Customizing Tools: Genehmigungsverfahren

Präsentation zum Thema: "Customizing Tools: Genehmigungsverfahren"—  Präsentation transkript:

1 Customizing Tools: Genehmigungsverfahren
SAP Business One Release 9.0 Willkommen bei der Lektion zu Genehmigungsverfahren in SAP Business One.

2 Lernziele Lernziel: Den Geschäftsprozessablauf für Genehmigungsverfahren beschreiben Genehmigungsverfahren in SAP Business One einrichten Nach Abschluss dieser Lektion können Sie den Geschäftsprozessablauf für die Verwendung von Genehmigungsverfahren beschreiben und einen neuen Genehmigungsprozess in SAP Business One einrichten.

3 Unternehmensszenario
Um steigende Aufwandsentschädigungen unter Kontrolle zu halten, sind ab sofort alle Ausgaben über einer bestimmten Grenze von der Buchhaltungsabteilung zu genehmigen. Lösung: Verwenden Sie ein Genehmigungsverfahren. Wenn der Wert des Ausgabenbelegs die Grenze überschreitet, wird der Beleg durch das Genehmigungsverfahren gesperrt, bis der Beleg genehmigt wurde. Das angezeigte Unternehmensszenario enthält die Anforderung, dass Ausgaben ab einer bestimmten Höhe genehmigt werden müssen. Diese Ausgaben sollen durch die Buchhaltungsabteilung genehmigt werden. Sie können ein Genehmigungsverfahren verwenden, wenn ein Arbeitsverfahren eine Genehmigung erfordert, bevor ein Benutzer bestimmte Belege generieren kann, wie z.B. Bestellungen. Wenn der Wert des Ausgabenbelegs die Grenze überschreitet, wird der Beleg durch das Genehmigungsverfahren gesperrt, bis der Beleg genehmigt wurde.

4 Genehmigungsverfahren in SAP Business One
Ersteller Bedingung erfüllt? Beispiel: Bestellung Wert > 5000 Ja Geparkter Beleg Nein Betrachten wir den Workflow eines Genehmigungsverfahrens: Die Person, die den Beleg anlegt, ist der Ersteller. Wenn der Ersteller einen Beleg zum System hinzufügt, prüft das System, ob Genehmigungsbedingungen vorliegen. Wenn der Beleg die Bedingung für eine Genehmigung erfüllt, wird der Ersteller benachrichtigt, dass der Beleg eine Genehmigung erfordert. Der Beleg wird als geparkter Beleg gesichert, sodass der Benutzer an anderen Belegen weiterarbeiten kann.

5 Genehmigungsverfahren in SAP Business One
Ersteller Bedingung erfüllt? Beispiel: Bestellung Wert > 5000 Ja Geparkter Beleg Nein Genehmigungs-stufe 1 Abgelehnt ? Der Genehmigungsprozess wird gestartet: Es wird sofort eine interne Anfrage an die erste Genehmigungsstufe gesendet. Die Anfrage wird im Fenster Übersicht Nachrichten/Alarme angezeigt. Der Genehmiger kann den Beleg anzeigen. Wenn die mobile Anwendung integriert ist, können Genehmigungen über ein Mobiltelefon erteilt werden. Wenn der Genehmiger den Beleg ablehnt, wird eine interne Meldung mit einem Link zum abgelehnten Beleg an den Ersteller zurückgesendet. Der Ersteller kann einen geänderten Beleg generieren. Wenn die Genehmigungsbedingung nicht mehr erfüllt ist, kann der Beleg zum System hinzugefügt werden. Wenn die Genehmigungsbedingung immer noch erfüllt ist, wird ein weiteres Genehmigungsverfahren gestartet. Abgelehnt

6 Genehmigungsverfahren in SAP Business One
Ersteller Bedingung erfüllt? Beispiel: Bestellung Wert > 5000 Ja Geparkter Beleg Nein Genehmigungs-stufe 1 Abgelehnt Genehmigungs-stufe 2 Genehmigt Genehmigt ? Wenn der Beleg auf der ersten Genehmigungsstufe genehmigt wird, wird der Genehmigungsprozess fortgesetzt: Eine Genehmigungsanfrage wird an die nächste Genehmigungsstufe gesendet (falls erforderlich). Wenn der Beleg auf der letzten Genehmigungsstufe genehmigt wurde, wird eine interne Meldung mit einem Link zum geparkten Beleg an den Ersteller zurückgesendet. Der Ersteller kann den Beleg nun hinzufügen. Dies ist ein Beispiel für ein relativ simples Genehmigungsverfahren. In der Realität können Genehmigungsverfahren komplexer sein. Es müssen möglicherweise mehrere Bedingungen geprüft werden und es gibt mehr Genehmigungsstufen. Abgelehnt

7 Definition Administration > Systeminitialisierung >Allgemeine Einstellungen. Um ein Genehmigungsverfahren zu definieren: Aktivieren Sie Genehmigungsverfahren in den „Allgemeinen Einstellungen“ (Registerkarte „Geschäftspartner“) Legen Sie eine oder mehrere Genehmigungsstufen fest Legen Sie Genehmigungsvorlagen an Um ein Genehmigungsverfahren einzurichten, müssen Sie folgende Schritte ausführen: Aktivieren Sie den Genehmigungsprozess im System. Wählen Sie dazu Administration > Systeminitialisierung >Allgemeine Einstellungen. Wählen Sie die Registerkarte Geschäftspartner und markieren Sie das Ankreuzfeld Genehmigungsverfahren aktivieren. Legen Sie eine oder mehrere Genehmigungsstufen fest. Legen Sie Genehmigungsvorlagen an.

8 Definition – Genehmigungsstufen
Jede Stufe umfasst eine Liste von Genehmigern für eine Genehmigungsstufe Alle Genehmiger müssen zunächst als Benutzer in SAP Business One definiert werden 2 Sie können mehrere Genehmiger für eine Stufe festlegen. Sie können auch die Mindestanzahl der Genehmigungen festlegen, die erforderlich sind, damit der Prozess die nächste Stufe erreicht 1 Eine Genehmigungsstufe umfasst eine Liste von Benutzern, die den Beleg auf derselben Genehmigungsstufe genehmigen können. Alle Genehmiger müssen zunächst als Benutzer in SAP Business One definiert werden. In diesem Szenario können zwei Einkaufsbenutzer eine Bestellung genehmigen, bevor diese zur endgültigen Genehmigung an den Einkaufsmanager weitergeleitet wird. Es ist aber nur die Genehmigung von einem der beiden Einkaufsbenutzer erforderlich. Deshalb wurden zwei genehmigende Benutzer für die erste Stufe festgelegt, aber es ist nur eine Genehmigung erforderlich, damit der Prozess die nächste Stufe erreicht. Jeder der beiden Benutzer kann den Beleg genehmigen. Auf diese Weise kann der Genehmigungsprozess auch in Urlaubszeiten oder bei Abwesenheit von Mitarbeitern fortgesetzt werden. Für die zweite (und letzte) Stufe wurde ein Genehmiger festgelegt: der Einkaufsmanager, der der letzte Genehmiger ist. Beachten Sie, dass ein Engpass entstehen kann, wenn der Einkaufsmanager abwesend ist. Deshalb sollten Sie idealerweise einen weiteren Benutzer für diese Stufe festlegen.

9 Definition – Genehmigungsvorlagen
Eine Genehmigungsvorlage bildet die geschäftlichen Anforderungen zum Implementieren eines Genehmigungsprozesses ab Vereint 4 Elemente: Ersteller des Belegs Namen der Genehmiger auf jeder Stufe Belege, die genehmigt werden müssen Genehmigungsbedingungen Genehmigungsvorlage Ersteller Belege Stufen Bedingungen Eine Genehmigungsvorlage bildet die geschäftlichen Anforderungen zum Implementieren eines Genehmigungsprozesses ab. Die Genehmigungsvorlage vereint vier Elemente, die den Prozess definieren: Ersteller der Belege, die Namen der Genehmiger auf jeder Stufe, die zu genehmigenden Belege und die Belegbedingungen, die eine Genehmigung erfordern. Deshalb müssen Sie die Genehmigungsstufen festlegen, bevor Sie sie in die Genehmigungsvorlage einfügen können. Sie können eine Genehmigungsvorlage definieren, die sich auf eine bestimmte Belegart bezieht, oder Sie können eine Vorlage definieren, die auf mehrere Belegarten mit ähnlichen Genehmigungsbedingungen angewendet werden kann.

10 Genehmigungsvorlagen – Ersteller
Registerkarte „Ersteller“: Geben Sie in der Vorlage die Benutzer an, die zu genehmigende Belege anlegen Nur hier angegebene Benutzer unterliegen dem Genehmigungsprozess Benutzer können die Vorlage nicht ändern, wenn sie als Ersteller in der Vorlage festgelegt wurden Wählen Sie auf der Registerkarte Ersteller die Benutzer, die die zu genehmigenden Belege anlegen. Alle Ersteller müssen zunächst als Benutzer in SAP Business One definiert werden. Nur hier angegebene Benutzer unterliegen dem Genehmigungsprozess. Ein Benutzer, der als Ersteller in der Vorlage festgelegt wurde, kann die Vorlage nicht ändern.

11 Genehmigungsvorlagen – Belege
Registerkarte „Belege“: Wählen Sie die zu genehmigenden Belegarten Verkaufs- und Einkaufsbelegarten können in einer Vorlage gewählt werden. Die Genehmiger müssen jedoch identisch sein Wenn Sie verschiedene Genehmiger benötigen, verwenden Sie separate Vorlagen Belege können nicht zusammen mit Bestands- oder Zahlungsbelegen in derselben Vorlage verwendet werden Wählen Sie auf der Registerkarte Belege die zu genehmigenden Belegarten. Der Genehmigungsprozess wird auf alle Belegarten angewendet, die hier gewählt sind. Sowohl Verkaufs- als auch Einkaufsbelegarten können in einer Vorlage gewählt werden. Wenn Sie jedoch Stufen zur Vorlage hinzufügen, sind die genannten Genehmiger für alle Belege identisch. Deshalb müssen Sie verschiedene Genehmigungsvorlagen verwenden, wenn Sie verschiedene Genehmiger benötigen. In jeder Vorlage können Sie einen anderen Genehmiger wählen. Verkaufs- und Einkaufsbelegarten können nicht zusammen mit Bestands- und Zahlungsbelegarten in derselben Vorlage verwendet werden. Für diese Belegarten müssen Sie zusätzliche Vorlagen anlegen.

12 Genehmigungsvorlagen – Stufen
Registerkarte „Stufen“: Hinterlegen Sie die vordefinierten Genehmigungsstufen Die Reihenfolge der Stufen in der Vorlage entspricht der Reihenfolge eines Genehmigungsprozesses mit mehreren Stufen Auf der Registerkarte Stufen schließen Sie eine oder mehrere der vordefinierten Stufen in der Vorlage ein. Die Reihenfolge der Stufen in der Vorlage entspricht der Reihenfolge eines Genehmigungsprozesses mit mehreren Stufen. Sie können die Reihenfolge mithilfe der Pfeiltasten nach oben und nach unten ändern.

13 Genehmigungsvorlagen – Bedingungen
Immer (keine Bedingungen) Vordefinierte Bedingungen (variieren je nach gewählter Belegart) Benutzerabfragen Legen Sie auf der Registerkarte Bedingungen die Genehmigungsbedingungen fest. Ihnen stehen drei Optionen zur Verfügung: Sie können wählen, dass keine Bedingungen auf die ausgewählten Belegarten angewendet werden. Die gewählten Belegarten unterliegen immer der Genehmigung. Sie können eine vordefinierte Bedingung wählen. Die vordefinierten Bedingungen, die in der Vorlage verfügbar sind, hängen von den gewählten Belegarten ab. Sie decken allgemeine Situationen ab, z.B. wenn eine Menge oder ein Gesamtbetrag den angegebenen Betrag überschreiten. In diesem Beispiel wurde die Bedingung angegeben, dass die Gesamtbelegsumme über 5000 betragen muss. Mittels einer Benutzerabfrage können Sie Ihre eigenen Bedingungen hinzufügen. Auf diese Weise können Sie komplexere Genehmigungsprozesse abbilden.

14 Verwenden vordefinierter Bedingungen
Wählen Sie einen Operator (größer als, kleiner als, gleich usw.) und geben Sie einen Wert ein Wählen Sie „Bereich“ (innerhalb/außerhalb des Bereichs) und geben Sie die unteren und oberen Bereichsgrenzen durch Bindestrich getrennt ein Vordefinierte Bedingung Verhältnis Wert Gesamt 5000 Menge 5-200 Mehrere Bedingungen werden mithilfe der „OR“-Logik ausgewertet Der Genehmigungs-prozess wird angewendet, wenn nur eine der vordefinierten Bedingungen erfüllt ist. Größer als Kleiner als Gleich Ungleich . . . Größer als Kleiner als Gleich Ungleich Innerh. d. Ber. Außerh. d. Ber. . . . Wenn Sie eine vordefinierte Bedingung verwenden, können Sie einen Operator wählen, wie z.B. „größer als“ oder „gleich“, und einen Wert für den Vergleich eingeben. Sie können auch „Innerhalb des Bereichs“ oder „Außerhalb des Bereichs“ wählen und die untere und obere Bereichsgrenze durch Bindestrich getrennt eingeben. Beachten Sie, dass der Genehmigungsprozess angewendet wird, wenn nur eine der vordefinierten Bedingungen erfüllt ist. Im hier dargestellten Beispiel bedeutet dies, dass die Gesamtbelegsumme mehr als 5000 oder die Menge zwischen 5 und 200 betragen muss.

15 Demo: Genehmigungsverfahren
In dieser Demo wird ein Genehmigungsverfahren auf der Grundlage vordefinierter Bedingungen angelegt.

16 Verwenden von Abfragen
Bedingungen: Statt vordefinierter Bedingungen können Abfragen als Bedingung für Genehmigungsverfahren verwendet werden Vordefinierte Bedingungen können mit einer Abfrage kombiniert werden – Auswertung mittels OR-Logik Verwenden Sie eine Abfrage, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sein müssen (AND- Operator) Sie können Abfragen als Bedingungen für Genehmigungsverfahren verwenden. Auf diese Weise können Sie individuelle Genehmigungsverfahren entwickeln. Statt vordefinierter Bedingungen können Sie eine Abfrage verwenden oder Sie können vordefinierte Bedingungen mit einer Abfrage kombinieren. Beachten Sie, dass der Genehmigungsprozess beginnt, wenn nur eine der Bedingungen erfüllt ist. Das bedeutet, dass die Bedingungen mithilfe der OR-Logik geprüft werden. Wenn mehrere Bedingungen erfüllt sein sollen, verwenden Sie statt vordefinierter Bedingungen eine Abfrage und verbinden Sie die Abfragebedingungen mit dem AND-Operator.

17 Abfragen für Genehmigungsverfahren
Die Abfrage muss „SELECT DISTINCT ‘True’“ verwenden Beispiel: Genehmigungen für Kundenaufträge, wenn Kundenkontensaldo >10000 AND Auftragsgesamtsumme > 2500 Kundenauftrag (ORDR) Code Gesamt SELECT distinct 'TRUE' FROM ORDR T0 INNER JOIN OCRD T1 ON T0.[CardCode] = T1.[CardCode] WHERE T1.CardCode = $[ORDR.CardCode] and T1.Balance > and cast($[ORDR.DocTotal] as numeric) > 2500 Geschäftspartner-Stammdaten (OCRD) Saldo Wenn Sie eine Abfrage in einem Genehmigungsverfahren verwenden, muss die Abfrage die Klausel „SELECT DISTINCT ‘TRUE’“ enthalten, sodass das Ergebnis eine TRUE-Anweisung ist, wenn die Bedingungen der Abfrage erfüllt sind. Eine TRUE-Anweisung löst ein Genehmigungsverfahren aus, eine FALSE-Anweisung nicht. Im obigen Beispiel müssen für eine Genehmigung zwei Bedingungen erfüllt sein: Der Kundenkontensaldo muss mehr als und die Gesamtauftragssumme mehr als betragen. Die Abfrage wählt aus der Auftragstabelle „ORDR“ und den Geschäftspartner-Stammdaten „OCRD“.

18 Abfragen für aktives Fenster
Die Abfrage muss einen Beleg im aktiven Fenster referenzieren Um auf ein Feld im aktiven Fenster zu referenzieren, müssen Sie das Zeichen $ vor dem Feld einfügen Kundenauftrag (ORDR) Code Aktives Fenster Gesamt SELECT distinct 'TRUE' FROM ORDR T0 INNER JOIN OCRD T1 ON T0.[CardCode] = T1.[CardCode] WHERE T1.CardCode = $[ORDR.CardCode] and T1.Balance > and cast($[ORDR.DocTotal] as numeric) > 2500 Diese Abfrage funktioniert nur für Kundenaufträge (Tabelle „ORDR“) Wenn Sie eine Abfrage für ein Genehmigungsverfahren formulieren, müssen Sie den aktuellen Beleg im aktiven Fenster referenzieren. Das aktive Fenster ist jenes, in dem der Ersteller arbeitet. Dies ist ein Unterschied zu Standardabfragen, in denen Sie Informationen aus der Datenbank wählen. Um ein Feld im aktiven Fenster zu referenzieren, müssen Sie das Zeichen $ vor dem Feld einfügen. In der hier gezeigten Abfrage wird das Zeichen $ für die Felder „CardCode“ und „DocTotal“ im aktiven Verkaufsbeleg verwendet. Das Zeichen $ ist nicht erforderlich für Felder, die in der Datenbank abgelegt sind, wie z.B. das Feld „Saldo“ im Stammdatensatz. Beachten Sie, dass Sie diese Abfrage nur für Kundenaufträge verwenden können, da der Tabellen- und Feldname nur in der Kundenauftragstabelle „ORDR“ enthalten sind.

19 Abfragen für mehrere Belegarten
Wenn mehrere Belegarten in der Genehmigungsvorlage gewählt sind, muss die Abfrage die Artikelnummernsyntax verwenden: $[$Item.Column.0] Kundenauftrag (ORDR) Code Aktives Fenster Gesamt SELECT distinct 'TRUE' FROM OCRD T0 WHERE T0.CardCode = $[$4.0.0] and T0.Balance > and $[$29.0.number] > 2500 Diese Abfrage funktioniert mit allen Verkaufs- und Einkaufsbelegarten, da sie auf ein Feld mittels der Artikelnummer referenziert Wenn Sie eine Abfrage in einer Genehmigungsvorlage mit mehreren gewählten Belegarten verwenden, müssen Sie die Abfrage mit der Syntax Artikel- und Spaltennummer formulieren. Mit dieser Syntax können Sie dieselbe Abfrage für mehrere Belegarten verwenden. Um die Artikel- und Spaltennummer für ein Feld zu ermitteln, wählen Sie Ansicht > Systeminformationenund bewegen Sie den Cursor über das Feld im aktiven Beleg. Die Artikelnummer für ein Feld ist für alle Belegarten, die über dieselbe Struktur verfügen, wie z.B. Verkaufs- und Einkaufsbelege, gleich. In diesen Belegen sind die Artikel- und Spaltennummern gleich, aber die Tabellennamen sind unterschiedlich. Im hier gezeigten Beispiel verfügt „CardCode“ über die Artikelnummer 4 und „DocTotal“ über die Artikelnummer 29. Um die Artikelnummernsyntax zu verwenden, fügen Sie ein zweites $-Zeichen in Klammern vor der Artikelnummer ein, um anzugeben, dass die Artikelnummernsyntax verwendet wird. In Abfragen für Genehmigungsverfahren lautet die Spaltennummer immer 0, da die Abfrage nur Felder im Kopf eines Belegs referenzieren kann. Die Artikelnummernummernsyntax für Abfragen gibt eine Zeichenfolge als Wert zurück. Wenn Sie das Ergebnis in einem anderen Format benötigen, müssen Sie deshalb das Format im letzten Teil der Syntax angeben: Wenn 0 festgelegt wird, wird das Feld als Zeichenfolge abgerufen. Dies ist die Standardeinstellung. Wenn „Number“ angegeben ist, wird das Feld als Zahl abgerufen und kann in Berechnungen verwendet werden. Wenn „Currency“ angegeben ist, wird nur das Währungssymbol aus einem Feld abgerufen, das sowohl einen Betrag als auch das Währungssymbol enthält. Wenn „Date“ angegeben ist, wird das Feld als Datumsfeld für Datumsberechnungen abgerufen.

20 Prüfen einer Abfrage für Genehmigungsverfahren
Extras > Abfragen > Benutzerabfragen > Kategoriename > Abfrage Um eine Abfrage zu prüfen, behalten Sie den Beleg im aktiven Fenster und führen Sie die Abfrage über das Menü „Extras“ aus Um die Syntax einer Abfrage zu prüfen, die das aktive Fenster referenziert, legen Sie einen Beleg an, der die Bedingungen erfüllt. Behalten Sie diesen Beleg im aktiven Fenster und führen Sie die Abfrage über das Menü Extras aus. Die Abfrage gibt als Ergebnis TRUE oder FALSE zurück.

21 Demo: Genehmigungsverfahren
In dieser Demo wird ein Genehmigungsverfahren angelegt, in dem eine Abfrage zum Festlegen der Bedingungen verwendet wird.

22 Mehrere Genehmiger auf einer Stufe
Zeit Beispiel: Die Mindestanzahl an Genehmigern lautet 1 Jane Genehmigt  John Abgelehnt  Ergebnis: Der Beleg wurde genehmigt und kann zum System hinzugefügt werden Wenn Sie mehrere Genehmiger für dieselbe Stufe festlegen, befinden sich beide auf der gleichen Berechtigungsebene. Sie müssen bedenken, welche Auswirkung mehrere Genehmiger auf derselben Stufe haben. In diesem Beispiel ist mindestens ein Genehmiger erforderlich. Einer der Genehmiger genehmigt den Beleg. Später lehnt ein anderer Genehmiger denselben Beleg ab. Diese Ablehnung hat jedoch keine Auswirkung, da sie nach der ersten Genehmigung stattfindet. Da nur eine Genehmigung erforderlich ist, wird der Beleg genehmigt und kann zum System hinzugefügt werden.

23 Mehrere Genehmiger auf einer Stufe (Forts.)
Zeit Beispiel: Die Mindestanzahl an Genehmigern lautet 1 Jane Genehmigt  John Abgelehnt  Ergebnis: Der Beleg wurde genehmigt und kann zum System hinzugefügt werden Zeit Jane Abgelehnt  John Genehmigt  Im zweiten Szenario lehnt einer der Genehmiger den Beleg ab. Der Beleg bleibt geparkt, bis ein anderer Genehmiger antwortet. Wenn alle Genehmiger den Beleg abgelehnt haben, wird der Ersteller darüber informiert, dass der Beleg abgelehnt wurde. Aber wenn ein anderer Genehmiger den Beleg genehmigt und die Mindestanzahl der erforderlichen Genehmiger erreicht ist, dann wird der Beleg genehmigt und der Ersteller kann ihn zum System hinzufügen. Ergebnis: Der Beleg bleibt geparkt, bis ein weiterer Genehmiger antwortet

24 Genehmigungsverfahren: Berichte
Genehmigungsstatusbericht Welchen Genehmigungsstatus haben meine Belege? Ersteller oder Genehmiger können die Genehmigungsanfrage über diesen Bericht stornieren Ansicht des Erstellers Genehmigungsbericht Welche Belege muss ich noch genehmigen? Mehrere Belege genehmigen oder ablehnen Ansicht des Geneh-migers Angenommen, Sie sind der Ersteller eines Belegs, der eine Genehmigung erfordert. Sie haben noch keine Antwort von den Genehmigern erhalten. Sie können den Genehmigungsstatus eines Belegs mittels des Genehmigungsstatusberichts anzeigen. Sie oder der Genehmiger können eine Genehmigungsanfrage für einen Beleg stornieren, indem Sie die Zeile im Bericht markieren und im Menü Daten die Option Stornieren wählen. Der Status im Bericht kann einen der folgenden Werte aufweisen: Geparkt – Der Beleg wartet auf die Genehmigung. Genehmigt – Der Beleg wurde genehmigt und von einem geparkten Beleg in einen regulären Beleg umgewandelt. Abgelehnt – Der Beleg wurde nicht genehmigt und bleibt geparkt. Storniert – Ein Genehmigungsverfahrung wurde über den Genehmigungsstatusbericht storniert. In diesem Fall kann der geparkte Beleg nicht in einen regulären Beleg umgewandelt werden. Dieser Status ist auch direkt im Beleg angegeben. Wenn Sie ein Genehmiger sind, können Sie mit dem Genehmigungsbericht alle Belege anzeigen, die Sie noch genehmigen müssen. Mithilfe dieses Berichts können Sie mehrere Belege gleichzeitig genehmigen oder ablehnen.

25 Demo: Genehmigungsverfahren – Berichte
In dieser Demo werden Berichte für Ersteller und Genehmiger erläutert.

26 Die wichtigsten Punkte
Die wichtigsten Punkte dieser Lektion: Um ein Genehmigungsverfahren einzurichten, aktivieren Sie Genehmigungsverfahren, legen Sie die Genehmigungsstufen fest und legen Sie Genehmigungsvorlagen an. Um ein Genehmigungsverfahren mit mehreren Stufen anzulegen, kombinieren Sie mehrere vordefinierte Stufen in der Genehmigungsvorlage. Sie können Bedingungen für ein Genehmigungsverfahren festlegen: Immer Vordefinierte Bedingungen Benutzerabfrage In Genehmigungsverfahren verwendete Abfragen müssen als Ergebnis TRUE oder FALSE zurückgeben Um Felder im aktiven Fenster zu referenzieren, fügen Sie das Zeichen $ in die Abfrage ein Um eine Abfrage für mehrere Belegarten mit derselben Struktur zu verwenden, verwenden Sie die Artikelnummernsyntax und fügen Sie ein weiteres $-Zeichen hinzu. Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte aus diesem Abschnitt aufgeführt. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die folgenden wichtigen Punkte zu lesen: Um ein Genehmigungsverfahren einzurichten, müssen Sie zunächst die Genehmigungsverfahren in den „Allgemeinen Einstellungen“ aktivieren und anschließend die Genehmigungsstufen festlegen und Genehmigungsvorlagen anlegen. Um ein Genehmigungsverfahren mit mehreren Stufen anzulegen, kombinieren Sie mehrere vordefinierte Stufen in der Genehmigungsvorlage. Sie können Bedingungen für ein Genehmigungsverfahren festlegen: Wenn Sie „Immer“ wählen, startet das Verfahren für jede in der Vorlage gewählte Belegart. Sie können eine vordefinierte Bedingung wählen oder Sie können Ihre eigene Benutzerabfrage, die die Bedingungen enthält, hinzufügen. Wenn Sie eine Abfrage in einer Genehmigungsvorlage verwenden, müssen Sie die Abfrage so formulieren, dass sie als Ergebnis TRUE oder FALSE zurückgibt. Wenn eine Abfrage nur eine bestimmte Belegart referenzieren muss, können Sie die Syntax mit Tabellen- und Feldnamen verwenden. Um Felder im aktiven Fenster zu referenzieren, fügen Sie das Zeichen $ in eckigen Klammern vor dem Namen ein. Muss die Abfrage für mehrere Belegarten mit derselben Struktur funktionieren, verwenden Sie die Syntax mit Artikel- und Spaltennummer und fügen Sie ein zusätzliches $-Zeichen in eckigen Klammern ein.

27 Vielen Dank! Sie haben die Lektion zum
Genehmigungsverfahren abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse. Sie haben die Lektion zum Genehmigungsverfahren abgeschlossen. Vielen Dank für Ihr Interesse.