Überblick Stammdaten und Belege SAP Business One, Version 9.0 Willkommen zur Lektion zu Stammdaten und Belegen.

Lernziele Nach Abschluss dieser Lektion können Sie: einen Kundendatensatz anzeigen das Prinzip der Stammdaten erklären einen Beleg anlegen und ändern In dieser Lektion erfahren Sie mehr über Stammdaten in SAP Business One. Nach der Bearbeitung dieses Abschnitts können Sie einen Kundendatensatz anzeigen und das Prinzip der Stammdaten erklären. Am Schluss des Abschnitts legen Sie Belege in SAP Business One an und ändern diese.

Stammdatenkonzept Geschäftspartner Ansprechpartner Adressen Zahlungsbedingungen Preislisten Buchhaltungsdaten Artikel Materialbuchhaltung Lager Mengeneinheiten Artikelgruppen Artikeleigenschaften Preislisten In SAP Business One können Sie mithilfe von Belegen wie Bestellungen, Rechnungen, Produktionsaufträgen, Kundenaufträgen usw. Geschäftsaktivitäten aufzeichnen. Jeder dieser Belege enthält kleinere wiederverwendbare Dateneinheiten, die sogenannten Stammdaten. Stammdaten beziehen sich auf die wesentlichen Informationen zur Beschreibung Ihrer Kunden, Lieferanten und Interessenten sowie der Artikel, die in Ihrem Unternehmen eingekauft und verkauft werden. Das Anlegen von Belegen aus Stammdaten erhöht die Produktivität, gewährleistet Datenkonsistenz und reduziert das Auftreten von Fehlern.

3 Typen von Geschäftspartnern Interessenten Kunden Lieferanten In Einkaufs- und Verkaufsbelegen werden drei Typen von Geschäftspartnern verwendet: Interessenten, Kunden und Lieferanten. Interessenten sind im Verkaufsprozess potenzielle neue Kunden. Im Anschluss an einen Verkauf kann ein Interessent in einen Kunden umgewandelt werden. Lieferanten werden beim Einkaufsprozess verwendet. Jeder Interessent, Kunde und Lieferant wird in SAP Business One durch einen Geschäftspartner-Stammdatensatz dargestellt. Der Zugriff auf alle drei Typen von Geschäftspartnern erfolgt über eine Transaktion. Die Formulare für jeden Typ unterscheiden sich jedoch geringfügig voneinander, sodass für jeden Typ die entsprechenden Daten enthalten sind.

Stammdaten suchen Während der Eingabe von Verkaufs- und Einkaufsbelegen können Sie problemlos Informationen zu Geschäftspartnern und Artikeln abrufen. In Belegen steht im Feld für den Geschäftspartner und für die Artikelnummer ein Auswahllistensymbol zur Verfügung. Das Symbol für die Auswahlliste wird erst angezeigt, nachdem Sie in ein Feld geklickt haben. Wenn Sie in das Feld klicken, wird das Feld markiert, und das Symbol wird angezeigt. Über dieses Symbol können Sie eine Auswahlliste öffnen. Zum Durchsuchen können Sie entweder in der Liste blättern oder Zeichen mit Platzhaltern eingeben.

Konfigurationsdaten Einige der in den Stammdaten angezeigten Informationen stammen aus der Konfiguration. Die Zahlungsbedingungen werden beispielsweise vor der Einrichtung von Kunden festgelegt. Wenn Sie im Geschäftspartnerfenster auf den Verknüpfungspfeil für Zahlungsbedingungen klicken, können Sie zu den Konfigurationsdaten navigieren. In einigen Feldern mit einem Dropdown-Menü wie Zahlungsbedingungen können berechtigte Benutzer neue Optionen definieren, wenn keine zutreffenden Optionen vorhanden sind. Diese Art direkter Konfiguration ist ein typisches Merkmal von SAP Business One. Konfigurationsdaten und Stammdaten sollen das Anlegen von Belegen für Geschäftsvorgänge erleichtern. Schauen wir uns an, wie Belege angelegt werden, um Informationen zu einer Geschäftsaktivität im Verkauf oder Einkauf zu erfassen.

Belege 1 2 Allgemeine Belegdaten Beleginhalt Allgemeine Informationen Geschäftspartner Name Ansprechpartner Nr. Status Buchungsdatum Inhalt Logistik Buchhaltung Anhänge Beleginhalt Artikel/Service 1 Art.-/Katalognr. Menge Lieferadresse Zahlungsadresse Versandart … 2 Journaleintrag Zahlungsbedingungen Steuerinformationen Allgemeine Informationen (Fußzeile) Käufer/Verkäufer Summe vor Rabatt % Rabatt … Fällige Zahlungssumme Bemerkungen Alle Einkaufs- und Verkaufsbelege weisen eine ähnliche Struktur auf. Einkaufs- und Verkaufsbelege werden häufig auch nur als „Belege“ bezeichnet. Ein Beleg untergliedert sich grundsätzlich in folgende Bereiche: der obere Bereich (Kopfzeile) mit den allgemeinen Informationen, der mittlere Bereich mit Informationen auf verschiedenen Registerkarten und artikelspezifischen Daten, und der untere Bereich (Fußzeile) mit weiteren allgemeinen Informationen. Der mittlere Bereich enthält vier Registerkarten: Registerkarte Inhalt: Hier werden spezifische Informationen zu bestellten Artikeln oder Dienstleistungen erfasst, z.B. Menge, Preis, Artikelnummer und Beschreibung. Weitere artikelbezogene Daten können Sie durch Doppelklicken auf eine Zeile in den Zeilendetails aufrufen. Registerkarte Logistik: Diese enthält Detailinformationen zum Empfänger, an den die Artikel oder Dienstleistungen sowie die Rechnungen gesendet werden. Hier wird auch die Versandart angegeben. Die meisten Daten werden aus den vorkonfigurierten Stammdaten des Unternehmens und des Lieferanten übernommen. Registerkarte Buchhaltung: Diese enthält Informationen zum jeweiligen Hauptbuchkonto für den Einkauf, die aus den Stammdaten der Finanzbuchhaltung übernommen werden. In der Registerkarte Anhänge können Sie zusätzliche Dateien an Ihre Belege anhängen. Viele der Daten auf diesen Registerkarten werden als Vorgaben aus den Stammdaten übernommen. Die Werte können während der Bearbeitung der Belege geändert werden. Diese Änderungen wirken sich nur auf den Beleg, nicht aber auf die Stammdatensätze aus.

Zeilentyp in Belegen Inhalt Auswählen Typ Artikelnr. Artikelbeschreibung Menge Preis Gesamt (HW) A1005 Farbdrucker 1 214,76 214,76 A1006 Tintenstrahldrucker 1 99,99 99,95 T Der Artikel A1006 ist bald ausverkauft! S Zwischensumme Drucker 314,71 Formular- einstellungen Tabellenformat A1001 Druckpatrone schwarz 10 7,50 75,00 A1006 Druckpatrone Farbe 10 9,10 91,00 S Zwischensumme Druckpatronen 166,00 In den Verkaufs- und Einkaufsbelegen können Sie einen Zeilentyp wählen. In Belegen können Sie in der Registerkarte Inhalt den Typ für die Zeile festlegen. In der Standardansicht des Systems wird die Typspalte nicht angezeigt. Sie können sie jedoch im Fenster Formulareinstellungen einfach hinzufügen. Formulareinstellungen stehen für Fenster in SAP Business One zur Verfügung. Damit steuern Sie die Sichtbarkeit optionaler Felder. Folgende Zeilentypen stehen zur Verfügung: Leer: für eine reguläre Artikelzeile (Feld bleibt leer) T: für eine Textzeile S: für eine Zwischensummenzeile A: Wenn es sich bei dem Beleg um ein Angebot handelt, ist die Option A für die Erfassung eines Alternativartikels verfügbar. Ein Alternativartikel wird bei der Berechnung von Zwischensummen nicht berücksichtigt. Wenn der Beleg in einen Zielbeleg kopiert wird, können Sie wählen, ob der Alternativartikel bestehen bleiben oder gelöscht werden soll. Auf der Registerkarte Inhalt eines SAP-Business-One-Belegs können Sie das Format einer Zeile ändern, indem Sie den Text oder die Zwischensumme aus der Vorgängerzeile einfügen. Öffnen Sie hierzu einfach die Dropdown-Liste im Feld Typ, und wählen Sie T (für Text) oder  (für Zwischensumme) aus. Wenn Sie T auswählen, wird das Popup-Fenster Text-Editor angezeigt. Hier können Sie entweder vordefinierten Text aus der Dropdown-Liste oder einen eigenen Text einfügen. Dies erweist sich als besonders hilfreich, wenn Sie Ihrem Lieferanten bestimmte Anweisungen zur Herstellung, zur Behandlung oder zum Versand von Artikeln zukommen lassen möchten. Gesamt vor Rabatt 480,71

Geparkte Belege Sie können Belege als geparkte Belege sichern, bevor Sie sie zu einer Datenbank hinzufügen. Sie können Änderungen vornehmen oder fehlende Informationen eingeben, bevor Sie einen geparkten Beleg als regulären Beleg hinzufügen. Geparkte Belege können als Vorlagen verwendet werden. Sie können eine Liste zu verarbeitender geparkter Belege anzeigen lassen. Die meisten Belege können Sie in SAP Business One als geparkte Belege sichern. Auf diese Weise können Sie Änderungen vornehmen oder fehlende Informationen eingeben, bevor Sie die geparkten Belege als reguläre Belege zur Datenbank hinzufügen. Sie können beispielsweise Informationen überprüfen, bevor Sie einem Kunden bei einem Angebot einen bestimmten Rabatt anbieten. Sie können den Beleg anlegen, die vom Kunden gewünschten Artikel samt Rabatt eingeben und das Angebot dann als geparkten Beleg sichern. Geparkte Belege können auch als Vorlagen für häufig angelegte Belege verwendet werden. Sie können eine Liste geparkter Belege anzeigen lassen. Durch Angabe bestimmter Auswahlkriterien können Sie bestimmte Belege suchen und verarbeiten. Wenn Sie einen geparkten Beleg öffnen, können Sie erforderliche Änderungen vornehmen und den Beleg anschließend als regulären Beleg zur Datenbank hinzufügen.

Zugehörige Belege anlegen Im Arbeitsalltag müssen Sie häufig Informationen aus Belegen in andere Belege kopieren. Sie haben zum Beispiel ein Angebot für einen Kunden angelegt und möchten anschließend einen Kundenauftrag anlegen, der auf diesem Angebot basiert. In solchen Fällen können Sie das Angebot ganz einfach in einen Kundenauftrag kopieren.

Verknüpfungsplan Im Verknüpfungsplan können Sie die Verknüpfungen zwischen Belegen sehen. Der Ausgangspunkt des Verknüpfungs- plans ist gelb hinterlegt. Doppelklicken Sie auf ein beliebiges Symbol, um einen Beleg zu öffnen. In der Auswahl-Box können Sie unterschiedliche Ansichten auswählen. Nachdem Sie einen zugehörigen Beleg erfasst haben, können Sie sich die Verknüpfung zwischen den Belegen anzeigen lassen. Dazu können Sie u. a. den Verknüpfungsplan verwenden. In der Abbildung hat der Benutzer den Verknüpfungsplan zu einer Lieferung geöffnet. Die Lieferung ist gelb hinterlegt, da sie den Ausgangspunkt des Verknüpfungsplans darstellt. Diese Lieferung basiert auf einem Kundenauftrag, der auf einem Angebot basiert. In diesem Fall bildet eine eingehende Zahlung den Abschluss dieser Kette. Im Verknüpfungsplan können Sie auf ein beliebiges Symbol doppelklicken, um einen Beleg innerhalb der Kette zu öffnen und die Belegdetails, Adressen, Zahlungsbedingungen usw. anzuzeigen. In der Auswahl-Box können Sie unterschiedliche Ansichten auswählen. Sie können die Belege, zugehörigen Journalbuchungen oder Elemente aus den Zeilen der Belege anzeigen.

Drag&Relate Artikelstammdaten Hauptmenü OEC Computer Manager Artikelstammdaten Drag&Relate Artikelnr. M00001 Verkauf/Debitoren Beschreibung Mauspad Fremdspr. Beschr. Angebot Artikelart Artikel Angebotdetails Artikelgruppe Zubehör Kundenauftrag Preisliste 01 Einkaufspreisliste Kundenauftragsdetails Lieferung Details Lieferung Retouren Details Retouren Ausgangsrechnung Details Ausgangsrechnung Liste aller Angebote mit dem Artikel M00001 Ausgangsgutschrift Drag&Relate stellt eine besonders effiziente Methode dar, mit der Sie zwei Geschäftsobjekte in einer Abfrage verknüpfen können. Auf der rechten Seite sind die Daten im Artikelstammsatz dargestellt. Wenn Sie ermitteln möchten, welche Angebote zu diesem Artikel abgegeben wurden, ziehen Sie das Feld „Artikelnr.“ in der Drag&Relate-Struktur auf den Eintrag „Angebote“. Daraufhin zeigt das System eine Liste aller Angebote für den Artikel an. Bei einer zu langen Ergebnisliste können Sie die Ergebnisse filtern, sodass nur die Angebote zu sehen sind, an denen Sie interessiert sind. Im Menü „Administration“ in der Transaktion „Allgemeine Berechtigungen“ können Sie die Berechtigungen zum Verwenden der Berichte pro Benutzer begrenzen. Ausgangsgutschrift Details

Demo – Stammdaten Im Folgenden werden die für viele Prozesse verwendeten Geschäftspartner-Stammdaten erläutert.

Demo – Belege Im Folgenden wird das Anlegen eines Belegs beschrieben.

Zusammenfassung Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte zusammengefasst: Das Anlegen von Belegen aus Stammdaten erhöht die Produktivität, gewährleistet die Konsistenz der Daten und verringert Fehler. Drei Arten von Geschäftspartner-Stammdaten: Lieferant, Interessent und Kunde. Belege weisen dieselbe Struktur auf. Belege können als geparkte Belege gesichert werden. Sie können die Informationen eines Belegs mühelos in einen anderen Beleg kopieren. Kopierte Belege sind miteinander verknüpft und ihre Beziehungen können im Verknüpfungsplan angezeigt werden. Mithilfe von Drag&Relate können Sie schnell Ad-hoc-Berichte anlegen.

Vielen Dank! Sie haben die Lektion zu Stammdaten und Belegen abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse. Sie haben die Lektion zu Stammdaten und Belegen abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse.