VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 1 Prozessaustauschplattform für Gemeinden.

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1 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 1 Prozessaustauschplattform für Gemeinden

2 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 2 Prozessaustauschplattform für Gemeinden Leitfaden ECM-Strategie Zürcher Gemeinden vom September 2011 … So sollte die Aufbauorganisation prozessorientiert ausgerichtet werden. Gute Verwaltungsführung beinhaltet also die Ausrichtung der Organisation auf ihr Geschäftsprozessmanagement. Entsprechend sind auch die Aufgaben und Verantwortlichkeiten im operativen Betrieb festzulegen. …

3 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 3 Prozessaustauschplattform für Gemeinden VZGV QMS IKS - Leitfaden … Gegenstand ist die auftragsgebundene Lenkung, Gestaltung und Entwicklung von Prozessen … Erneuerung des Leitfadens steht an Gründung der VZGV-Arbeitsgruppe «QMS in der Gemeinde» mit Beteiligung der IG ICT

4 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 4 Prozessaustauschplattform für Gemeinden VZGV-Arbeitsgruppe QMS in der Gemeinde Aufbau QMS mit integriertem IKS Prozesse entwickeln, sichern und transferieren Gemeinsame Entwicklung von Wissen (nach Themen) Einfacher Wissenstransfer (nach Themen) IT-Tool / Cloud mit Mastervorlagen

5 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 5 Prozessaustauschplattform für Gemeinden Weitere Bedürfnisse nach Prozessmodellierung Fit sein für die Zukunft -E-Government / Vernetzte Verwaltung -Fusionen und regionale Zusammenarbeit Sicherstellung einer ordentlichen Geschäftsführung (GEVER, ECM, Langzeitarchivierung) Sicherstellung von Nachfolgeregelung, Stellvertretungen Neue Prozesse und Überprüfung bestehender Prozesse Bestehende Prozesse sollen von Visio auf BPMN umgeschrieben werden

6 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 6 Prozessaustauschplattform für Gemeinden Was ist BPMN Beschreibung gemäss Wikipedia: Die Business Process Model and Notation (BPMN, deutsch 'Geschäftsprozessmodell und -notation') ist eine grafische Spezifikationssprache in der Wirtschaftsinformatik. Sie stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Fach- und Informatikspezialisten Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modellieren und dokumentieren können.

7 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 7 Prozessaustauschplattform für Gemeinden eCH BPMN Starterkit 2009 Der eCH-0096 BPM Starter Kit liefert eine praxisorientierte Unterstützung bei BPM-Einführungsprojekten in der öffentlichen Verwaltung und ermöglicht die Erstellung einer standardkonformen elektronischen BPM-Dokumentation Richtet sich gleichermassen an E-Government-Umsetzer, an das Verwaltungsmanagement, an Prozessmanager und Prozessteams der öffentlichen Verwaltung sowie an externe Dienstleister Download eCH-0096 BPM Starter Kit (BPM-Projektleitfaden, BPM-Tool und weitere Hilfsmittel) http://www.ech-bpm.ch/de

8 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 8 Prozessaustauschplattform für Gemeinden Idee der Prozessaustauschplattform Jede Gemeinde modelliert ihre Prozesse auf einem Tool gemäss eCH-BPMN Das Tool ist ein Webservice, welcher keine lokalen Installationen braucht. Es kann via Browser bedient werden Mit dem Tool können die Anforderungen IKS modelliert werden Die Gemeinde stellt die Prozesse in diesem Tool anderen Gemeinden zur Verfügung

9 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 9 Prozessaustauschplattform für Gemeinden Produkt Das Produkt Adonis BOC erfüllt alle Anforderungen Ein Pilotbetrieb wird in Zusammenarbeit mit abraxas und netcetera aufgebaut

10 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 10 Prozessaustauschplattform für Gemeinden Pilotbetrieb Stadt Dübendorf ist ISO-9001 zertifiziert Die Prozesse liegen vor in Visio Das Bedürfnis diese Prozesse in BPMN zu bringen ist da IKS soll integriert werden Dübendorf ist die erste Gemeinde, welche mit dem Tool Erfahrungen sammelt Mit Bonstetten und Steinmaur sind weitere Gemeinden dabei

11 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 11 Prozessaustauschplattform für Gemeinden HRM2 Der Verband Zürcher Finanzfachleute (VZF) sieht das Bedürfnis die Prozesse des HRM2-Handbuchs in diesem Tool abzubilden Ziel ist es generische Prozesse zu haben, welche von der Gemeinde verwendet werden können Eine erste Besprechung mit dem GAZ hat stattgefunden Ein erstes Beispiel soll in der Plattform erfasst werden

12 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 12 Prozessaustauschplattform für Gemeinden B1.13 eCH-Prozessaustauschplattform für Gemeinden und Kantone Mit dem Projekt soll eine schweizweite Plattform etabliert werden Mit dieser sollen Prozesse nicht modelliert sondern lediglich ausgetauscht werden Die Prozessaustauschplattform ZH liefert erste Prozesse

13 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 13 Prozessaustauschplattform für Gemeinden Zusammenarbeit vzgv und IG ICT Das Projekt wird von beiden Organisationen getragen Es soll ein Gesamtangebot für die Gemeinden erarbeitet werden Tool und Schulung

14 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 14 Prozessaustauschplattform für Gemeinden Zusammenfassung Das Tool hat grosses Potenzial Wir stehen erst am Anfang Kein reines IT-Thema deshalb ist der Lead bei der Organisation

15 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 15 Prozessaustauschplattform für Gemeinden «eGovernment wird eine echte ePartizipation der Bürger am Staat möglich machen. Zugleich werden die elektronischen Prozesse dabei helfen, Bürokratie abzubauen» ( Vision gemäss Bundesrätin Doris Leuthard, 2012)

16 VZGV Fachsektion Gemeindeschreiber Fachtagung 2013 19.09.2013 / 16 Prozessaustauschplattform für Gemeinden Simon Winistörfer