf und kann so verstanden werden, dass sich der Teilnehmer je nach Organisationsmöglichkeit schulen lässt, z. B. 1 Woche mit 3 Tagen, d. h. Teil 1und Teil 2 und Teil3 oder 3 Wochen jeweils 1 Tag, d.h. Teil1 oder Teil2 oder Teil3 oder 2 Wochen mit 2 und 1 Tag, d.h. Teil1 und Teil 2, später Teil3 oder andere Varianten in Anspruch nehmen kann. Tag 1: Wann und wie erfasse ich einen Anlagenstammsatz? Welche sachliche Gliederung ist vorgegeben? Welche organisatorische Zuordnung ist zu treffen? Tag 2: Wie buche ich eine Rechnung für Investitionsmittel? Tag 3: Möglichkeiten der Auswertung? Welche Anwendungssituation erfordert welchen Bericht

28 Hilfen Weitere Informationen finden Sie unter auf der Homepage der Haushaltsabteilung V Den GWG-Berechnungsassistent finden Sie unter Link in Excel-Datei Inventarisierungsliste Vorlage.xls Link in Powerpoint-Datei Prozess SAP-AA Light.ppt Link von https:// :6555/kr/auswahl.sap Hier werden Sie geholfen: oder oder oder


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