Business Process Management novaCapta Colloboration im Business Process Management

Colloboration im Business Process Management Business Process Management (BPM) Eine Einführung SharePoint als BPM-Portal Einbindung des Fachbereichs in Design und Modellierung von Prozessen Kollaboration während der Prozessanalyse Change Management von Prozessen mit dem BPM-Portal 1 2 3 4 5

Business Process Management 1 Business Process Management Prozessmanagement auch Geschäftsprozessmanagement beschäftigt sich mit dem Herausfinden, Gestalten, Dokumentieren und Verbessern von Geschäftsprozessen. In der Planungsphase geht es darum, die Geschäftsprozesse zu identifizieren. Dabei können entweder existierende Prozesse herausgefunden bzw. dokumentiert oder die Prozesse neu geplant werden. Diese identifizierten Prozesse können dann analysiert und als Grundlage für weitere Planungen verwendet werden. Es ist auch möglich, ihnen verantwortliche Personen zuzuordnen, sogenannte „Prozessverantwortliche“. Für die gesamte Koordination über alle Geschäftsprozesse hinweg existiert die Rolle des „Prozesskoordinators“. 3. Workflow Control Steuerung von Prozessen 1. Process Engineering Prozessmodellierung Prozessanalyse Prozesssimulation Qualitätskontrolle / Testing 2. Process Planning and Control Prozessmonitoring: Überwachung der Prozessperformance gemessen an den Zielen: „ Tun wir das Richtige und tun wir es richtig?“ Auswertung und Bereitstellung von Managementinformationen

Typische Kundensituation 1 Typische Kundensituation Modellierungstools wie ARIS, ADONIS oder ViFlow werden zur Dokumentation von Geschäftsprozessen eingesetzt Kein strukturierter Verbesserungsprozess keine Dokumentation der Prozessverbesserungen und Änderungen an Prozessen Keine Dokumentation der Entscheidungsfindung Schlechte Kommunikation an Prozessbeteiligte dadurch schlechte Akzeptanz Gesamte Kommunikation mündlich oder durch E-Mail

Rollen im Business Process Management 1 Rollen im Business Process Management Prozessverantwortlicher Der Prozessverantwortliche unterstützt den Prozessmanager bei der operativen Ausführung des Prozesses. Leiter Prozessmanagement steht im Rollengefüge des Prozessmanagement ganz oben. Er hat sowohl die umfassendsten methodischen Aufgaben als auch die Anforderung, die prozessorientierte Steuerung im Unternehmen zu verankern. Prozessmanager Der Prozessmanager ist für die zielorientierte, strategische Steuerung eines Prozesses zuständig. Prozessmanagement-Berater Der Prozessmanagement-Berater – intern oder extern – unterstützt und begleitet alle Führungsrollen im Prozessmanagement. Prozessbeteiligter Für alle im Prozess beschriebenen Tätigkeiten sind Prozessbeteiligte für die Prozessausführung zu bestimmen. Prozessauditor Der Prozessauditor ist der unternehmensinterne Verantwortliche für die Sicherstellung einer zielorientierten und effizienten Prozessausführung.

2 Das BPM-Portal Ziel durch den Einsatz eines Collaboration Werkzeuges Ein BPM-Portal bringt die Prozesse zu den Prozessbeteiligten. Das bedeutet: Prozesse nicht nur zu visualisieren, sondern mit Hilfe einer Vielzahl von Interaktionsmöglichkeiten und Collaboration die Prozessbeteiligten zu fordern und einzubinden. Process Maps existieren nicht mehr nur auf dem Papier, sondern werden durch die aktive Beteiligung aller Prozessbeteiligter gelebt und verbessert.

Unterstützung des BPM durch den Einsatz von SharePoint Präsenz Benachrichtigungen Diskussionen Aufgaben Team/Projekt-Kalender Wiki Umfragen Ankündigungen Office-Integration Formulare und Workflows RSS-Feeds E-Mail an Listen Filter Ansichten

Individuelle Aufgaben im Umgang mit Geschäftsprozessen 2 3 Individuelle Aufgaben im Umgang mit Geschäftsprozessen Der Prozessmanagement-Berater führt die entsprechende Änderung durch Die Prozessbeteiligten stellen eine Anforderung an einen Prozess mittels Umfragen Diskussionsforum Anforderungsformular BPM-Portal Der Prozessmanager genehmigt die Änderung

Die Idee eines BPM-Portal zur verbesserten Zusammenarbeit 4 Die Idee eines BPM-Portal zur verbesserten Zusammenarbeit Individualisierte Sicht auf alle Informationen (Individualisiertes Cockpit-/Dashboard-Prinzip). Abbildung eines komplexen Feedbackprozesses zu einem Prozess. Workflows zur komfortablen Freigabe von Prozessänderungen. Leichtere Nachvollziehbarkeit von Prozessänderungen. Dokumentation der gesamten Kommunikation Erweiterbarkeit und leichtere Anpassungsmöglichkeiten. Berechtigungsabhängige Informationsdarstellung – jeder Fachbereichsnutzer sieht nur die Prozesse, die er sehen darf / jeder Modellierer bearbeitet nur die Prozesse, die er bearbeiten darf. Geringere Kosten durch Automatisierung (z.B. bei Genehmigung von Prozessen)

Live-Präsentation eines Kunden Portals