Abrechnungslegung allgemein, Dokumente, IWBecos IWB-Workshop 30.03.2017 Abrechnungslegung allgemein, Dokumente, IWBecos Mag.a Christa Bradler Abteilung 17 Landes- und Regionalentwicklung, Stabstelle Controlling, Innerer Dienst und Haushaltsführung www.raumplanung.steiermark.at

Inhalt Begriffsdefinitionen: Zeitraum, andere Förderungen, Abrechnung In welcher Form müssen Unterlagen vorgelegt werden? Die Abrechnungsformulare und das Abrechnungstool IWBecos I

Begriffsdefinitionen

Begriffsdefinitionen (1) Projekt(durchführungs)zeitraum = Laufzeit des Projekts lt. Förderungsvereinbarung (Kosten müssen in diesem Zeitraum erbracht und max. 1 Monat nach Ende bezahlt sein) Abrechnungszeitraum = Tätigkeiten und Ausgaben in bestimmter Zeitspanne in Förderungsvereinbarung festgelegt unterschiedlich lang Grundsätzlich gilt: Bestellung, Leistung/Lieferung, Rechnung und Zahlung sollten in diesem Zeitraum sein (ausschlaggebend ist Zahlung)

Begriffsdefinitionen (2) Abrechnungszeitraum (Fortsetzung) Ausnahme: Personalkosten werden jährlich abgerechnet, d.h. für Kalenderjahr (Jahresstundensatzberechnung) Beispiel: Abrechnungszeitraum 1: April-Oktober 2017 mit Abgabefrist November 2017 – keine PK einreichen Abrechnungsperiode 2: November 2017-Mai 2018 – PK von April bis Dezember 2017 einreichen mit dem Stundensatz für das Kalenderjahr 2017

Begriffsdefinitionen (3) Abgrenzung zu anderen Förderungen Kosten können nur zu einem geförderten Projekt gehören und abgerechnet werden Liste der weiteren Förderungen (beantragt, genehmigt, ausbezahlt, noch beabsichtigt zu beantragen) im thematischen Kontext zum Vorhaben im selben Zeitraum und für die selben vertragsgegenständlichen Projektkosten – bei jeder Abrechnung FLC prüft auf mögliche „Doppelförderung“ oder „Überförderung“ Abgrenzung des geförderten Projekts in Buchhaltungssystem durch eindeutige Zuordnung der Kosten (separates Buchführungssystem oder geeigneter Buchführungscode)

Begriffsdefinitionen (4) Abrechnung = Verwendungsnachweis = Einreichung von Unterlagen zur Prüfung Besteht u.a. aus: Anschreiben = Ersuchen um Prüfung mit Angabe des SNIC und der aktuellen Kontodaten Tätigkeitsbericht Belegsverzeichnis (Belegsliste) inkl. Soll-Ist-Vergleich Rechnungen, Zahlungsnachweisen Vergabedokumentation Belege zum Nachweis der Leistungserbringung und Publizität

Form der Unterlagen

Form der Unterlagen (1)

Form der Unterlagen (2)

Form der Unterlagen (3) Einreichung IWBecos, Papier und USB-Stick zeitgleich Ordner mit Originalen und USB-Stick werden retourniert bei FLC verbleiben Belegsexemplare für Öffentlichkeitsarbeit und Originale Tätigkeitsbericht, BV, Soll-Ist-Vergleich und Stundensatzberechnungsblatt nachvollziehbare Ordnung im Ordner und USB-Stick logische Beschriftung im Ordner (Trennblätter) logische Benennung der Dokumente auf USB-Stick keine Klarsichthüllen

Abrechnungsformulare

Formular Tätigkeitsbericht (1) Aktivitäten im Abrechnungszeitraum aktueller Stand der Erfüllung der Indikatoren eidesstattliche Erklärung über weitere Förderungen Download der Wordvorlage unter www.raumplanung.steiermark.at für jede Abrechnung auszufüllen und mit Datum und Unterschrift des Zeichnungsberechtigten in IWBecos hochzuladen sowie als Papieroriginal mitzuschicken

Formular Tätigkeitsbericht (2)

Formular Tätigkeitsbericht (3)

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Formular Tätigkeitsbericht (7)

Formular Tätigkeitsbericht (8)

IWBecos

IWBecos (1) Online-Tool der Programmverwaltung, österreichweit Bestimmte Teile der Abrechnungslegung erfolgen über Tool Liefert notwendige Daten für Monitoringsystem der Programmverwaltung Projektträger bekommen Zugangslink für Webtool Derzeit noch im Teststadium Einerseits Hochladen von Dokumenten (z.B. Tätigkeitsbericht, Rechnungen), andererseits Befüllen von Datenfeldern direkt im System (z.B. Indikatoren, Metadaten zu Rechnungen)

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IWBecos (11) „einreichen“: Abrechnung geht von Projektträger an FLC Keine Änderungsmöglichkeiten für Projektträger während FLC-Prüfung Kommunikation zwischen Projektträger und FLC für Nachreichungen/Ergänzungen erfolgt per IWBecos und Mail Ergebnis der FLC für Projektträger in IWBecos ersichtlich und Auszahlungsschreiben per Mail

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