Datenmigrationstools: DTW – Kontenplan

Präsentation zum Thema: "Datenmigrationstools: DTW – Kontenplan"—  Präsentation transkript:

1 Datenmigrationstools: DTW – Kontenplan
SAP Business One Release 9.0 Willkommen zur Lektion zum Importieren eines Kontenplans mit der Data Transfer Workbench.

2 Lernziele Lernziel: Einen Kontenplan mit der Data Transfer Workbench importieren In dieser Lektion lernen Sie, wie ein Kontenplan mit der Data Transfer Workbench importiert wird.

3 Unternehmensszenario
Ihr Kunde hat Ihnen eine Tabelle mit der Liste der Konten aus dem Altsystem gegeben. Sie müssen diese Konten in eine neue SAP-Business-One-Firma importieren. Lösung: Importieren Sie einen Kontenplan mithilfe der Data Transfer Workbench. In diesem Unternehmensszenario hat ihr Kunde Ihnen eine Tabelle mit der Liste der Sachkonten aus dem Altsystem gegeben. Sie müssen diese Konten in eine neue SAP-Business-One-Firma importieren. Dies ist mit der Data Transfer Workbench möglich.

4 Data Transfer Workbench (DTW)
SAP-Business-One- Tabellen Microsoft Excel DI-API DTW ODBC Externe Datenbank Die Data Transfer Workbench (DTW) ist ein im Lieferumfang von SAP Business One enthaltenes Dienstprogramm zum Importieren von Daten aus einer Microsoft-Excel-Tabelle in SAP-Business-One-Objekte. Die DTW verwendet das DI-API für den Zugriff auf die Datenbank. Mit der DTW können über eine ODBC-Verbindung auch Daten aus externen Datenbanken importiert werden. In dieser Lektion liegt der Schwerpunkt auf dem Importieren von Daten aus einer Tabelle.

5 Vorlagen Data Transfer Workbench > Vorlagen > Vorlagen
Data Transfer Workbench > Vorlagen > Muster Wenn Sie die DTW installieren, wird ein Ordner mit Microsoft-Excel-Vorlagen für die Objekte angelegt, die importiert werden können. Es gibt auch einen Ordner mit Musterbeispielen der Vorlagendaten. Die bereitgestellten Vorlagen müssen verwendet werden. Die Vorlagen sind entsprechend den SAP-Business-One-Menüs geordnet. Die Vorlagennamen beginnen mit dem aus vier Buchstaben bestehenden Namen der Datenbanktabelle. So heißt die Kontenplanvorlage z.B. OACT – ChartOfAccounts.

6 Einen Kontenplan importieren
Neue Kontenpläne Beim Anlegen der Firma die Option für benutzerdefinierten Kontenplan wählen Benutzerdefinierter Kontenplan enthält nur die obersten Haupt- ebenen Vorhandener Kontenplan Zusätzliche Konten in vorhandenen Kontenplan importieren OACT OACT Ermitteln und planen: Struktur und Kontenhierarchie Kontodetails Mit der DTW können Sie einen vollständigen Kontenplan in eine neue Firma importieren. Wenn Sie einen Kontenplan in eine neue Firma importieren, wählen Sie die Option für einen benutzerdefinierten Kontenplan, wenn Sie die Firmendatenbank anlegen. Ein benutzerdefinierter Kontenplan enthält nur die obersten Hauptebenen Sie können auch zusätzliche Konten für einen vorhandenen Kontenplan importieren. Bevor Sie den Importvorgang starten, müssen Sie die Struktur Ihres Kontenplans, also die Kontenebenen und die Kontenhierarchie, sowie die Kontodetails ermitteln, wie z.B. den Kontotyp, die Kontowährung und ob ein Konto vertraulich oder ein Abstimmkonto ist.

7 DTW – Kontenplanvorlage
Data Transfer Workbench > Vorlagen > Finanzwesen > Kontenplan OACT – ChartOfAccounts.xlt Zeile 1: Feldnamen des DI-API (für DI-API bereitgestellte Felder) Zeile 2: Feldnamen der Datenbank (können den Systeminformationen entnommen werden) Zeile 3: Dateneingabe beginnt hier Die DTW-Vorlage für das Importieren eines Kontenplans befindet sich im Ordner Finanzwesen > Kontenplan. Die ersten beiden Zeilen in einer DTW-Vorlage sind reserviert. Diese Zeilen dürfen nicht gelöscht werden. Zeile 1 enthält die Feldnamen des DI-API. Sie können nur Felder importieren, die der DI-API bereitgestellt werden. Zeile 2 enthält die Feldnamen der Datenbank. Diese Feldnamen können Sie in SAP Business One den Systeminformationen entnehmen. Mit der Eingabe der Daten beginnen Sie in Zeile 3.

8 Quick-Infos OACT – ChartOfAccounts.xlt
Für jedes Feld in der Vorlage öffnet sich eine Quick-Info. Für Felder des Typs „Enumeration“ werden die gültigen Werte angezeigt. Für Zeichenfolgefelder wird die Höchstlänge angezeigt. Wenn Sie den Mauszeiger über die Spaltenüberschriften in Zeile 1 bewegen, wird eine Quick-Info mit Hilfestellung zum entsprechenden Feld angezeigt. Wenn es sich um ein Feld des Typs „Enumeration“ handelt, werden die gültigen Werte angezeigt. Die gültigen Werte für das Geldkontofeld sind beispielsweise tYES und tNO. Um anzugeben, dass ein Konto ein Geldkonto ist, geben Sie den Wert tYES in das Feld ein. Wenn das Feld eine Zeichenfolge ist, wird in der Quick-Info die maximale Länge angezeigt. Hier sehen Sie, dass die Höchstlänge des Währungsfelds 3 Zeichen ist.

9 Vorschlagswerte für Tabelle OACT
OACT – ChartOfAccounts.xlt Referenz: Hilfe > Database Tables Reference Kontoeigenschaften Vorschlags-wert Geldkonto N Aktives Konto J Kontotyp (Kategorie) Sonstiges Manuelle Transaktionen sperren (Abstimmkonto) Für viele Felder in SAP Business One gibt es Vorschlagswerte, z.B. die Kontowährung. Wenn Sie Daten für den Import vorbereiten, müssen Sie keinen Wert eingeben, wenn der Vorschlagswert Ihren Erfordernissen entspricht. Vorschlagswerte werden nicht in den Quick-Infos angezeigt, jedoch können die Vorschlagswerte für eine Tabelle dem Dokument Database Tables Reference entnommen werden. Wählen Sie in der DTW Hilfe > Database Tables Reference. Hier sehen Sie einige Vorschlagswerte. Konten werden standardmäßig nicht als Geldkonto importiert. Wenn es sich um ein Geldkonto handelt, müssen Sie dies daher explizit angeben. Konten werden als aktive Konten importiert. Wenn es sich um einen Titel handelt, müssen Sie dies daher explizit angeben. Der Standardkontotyp ist „Sonstiges“. Wenn es sich um Konten vom Typ „Erlös“ oder „Aufwand“ handelt, müssen Sie dies daher explizit angeben. Wenn es sich um ein Abstimmkonto handelt, müssen Sie dies in der Tabelle im Feld „LockManualTransaction“ (Manuelle Transaktionen sperren) angeben.

10 Kontocodes OACT – ChartOfAccounts.xlt
Wenn Sie einen Standardkontenplan importieren, geben Sie die Kontonummer in Spalte A ein. In der DTW-Vorlage enthält Spalte A den Kontocode. Wenn Sie einen Standardkontenplan importieren, geben Sie hier die Kontonummer ein.

11 Kontocodes (Forts.) OACT – ChartOfAccounts.xlt
Wenn Sie einen segmentierten Kontenplan importieren, gilt Folgendes: Wenn das Konto ein Titelkonto ist, geben Sie den Kontonamen in Spalte A ein. Wenn das Konto ein aktives Konto ist, geben Sie die Kontonummer in die Spalte FormatCode als Zeichenfolge mit Segmenten ein. (Nicht für DACH-Lokalisierung) Wenn Sie einen Standardkontenplan importieren, geben Sie die Kontonummer in Spalte A ein. Wenn Sie einen segmentierten Kontenplan importieren, gilt Folgendes: Wenn das Konto ein Titelkonto ist, geben Sie den Kontonamen in Spalte A ein. Wenn das Konto ein aktives Konto ist, können Sie in Spalte A einen beliebigen Wert eingeben, da der Wert in dieser Spalte ignoriert wird. Geben Sie die tatsächliche Kontonummer in die Spalte FormatCode ein. Das Feld FormatCode wird nur bei segmentierten Kontenplänen befüllt. Geben Sie die vollständige Kontonummer des aktiven Kontos als Zeichenfolge einschließlich der Segmente ein. Die Kontensegmentierung ist für die Lokalisierungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz nicht verfügbar Beachten Sie, dass Sie bei segmentierten Kontenplänen die Segmentcodes im System definieren müssen, bevor Sie die Konten importieren.

12 Übergeordneter Schlüssel
OACT – ChartOfAccounts.xlt Der übergeordnete Schlüssel bestimmt die Hierarchieebene für ein importiertes Konto: Für jeden Titel oder jedes aktive Konto geben Sie die übergeordnete Hauptebene oder den Titel in der Spalte FatherNum ein. Das neue Konto wird eine Ebene unter diesem Konto eingefügt. Wenn das übergeordnete Konto eine Hauptebene ist, geben Sie die vom System vergebene 15-stellige Nummer ein. Das Feld für den übergeordneten Schlüssel ist wichtig, da es die Hierarchieebene für ein importiertes Konto bestimmt. Sie können sowohl Titel als auch aktive Konten mit der DTW importieren. Für jeden Titel oder jedes aktive Konto geben Sie die übergeordnete Hauptebene oder den Titel in der Kontenhierarchie in der Spalte FatherNum ein. Das neue Konto wird eine Ebene unter diesem Konto eingefügt. Wenn das übergeordnete Konto eine Hauptebene (oberste Ebene) ist, geben Sie die vom System vergebene 15-stellige Nummer ein. Um die vom System vergebene Nummer einer Hauptebene zu ermitteln, führen Sie eine Abfrage in der Tabelle OACT aus. Stellen Sie sicher, dass diese Zelle in der DTW-Vorlage als Text formatiert ist, damit die 15-stellige Nummer nicht abgeschnitten wird.

13 Vorlage speichern OACT – ChartOfAccounts.xlt Nach der Dateneingabe:
Vorlage als tabstopp-, komma- oder semikolon- getrennte Datei speichern DTW starten und Datentyp auswählen Zum Objekt navigieren und gesicherte Datei aufrufen Feldzuordnungen prüfen Simulation durchführen (optional) Daten importieren Daten prüfen DTW Nachdem Sie Ihre Daten in die Vorlage eingegeben haben, speichern Sie die Vorlage als tabstopp-, komma- oder semikolongetrennte Textdatei. Diese Dateitypen werden von der DTW akzeptiert. Starten Sie die Data Transfer Workbench und wählen Sie den Datentyp aus (Grundeinstellungen, Stammdaten oder Transaktionsdaten). Der Kontenplan fällt in die Kategorie „Stammdaten“. Navigieren Sie zum Business-Objekt und rufen Sie die gesicherte Vorlagendatei auf. Prüfen Sie die Zuordnungen zwischen Quell- und Zielfeldern. Wenn nicht zugeordnete Felder vorhanden sind, liegt bei Ihren Tabellendaten möglicherweise ein Problem vor. Optional können Sie eine Simulation durchführen. Dies wird empfohlen. Alternativ können Sie die Daten auch zuerst in eine Kopie der Produktivdatenbank importieren. Importieren Sie die Daten und prüfen Sie sie in SAP Business One. Informationen zur Fehlerbehebung beim Importieren von Konten finden Sie im SAP-Hinweis – DTW Troubleshooting Guide.

14 Demo: Standardkontenpläne
Bei dieser Demo sehen Sie, wie ein Standardkontenplan importiert wird.

15 Demo: Segmentierter Kontenplan
Bei dieser Demo sehen Sie, wie ein segmentierter Kontenplan importiert wird.

16 Die wichtigsten Punkte
Die wichtigsten Punkte dieser Lektion: Mit der Data Transfer Workbench können Sie einen Kontenplan aus einem Altsystem für eine neue Firma importieren. Zuerst muss eine Firma mit einem benutzerdefinierten Kontenplan angelegt werden. Sie können mit der DTW auch Konten zu einem vorhandenen Kontenplan hinzufügen. Verwenden Sie die im Lieferumfang der DTW enthaltene Vorlage OACT. Beachten Sie Vorschlagswerte für Felder sowie Feldlängen und Beschränkungen. Informationen hierzu finden Sie im Dokument Database Tables Reference in den DTW-Hilfedateien. Für jedes Konto, das Sie importieren, müssen Sie die übergeordnete Hauptebene oder den Titel als übergeordneten Schlüssel eingeben. Für segmentierte Konten geben Sie die Nummer des aktiven Kontos in die Spalte „FormatCode“ ein. Speichern Sie die Tabelle als tabstopp-, komma- oder semikolongetrennte Textdatei. Führen Sie zuerst eine Simulation aus oder importieren Sie die Daten in eine Testdatenbank, damit Sie die Ergebnisse überprüfen können. Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte aus diesem Abschnitt aufgeführt. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die folgenden wichtigen Punkte zu lesen: Mit der Data Transfer Workbench (DTW) kann ein vollständiger Kontenplan aus einem Altsystem importiert werden. Zuerst müssen Sie eine neue Firmendatenbank mit einem benutzerdefinierten Kontenplan anlegen. Sie können mit der DTW auch Konten zu einem vorhandenen Kontenplan hinzufügen, z.B. zu einem Kontenplan, der auf der Standardvorlage der Lokalisierung basiert. Verwenden Sie die im Lieferumfang der DTW enthaltene OACT-Vorlage. Beachten Sie Vorschlagswerte für Felder sowie Feldlängen und Beschränkungen. Im Dokument Database Tables Reference können Sie sowohl Standardwerte für Felder als auch Feldlängen und Beschränkungen bezüglich der Daten in einem Feld entnehmen. Das Dokument Database Tables Reference finden Sie in den Hilfedateien der Data Transfer Workbench. Für jedes Konto, das Sie importieren, müssen Sie die übergeordnete Hauptebene oder den Titel in der Kontenplanhierarchie eingeben (übergeordneter Schlüssel). Für ein Konto auf der zweiten Ebene wäre das die Nummer der Hauptebene. Für einen segmentierten Kontenplan müssen Sie die Nummer des aktiven Kontos in die Spalte FormatCode eingeben. Anschließend speichern Sie die Tabelle als tabstopp-, komma- oder semikolongetrennte Textdatei. Diese Dateiformate unterstützt die DTW. Führen Sie zuerst eine Simulation in DTW aus oder importieren Sie die Daten in eine Testdatenbank, damit Sie die Ergebnisse überprüfen können.

17 Vielen Dank für Ihr Interesse.
Sie haben die Lektion zum Importieren eines Kostenplans mit der Data Transfer Workbench abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse. Sie haben die Lektion zum Importieren eines Kostenplans mit der Data Transfer Workbench abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse.