E-Procurement – Catalog Content Management Michael Biwer Jörg Diesinger Patrick Zimmer WS 02/03 - 19.09.2018

E-Procurement – Catalog Content Management Überblick E-Procurement im Allgemeinen Catalog Content Management Preference SQL WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management Definition Was ist E-Procurement? „E-Procurement bezeichnet die Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien zur elektronischen Unterstützung von Beschaffungs-prozessen und deren Integration in den Arbeitsablauf eines Unternehmens.“ Quelle: KPMG Consulting WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management Motivation „Eine Reduzierung der Beschaffungskosten um 5% hat den gleichen Effekt auf die Gewinn- und Verlust-Rechnung wie ein 30%iger Umsatzzuwachs.“ Quelle: US National Association of Purchasing Professionals WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management Ausgangssituation Einkaufspreise und Beschaffungsprozesskosten sind die entscheidenden Stellgrößen für die Gesamtkosten in der Beschaffung. Direkte Materialien Rohstoffe z.B. Holz, Metall Hilfsstoffe z.B. Leim, Schrauben Bauteile z.B. Metallfassungen, Tachometer Indirekte Materialien (MRO = maintenance, repair and operations) Wartung Reparatur Betrieb WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management Kostenverteilung Kosten des Beschaffungs- prozesses Einkaufspreis Direkte Materialien Indirekte Materialien WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Der Beschaffungsprozess KONVENTIONELLER Beschaffungsprozess WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Der Beschaffungszyklus Beschaffungsprozess unter Verwendung eines E-Procurement-Systems WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

indirekter Materialien Unterschiede Vorhersehbarkeit der Einkäufe Preis Bestellmenge Zusammenarbeit im Hinblick auf das Produkt Wertmäßiger Anteil an den Einkäufen Endverbraucher Beschaffung indirekter Materialien Vorhersehbar, für administrative Zwecke Schwankt kaum, Niedrig Kleinere, individuelle Bestellungen Gering 20% Interne Mitarbeiter Beschaffung direkter Materialien Schwankt, extern, marktgesteuert Schwankt je nach Verfügbarkeit und Nachfrage Größere Stückzahlen für Massenproduktion Stark, Design und Produktion mit Partnern 80% Externe Kunden WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Auswirkungen auf den Geschäftsprozess Benutzer Auslöser für die Bestellung Integration in IT-Landschaft Preisquelle Einkaufsverfahren Beschaffung indirekter Materialien Alle Mitarbeiter Bedarf eines Einzelnen Niedrig Über Kataloge ausgehandelte Rabatte Beschaffung direkter Materialien Facheinkäufer Lieferpläne Hoch Angebote/Verträge Über Angebote/Vereinbarte Nachbestellungen WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management Einkaufsverfahren WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Operativer Einkauf – Einsparpotentiale (Prozess-) Kostenreduzierung insgesamt durch: Verringerung der manuellen administrativen Tätigkeiten Beschleunigung (Verkürzung) des Beschaffungsprozesses Einsparungen von bis zu 20% jährlich Quelle: PWC Consulting Reduktion der Übertragungsfehler Dezentrale Bestellung am Arbeitsplatz und/oder bei Geschäftspartnern Lagerbestandsreduktion Senkung der Einkaufspreise durch Markttransparenz Hohe Aktualität und Transparenz durch Anbindung an Online-Kataloge WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Strategischer Einkauf – Einsparpotentiale Verbesserung der Kontroll- und Auswertungsmöglichkeiten Erweiterte Beschaffungsmöglichkeiten (elektronische Marktplätze, Auktionen, Generierung öffentlicher und nicht-öffentlicher Ausschreibungen) Besser Konditionen durch (Single-) Sourcing bzw. Konsolidierung von Lieferanten und Vereinbarungen (Defragmentierung von Lieferanten) Verlagerung von operativen Tätigkeiten auf den Bedarfsträger (Self Service), dadurch Entlastung des Einkaufs und Konzentrierung auf strategische Ziele (Lieferantenauswahl, Rahmenverträge) WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Erfolgsfaktoren von E-Procurement Lieferant Prozess Einkauf Integration Organisationseinheiten Software Change Management WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement System – Komponenten (A) E-Procurement-System, z.B. SAP Enterprise Buyer Professional (EBP) (B) Web-Komponenten für Internet-Shop-System (C) Enterprise Resource Planing (ERP) Backend-System, z.B. SAP R/3 (D) Katalogintegration WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Überblick – Catalog Content Management Einführung Katalogkomponente allgemein Katalogarten Catalog-Content-Management Katalogerstellung und Daten-Integration BMEcat eCl@ss Kategorie-Integration Kriterien der Katalog-Auswahl allgemeine Kriterien CM-Software Katalog-Software Suchfunktionalität WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Katalogkomponente allgemein Zentraler Verwaltungsort für Informationen über verfügbare Produkte und Dienstleistungen Relevante Produktinformationen: Beschreibung (incl. Bilder) Produktkatgeorie Bestell- und Lieferkonditionen Preise Verweis auf weitere Informationen (z.B. Produktvideo, PDF-Datenblatt) Bedarfsanforderung über Warenkorb, Bestellung erst im Beschaffungssystem WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Papier- vs. Online-Katalog Papierkatalog Einkäufer erkennt Bedarf Tag 1 Finde „online“ Lieferanten  Vergleiche Preise und Verfügbarkeit der Ware in „Echtzeit“ Treffe Auswahl und bestelle die Ware Finde geeignete Lieferanten  Bestelle Papierkatalog(e) Tag 1 Tag 4 Empfange Katalog per Post  Analysiere „statische“ Ware und „statische“ Preise Prüfe telefonisch, ob Ware vorrätig und bestelle die Ware Tag 3 Warenempfang Tag 7 Warenempfang WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Single-Supplier-Katalog Für jeden Lieferant ein eigener Katalog Pflege in der Regel durch Lieferanten oder Out-Sourcing-Provider Vorteile Geringere Kosten für das CM-System (kein Integrationsaufwand) Relativ einfache Einbindung von neuen Lieferanten WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Multi-Supplier-Katalog Integriert die Produktdaten mehrerer Lieferanten Vorteile Möglichkeit Konkurrenzsituation zu schaffen ( strategischer Vorteil) Einfacher Preisvergleich normalisierter Produkte möglich Einheitliche Struktur, Oberfläche und Ergonomie ( Endbenutzerakzeptanz) Transparente Suche WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management Externer Katalog D1/F1 D2/F2 D3/F3 Con-tent Lieferant D/F Einkaufs-organisation WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Einkaufsorganisation Interner Katalog D1/F1 D2/F2 D3/F3 Lieferant Content Einkaufsorganisation D/F WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management Dienstleister D1/F1 D2/F2 D3/F3 Lieferant Da/Fa Db/Fb Dc/Fc Einkaufs-organisation Content Marktplatz WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Katalogerstellung und Daten-Integration Import-Tools mit Staging-Prozeß: Daten-Aufbereitung mittels CM-Software Genehmigungsworkflow  Produktiv-Katalog WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Katalogerstellung und Daten-Integration Normalisierung Aufbereitung lieferantenspezifischer Abkürzungen  standardisierte Terminologie „schw.“ wird zu „schwarz“ Lokalisierung Anpassung an lokale (z.B. nationale) Gegebenheiten 12.5 wird zu 12,5 Rationalisierung Anordnung der Artikelbezeichnungen und -merkmale nach ihrer Bedeutung  verbesserte Suchfähigkeit „schwarzer Tacker“ wird zu „Klammerhefter, schwarz“ Klassifizierung Zusammenfassen von Produkten mit ähnlichen Eigenschaften  Klassenbildung, hierarchisches Schema „Bohrmaschine“, „Kreissäge“ unter „Elektro-Werkzeug“ Standardisierung Anpassung an Standards  Datenformate, Kategorien, … BMEcat, eCl@ss, … WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management BMEcat Standard für Katalog-Austausch Definition von XML-Strukturen Muß- und Kannfeldern, Datentypen, Feldlängen Katalog-Transaktionen (T_NEW_CATALOG, T_UPDATE_PRODUCTS, T_UPDATE_PRICES) Einbindung multimedialer Produktdaten User-defined Extensions DTD WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

BMEcat – Transaktionen WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management BMEcat – Kopfteil WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management BMEcat – Anmerkungen Evtl. hoher Aufwand für XML-Codierung  Einführung nur bei hohem Kunden-Interesse Keine eigene Empfehlung bzgl. Produkt-Klassifikation  Unterstützung der gängigen Standards WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Klassifizierungssystem eCl@ss Untergruppen Sachgebiete Hauptgruppen Gruppen Das eCl@ss Symbol stellt dies dar. + Schlagworte Synonyme Merkmals- leiste Hersteller Bauform Ausgangssignal Material usw. Hierarchisches System zur Gruppierung von Materialien entsprechend der Produktcharakteristik bzw. -merkmale. WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Klassifizierungssystem eCl@ss 24 Kommunikationstechnik, Bürotechnik Sachgebiet 24-07 Dokumentenmanagementsys. ... 24-06 Hardware (Kommunikationstechnik) Hauptgruppe 24-06-06 Fernsprechgerät 24-06-07 Funkgerät Gruppe ... Untergruppe 24-06-06-02 Telefon ... 24-06-06-01 Funktelefon [s] Merkmale Bauform Breite Gewicht Hersteller Farbe Klimaklasse usw. Schlagworte hier: Handy Mobiltelefon WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management Schlagworte, Merkmale WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management Merkmale WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Recherchemöglichkeiten Drei Möglichkeiten zur Suche nach Informationen 1. Schlagworte 2. Hierarchie 3. Nummer WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Hierarchische Suche in eCl@ss WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Kategorie-Integration Motivation: Integriere Produktdaten aus Fremdkatalog  Einordnung in eigene Kategorien… …bei eCl@ss einfach über Schlüssel (andere Standards analog) …ohne Klassifikationsstandard Grundidee: Classifier mit Produktdaten als Trainingsdaten dabei: implizite Information durch Fremdkategorien gegeben Nutzung? WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Problem-Formulierung Gegeben: Ziel-Katalog Z mit Kategorien (=Klassen) C1, C2, …, Cm Quell-Katalog Q mit Kategorien Q1, Q2, …, Qn Ziel: Finde Kategorie in Z für jedes Produkt aus Q Optional: manuelle Einordnung von „Problemfällen“, z.B. in neue Kategorien Annahmen/Einschränkungen: homogene Kategorien „Flache“ Taxonomie Evtl. problematisch: unterschiedlicher Detaillierungsgrad WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Naiver Bayes-Classifier Schätzt die Wahrscheinlichkeit der Klassenzugehörigkeit eines Produktes gesucht: Index i mit P(Ci|Prod) maximal für Produkt Prod und Klasse Ci P(Ci|Prod) = P(Ci)*P(Prod|Ci) / P(Prod) P(Ci): # Produkte in Ci / # Produkte insgesamt P(Prod): unabhängig von Ci  ignorierbar Berechnung von P(Prod|Ci)  Ausarbeitung! WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Erweiterter Bayes-Classifier schätzt Wahrscheinlichkeit, daß ein Produkt aus Quell-Klasse S in Ziel-Klasse Ci liegt gesucht: Index i mit P(Ci|Prod, S) maximal P(Ci|Prod, S) = P(Ci|S)*P(Prod|Ci) / P(Prod|S) P(Prod|S): unabhängig von Ci  ignorierbar P(Ci|S): abgeschätzt durch # Produkte aus S, die der naive Classifier Ci zuordnet / # Produkte in S insgesamt Weitere Details  Ausarbeitung! WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Skizze des Algorithmus Für alle Kategorien S aus Q für alle Produkte p aus S klassifiziere p temporär mit dem naiven Classifier berechne damit P(Ci|S) reklassifiziere jedes Produkt aus S mit dem erweiterten Classifier WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Katalogauswahl – allgemeine Kriterien Anwenderfreundlichkeit Kosten (Lizenz, Katalogaufbau/-pflege) Ausfallsicherheit Skalierbarkeit Sicherheit Investitionssicherheit WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Anforderungen an die Katalogsoftware Umfangreiche Suchfunktionen Artikellisten gleichartiger Produkte Artikelvergleich Unterstützung gängiger Standards Verfügbarkeitsprüfung Stücklistenfunktionalität Benutzer(-gruppen)-individuelle Sichten WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Anforderungen an die CM-Software Software mit verschiedenen Katalog-Systemen nutzbar Content-Struktur frei wählbar Schnittstellen zu ERP-Systemen Data Warehouse Informations-Diensten … Externer Zugriff durch Lieferanten WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Anforderungen an das Katalog-Suchsystem Schlüsselwortsuche Ähnlichkeitssuche Phonetische Suche Boolsche Operatoren Iterative Suche Thesaurussuche Parametrisierte Suche Suche in Klassen-Hierarchie „Fuzzy-Queries“ ? WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management „Fuzzy-Query“ „Das Auto, das ich suche, muss ein Audi sein, nach Möglichkeit ein A4. Er sollte maximal 50.000 km haben und um die 5000 € kosten. Weniger wichtig, aber dennoch wünschenswert, wäre eine Klima- anlage.“ WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Abbildungsversuch Autoportal … WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management … und die Folge davon User benutzt Portal für längere Zeit nicht mehr! „ad-hoc“ Lösungen Suchfelder unspezifiziert lassen: unrelevante Infos Iterative Suche: sehr zeitaufwendig WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management Preference SQL (kommerzieller) Versuch, semantisch intuitives Modell von Präferenzen zu unterstützen intuitive Bedienung passende formale Semantik zur problemlosen und effizienten Integration in SQL WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Preference SQL  Überblick Preference SQL Sprach-Design Implementierung von Preference SQL Anwendungsbeispiel WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Preference SQL Sprachdesign Preference SQL = Standard SQL + Preferences Query-Block Syntax Präferenzmodell Präferenz strikte partielle Ordnung <P auf Domäne von Werten einer Attributmenge: P=(A,<P) mathematisch WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Rückgabe einer PSQL-Query Best Matches Only ! = Tupel, die von keinem anderen Tupel dominiert werden! WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Integrierte Präferenz Basis-Typen Approximation: AROUND, BETWEEN Minimierung, Maximierung: LOWEST, HIGHEST Favorites, Dislikes IN, <> WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Komplexe Präferenzen: gleiche Gewichtung Pareto accumulation (AND) Pareto Akkumulation von Präferenzen P1, …, Pn in eine kom- plexe Präferenz P ist wie folgt definiert: v=(v1,…,vn) ist besser als w=(w1,…,wn), genau dann wenn ein Index i existiert, so daß vi besser als wi und v ist gleich oder besser als w in allen anderen Komponenten. WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Kompl. Präferenzen: geordnete Gewichtung Reihenfolge v. Präferenzen (CASCADE) Bei einer Kaskadierung von Präferenzen in der Reihenfolge P1, …, Pn wird zunächst P1 auf die bisherigen Ergebnis-Tupel angewendet, auf die daraus resultierenden Ergebnis-Tupel P2, usw. bis Pn. WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

„Qualitätskontrolle“ But Only … „Muss-Kriterien“ bzgl. Menge der Ergebnis-Tupel einer Preferring-Klausel leere Ergebnismenge möglich, aber hier explizit vom User berücksichtigt! WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management Qualitätsfunktionen PSQL: Betrachtung der „Konkurrenztupel“ notwendig! wie gut erfüllt ein Tupel eine Präferenz? TOP(A): 1 gdw Attributwert A perfekter Treffer, sonst 0 LEVEL(A): Wie weit ist der Attributwert A von dem „besten“ Attributwert (Level 1) entfernt (nicht numerischer Wert)? DISTANCE(A): Wie weit ist der Attributwert A von dem „besten“ Attributwert (Distanz 0) entfernt (numerischer Wert)? WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Qualitätsfunktionen Beispiel Top-Matches WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Integration von Preference SQL WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Preference SQL Optimizer (Beispiel) Preference SQL  Standard SQL (SQL92) WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Preference SQL Optimizer WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Anwendungsbeispiel – Suchmaske WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Anwendungsbeispiel – Query WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Anwendungsbeispiel – Suchtreffer WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management Fazit 2003: 250 Mio. Nutzer von E-Procurement-Lösungen weltweit Quelle: Unternehmensberatung IDC Ohne gute Kataloglösung kein gutes E-Procurement-System realisierbar! PSQL: echter Mehrwert für (Katalog-)Suchsystem WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

E-Procurement – Catalog Content Management Diskussion?! WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Naiver Bayes-Classifier (Anhang) Schätzt die Wahrscheinlichkeit der Klassenzugehörigkeit eines Produktes P(Ci|Prod) = P(Ci)*P(Prod|Ci) / P(Prod) P(Ci): # Produkte in Ci / # Produkte insgesamt P(Prod): unabhängig von Ci ( i P(Ci)*P(Prod|Ci) ) Berechnung von P(Prod|Ci) ? WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Naiver Bayes-Classifier (Anhang) P(Prod|Ci) = Term in Prod.DescrP(Term|Ci) Ignoriere hier Unterscheidung Prod.Descr, Prod.Attributes P(Term|Ci) = n(Ci, Term) / n(Ci) n(Ci, Term): # Auftreten von Term in Ci n(Ci): # Terme in Ci insgesamt Ignoriere hier Problematik mit Term Ci WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Erweiterter Bayes-Classifier (Anhang) S := Kategorie des Quellkatalogs Q P(Ci|Prod, S) = P(Ci|S)*P(Prod|Ci) / P(Prod|S) P(Prod|S): unabhängig von Ci P(Ci|S): abgeschätzt durch # Produkte aus S, die der naive Classifier Ci zuordnet / # Produkte in S insgesamt optimierbar durch Gewichtung für Ähnlichkeit von Master- und Quellkatalog WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management

Skizze des Algorithmus (Anhang) Für alle Kategorien S aus Q für alle Produkte p aus S klassifiziere p temporär mit dem naiven Classifier berechne damit P(Ci|S) reklassifiziere jedes Produkt aus S mit dem erweiterten Classifier WS 02/03 - 19.09.2018 E-Procurement – Catalog Content Management