Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009.

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1 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 1 1 1.Gründe für Personaladministration –und betreuung 2.Aufgaben der Personalverwaltung 3.Arten von Personaldaten 4.Ziele der Personaldatenverwaltung 5.Personalinformationssystem 6.Vernetzung der Informationssysteme 7.Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8.Datenschutz 9.Organisation der Personalverwaltung 10.Personaldatenbank

2 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 2 2 1.Gründe für die Personaladministration  Extern:  Gesetzliche und behördliche Veranlassungen  Erfordernisse aufgrund von Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen  Anforderungen von Verbänden und SV-trägern  Intern:  Innerbetriebliche Bedürfnisse des Managements, der Personalleitung sowie der Personalabteilung  Anforderungen und Wünsche der Mitarbeiter

3 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 3 3 1.Gründe für die Personaladministration – und betreuung Definition:  Neben den gesetzlichen und tariflichen Verpflichtungen können Betriebe ihren Mitarbeitern freiwillig eine Palette betrieblicher (Sozial-)Leistungen zukommen lassen.  Man spricht in diesem Zusammenhang auch von Personalpflege  Personalpflege als System von Prinzipien und Methoden für die Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung des Gesundheitszustands und der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter.  Betriebliche Maßnahmen können staatliche Sozialleistungen ergänzen:Betriebliche Sozialarbeit

4 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 4 4 Ziele der Personalbetreuung  Positive Beeinflussung der Arbeitsbedingungen im Betrieb  Reduzierung von Fehlzeiten, Unfällen und Krankenständen bei den Mitarbeitern  Verringerung der Fluktuation  Positive Außenwirkung  Steigerung der Leistungsbereitschaft, Arbeitszufriedenheit und Motivation  Verbesserung der sozialen Beziehungen und Kontakte im Betrieb  Förderung der Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen 1.Gründe für die Personaladministration – und betreuung

5 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 5 5 Beispiele betrieblicher Betreuungsmaßnahmen:  Mitarbeiterverpflegung  Gesundheitsfürsorge  Altersvorsorge  Familienbetreuung (Wohnung,Trennungsgeld,Kindertagesstätten)  Betriebsveranstaltungen  Sonstige Angebote und Vergünstigungen  ect. 1.Gründe für die Personaladministration – und betreuung

6 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 6 6 Ergänzen Sie Ihr Skript um detaillierte Beispiele welche Betreuungsmaßnahmen der Arbeitgeber anbieten kann und überlegen Sie sich warum diese Betreuungsmaßnahmen sinnvoll sind. Aufgabe

7 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 7 Freiwillige Sozialleistungen 1.Vorsorgeleistungen Betriebliche Altersvorsorge Invaliditätsversorgung Hinterbliebenenversorgung Unfallversicherung Lebensversicherung Vermögenswirksame Leistung 2.Geldleistung Weihnachtsgeld Urlaubsgeld 13. Monatsgehalt Beihilfen Dienstaltersprämie Jubiläumszuwendung Fahrkostenzuschuss Essenszuschuss Umzugszuschuss Firmendarlehen 7

8 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 8 Freiwillige Sozialleistungen 3.Sachleistungen  Firmenwagen  Arbeitskleidung  Mitarbeiterrabatte  Preisnachlässe  Kostenlose Getränke und Früchte bzw. sonstige Verpflegung 4.Fürsorge und Gesundheitspflege Kostenlose Vorsorgeuntersuchung Grippenschutzimpfung Gesundheitsdienst und Werksfürsorge Wellnessprogramme Krankenrückkehrgespräche 5.Sonstige Leistungen Bildungsangebote Freizeitangebote Werkswohnungen Kinderbetreuung Beratungs- und Betreuungsangebote 8

9 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 9 9 1.Gründe für die Personaladministration –und betreuung 2.Aufgaben der Personalverwaltung 3.Arten von Personaldaten 4.Ziele der Personaldatenverwaltung 5.Personalinformationssystem 6.Vernetzung der Informationssysteme 7.Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8.Datenschutz 9.Organisation der Personalverwaltung 10.Personaldatenbank

10 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 10 Informationsaufgaben: = Bereitstellung von aktuellen Daten für interne und externe Belange  Gewinnung  Speicherung  Auswahl  Aufbereitung  Ausgabe von Personaldaten  Erstellung von Betriebsstatistiken Abwicklungsaufgaben: = Administrative Abwicklung personalwirtschaftlicher Vorgänge  Einstellungen  Versetzungen  Beförderungen  Austritte  Sonstige personelle Veränderungen 2.Aufgaben der Personalverwaltung

11 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 11 Abrechnungsaufgaben: =Administrative und buch- halterische Bearbeitung der Personalzahlungsströme  Entgeltabrechnungen  Lohn- und Gehaltszulagen  Steuern und Sozialversicherungsabgaben  Reisekosten, Fahrtgeld  Darlehensgewährung  Essenszuschüsse  Private Telefongespräche  Werksverkäufe Überwachungsaufgaben: =Kontinuierliche Überwachung von relevanten Personalkennzahlen  Arbeitszeiterfassung  Fluktuation  Krankenstand  Überstundenanfall  Urlaubsinanspruchnahme 2.Aufgaben der Personalverwaltung

12 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 12 Meldeaufgaben: =Übernahme der mit der Personalverwaltung zusammenhängenden Meldepflichten extern:  Arbeitsbescheinigungen ans Arbeitsamt § 312 SGB III  Lohnnachweise für Berufsgenossenschaften,  Lohnsteueranmeldungen beim Finanzamt,  Meldung zur Sozialversicherung §28a - §28c SGB IV intern:  Ablauf der Probezeit,  Versetzungsmeldungen,  Meldungen über Sonderzahlungen  Jubiläums-, Geburtstagsmeldungen  Schwerbeschädigtenverzeichnis 2. 2.Aufgaben der Personalverwaltung

13 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 13 ~ Erstattung erfolgt an die jeweilige Krankenkasse ~ Arten: z.B. An-, Ab-, Unterbrechungs- und Jahresmeldungen ~ seit 01.01.2006 dürfen SV- Meldungen nur noch auf dem maschinellen Weg abgegeben werden Formularbeispiel:

14 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 14 Welche Bedeutung hat die Meldung zur Sozialversicherung?__________________________________________ ___________________________________________________________ Recherchieren Sie die häufigsten Meldegründe. Anmeldung___________ Abmeldung___________ Unterbrechungsmeldung___________ Jahresmeldung___________ Aufgabe

15 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 15 1.Gründe für die Personaladministration –und betreuung 2.Aufgaben der Personalverwaltung 3.Arten von Personaldaten 4.Ziele der Personaldatenverwaltung 5.Personalinformationssystem 6.Vernetzung der Informationssysteme 7.Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8.Datenschutz 9.Organisation der Personalverwaltung 10.Personaldatenbank

16 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 16 Personalstrukturdaten = allgemeine Daten zur Personalstruktur im Betrieb Strukturierung nach der Art des Anstellungsverhältnisses, wie: Arbeiter; gewerbliche-, technische-, kaufmännische Angestellte; Aushilfen; Festangestellte Strukturierung nach Vergütungsgruppen Strukturierung nach Ausbildungsabschluss, wie: Ungelernte, Angelernte, Facharbeiter, kaufmännisch Angestellte, Techniker Akademiker Strukturierung nach Fortbildungsstand Maschinenbedienerausbildung, PC- Kenntnisse, Fremdsprachen, Kommunikationsschulung ect. 3.Arten von Personaldaten Quantitative Strukturdaten Qualitative Strukturdaten

17 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 17 Unterscheiden Sie zwischen gewerblich und kaufmännischen Angestellten sowie zwischen Facharbeiter und Techniker. Aufgabe

18 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 18 Personalstrukturdaten = allgemeine Daten zur Personalstruktur im Betrieb Fehlzeitenquote (Soll-/Ist Anwesenheit) Fluktuationsrate (Anz. Ausgeschiedene/ Ø MA-Zahl) Anzahl Schwangerschaften Anzahl Umgruppierungen Anzahl Arbeitsausfälle Anzahl Arbeitsunfälle Umsatz pro Mitarbeiter Wertschöpfung pro Mitarbeiter Leistungs-/Anwesenheitszeit Unproduktive Zeiten Ausschussquote Fahr- und Einsatzzeiten 3.Arten von Personaldaten Leistungsdaten Ereignisdaten

19 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 19 Personalkostenbezogene Daten = Informationen über Personalkosten und Personalkostenentwicklung Grundvergütung Tarifliche Zulagen Tarifliche Zuschläge (Mehrarbeit) Bezüge aufgrund Betriebsvereinbarung Betriebliche Altersvorsorge gesetzliche Sozialabgaben Entgeltfortzahlung Außertarifliche Zulagen und Gehälter Freiwillige Zulagen Honorare Prämien/Sonderzulagen Freiwillig soziale Leistungen 3.Arten von Personaldaten Feste Personalkosten Variable Personalkosten

20 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 20 Personalkostenbezogene Daten Aus- und Fortbildungskosten Versetzungskosten Abfindungen Personalverwaltungskosten Betriebliche Altersvorsorge Kosten für Rechtsstreitigkeiten __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ 3.Arten von Personaldaten Sonstige Personalkosten Beispiele

21 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 21 = Zahlen, Werte und sonstige Informationen, die die gesamte Belegschaft oder Teile der Belegschaft betreffen: Personendaten, persönliche Daten Verhaltensdaten z.b. Urlaubsinanspruchnahme Qualifikationsdaten = Information über Stellen bzw. Arbeitsplätze Aufgabenrahmen Anforderungs- und Fähigkeitsprofile Organisatorische Einordnung 3.Arten von Personaldaten Personenbezogene Daten Stellen- und Arbeitsplatzbezogene Daten

22 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 22 = Daten über die Produktivität des Betriebes Kennzahlen der Effizienz des Personaleinsatzes Personalkostenanteil am Umsatz 3.Arten von Personaldaten Produktionsbezogene Daten

23 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 23 um... frühzeitig die zukünftigen Entwicklungen zu erkennen sich auf altersstrukturelle Risiken vorzubereiten bzw. frühzeitig zu beheben zu erkennen, in welchen personalwirtschaftlichen Bereichen (altersorientierte) Handlungsdefizite bestehen den Qualifizierungsbedarf zu bestimmen Fachkräftebedarf/~mangel festzustellen festzulegen, ob ein Altersmanagement zur Bewältigung des demografischen Wandels notwendig ist über die Personalstruktur informiert zu sein bzw. rechtzeitig das Management über handlungsbedürftige Entwicklungen zu informieren..... Diskussion: Warum ist die regelmäßige Analyse der Personalstruktur in einem Unternehmen wichtig?

24 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 24 1.Gründe für die Personaladministration –und betreuung 2.Aufgaben der Personalverwaltung 3.Arten von Personaldaten 4.Ziele der Personaldatenverwaltung 5.Personalinformationssystem 6.Vernetzung der Informationssysteme 7.Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8.Datenschutz 9.Organisation der Personalverwaltung 10.Personaldatenbank

25 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 25  Transparenz personalwirtschaftlicher Vorgänge: z.B. Informationen über Strukturen und ihre Veränderung z.B. Altersaufbau, Bildungsstand, Mangelerscheinungen... Bewegungen im Personalbestand und ihre Auswirkungen: z.B. Fluktuation Entwicklungen und ihre Bedeutung für das Unternehmen: z.B. Lohnkostenentwicklung  Aktualität der Daten  Fehlerfreiheit der Daten  Aussagekraft der Daten  Wirtschaftlichkeit der Datenverarbeitung / kostengünstige Erarbeitung  Einhaltung des Datenschutzes 4.Ziele der Personaldatenverwaltung

26 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 26 1.Gründe für die Personaladministration –und betreuung 2.Aufgaben der Personalverwaltung 3.Arten von Personaldaten 4.Ziele der Personaldatenverwaltung 5.Personalinformationssystem 6.Vernetzung der Informationssysteme 7.Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8.Datenschutz 9.Organisation der Personalverwaltung 10.Personaldatenbank

27 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 27 = unter einem PIS versteht man ein System,  das eine vollständige und geordnete Erfassung, Speicherung, Verwaltung, Sortierung und Auswertung  aller entscheidungsrelevanten Informationen über das Personal einschließlich des Sozialwesens und der Arbeitsplätze ermöglicht. Es handelt sich um eine EDV- unterstützte Verarbeitung von Personaldaten. 5.Personalinformationssysteme (PIS)

28 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 28 Recherchieren Sie die Entwicklung von Personalinformationssystemen? Betrachten Sie die Entwicklungstrend auch kritisch. Aufgabe

29 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 29 1.Gründe für die Personaladministration –und betreuung 2.Aufgaben der Personalverwaltung 3.Arten von Personaldaten 4.Ziele der Personaldatenverwaltung 5.Personalinformationssystem 6.Vernetzung der Informationssysteme 7.Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8.Datenschutz 9.Organisation der Personalverwaltung 10.Personaldatenbank

30 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 30  Häufige Vernetzung mit anderen Systemen, im Personalwesen besonders wichtig: Datenschutz  Zugriffsberechtigungen 6.Vernetzung der Informationssysteme EDV- Informations- system Unternehmens- planungssystem Entwicklungs- planungs- system Entwicklungs- planungs- system Verkaufs- informations- system Verkaufs- informations- system Personalinformationssystem Abrechnungs- und Berichtssystem Abrechnungs- und Berichtssystem Management- informations- system Management- informations- system

31 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 31 1.Gründe für die Personaladministration –und betreuung 2.Aufgaben der Personalverwaltung 3.Arten von Personaldaten 4.Ziele der Personaldatenverwaltung 5.Personalinformationssystem 6.Vernetzung der Informationssysteme 7.Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8.Datenschutz 9.Organisation der Personalverwaltung 10.Personaldatenbank

32 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 32 7. 7.Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuelle Rechtsgrundlage Stand 2007 Gesetze:  Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)  Handelsgesetzbuch (HGB)  Gewerbeordnung (GewO)  Tarifvertragsgesetz (TVG)  Betriebsverfassungsgesetz (BVG)  Vermögensbildungsgesetz (VermBG)  Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG)  Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)  ect. Tarifverträge:  Manteltarifvertrag legt Rechte und Pflichten der Tarifparteien,sowie räumlichen und Inhalt fachlichen Geltungsbereich fest - gilt meist mehrere Jahre - Inhalt: allg. Entlohnungs- bestimmungen, Zeitlohnarbeit, Akkordarbeit, Einstufung, Zuschläge, Lohngarantien ect. Inhalt  Lohn- und Gehaltstarifverträge - fast jedes Jahr neu verhandelt - Inhalt: Lohn- und Gehaltsgruppen, Leistungs- zulagen, Ortsklassen ect.

33 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 33 7. 7.Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuelle Rechtsgrundlage Stand 2009 Betriebsvereinbarungen (BetrVG):  vertragliche Vereinbarung zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber  dürfen Tarifvertrag nicht zuwiderlaufen  durch die Betriebsvereinbarung eingeräumte Rechte dürfen nur mit Zustimmung des Betriebs- rates aufgehoben werden Arbeitsvertrag: Vorschriften der vorangegangenen Regelungen müssen beachtet werden

34 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 34 7. 7.Entgeltrechnung Zusammensetzung der Personalkosten Entgelt für geleistete Arbeit Personalzusatzkosten ca. 40,6% des Bruttolohnes Gesetz und Tarif freiwillig  Lohn  Gehalt der Tarif- angestellten  Gehalt der außertariflich Angestellten  Sonstiges Entgelt  Lohn  Gehalt der Tarif- angestellten  Gehalt der außertariflich Angestellten  Sonstiges Entgelt  Arbeitgeberbeiträge zur gesetzlichen Sozial- und Unfallversicherung  Bezahlte Ausfallzeiten  Urlaub, Urlaubsgeld  Schwerbehinderte  Betriebsärztliche Betreuung  Arbeitssicherheit  Kosten für Betriebs- verfassung und Mit- bestimmung  Vermögenswirksame Leistungen  Aus- und Fortbildung  Sonstige Kosten  Arbeitgeberbeiträge zur gesetzlichen Sozial- und Unfallversicherung  Bezahlte Ausfallzeiten  Urlaub, Urlaubsgeld  Schwerbehinderte  Betriebsärztliche Betreuung  Arbeitssicherheit  Kosten für Betriebs- verfassung und Mit- bestimmung  Vermögenswirksame Leistungen  Aus- und Fortbildung  Sonstige Kosten  Betriebliche Altersversorgung  Küchen und Kantinen/ Essenzuschüsse  Wohnungsbeihilfen / Umzugskosten  Fahrtkosten  Urlaub / Urlaubsgeld  Soziale Fürsorge  Betriebskrankenkasse  Versicherungen und Zuschüsse  Bezahlung von Ausfallszeiten  Aus- und Fortbildung  Sonstige Leistungen  Betriebliche Altersversorgung  Küchen und Kantinen/ Essenzuschüsse  Wohnungsbeihilfen / Umzugskosten  Fahrtkosten  Urlaub / Urlaubsgeld  Soziale Fürsorge  Betriebskrankenkasse  Versicherungen und Zuschüsse  Bezahlung von Ausfallszeiten  Aus- und Fortbildung  Sonstige Leistungen

35 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 35 7. 7.Entgeltrechnung Bruttorechnung Nettorechnung Auswertungsrechnung Ermittlung des Bruttoentgelts für eine Periode (Löhne, Provisionen, Gehälter, Azubi- vergütungen) Zahlungsrechnung Ermittlung des Nettoverdienstes durch Verrechnung der Abzüge  Steuerabrechnung  Mitarbeiter- abrechnung  Sozialversicherungs- abrechnung  Vermögenswirksame Leistungen  Lohnpfändungen  Mieteinbehaltungen  Vorschusszahlungen  Steuerabrechnung  Mitarbeiter- abrechnung  Sozialversicherungs- abrechnung  Vermögenswirksame Leistungen  Lohnpfändungen  Mieteinbehaltungen  Vorschusszahlungen Auswertungen für:  Buchhaltung  Kostenrechnung  Controlling  Kostenstellen- kontrolle Auswertungen für:  Buchhaltung  Kostenrechnung  Controlling  Kostenstellen- kontrolle

36 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 36 Sozialversicherung VersicherungsartVersicherungsträgerBeitragspflicht KrankenversicherungKrankenkassen je Hälfte AN / AG von 13,9% § 241ff SGB Vdes Ø KV-Beitrag AN allein 0,9 % PflegeversicherungPflegekassen je Hälfte AN / AG* § 55 SGB XI ArbeitslosenversicherungAgentur für Arbeit je Hälfte AN / AG § 341 (2) SGB III RentenversicherungRentenversicherungsträger je Hälfte AN / AG SGB VI UnfallversicherungBerufsgenossenschaften ausschließlich AG SGB VII *Ausnahme Pflegeversicherungsbeitrag für Kinderlose ( derzeit bei 1,95 %) 1,1 % AG allein / 0,85 % AN allein und Krankenversicherung – (AG 7,30 %, AN zur Zeit 8,20) VersicherungsartVersicherungsträgerBeitragspflicht KrankenversicherungKrankenkassen je Hälfte AN / AG von 13,9% § 241ff SGB Vdes Ø KV-Beitrag AN allein 0,9 % PflegeversicherungPflegekassen je Hälfte AN / AG* § 55 SGB XI ArbeitslosenversicherungAgentur für Arbeit je Hälfte AN / AG § 341 (2) SGB III RentenversicherungRentenversicherungsträger je Hälfte AN / AG SGB VI UnfallversicherungBerufsgenossenschaften ausschließlich AG SGB VII *Ausnahme Pflegeversicherungsbeitrag für Kinderlose ( derzeit bei 1,95 %) 1,1 % AG allein / 0,85 % AN allein und Krankenversicherung – (AG 7,30 %, AN zur Zeit 8,20)

37 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 37 7. 7.Entgeltrechnung Berechnung des Nettoentgeltes Bruttoentgelt(Sätze Stand 10/09) - Lohnsteuer - Kirchensteuer( 8 - 9 %) je nach Bundesland - Krankenversicherung 7,30% AG + 7,30% AN 0,90% Beitragszuschlag (AN) =(15,50%) - Arbeitslosenversicherung (2,80 %) - Rentenversicherungsbeitrag (19,90 %) - Pflegeversicherung (1,95 %) - Beitragszuschlag für Kinderlose* (0,25 %) * Grundsätzlich vom Arbeitnehmer allein zu tragen ___________________________________________________________ = Nettoentgelt Bruttoentgelt(Sätze Stand 10/09) - Lohnsteuer - Kirchensteuer( 8 - 9 %) je nach Bundesland - Krankenversicherung 7,30% AG + 7,30% AN 0,90% Beitragszuschlag (AN) =(15,50%) - Arbeitslosenversicherung (2,80 %) - Rentenversicherungsbeitrag (19,90 %) - Pflegeversicherung (1,95 %) - Beitragszuschlag für Kinderlose* (0,25 %) * Grundsätzlich vom Arbeitnehmer allein zu tragen ___________________________________________________________ = Nettoentgelt Abzüge durch  Steuern  Sozialversicherungsbeiträge Abzüge durch  Steuern  Sozialversicherungsbeiträge

38 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 38 Beitragsbemessungsgrenzen der Sozialversicherung 2009 (Beträge in Euro) Monat Jahr Rentenversicherung (West)5.40064.800 Rentenversicherung (Ost)4.55054.600 Arbeitslosenversicherung (West)5.40064.800 Arbeitslosenversicherung (Ost)4.55054.600 Kranken- u. Pflegeversicherung3.67544.100 Versicherungspflichtgrenze Kranken- u. Pflegeversicherung4.05048.600 (Beträge in Euro) Monat Jahr Rentenversicherung (West)5.40064.800 Rentenversicherung (Ost)4.55054.600 Arbeitslosenversicherung (West)5.40064.800 Arbeitslosenversicherung (Ost)4.55054.600 Kranken- u. Pflegeversicherung3.67544.100 Versicherungspflichtgrenze Kranken- u. Pflegeversicherung4.05048.600 Monatliche Höchstbeträge (West) Rentenversicherung 1074,60 Euro Krankenversicherung (max AGZuschuss)268,28 Euro Arbeitslosenversicherung 151,20 Euro Pflegeversicherung 71,66 Euro Pflegeversicherung Kinderlose 80,85 Euro Monatliche Höchstbeträge (West) Rentenversicherung 1074,60 Euro Krankenversicherung (max AGZuschuss)268,28 Euro Arbeitslosenversicherung 151,20 Euro Pflegeversicherung 71,66 Euro Pflegeversicherung Kinderlose 80,85 Euro

39 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 39 Mini-Jobs Pauschale Beiträge für geringfügig Beschäftigte Arbeitnehmer Krankenversicherung13 % Krankenversicherung, Beschäftigung im privaten Haushalt 5 % Rentenversicherung15 % Rentenversicherung, Beschäftigung im privaten Haushalt 5 % Pauschaler Aufstockungsbeitrag zur Rentenversicherung für geringfügig Beschäftigte 4,9 % Pauschaler Aufstockungsbeitrag zur Rentenversicherung für geringfügig Beschäftigte im privaten Haushalt14,9 % Pauschalsteuer für geringfügig entlohnte Beschäftigte 2 % Krankenversicherung13 % Krankenversicherung, Beschäftigung im privaten Haushalt 5 % Rentenversicherung15 % Rentenversicherung, Beschäftigung im privaten Haushalt 5 % Pauschaler Aufstockungsbeitrag zur Rentenversicherung für geringfügig Beschäftigte 4,9 % Pauschaler Aufstockungsbeitrag zur Rentenversicherung für geringfügig Beschäftigte im privaten Haushalt14,9 % Pauschalsteuer für geringfügig entlohnte Beschäftigte 2 %

40 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 40 1.Gründe für die Personaladministration –und betreuung 2.Aufgaben der Personalverwaltung 3.Arten von Personaldaten 4.Ziele der Personaldatenverwaltung 5.Personalinformationssystem 6.Vernetzung der Informationssysteme 7.Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8.Datenschutz 9.Organisation der Personalverwaltung 10.Personaldatenbank

41 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 41 = Maßnahmen zum Schutz vor dem Missbrauch personenbezogener Daten Ziele:  Sicherung der Privatsphäre der Mitarbeiter  Bewahrung der Vertraulichkeit der Daten  Verhüten des Missbrauchs der Daten 8.Datenschutz nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

42 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 42  Zugangskontrolle Zugang nur für Befugte  Abgangskontrolle Sicherung vor unbefugtem Entfernen  Speicherkontrolle Sicherung vor unbefugter Eingabe, Kenntnisnahme oder Veränderung  Benutzerkontrolle Verhinderung der Benutzung von derartigen Datenverarbeitungssystemen  Zugriffskontrolle Auch Befugte dürfen nur auf bestimmte Daten zugreifen  Übermittlungskontrolle Überwachung der Datenübermittlung  Eingabekontrolle Überwachung der Eingabe hinsichtlich Zeit und Person  Auftragskontrolle Sicherstellung des Datenumgangs nur entsprechend der Weisung  Transportkontrolle Sicherstellung eines geschützten Datentransports  Organisationskontrolle Organisation muss Datenschutz- bestimmungen entsprechen 8.Datenschutzerfordernisse (§ 6 Bundesdatenschutzgesetz)

43 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 43 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist Pflicht, bei:  automatischer Datenverarbeitung und mind. 5 regelmäßig beschäftigten Arbeitnehmern  konventioneller (manueller) Datenverarbeitung und mind. 20 Arbeitnehmern Arbeitnehmer, der in diesem Bereich nicht weisungsgebunden ist 8.Datenschutzbeauftragter nach § 28 BDSG

44 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 44 Aufgaben des Datenschutzbeauftragten:  Führen einer Übersicht über die Art der personenbezogenen gespeicherten Daten  Führen einer Liste über alle regelmäßigen Empfänger von personenbezogenen Daten  Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung der Software  Veranlassen der ordnungsgemäßen Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten  Belehrung der betroffenen Mitarbeiter über Datenschutz  Verpflichtung aller Mitarbeiter auf Datenschutzgeheimnis 8.Datenschutz

45 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 45 Formularbeispiel: Verpflichtungs- erklärung über das Datengeheimnis eines Internet- Administrators bei der DLRG

46 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 46 Bei Personalakten und Personalkartei:  Verwahrung unter Verschluss  Zugang nur für bestimmte Mitarbeiter Bei elektronischen Datenträgern (EDV):  Festlegung der Terminals für den Zugriff auf die Daten (Passwort)  Zugriff nur auf bestimmte Daten  Zugriff und Bearbeiten der Daten nur durch bestimmte Mitarbeiter möglich  Einsatz des “Vier-Augen-Prinzips” bei bestimmten Bearbeitungsformen: -> Änderungen nur durch Zustimmung von 2 Mitarbeitern z.B. Gegenzeichnung von manuellen Arbeitszeiterfassung 8.Datenschutzmaßnahmen

47 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 47 Diskutieren Sie die Vor- und Nachteile einer permanenten Mitarbeiterüberwachung. (z.b. durch Kameras) Beachten Sie auch, ob eine Umsetzung in Deutschland möglich ist! Aufgabe

48 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 48 1.Gründe für die Personaladministration –und betreuung 2.Aufgaben der Personalverwaltung 3.Arten von Personaldaten 4.Ziele der Personaldatenverwaltung 5.Personalinformationssystem 6.Vernetzung der Informationssysteme 7.Betriebliches Entgeltsystem und deren aktuellen Rechtsgrundlagen Stand 2007 8.Datenschutz 9.Organisation der Personalverwaltung 10.Personaldatenbank

49 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 49 Personalakte = Aufbewahrung aller arbeitsvertragsgestaltenden Dokumente Personalbelege Personalbogen Zeugnisse Ärztliche Stellungnahmen Polizeiliches Führungszeugnis Vertragsbelege Arbeitsvertrag Vertragsänderungen Beförderungen Entgeltänderungen Tätigkeitsbelege 9.Organisation der Personalverwaltung

50 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 50 Hauptakte: Deckblatt (pers.Daten, Anschrift, Familienstand, Steuerklasse, Bankverbindung ect.) Arbeitspapiere: Meldebescheinigungen, Lohnsteuerkarte, SV-Ausweis Arbeitsvertrag Bewerbungs-und Einstellungsunterlagen Werdegang des Mitarbeiters Kündigungsunterlagen (z.b. Aufhebungsvertrag) Nebenakte: Lohn- und Gehaltsabrechnungen, wie Zeiterfassungskarten, Urlaubs- und Fehlzeitendateien, ärztliche AU- Bescheinigungen, Reiseabrechnungen Medizinische Unterlagen und krankheitsdiagnostische Daten Nicht aufbewahren!!! Zeugnisentwürfe Unterlagen über mögliche Einsatzüberlegungen Planungsunterlagen für Personalentscheidungen = keine inoffiziellen Dokumente Zusatzinformationen – Inhalt der Personalakte

51 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 51 Personalkartei = Karteikarten mit allen wesentlichen Daten des Mitarbeiters Ziele:  schneller Überblick  gute Vergleichsmöglichkeit  aktuell durchführbarer Ände=rungsdienst  Sortierung nach verschiedenen Kriterien Inhalt:  Personalien (Persönliche Daten)  Familienverhältnisse (Familiendaten)  Einsatz (Firmenbezogene Daten des Mitarbeiters: Eintritt, Abteilungen etc.)  Erwerbsminderung (sofern vorhanden)  Entgelt  Austritt 9.Organisation der Personalverwaltung

52 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 52 Personaldatei Personalstammdatei = Verzeichnis aller personalrelevanten Daten Sortierkriterien: Persönliche Daten (MA-daten) Firmeninterne Daten (Einstellungs-,Organisationsdaten) Entgeltdaten (Lohndaten, SV-daten) Zeitdaten (Betriebszugehörigkeiten...) 9.Organisation der Personalverwaltung

53 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 53 Arbeitsplatzstammdatei = alle relevanten Informationen zum Arbeitsplatz für die Personalplanung, P-beschaffung und P-beurteilung Datenelemente: Stellenbezogene Daten (z.B. Stellenbeschreibung, Tätigkeiten, Rang) Mitarbeiterbezogene Daten (notwendige Qualifikationen, Mindestalter etc.) Beurteilungsdaten (Art der Beurteilung, Kriterien, Kontrollmöglichkeiten) Führungsdatei = Daten über die Gesamtheit der Belegschaft häufig für statistische Zwecke Zeitreihendaten:  Belegschaftszahlen  Personalzugänge  Überstunden  Personalkosten  Aus- und Weiterbildung  Fluktuation Personaldatei

54 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 54 Stand: 31.08.2009 Quellennachweis:Gesetze zum Thema Administration: Bäumler,H.:Datenschutz im InternetSGB III, §341 (2), §309ff., §350 Kongehl,G.:Datenschutz Management SGB IV, §28aff. in Unternehmen und BehördenSGB V, §198ff, §241 ff. Kos,R.:Die elektronische PersonalakteSGB VI, §147ff., §161ff., §190ff. www.vhb.de/personalSGB VII www.krankenversicherung-ganz-privat.deSGB X, §81 www.nettoeinkommen.deSGB XI, §55 de.wikipedia.org/wiki/personalDEÜV, § 6ff. www.personal-office.deBGB, §543, §568, §569, §622, §1744 www.handelsblatt.deArBschG www.dlrg.netArbZG, §3ff. www.ip-institut.deBurlG, §1ff. www.bfdi.bund.deEstG, §38 www.sbk.org.deGewO www.pointofcareer.deTVG, BVG, HGB, VermBG, EntgFG BurlG BetrVG, § 77 (3), § 87, § 111-112a

55 Human Resource Management Kapitel 5: Personaladministration –und betreuung Prof. Dr. C. Eckstaller – Prof. Dr. W. Maier – Prof. Dr. J. Schweitzer © 2009 55 Ende Kapitel 5-1