Zahlungen verarbeiten SAP Business One Version 9.0

Präsentation zum Thema: "Zahlungen verarbeiten SAP Business One Version 9.0"—  Präsentation transkript:

1 Zahlungen verarbeiten SAP Business One Version 9.0
Willkommen bei der Lektion zum Verarbeiten von Zahlungen.

2 Lernziele Nach Abschluss dieser Lektion können Sie:
Die Schritte des Zahlungsprozesses auflisten und in SAP Business One durchführen Die Auswirkungen der einzelnen Schritte auf die betroffenen Sachkonten erläutern Das jeweilige Zahlungsszenario an Kundenanforderungen und Lokalisierung anpassen. Nach Abschluss dieses Themas können Sie: Die Schritte des Zahlungsprozesses aufzählen und in SAP Business One durchführen. Dazu gehören folgende Einzelschritte: Eingangszahlungen, Ausgangszahlungen, Einzahlungen, Zahlungsassistent Die Auswirkungen der einzelnen Schritte auf die betroffenen Sachkonten erläutern Das jeweilige Zahlungsszenario auf der Basis von Entscheidungen, die zusammen mit dem Kundenberater getroffen wurden, an Kundenanforderungen und Lokalisierung anpassen

3 Eingangszahlungen verarbeiten: Unternehmensszenario
Einzahlung Ein typischer manueller Zahlungsprozess: Ihre Kunden zahlen ihre Verbindlichkeiten (d.h. offene Ausgangsrechnungen) entsprechend zuvor vereinbarten Zahlungsbedingungen: Geldbasis, Raten, Netto 30 usw. In unserem Unternehmensszenario verarbeitet die Buchhalterin Frau Schmidt bei OEC Computer jeden Nachmittag die Eingangszahlungen. Sie prüft das Bankkonto des Unternehmens online auf eingegangene Überweisungen (Eingangszahlungen) von Kunden. In SAP Business One prüft sie auf den Kreditkartenkonten (Visa und Master Card), welche Eingangszahlungen im Laufe des Tages in der Filiale und im Kundenservice-Center erfasst wurden. Sie gibt in SAP Business One eine Kreditkarteneinzahlung ein und erfasst damit die von Visa und Master Card auf das Unternehmenskonto überwiesenen Zahlungen. Beachten Sie, dass in diesem Unternehmensszenario der manuelle Zahlungsprozess erläutert wird. Mit den Optionen „Zahlungsassistent“ und „Kontoauszugsverarbeitung“ können Sie Eingangs- und Ausgangszahlungen automatisch und halbautomatisch anlegen. Dies ist abhängig von Ihrer Lokalisierung. Bank- konto

4 Agenda Eingangszahlungen Zahlungsmethode
Struktur eines Zahlungsbelegs und die Arbeitsmethoden Einzahlungen und Einreichungen Ausgangszahlungen Der Zahlungsprozess in SAP Business One – Einkauf Der Zahlungsassistent In dieser Lektion werden sowohl eingehende als auch ausgehende Zahlungen behandelt. Wir beginnen mit eingehenden Zahlungen und sprechen über die Zahlungsmethoden, die Struktur eines Zahlungsbelegs und die Arbeitsmethoden sowie Einzahlungen und Einreichungen.

5 Eingangszahlungen – Zahlungsmethoden Scheck, Kreditkarte und Bar
Eingangszahlung: Zahlungsmethode Bar Scheck Kreditkarte Ausgangs- rechnung Eingangszahlung Verrechnungs- konto Einzahlung Bank- konto Soll Haben Verrechnungskonto Scheck/Kreditkarte/ Bar 105 Kunde Soll Haben Verrechnungskonto Scheck/Kreditkarte/ Bar 105 Bankkonto Für Eingangszahlungen gibt es vier mögliche Zahlungsmethoden. Wir schauen uns zuerst die drei Zahlungsmethoden an, die in der Regel zwei Schritte umfassen: Bar, Scheck und Kreditkarte. Bei jeder Zahlungsmethode gilt: Wenn Sie eine Eingangszahlung über den gesamten Betrag erfassen, wird die offene Rechnung auf dem Debitorenkonto geschlossen. Zahlungen in bar, per Scheck und per Kreditkarte werden auf ein Verrechnungskonto oder temporäres Konto gebucht. Beachten Sie, dass bei der US-amerikanischen Lokalisierung der Begriff „Clearing“ für ein solches Konto verwendet wird. Bei anderen Lokalisierungen wird es als „temporäres Konto“ oder „Verrechnungskonto“ bezeichnet. Die Verrechnungskonten müssen bei der Einrichtung vordefiniert werden. Im gezeigten Beispiel sehen wir links eine Eingangszahlung über 105, die die folgende automatische Journalbuchung generiert: Sollbuchung auf ein Verrechnungskonto: Kassenbestand/Kreditkartenzahlungen/eingegangene Schecks. Habenbuchung auf das Debitorenkonto. Externe Werkzeuge wie das Point-of-Sale-System und die Autorisierung von Kreditkartentransaktionen können in den Standardprozess integriert werden. Das System entnimmt das Kassenkonto und das Konto für erhaltene Schecks dem Fenster Kontenfindung Sachkonten. Das Kreditkartenkonto ist im Bereich für die Bankendefinition (Modul Administration) im Definitionsfenster für Kreditkarten im Feld Sachkonto hinterlegt. Rechts sehen wir die zweite Buchung aus einem Einzahlungsbeleg, mit dem Beträge vom Verrechnungskonto auf das Hausbankkonto überwiesen und der Verrechnungsvorgang auf dem Verrechnungskonto durchgeführt wird.

6 Eingangszahlungen – Zahlungsmethode Überweisung
Eingangszahlung: Zahlungsmethode Überweisung Ausgangs- rechnung Eingangszahlung Bankkonto Soll Haben Bankkonto 105 Kunde Eine andere Zahlungsmethode ist die Überweisung. Wenn ein Kunde per Überweisung zahlt, wird für die Transaktion kein Verrechnungskonto benötigt. Der Kunde überweist die Zahlung direkt an Ihre Hausbank. Hier sehen wir die Sollbuchung auf das Hausbankkonto und die Habenbuchung auf das Debitorenkonto.

7 Struktur eines Zahlungsbelegs
Offene Rechnungen, Gutschriften und Journalbuchungen Zahlungsbelegkopf Gesamtbeträge, Bemerkungen Die Fenster für Eingangs- und Ausgangszahlungen sind nahezu identisch. Das Fenster ist in folgende Bereiche unterteilt: Belegkopf (oben) Bereich zur Auswahl von offenen Rechnungen, Gutschriften und Journalbuchungen sowie zur Zuordnung der Zahlungsbeträge (in der Mitte) Bereich zur Eingabe von Bemerkungen und zum Anzeigen von Summen (unten)

8 Zahlungsbetrag festlegen
 Akontozahlung 25 185 Offener Saldo Fälliger Gesamtbetrag -98 JB * 1 von 1 204 AG RE Bel.- art -20 202 98 2% 100 2 von 2 101 180 200 1 von 2 Gesamt-zahlungs-betrag Skonto Fälliger Saldo Gesamt Rate Beleg Zahlungsbelegkopf  Aus-gew. Im mittleren Bereich wählen Sie offene Transaktionen für die Zahlung aus der Tabelle. Dazu setzen Sie das jeweilige Kennzeichen in der Spalte Ausgewählt. Das System bietet Werkzeuge, mit denen Sie die Art der angezeigten Belege einfach erkennen können und die Sie bei der Auswahl unterstützen.

9 Zahlungsbetrag festlegen
 Akontozahlung 25 185 Offener Saldo Fälliger Gesamtbetrag -98 JB * 1 von 1 204 AG RE Bel.- art -20 202 98 2% 100 2 von 2 101 180 200 1 von 2 Gesamt-zahlungs-betrag Skonto Fälliger Saldo Gesamt Rate Beleg Zahlungsbelegkopf  Aus-gew. Ein Sternchen (*) hinter dem Rechnungsdatum zeigt an, dass die Rechnung fällig ist. Das Fälligkeitsdatum der Rechnung liegt in diesem Fall vor dem aktuellen Datum oder ist mit diesem identisch. Der Skontoprozentsatz ist der für den Geschäftspartner definierte Skonto in Prozent und richtet sich nach dem Zahlungseingangsdatum und dem Rechnungsdatum. Bei Bedarf können Sie diesen überschreiben. In der Spalte Gesamtzahlungsbetrag wird der Betrag angezeigt, der auf einer Rechnung aussteht. Das System schlägt den fälligen Saldo als zu zahlenden Betrag vor. Ändern Sie diesen Betrag, wenn nur ein Teil des Rechnungsbetrags zu zahlen ist.

10 Zahlungsbetrag festlegen
 Akontozahlung 25 185 Offener Saldo Fälliger Gesamtbetrag -98 JB * 1 von 1 204 AG RE Bel.- art -20 202 98 2% 100 2 von 2 101 180 200 1 von 2 Gesamt-zahlungs-betrag Skonto Fälliger Saldo Gesamt Rate Beleg Zahlungsbelegkopf  Aus-gew. In der Spalte „Belegart“ wird Ihnen der Ursprungsbeleg des jeweiligen Belegs angezeigt. Beispiel: RE für Rechnung, AG für Gutschrift und JB für Journalbuchung.

11 Zahlungsbetrag festlegen
 Akontozahlung 25 185 Offener Saldo Fälliger Gesamtbetrag -98 JB * 1 von 1 204 AG RE Bel.- art -20 202 98 2% 100 2 von 2 101 180 200 1 von 2 Gesamt-zahlungs-betrag Skonto Fälliger Saldo Gesamt Rate Beleg Zahlungsbelegkopf  Aus-gew. Mithilfe der Formulareinstellungen können Sie auf Wunsch das Kennzeichen „GP- Referenznummer“ in der Tabelle einbinden. Dadurch können Sie die Zahlung einer Ausgangsrechnung basierend auf der Rechnungsnummer des Lieferanten anlegen, anstatt auf Ihrer internen Belegnummer. Sie können festlegen, dass das System alle Transaktionen in der Tabelle anzeigt, oder die Anzeige auf Rechnungen und Gutschriften beschränken. Die Einstellung, dass standardmäßig alle Transaktionen angezeigt werden sollen, finden Sie in den Belegeinstellungen für Ein- und Ausgangszahlungen. Falls Sie eine Zahlung belegen möchten, die nicht auf einer Rechnung basiert, zum Beispiel eine Vorauszahlung, wählen Sie die Option Akontozahlung. Im dargestellten Beispiel enthält der Fällige Gesamtbetrag die Akontozahlung und den Gesamtzahlungsbetrag der offenen Transaktionen aus der Tabelle.

12 Zahlungsmethode festlegen
Legen Sie den Zahlungsbetrag fest. Verteilen Sie den Zahlungsbetrag auf die unterschiedlichen Zahlungsmethoden. Mögliche Zahlungsmethoden: Scheck Überweisung Kreditkarte Bar * Wechsel Nachdem Sie den Zahlungsbetrag festgelegt haben, müssen Sie die Zahlungsmethode bestimmen. Sie können eine der folgenden Zahlungsmethoden auswählen: Scheck, Überweisung, Kreditkarte oder Bar. In einigen Ländern können Sie auch die Zahlungsmethode Wechsel verwenden. Wählen Sie das Symbol Zahlungsmethode in der Symbolleiste, um das Fenster Zahlungsmethode zu öffnen. In den meisten Fällen wird der Betrag vollständig über eine Zahlungsmethode beglichen. Der Betrag kann jedoch auch auf mehrere Zahlungsmethoden aufgeteilt werden. Das System ruft die Zahlungsmethodendetails für Eingangszahlungen aus dem Kundenstammsatz ab. Wenn Sie eine Zahlung buchen, stimmt das System die Zahlung mit den ausgewählten Rechnungen ab und schließt die Transaktionen. Wenn die Zahlung als Akontozahlung gebucht wurde, bleiben die Rechnung und die Zahlung offen. Bei einer Teilzahlung passt das System den fälligen Saldo entsprechend an.

13 Einzahlungen von Bargeld und Schecks
Kunde Kassenbestand Bank OR 1 1 2 2 Offene Rechnung Eingangszahlung Zahlungsmethode Bar Bar-einzah-lung Wenn Sie Bargeld aus der Kasse oder Schecks aus Ihrem Scheckfach nehmen und zu Ihrer Bank bringen, können Sie die Transaktion Einzahlung verwenden, um diesen Transfer zu buchen. Diese Grafik zeigt den Prozess für Barzahlungen. Durch die Eingangszahlung wird eine Habenbuchung auf das Debitorenkonto und eine Sollbuchung auf das Kassenkonto durchgeführt. Wenn die Einzahlung erfolgt, wird die Barzahlung gutgeschrieben und das Bankkonto wird belastet.

14 Einzahlungen von Bargeld und Schecks
Kunde Kassenbestand Bank OR 1 1 2 2 Offene Rechnung Eingangszahlung Zahlungsmethode Bar Bar- einzah-lung Kunde Eingeg. Schecks Bank OR 1 1 2 2 Offene Rechnung Eingangszahlung Zahlungsmethode Scheck Einzahlung durch Schecks Eine Einzahlung per Scheck ähnelt der Barzahlung. Durch die Eingangszahlung wird eine Habenbuchung auf das Debitorenkonto und eine Sollbuchung auf das Konto für eingegangene Schecks durchgeführt. Wenn die Einzahlung erfolgt, erfolgt eine Gutschrift auf das Konto für eingegangene Schecks und das Bankkonto wird belastet.

15 Demo – Eingangszahlungen und Einzahlungen

16 Eingangszahlungen und Einzahlungen stornieren
Ausgangs- rechnung Eingangszahlung Einzahlung Bankkonto Eingangszahlung Einzahlung SAP Business One unterstützt verschiedene Szenarien zum Stornieren von Eingangszahlungen, Einzahlungen und Schecks. Beispiel: Wenn Sie eine falsche Eingangszahlung oder Einzahlung erfasst haben Wenn eine Zahlung storniert wird Wenn Sie eine Eingangszahlung oder Einzahlung stornieren müssen, nachdem der Scheck für eine Zahlung bereits eingereicht wurde Ab Version 9.0 ist es möglich, einen einzelnen eingereichten Scheck aus einer Einreichung mit mehreren Schecks zu stornieren. Weitere Informationen zum Stornieren von Eingangszahlungen, Einzahlungen und Schecks finden Sie in der Online-Hilfe.

17 Agenda Eingangszahlungen Zahlungsmethode
Struktur eines Zahlungsbelegs und die Arbeitsmethoden Einzahlungen und Einreichungen Ausgangszahlungen Der Zahlungsprozess in SAP Business One – Einkauf Der Zahlungsassistent Als Nächstes sprechen wir über Ausgangszahlungen, die den Einkaufsprozess abschließen. Dabei wird es auch um den Zahlungsassistenten gehen.

18 Der Zahlungsprozess in SAP Business One – Einkauf
Ausgangszahlung: Zahlungsmethode Scheck Kreditkarte Bar Überweisung Eingangs- rechnung Bankkonto/ Kassenkonto Ausgangszahlung Soll Haben Bankkonto 202 Lieferant Die Verarbeitung von Ausgangszahlungen ähnelt der Verarbeitung von Eingangszahlungen, natürlich abgesehen davon, dass Sie einen Betrag zahlen und nicht erhalten. Wenn Sie eine Ausgangszahlung anlegen, erfolgt eine Sollbuchung auf das Lieferantenkonto und eine Habenbuchung auf das Bankkonto. Im Gegensatz zu Eingangszahlungen werden beim Prozess für manuelle Ausgangszahlungen keine Verrechnungskonten oder temporären Konten für Kreditkarten, Schecks und Überweisungen verwendet. Stattdessen wird die Habenbuchung direkt auf das Bankkonto vorgenommen. Wenn Sie ein Verrechnungs- oder temporäres Konto verwenden möchten, können Sie manuell im Fenster Zahlungsmethoden im Feld Sachkonto ein Interimskonto eingeben. Sobald die Zahlung dann von der Bank durchgeführt wurde, müssen Sie manuell eine Sollbuchung auf dem Interimskonto und eine Habenbuchung auf dem Bankkonto vornehmen. Sie können außerdem für die automatische Generierung von Zahlungen auf einem Verrechnungskonto den Zahlungsassistenten verwenden, wenn Sie im Fenster Hausbankkonten – Definition ein Verrechnungskonto definiert haben. Wenn Sie einstellen möchten, dass automatisch Verrechnungskonten verwendet werden, können Sie die Funktion zur Kontoauszugsverarbeitung verwenden (falls in Ihrer Lokalisierung verfügbar). Diese Funktion kann so eingerichtet werden, dass die Umbuchung zwischen den Verrechnungs- und Bankkonten automatisch gebucht wird. Das Gleiche gilt für das Add-on „Cash and Bank“, das für einige Lokalisierungen relevant ist. Beachten Sie allerdings, dass das Add-on „Cash and Bank“ nicht verfügbar ist, wenn die Funktion zur Kontoauszugsverarbeitung aktiviert ist.

19 Der Zahlungsprozess in SAP Business One – Zahlungsassistent
Eingangszahlungen: Überweisung Bankkonto Ausgangszahlungen: Schecks Überweisung Mit dem Zahlungsassistenten können Sie Eingangs- und Ausgangszahlungen für Überweisungen, Schecks und Wechsel im Stapel anlegen. Die Zahlungen werden entsprechend den Auswahlkriterien und Zahlwegen erstellt. Der Zahlungsassistent legt Folgendes an: Eingehende Überweisungen Ausgehende Schecks und Überweisungen Die Läufe des Zahlungsassistenten umfassen Kreditoren- und Debitorenbelege sowie Kreditoren- und Debitorentransaktionen, die nicht vollständig bezahlt, gutgeschrieben oder abgestimmt wurden. Zudem umfassen die Läufe Akontozahlungen, die nicht bestimmten Transaktionen zugeordnet oder mit ihnen abgestimmt wurden. Wenn die angelegten Zahlungen in Form von Überweisungen oder Lastschrifteinzügen getätigt werden, erstellt der Zahlungsassistent die Zahlungsdateien im richtigen landesspezifischen Format. Es gibt auch die Möglichkeit, einen Zahlungsauftragslauf zu erfassen, der eine Bankdatei anlegt, keine Journalbuchung anlegt und die Rechnungen offen lässt. Die Rechnungen werden geschlossen, wenn die Bestätigung der Bank vorliegt. Diese Funktion wird von zwei Berichten unterstützt: Zahlungsauftragsbericht nach Geschäftspartner Zahlungsauftragsbericht nach Zahlungslauf

20 Der Zahlungsassistent – Auswahlkriterien
Empfehlungen Belegparameter Geschäftspartner Auswahlkriterien Allgemeine Parameter Zahlungslauf ausgewählt Zahlweg – Auswahlkriterien Im Zahlungsassistenten werden Zahlungen entsprechend den von Ihnen gewählten Auswahlkriterien und Zahlwegen angelegt. Diese Grafik zeigt die Schritte im Zahlungsassistenten. Zunächst wird jeder Lauf des Zahlungsassistenten durch einen Zahlungslaufnamen und das Datum des Zahlungslaufs gekennzeichnet. Dann legen Sie wie folgt die Auswahlkriterien fest: Allgemeine Parameter, wie das Datum des nächsten geplanten Zahlungslaufs, den Typ (Ausgang oder Eingang), Zahlungsmethode (Scheck oder Überweisung) und die Belegserien, die zum Anlegen von Zahlungsbelegen verwendet werden Geschäftspartner, die das System auf fällige Rechnungen überprüft, einschließlich erweiterter Auswahlkriterien Auswahlkriterien für im System vorliegende Belege, z.B. Datumsbereiche Die im Zahlungslauf zu verwendenden Zahlwege Auf der Grundlage dieser Auswahlkriterien wird vom System ein Bericht mit Empfehlungen oder eine Liste mit Zahlungsempfehlungen angelegt: Diese Empfehlungen können übernommen oder verworfen werden. Über die Drucktaste Manuelle Zeile hinzufügen können Sie ohne Bezug auf Belege in SAP Business One eine Zahlungsbeleg- oder Zahlungsauftragszeile zwischen einem Hausbankkonto und einem Geschäftspartner- oder einem Zielkonto anlegen. Die Drucktaste Nicht berücksichtigte Transaktionen legt eine Liste mit allen offenen Posten an, die nicht beim Zahlungslauf berücksichtigt werden konnten.

21 Der Zahlungsassistent – Optionen sichern
Auswahlkriterien Zahlungsauftragslauf ausführen Zahlungslauf ausführen Sichern Laden Gesicherte Zahlungs-läufe Empfehlungen Belegparameter Geschäftspartner Auswahlkriterien Allgemeine Parameter Zahlungslauf ausgewählt Zahlweg – Auswahlkriterien Beim Schritt Optionen sichern haben Sie die folgenden Möglichkeiten: Sichern der Auswahlkriterien ohne den Empfehlungsbericht. Bei dieser Option werden die gewählten offenen Transaktionen für diesen Zahlungslauf nicht reserviert. Sie können die Transaktionen dennoch verrechnen, indem Sie entweder die Eingangs- bzw. Ausgangszahlungsbelege oder einen neuen Zahlungslauf verwenden. Die zweite Option besteht darin, die Empfehlungen zu sichern und später fortzufahren. Dabei werden die gewählten offenen Transaktionen nur für diesen Zahlungslauf reserviert, das heißt, dass die mit dieser Option gesicherten offenen Transaktionen nicht mit den Eingangs- bzw. Ausgangszahlungsbelegen oder mit einem neuen Zahlungslauf verrechnet werden können. Um einen empfohlenen Zahlungslauf zu löschen, markieren Sie den Zahlungslauf im ersten Schritt des Zahlungsassistenten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Stornieren. Es gibt auch die Möglichkeit, einen Zahlungsauftragslauf zu erfassen, der eine Bankdatei anlegt, keine Journalbuchung anlegt und die Rechnungen offen lässt. Die Rechnungen werden geschlossen, wenn die Bestätigung der Bank vorliegt. Wenn Sie die Bestätigung der Bank erhalten haben, können Sie den gesicherten Zahlungslauf laden, die Zahlungen ausführen und die Rechnungen schließen. Mit der letzten Option können Sie einfach die Zahlungen ausführen.

22 Der Zahlungsassistent – Zahlungen anlegen
Auswahlkriterien Empfehlungen Berichte drucken Beleg drucken Zahlungsbelege Über-weisung Zahlungsdatei Deutsche Bank Schecks Schecks drucken - vierhundert - € - 400,- An $ Der vorgedruckte Schecktext darf nicht geändert oder gestrichen werden. X Kto. Nr. X X X Wenn Sie die Zahlungen ausführen, werden vom System automatisch die Zahlungsbelege für die akzeptierten Empfehlungen angelegt. Eine Zahlung konsolidiert normalerweise Rechnungen für einen Geschäftspartner, es sei denn Sie geben in den Geschäftspartnerstammdaten etwas anderes an. Sie können z.B. „Einzelzahlung“ auswählen, um eine Zahlung pro Rechnung für einen bestimmten Geschäftspartner anzulegen. Wenn die angelegten Zahlungen in Form von Überweisungen oder Lastschrifteinzügen getätigt werden, legt der Zahlungsassistent die Zahlungsdateien im richtigen landesspezifischen Format an. Wenn Sie Dateiformate anlegen oder anpassen möchten, verwenden Sie den Electronic File Manager. Bei diesem Add-on für SAP Business One handelt es sich um ein grafisches Werkzeug, mit dem Sie Formate für eingehende Kontoauszüge definieren und ändern können. Wenn es sich bei den angelegten Zahlungen um Scheckzahlungen handelt, können die Schecks direkt im System gedruckt werden. Nachdem der Scheck gedruckt wurde, ordnet das System ihm eine Schecknummer zu. Bestätigen Sie nach Abschluss dieses Prozesses die zugeordneten Nummern im Bankenabwicklungsmodul über die Option Schecknummernbestätigung.

23 Der Zahlweg als Kontrollinstrument
Definition Typ Zahlungsmethode Ausgehend Deutsche Bank An Der vorgedruckte Schecktext darf nicht geändert oder gestrichen werden. Kto. Nr. X € - 400,- - vierhundert - Eingehend Hausbank und Konto Sachkonto Es ist sehr wichtig, bei der Bankenkonfiguration im Administrationsmodul Zahlwege zu definieren. Diese Daten werden standardmäßig für jeden Zahlungslauf verwendet. Mithilfe des Zahlwegs kann der gesamte Zahlungsvorgang gesteuert werden. Bei der Definition eines Zahlwegs legen Sie Folgendes fest: Zunächst die Zahlungsart und die Zahlungsmethode: Für Ausgangszahlungen Scheck oder Überweisung, für Eingangszahlungen nur Überweisung. Dann geben Sie die Hausbank und das Bankkonto an, über die bzw. das die mithilfe dieses Zahlwegs vorgenommene Zahlung normalerweise eingeht oder vorgenommen wird. Wenn die Firma mit zusätzlichen Hausbanken arbeitet, definieren Sie einen Zahlweg für jede Bank oder Filiale. Danach geben Sie Validierungsprüfungen an, die das System vor der Verwendung des Zahlwegs ausführt, und definieren Grenzbeträge. Schließlich geben Sie Buchungen mit Bezug auf Interimssachkonten an. Hinweis: Sie können einen Zahlweg als inaktiv definieren, indem Sie das Kennzeichen Aktiv entfernen. Dieser Zahlweg wird für den Zahlungslauf nicht verwendet. Administration  Definition  Bankenabwicklung  Zahlwege Validierungsoptionen

24 Der Zahlweg als Kontrollinstrument
Geschäftspartner Eingangsrechnung Alle Eingangs-/Ausgangszahlwege, die in SAP Business One definiert sind, werden in den Stammsätzen der Geschäftspartner auf der Registerkarte Zahlungslauf hinterlegt. Sie müssen angeben, welche Zahlwege Sie bei den einzelnen Geschäftspartnern verwenden möchten. Setzen Sie dafür das Kennzeichen Einbeziehen beim gewünschten Zahlweg. Möglicherweise müssen Sie nach rechts blättern, um die Spalte Einbeziehen zu sehen. Auf der Registerkarte GP unter Allgemeine Einstellungen können Sie einen Standardzahlweg festlegen, der neuen Geschäftspartnern automatisch zugewiesen wird. Im Stammsatz können Sie außerdem einen Zahlweg als Standardzahlweg festlegen, der für alle Belege dieses Geschäftspartners verwendet wird. Das System wählt auf der Grundlage der Einstellungen im Zahlungslauf aus den in den Stammsätzen des Geschäftspartners hinterlegten Zahlwegen automatisch ein Verfahren aus. Wenn Sie für eine bestimmte Rechnung einen speziellen Zahlweg verwenden möchten, können Sie den Zahlweg auch direkt in der Rechnung angeben. Hinweis: Um den Zahlungsassistenten verwenden zu können, müssen Sie auch Banken und Hausbankkonten definiert haben: Die Banken, mit denen Ihre Firma arbeitet, können Sie im Bereich für die Bankendefinition im Modul Administration definieren. Sie können in SAP Business One mehrere Filialen oder Konten als Hausbanken definieren. Dafür verwenden Sie das Fenster Hausbankkonten im Bereich für die Bankendefinition (Modul Administration). Definieren Sie in den Geschäftspartner-Stammdaten des Lieferanten auf der Registerkarte Zahlungsbedingungen die Bankverbindung des Geschäftspartners. Diese Informationen werden für Zahlungen verwendet, die vom Zahlungsassistenten angelegt werden. Zahlweg

25 Demo – Der Zahlungsassistent

26 Übersicht Die folgenden wichtigen Punkte sollten Sie sich merken:
Bei eingehenden Zahlungen werden Bar-, Scheck- und Kreditkartenzahlungen in der Regel auf folgendes Konto gebucht: Ein Verrechnungskonto oder temporäres Konto. Ein Einzahlungsbeleg muss verarbeitet werden, um Folgendes durchzuführen: Umbuchen der Beträge vom Verrechnungskonto auf das Hausbankkonto. Verrechnungsvorgang auf dem Verrechnungskonto. Wenn ein Kunde mit der Zahlungsmethode Überweisung zahlt, gilt Folgendes: Für die Transaktion wird kein Verrechnungskonto verwendet. Der Kunde überweist die Zahlung direkt an Ihre Hausbank. In einem Zahlungsbeleg bedeutet ein Sternchen (*) nach dem Rechnungsdatum Folgendes: Die Rechnung ist fällig. Das Fälligkeitsdatum der Rechnung liegt in diesem Fall vor dem aktuellen Datum oder ist mit diesem identisch. Die folgenden wichtigen Punkte sollten Sie sich merken: Bei eingehenden Zahlungen werden Bar-, Scheck- und Kreditkartenzahlungen in der Regel auf ein Verrechnungskonto oder temporäres Konto gebucht. Ein Einzahlungsbeleg muss verarbeitet werden, bevor Beträge vom Verrechnungskonto auf das Hausbankkonto überwiesen werden können und der Verrechnungsvorgang auf dem Verrechnungskonto durchgeführt werden kann. Wenn ein Kunde per Überweisung zahlt, wird für die Transaktion kein Verrechnungskonto benötigt. Der Kunde überweist die Zahlung direkt an Ihre Hausbank. In einem Zahlungsbeleg bedeutet ein Sternchen (*) nach dem Rechnungsdatum, dass die Rechnung fällig ist. Das Fälligkeitsdatum der Rechnung liegt in diesem Fall vor dem aktuellen Datum oder ist mit diesem identisch.

27 Übersicht Bei Ausgangszahlungen wird in der Regel Folgendes nicht verwendet: Verrechnungskonten oder temporäre Konten. Stattdessen wird die Habenbuchung direkt auf das Bankkonto vorgenommen. Wenn Sie bei Ausgangszahlungen ein Verrechnungskonto oder temporäres Konto verwenden möchten, müssen Sie Folgendes tun: Manuell ein Interimskonto in das Sachkontofeld im Fenster Zahlungsmethoden einfügen. Mit dem Zahlungsassistenten automatisch Zahlungen auf ein Verrechnungskonto generieren lassen. Die Funktion Kontoauszugsverarbeitung nutzen, falls in Ihrer Lokalisierung vorhanden. Der Zahlungsassistent legt für folgende Vorgänge Zahlungen im Stapel an: Eingehende Überweisungen. Ausgehende Schecks und Überweisungen. Im Zahlungsassistenten kann auch ein Zahlungsauftragslauf erfasst werden, der Folgendes bewirkt: Legt eine Bankdatei an. Legt keine Journalbuchung an. Lässt die Rechnungen offen. Der Zahlweg hat folgenden Zweck: Steuerung des Prozesses im Zahlungsassistenten. Im Stammsatz der einzelnen Geschäftspartner legen Sie Folgendes fest: Welche Zahlwege Sie für den Geschäftspartner verwenden möchten. Einen Zahlweg als Standardzahlweg, der in allen Belegen für diesen Geschäftspartner verwendet wird. Bei Ausgangszahlungen werden in der Regel keine Verrechnungskonten oder temporären Konten verwendet. Stattdessen wird die Habenbuchung direkt auf das Bankkonto vorgenommen. Wenn Sie bei Ausgangszahlungen ein Verrechnungskonto oder temporäres Konto verwenden möchten, haben Sie drei Möglichkeiten. Sie können manuell ein Interimskonto in das Sachkontofeld im Fenster Zahlungsmethoden einfügen. Sie können mit dem Zahlungsassistenten automatisch Zahlungen auf ein Verrechnungskonto generieren lassen. Falls in Ihrer Lokalisierung verfügbar, können Sie auch die Funktion zur Kontoauszugsverarbeitung nutzen.  Der Zahlungsassistent legt für eingehende Überweisungen sowie ausgehende Schecks und Überweisungen Zahlungen im Stapel an. Es gibt im Zahlungsassistenten auch die Möglichkeit, einen Zahlungsauftragslauf zu erfassen, der eine Bankdatei anlegt, keine Journalbuchung anlegt und die Rechnungen offen lässt. Mit dem Zahlweg steuern Sie den gesamten Zahlungsassistentenprozess. In den Stammsätzen der einzelnen Geschäftspartner legen Sie fest, welche Zahlwege Sie für den Geschäftspartner verwenden wollen, und Sie definieren einen Zahlweg als Standardzahlweg, der in allen Belegen für diesen Geschäftspartner verwendet wird.

28 Vielen Dank! Sie haben die Lektion zum Verarbeiten von Zahlungen abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse. Sie haben die Lektion zum Verarbeiten von Zahlungen abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse.