Einführung in die Arbeit mit Microsoft Outlook 2000 (Teil 1)

Präsentation zum Thema: "Einführung in die Arbeit mit Microsoft Outlook 2000 (Teil 1)"—  Präsentation transkript:

1 Einführung in die Arbeit mit Microsoft Outlook 2000 (Teil 1)
Egbert Föcker

2 Aktivitäten bei der Akademie Fresenius
Ziel: Bisherige Schritte: Entwicklung und Einführung eines Groupware-Systems für das Anwendungsfeld “Know-how managen” Qualifizierung Geschäftsfeldauswahl Groberhebung Detail-Analyse von Tätigkeitsfeldern Konzeption des Groupware-Systems mit Hilfe eines “Demonstrators” Systemauswahl Microsoft Exchange/Outlook Installation Exchange-Server

3 Das Know-how-System

4 Vorgehen zur Einführung von Outlook
Schulungsblock 1 ( ) Roll-out Outlook 2000 (voraussichtl ) Schulungsblock 2 (ab dem ?) Vermittlung von Basiskenntnissen zu Outlook 2000 Installation von Outlook 2000 auf allen Arbeitsplatz-Rechnern Umstellen von Outlook 2000 auf den Exchange-Server Wiederholung der Basisfunktionen Fortgeschrittene Funktionen in Outlook 2000

5 Einführung in SeeMe Was ist SeeMe?
Modellierungssprache zur Beschreibung organisatorischer Strukturen und technischer Systeme Im Rahmen des Projekts LOOK vom Fachbereich Informatik & Gesellschaft der Universität Dortmund entwickelte Modellierungssprache

6 Basiselemente von SeeMe
Durch eine Rolle werden beispielsweise Personen, Abteilungen, Arbeitsgruppen, oder andere organisatorische Einheiten bezeichnet. Aktivitäten beschreiben Arbeitsaufgaben, Verrichtungen und Tätigkeiten. Entitäten sind Ressourcen (oder einfach “Dinge”). Rolle Aktivität Entität

7 Einige Relationen in SeeMe
“essen” startet, wenn “kochen” fertig ist “Herd” wird benutzt, um zu “kochen” “kochen” verändert das “Gemüse” “Peter” führt “kochen” aus (Peter kocht) “Gemüse” und “Suppe” stehen in einer Beziehung (Suppe benötigt Gemüse) kochen essen Herd kochen kochen Gemüse Peter kochen Suppe Gemüse

8 Verknüfungsoperatoren für Relationen
 UND XOR ODER “A und B” “Entweder A oder B” “A und/oder B” x V Tisch decken  kochen abschmecken

9 “SeeMe-Mauselöcher” - Unsicherheit & Unvollständigkeit
Weitere Informationen sind verfügbar Informationen sind nicht vollständig Korrektheit ist ungewiss Weitere Informationen sind nicht relevant (Standard-Mauseloch) ... ? Auto Lenkrad Reifen ...

10 Was ist Outlook 2000? Software für die Gruppenarbeit
Softwarelösung der Firma Microsoft Funktionen für die Verwaltung und Organisation des Arbeitstages Unterstützung von Gruppen- und Teamarbeit

11 Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren
Koordinieren Exchange-Server Zentrale Dienste

12 Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren
Koordinieren Nachrichten senden Nachrichten empfangen Exchange-Server Zentrale Dienste

13 Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren
Koordinieren Nachrichten senden Informationen ablegen / teilen Nachrichten empfangen Diskutieren Exchange-Server Zentrale Dienste

14 Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren
Koordinieren Nachrichten senden Informationen ablegen / teilen Termine verwalten Nachrichten empfangen Diskutieren Besprechungen planen Aufgaben verwalten Exchange-Server Zentrale Dienste

15 ... Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren
Koordinieren Nachrichten senden Informationen ablegen / teilen Termine verwalten Nachrichten empfangen Diskutieren Besprechungen planen Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch ... Exchange-Server Zentrale Dienste

16 ... ... Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren
Koordinieren Nachrichten senden Informationen ablegen / teilen Termine verwalten Nachrichten empfangen Diskutieren Besprechungen planen Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch ... Exchange-Server Globales Adressbuch Zentrale Dienste ...

17 ... ... Benutzer Outlook Exchange-Server Kommunizieren Kooperieren
Koordinieren Nachrichten senden Informationen ablegen / teilen Termine verwalten Nachrichten empfangen Diskutieren Besprechungen planen Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch Kontakte pflegen Notizen festhalten Aktivitäten protokollieren ... Exchange-Server Globales Adressbuch Zentrale Dienste ...

18 Die Arbeitsoberfläche von Outlook 2000

19 Was sind Ansichten? Verschiedene Sichten auf die gleichen Informationen Ansichten ermöglichen durch verschiedene Anordnungen und Formate unterschiedliche Darstellungsweisen der gleichen Informationen. Erzeugen verschiedener Ansichten durch: Sortieren Anzeigen unterschiedlicher Informationen Gruppieren

20 Ansichten in Outlook

21 Outlook-Adressbücher
Was ist ein Adressbuch? Adressbücher in Outlook Adressbücher können zum Speichern von Namen, -Adressen, Faxnummern und Verteilerlisten verwendet werden. In Outlook gibt es drei Adressbücher: Globales Adressbuch Kontakte-Adressbuch Persönliches Adressbuch (nicht mehr notwendig)

22 Adressbuch-Beispiel

23 Elektronische Nachrichten senden und empfangen
“Schnecken-Post” Elektronische Post ( ) Brief schreiben Brief in den Umschlag stecken Brief adressieren Briefmarke aufkleben Brief in den Briefkasten werfen Nachricht schreiben Nachricht mit einem Mausklick adressieren Senden der Nachricht mit einem Mausklick

24 Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook E-Mail Exchange-Server
Nachrichten empfangen Nachrichten senden Kontakte- Adressbuch Nachrichten empfangen Nachrichten senden Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch

25 Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook E-Mail Exchange-Server
Nachrichten empfangen Nachrichten senden Umschlag (Header) Inhalt (Body) Kontakte- Adressbuch Nachrichten empfangen Nachrichten senden Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch

26 x x Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook E-Mail Exchange-Server
Nachrichten empfangen Nachrichten senden schreiben Umschlag (Header) V x Inhalt (Body) Datei anhängen x senden Kontakte- Adressbuch Nachrichten empfangen Nachrichten senden Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch

27 x x ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook E-Mail Exchange-Server
Nachrichten empfangen Nachrichten senden schreiben Umschlag (Header) V x Inhalt (Body) Datei anhängen x senden Kontakte- Adressbuch Nachrichten empfangen Nachrichten senden Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch zustellen ausliefern ...

28 x x ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook E-Mail Exchange-Server
Nachrichten empfangen Nachrichten senden schreiben Umschlag (Header) empfangen V x Inhalt (Body) Datei anhängen x senden Empfang bestätigen Kontakte- Adressbuch Nachrichten empfangen Nachrichten senden Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch zustellen ausliefern ...

29 x x x x ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook E-Mail
Nachrichten empfangen Nachrichten senden schreiben Umschlag (Header) empfangen V x x Inhalt (Body) Datei anhängen lesen ignorieren x V x senden weiterleiten löschen Empfang bestätigen beantworten Kontakte- Adressbuch Nachrichten empfangen Nachrichten senden Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch zustellen ausliefern ...

30 Outlook-Kalender Persönlicher Kalender Terminfindung für Gruppen
Outlook bietet einen Kalender, um die persönlichen Termin zu organisieren. Outlook bietet Funktionen, um Besprechungs-termine einfach festzulegen.

31 Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server
Termine verwalten Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Globales Adressbuch

32 Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server
Termine verwalten Termin eingeben Termin ändern Besprechung planen An Termine erinnern Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Globales Adressbuch

33 Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server
Termine verwalten Termin eingeben Termin ändern Besprechung planen An Termine erinnern Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Einzeltermin Besprechung Globales Adressbuch Ereignis Terminserie

34 Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server
Termine verwalten Termin eingeben Termin ändern Besprechung planen Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Besprechung eintragen An Termine erinnern Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Einzeltermin Besprechung Globales Adressbuch Ereignis Terminserie

35 ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server
Termine verwalten Termin eingeben Termin ändern Besprechung planen Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Besprechung eintragen An Termine erinnern Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Einzeltermin Besprechung zustellen ausliefern Globales Adressbuch Ereignis Terminserie ...

36 ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server
Termine verwalten Termin eingeben Termin ändern Besprechung planen Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Besprechung eintragen Nachrichten empfangen An Termine erinnern Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Einzeltermin Besprechung zustellen ausliefern Globales Adressbuch Ereignis Terminserie ...

37 x x ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server
Termine verwalten Bestätigung versenden Ablehnung versenden Termin eingeben Termin ändern Besprechung eintragen Besprechung planen Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Bespr.-Termin bestätigen Bespr.-Termin ablehnen Besprechung eintragen x Nachrichten empfangen An Termine erinnern Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Einzeltermin Besprechung zustellen ausliefern Globales Adressbuch Ereignis Terminserie ...

38 x x ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server
Termine verwalten Bestätigung versenden Ablehnung versenden Termin eingeben Termin ändern Besprechung eintragen Besprechung planen Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Bespr.-Termin bestätigen Bespr.-Termin ablehnen Besprechung eintragen x Nachrichten empfangen An Termine erinnern Kalender eines Kollegen öffnen Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Einzeltermin Besprechung zustellen ausliefern Globales Adressbuch Ereignis Terminserie ...

39 x x ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange- Server
Termine verwalten Bestätigung versenden Ablehnung versenden Termin eingeben Termin ändern Besprechung eintragen Besprechung planen Gemeinsamen Termin suchen Einladungen versenden Bespr.-Termin bestätigen Bespr.-Termin ablehnen Besprechung eintragen x Nachrichten empfangen An Termine erinnern Kalender eines Kollegen öffnen Zugriffsrechte festlegen Exchange- Server Kalender Zentrale Dienste Einzeltermin Besprechung zustellen ausliefern Globales Adressbuch Ereignis Terminserie ...

40 Aufgabenlisten in Outlook
Organisation von Aufgaben Vorteil Outlook bietet eine Aufgabenliste zur Verwaltung der persönlichen Arbeit. Wenn alle Aufgaben erfasst werden, können keine Aufgaben vergessen werden.

41 ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange-Server
Aufgaben verwalten Kontakte- Adressbuch Aufgabenliste Aufgabenliste Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch ...

42 ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange-Server
Aufgaben verwalten Aufgabe eingeben Aufgabe ändern Aufgabe delegieren Kontakte- Adressbuch Aufgabenliste Aufgabenliste Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch ...

43 ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange-Server
Aufgaben verwalten Aufgabe eingeben Aufgabe ändern Aufgabe delegieren Aufgabenan- frage erstellen Aufgabenanfr. versenden Aufgabe eintragen Kontakte- Adressbuch Aufgabenliste Aufgabenliste Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch ...

44 ... ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange-Server
Aufgaben verwalten Aufgabe eingeben Aufgabe ändern Aufgabe delegieren Aufgabenan- frage erstellen Aufgabenanfr. versenden Aufgabe eintragen Kontakte- Adressbuch Aufgabenliste Aufgabenliste Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch zustellen ausliefern ... ...

45 ... ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange-Server
Aufgaben verwalten Aufgabe eingeben Aufgabe ändern Aufgabe delegieren Aufgabenan- frage erstellen Aufgabenanfr. versenden Aufgabe eintragen Nachrichten empfangen Kontakte- Adressbuch Aufgabenliste Aufgabenliste Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch zustellen ausliefern ... ...

46 x x ... ... Benutzer A Benutzer B Outlook Outlook Exchange-Server
Aufgaben verwalten Bestätigung versenden Ablehnung versenden Aufgabe eingeben Aufgabe ändern Aufgabe eintragen Aufgabe delegieren Aufgabenan- frage erstellen Aufgabenanfr. versenden Aufgabenanfr. bestätigen Aufgabenanfr. ablehnen Aufgabe eintragen x Nachrichten empfangen Kontakte- Adressbuch Aufgabenliste Aufgabenliste Exchange-Server Zentrale Dienste Globales Adressbuch zustellen ausliefern ... ...

47 Notizen in Outlook

48 Ausblick auf Teil 2 der Outlook-Schulung
Fortgeschrittene Kenntnisse Wiederholung der Basisfunktionen Fortgeschrittene Funktionen für und Gruppenterminkalender Verändern der Grundeinstellungen Outlook-Ordner Kontakte in Outlook Outlook-Journal Datenaustausch mit Outlook

49 Einsatz von SeeMe-Modellen
“Jetzt mal ganz ehrlich!” Sind die eingesetzten SeeMe-Modelle hilfreich für das Verständnis von Outlook? Waren die Modelle verständlich oder zu komplex? Sind Modelle ein hilfreiches Schulungs- instrument?