Zur Person Linh Tran, B.A. InLoox GmbH Unternehmenskommunikation, Social Media und Direct Customer Communication InLoox GmbH 1999 in München gegründet Spezialist in Outlook-integrierter Projektmanagement-Software über 50.000 Anwender weltweit

Inhalt Kommunizieren betreffenden Kollegen Informationen zuspielen Organisieren planen & ordnen, „Schmierzettel“ vermeiden! Kalender & Aufgaben Arbeiten verteilen und nachverfolgen

Wo kann Outlook helfen? Wozu überhaupt Outlook? Vermeiden von Papierbergen und Medienbrüchen Weitere Vorteile – wenn man einheitlichen Regeln folgt! Was macht man alles damit? extern: Schriftverkehr, Notizen, Freigaben austauschen, … intern: Anrufe melden, Termine, Besprechungen und Aufgaben planen, Projekte managen (z. B. mit InLoox), … Ziele schnelle Weitergabe von Informationen an Kollegen, Kunden & Partner klare Aussagen: wer? was? bis wann? für wen? welche Kosten? interne Abstimmung: „sich das Leben etwas leichter machen“

Kommunizieren  Was man nicht strukturiert, hilft einem digital auch nichts für jedes Thema eine eigene Mail immer nur ein Empfänger im An-Feld Dateianhänge intern vermeiden Jobnummer angeben (wenn möglich) 

Kommunizieren Fehler vermeiden Rechtschreibung automatisch vor dem Senden prüfen (Datei > Optionen > E-Mail)

Kommunizieren Fehler vermeiden Rechtschreibung automatisch vor dem Senden prüfen (Datei > Optionen > E-Mail) Den Emfängerkontakt überprüfen (Kontakt eingeben, Tasten STRG+K drücken)

Kommunizieren Fehler vermeiden Rechtschreibung automatisch vor dem Senden prüfen (Datei > Optionen > E-Mail) Den Emfängerkontakt überprüfen (Kontakt eingeben, Tasten STRG+K drücken) Verteilerlisten erstellen, um niemanden im Team zu vergessen (Personen > neue Kontaktgruppe)

Organisieren Problem 1: Planen und Ordnen kostet Zeit! geht oft im Alltag unter mindestens 20 Minuten pro Tag „einplanen“ planen muss nicht nur ein Projektleiter, sondern Jeder Problem 2: Aufschreiben allein ist nur die halbe Miete… Dringlichkeit vs. Wichtigkeit Wie „voll“ ist mein Tag? Wie sieht es morgen aus? Wie sieht es bei den Kollegen aus? Kennen die anderen meine Zeitplanung?

Organisieren Wann wird der eigene Kalender gepflegt? jeden Morgen ca. 10 Minuten nach/während einem Telefonat nach einer Besprechung wenn E-Mail/Post eintrifft, die längere Arbeit mit sich bringt Was gehört in den Kalender? Tagesplanung: interne Besprechungen, Kundentermine, Abwesenheiten Telefonnotizen: in den Kalendereinträgen lassen sich sehr gut „Kleinigkeiten“ erfassen, die dann zu einer E-Mail oder einem Brief werden. Ergebnisprotokoll/To Dos einer Besprechung Vorteil: Es wird dokumentiert, wann und wie etwas vereinbart wurde!

Organisieren So wird‘s gemacht: Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich)

Organisieren So wird‘s gemacht: Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich) Kundenkürzel oder Jobnummer angeben

Organisieren So wird‘s gemacht: Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich) Kundenkürzel oder Jobnummer angeben Freiräume lassen (max. 70% verplanen)

Organisieren So wird‘s gemacht: Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich) Kundenkürzel oder Jobnummer angeben Freiräume lassen (max. 70% verplanen) Privates kennzeichnen

Organisieren So wird‘s gemacht: Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich) Kundenkürzel oder Jobnummer angeben Freiräume lassen (max. 70% verplanen) Privates kennzeichnen Serientermine verwenden

Organisieren = Übersicht und Hilfe So wird‘s gemacht: Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich) Kundenkürzel oder Jobnummer angeben Freiräume lassen (max. 70% verplanen) Privates kennzeichnen Serientermine verwenden Nicht nachträglich buchen, aber vorsorglich planen = Übersicht und Hilfe

Organisieren Komfortabel arbeiten Kalendereinträge mit der Maus anlegen (Maus ziehen auf leerer Fläche)

Organisieren Komfortabel arbeiten Kalendereinträge mit der Maus anlegen (Maus ziehen auf leerer Fläche) Verschieben mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen)

Organisieren Komfortabel arbeiten Kalendereinträge mit der Maus anlegen (Maus ziehen auf leerer Fläche) Verschieben mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen) Kopieren mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen, zusätzlich Taste STRG gedrückt halten)

Organisieren Komfortabel arbeiten Kalendereinträge mit der Maus anlegen (Maus ziehen auf leerer Fläche) Verschieben mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen) Kopieren mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen, zusätzlich Taste STRG gedrückt halten) Mails und Aufgaben in den Kalender mit Drag & Drop (z.B. Mail im Posteingang anklicken und mit gedrückter linker Maustaste auf die Schaltfläche des Kalenders ziehen, dann Maustaste loslassen)

Organisieren Komfortabel arbeiten Kalendereinträge mit der Maus anlegen (Maus ziehen auf leerer Fläche) Verschieben mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen) Kopieren mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen, zusätzlich Taste STRG gedrückt halten) Mails und Aufgaben in den Kalender mit Drag & Drop (z.B. Mail im Posteingang anklicken und mit gedrückter linker Maustaste auf die Schaltfläche des Kalenders ziehen, dann Maustaste loslassen) Kalender-Einstellungen ändern (Datei > Optionen > Kalender)

Besprechungsplanung Effizient planen Start > Neue Elemente > Besprechung Der Terminplanungs-Assistent hilft beim Finden passender Zeitfenster

Aufgabenorganisation E-Mails in Aufgaben umwandeln Schritt: Wichtigkeit Ist relevant? > nein? > ignorieren/abbestellen!

Aufgabenorganisation E-Mails in Aufgaben umwandeln Schritt: Wichtigkeit Ist relevant? > nein? > ignorieren/abbestellen! Schritt: Priorität Ist dringend? > nein? > „Flag“ bzw. Kalender UND Status-Mail!

Aufgabenorganisation E-Mails in Aufgaben umwandeln Schritt: Wichtigkeit Ist relevant? > nein? > ignorieren/abbestellen! Schritt: Priorität Ist dringend? > nein? > „Flag“ bzw. Kalender UND Status-Mail! Schritt: Zuständigkeit Wer macht es? > zuerst direkt beantworten, dann zusätzlich weiterleiten, wenn nötig

Aufgabenorganisation Outlook-Aufgaben erstellen und zuweisen Im Bereich Aufgaben > neue Aufgabe im Ribbon Outlook-Aufgabe für sich selbst speichern oder delegieren Wiedervorlage mit Hilfe der Erinnerungsfunktion anlegen (Nachverfolgung > Erinnerung anlegen) Aufgaben lassen sich auch unter dem Kalender anzeigen, z.B. nach Fälligkeit

Teams verbinden mit Outlook und Exchange Exchange-Konto in Outlook einrichten Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte Datei. Wählen Sie unter Kontoinformationen Konto hinzufügen aus. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein und klicken Sie dann auf Weiter > Fertigstellen Hier geht es zu Microsoft Exchange / Microsoft Exchange Online: Microsoft Exchange Server Microsoft Exchange Online

Teams verbinden mit Outlook und Exchange Zentrales, organisationsinternes Adressbuch Identische Daten nutzen und pflegen Kontakte lassen sich mit Terminen, Aufgaben, Projekten und Ordnern verknüpfen Kontakte können zu Verteilerlisten kombiniert werden

Wenn Outlook alleine nicht reicht… Add-Ins erweitern Outlook Outlook lässt sich mit Hilfe integrierter Softwarelösungen erweitern, z.B. zur Projektplattform mit InLoox für Outlook.

Mit InLoox Zeit aus Kalender erfassen Arbeitszeit nachweisen Im Termin > Zeit erfassen und auf Projekt buchen