Aufgaben Clubsekretär/-in 26. März 2011 in PETS u. Distriktversammlung in Rheine, Otto Koch, Incoming Dis- triktsekretär 2011/12, RC Rheine, Distrikt 1870 .

Aufgaben Clubsekretär/in Grundlagen: Handbuch des Clubsekretärs (229) (Mappe für Clubamtsträger 2010/13 ) www.rotary.org und www.rotary 1870.de (Link: Distriktversammlung und Mitgliederzutritt) www.ro-cas.de und weitere www. Adressen

Grundsätze, Erfahrungen und Empfehlungen Erfüllung der rotarischen Zielsetzungen: „Der Clubsekretär muss in erster Linie dafür Sorge tragen, dass die Clubarbeit gut läuft.“ (vgl. Handbuch S. 3, Mitte) Reibungslose Zusammenarbeit mit dem Präsidenten, Zeitgerechte Erstellung u. Versand des Protokolls,

Handhabung der Protokollführung Ist es wahr? Feststellung der Präsenzen (Ro.Cas.u.S.55MGV) Mitplanung des Meetings (Erwartung des Präsidenten) Zusammenarbeit mit allen anderen Entscheidungsträgern im Club Verwalten der Mitgliederdaten Protokoll der Meetings, Vorstands- und Ausschusssitzungen (nach Vereinbarung) Der Wochenbericht als strategisches Führungsmittel

Handhabung der Protokollführung Ziele: Stabilisierung und Steigerung der Präsenz und der Zufriedenheit Frage der Ausführlichkeit der Widergabe, der Stilistik, des Vortrages, einer Feierlichkeit, Berichtspflichten an R. I. u. Distrikt (vgl. S. 13 ff. Handbuch Clubsekretär mit ausführl. Erläuterung)

Einige Einzelheiten: Amtsantritt zum 1. Juli (und nach Vereinbarung der Ämterübergabe) Übernahme Glocke, Clubakten, Banner usw. Regelung des Archivgutes (Archivar) Absprache mit Internetbeauftragten, Pressewart, Vortragswart usw. E-mails: Vorsicht Betrügereien Kenntnisse wichtiger Vorhaben u. Empfehlungen von R. I. ,z.B. Future Vision Plan, Club Leadership Plan, Distriktsebene mit Governor u. Beirat (Aufgaben),

Besuch des Governors ... Besuch des Governors, (Vorstand u.Meeting), Vorstellung, Besprechung und Verteilung des Governorbriefes (monatlich), Veranstaltungen auf Distriktsebene – Hinweise geben auf Besuch der Seminare, Regionalmeetings, (Interci- ty – Meetings), Ausbildung des rotarischen Führungs- personals, PETS u. Distriktkonferenz, usw. , Halbjahrestreffen des Governors mit den Präsidenten immer Anfang Januar im Distrikt,

Rotary – Embleme... Regelmässiges Lesen des Rotary – Magazins, Rotary – Embleme, Regelungen zur Anwendung, Far- ben, Fotos (Überarbeitung), Monatliches Passwort …Mitgliederbereich auf www. rotary.de , ( jetzt ackerbau 11 , S.111 Märzheft, dort unter Kontaktadressen), Jahresmotto des R. I. Präsidenten, Veröffentlichung in der zweiten Hälfte Januar (jährl.),

Clubversammlungen, Halbjahresberichte... Aktualisierungen Clubdaten, Mitgliederdaten usw. Einladungen Vorstandssitzungen, Clubversamm- lungen, Einhaltungen Formen u. Fristen usw. Wahl des neuen Vorstandes (Frist Ende Dezember), Meldungen an R. I. und Governor, Angaben für das „Official Directory“(bis zum 31. 12.), Halbjahresberichte zum 1. Juli und zum 1. Dezem- ber, vgl. …rotary.org „Mitgliederzutritt“ u.Tabelle S. 13 u. S. 14 Erläuterungen dazu fortlfd. im Handbuch Clubsekretär usw. ,

Jahresbericht mit Präsenzergebnis u. Programmverlauf. Erledigung der Korrespondenz (intern/extern), auch in Absprache mit dem Präsidenten, Präsenzbestätigungen, Einrichtung der „Stallwache“, Handhabung des Textes des Vortrages, z. B. zur Mitteilung am Wochenbericht, zum Archiv, usw. bei Gast - Vorträgen (Dank, Präsent usw.) Jahresbericht mit Präsenzergebnis und Programm- verlauf , auch halbjährlicher Bericht ( ! )