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Lessons Learned in Projekten Wiederverwendung von Erfahrungswissen im Projektmanagement Peter Addor ANCHOR Management Consulting AG 2007.

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Präsentation zum Thema: "Lessons Learned in Projekten Wiederverwendung von Erfahrungswissen im Projektmanagement Peter Addor ANCHOR Management Consulting AG 2007."—  Präsentation transkript:

1 Lessons Learned in Projekten Wiederverwendung von Erfahrungswissen im Projektmanagement Peter Addor ANCHOR Management Consulting AG 2007

2 Lessons Learned ist Wissensmanagement Mit Lessons Learned will man (negative) Projekt- erfahrungen so formulieren und darstellen, dass daraus (Handlungs-) wissen entsteht, das in künftigen Projekten wieder verwendbar ist, um Fehler zu vermeiden Im Gegensatz zu Best Practices, mit dem Ziel, Verfahren zu entwickeln, die man immer wieder (gedankenlos?) wiederholen kann

3 Fixes that Fail

4 Einfluss des Konzerns

5 Produktereife

6 Mangelnde Expertise

7 Einige Fehlerkategorien Umgang mit der Zeit Einschätzung exponentieller Entwicklungen Umgang mit Nebenwirkungen Überplanung, Kompetenzschutz, Ignorieren von Signalen Ziele statt Massnahmen und Delegation Überbewertung des aktuellen Motivs

8 Fehlerkategorien nach Reason Patzer (Aufmerksamkeit) Schnitzer Gedächtnis Regelbasierte Fehler Verhaltensroutinen Wissensbasierte Fehler Wissen und Problem- lösungsstrategien Regelübertretungen Motivationaler Bereich Beabsichtigtes Handeln Unbeabsichtigtest Handeln J. Reason, Human Error. Cambridge University Press. Cambridge 1990

9 Der Wissenszyklus von Lessons Learned Wissensidentifikation projektbezogen in Review- und Abschlussmeetings, Reflexion des Handelns im Projekt Wissensdokumentation nur Informationen, die in handlungsleitenden Struk- turen gespeichert werden, sind auch neues Wissen Wissensentwicklung projektübergreifende generische Krisen- und Handlungs- muster aus den erfahrenen Projekt- fallen extrahieren Wissens(ver)teilung - Aktuellste Wissensdoku- mentation vorstellen - Teamlernen in Workshops und Dialogsitzungen - In Reviewmeetings dokumentierte Projektfallen auf Ereignisse abbilden Wissensnutzung in der Risiko- bewertung des nächsten Projekts Wissenserwerb Im laufenden Projekt Wissensziele (überwachen und bestätigen) Wissensbewertung (Statistik der krisen- beladenen Projekte) strategisch operativ

10 A. Wissenserwerb und Wissensidentifikation

11 Eine Traktandenliste für ein LL-Meeting Negative Entwicklungen, Misserfolge, Pannen und Fehlentscheide Ungewöhnliche und unscheinbare Ereignisse / Informationen Schlechte Nachrichten Schwache Signale als voraus geworfene Schatten unerwarteter Ereignisse Beinahe-Unfälle Wappnen auf Unendliche Geschichte Welche Fehler dürfen keineswegs passieren? Mit abweichender Meinung nicht hinter dem Berg halten Skepsis erwünscht, keine Tatsachen! Erwartungen überprüfen Komplexe Denkmodelle entwerfen, bestehende überarbeiten Beweislast: nach K. Weick AnnahmeGegenbeweis low riskwarten, bis negatives Ereignis eintraf high riskdurch Partei, die low risk behauptet

12 B. Wissensentwicklung

13 Aufgaben der Wissensentwicklung Klassifizieren und Ordnen der Informationen. Abstrahieren von persönlichen Schuldzuweisungen Bereitstellen einer Struktur zur Beschreibung von Erfahrungswissen Methoden zum Engineering von Erfahrungswissen für die Zusammenführung aussagekräftiger Handlungs- pakete siehe Bunse et al.

14 Experience Factory Logische Trennung der Projektarbeit von den Aufgaben des Aufbereitens und Transfer von Erfahrung (z.B. Filtern Schuldzuweisung) Projektübergreifende Aufgabe: Erfahrungen über Projektgrenzen hinweg zu nutzen, überschreitet Fähigkeit eines einzelnen Projekts s. Bunse et al.

15 Experience Factory nach Bunse et al. 20 Experience Factory Mitarbeiter auf 300 Softwareentwickler bei NASA

16 Vorgehen bei Daimler-Chrysler Identifikation der Projekterfahrungen Klassifikation der Lessons Learned Erstellung eines Quality Patterns zu jeder Erfahrung Internes Review Externes Review Projektteam Experience Factory Coaching Projektteam Experience Factory Ablage in Experience Base nach Ch. Bunse et al.

17 Wissensentwicklung mit Archetypen Peter Senge (The fifth Disciplin, 1990/2003): Systemisches Denken als Key Competence bezüglich Steuerung komplexer Systeme Accidental AdversariesLimits to Success Drifting GoalsShifting the Burden EscalationSuccess to Successful Fixes that FailTragedy of the Commons Growth and UnderinvestmentAttractiveness Principle

18 Die Logik des Misslingens in Projekten

19 Shifting the Burden

20 Shifting the Burden im Projektgeschäft

21 C. Wissensdokumentation und Wissensverteilung

22 Elemente der Wissensdokumentation Projektunabhängige und –übergreifende Beschreibung von Patterns Übersichtliche Darstellung wählen, vor allem um dynamische Entwicklungen zu visualisieren (Diagramme, Tabellen, etc.) Klassifizierung der Patterns in Kategorien Statistik und Auftretensumfelder der Pattern Methoden, um Patterns zu durchbrechen Ablage nach Patternkategorien unstrukturiert oder in DB Eine Person zuständig für Ablage und Sammlung

23 Elemente der Wissensverteilung Gecoachte LL- und Risikomanagement Meetings Am Anfang eines Projekts Risikolandkarte entwerfen und darauf Lessons Learned aus anderen Projekten anwenden In Review Meetings eines Projekts Erfahrungen aus anderen Projekten einbringen lassen

24 Der Prozess Lessons Learned – ein Vorschlag WannWasWer ProjektendeLL sammelnCoach Projektteam LL projektübergreifend abstrahieren und in Patterns darstellen Coach Patterns / Handlungspakete dokumentieren und ablegen; Statistik und Auswertungen Coach Projektbeginn Risikoplan (RP) erstellen Hinterfragen Patterns in RP einfügen Coach Projektteam Review Meetings Aufgetauchte Ereignisse mit bekannten Patterns abgleichen und PL coachen Coach PL

25 Aufwand Die Grundlagen von LL können in 2 Tagen Ausbildung gelernt werden (Vergleich: Für ein PMP-Zertifizierung benötigt man Tage reine Ausbildungszeit) Für die gecoachte Aufnahme der LL nach einem abgeschlossenen Projekt benötigt man höchstens einen eintägigen Workshop Für die gecoachte Einflechtung der LL in den Risikoplan eines neuen Projekts benötigt man höchstens einen eintägigen Workshop

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