Schulung für Microsoft® Office Outlook® 2007

Präsentation zum Thema: "Schulung für Microsoft® Office Outlook® 2007"—  Präsentation transkript:

1 Schulung für Microsoft® Office Outlook® 2007
[Ihr Firmenname] stellt vor: Schulung für Microsoft® Office Outlook®  2007 Vorbemerkung Wenn Sie nicht wissen, was eine Persönliche Ordner-Datei ist oder was es bedeutet, Nachrichten auf dem eigenen Computer zu speichern, finden Sie entsprechende Informationen in der Outlook 2007-Onlineschulungspräsentation mit dem Titel “Verwalten von Postfächern II: Erfassen der Möglichkeiten beim Speichern”. [Hinweis für den Kursleiter: Ausführliche Anweisungen zum Anpassen dieser Vorlage finden Sie auf der letzten Folie. In den Notizenfeldern einiger Folien befinden sich zusätzliche Lektionstexte.] Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

2 Kursinhalt Übersicht: Ihr elektronischer Aktenschrank
Lektion: Speichern von Nachrichten in Persönlichen Ordnern Die Lektion enthält eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie Testfragen. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

3 Übersicht: Ihr elektronischer Aktenschrank
Eine Persönliche Ordner-Datei kann mit einem Aktenschrank verglichen werden. Wie das? Es handelt sich um einen Ort, an dem Sie Ihre Nachrichten speichern, um sie später problemlos abrufen zu können. In diesem Kurs lernen Sie, wie Sie eine Persönliche Ordner-Datei erstellen, in der Sie - Nachrichten auf dem eigenen Computer speichern können. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

4 Lernziele für den Kurs Erstellen eines Persönlichen Ordners, in den Sie Ihre E- Mail-Nachrichten vom Server auf den eigenen Computer verschieben können Erstellen von Unterordnern in der Persönlichen Ordner- Datei zum Zwecke einer besseren Organisation Exportieren von Nachrichten in eine Persönliche Ordner- Datei zum Erstellen von Sicherungskopien der Nachrichten Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

5 Speichern von Nachrichten in Persönlichen Ordnern
Lektion Speichern von Nachrichten in Persönlichen Ordnern

6 Speichern von Nachrichten in Persönlichen Ordnern
Eine Persönliche Ordner-Datei befindet sich auf Ihrem Computer. Wie gesagt, ähnelt sie einem privaten Aktenschrank. Mit Persönliche Ordner können Sie die Datei, den Hauptordner und beliebige Unterordner selbst erstellen. Wenn Sie den Hauptordner für Persönliche Ordner und beliebige Unterordner erstellt haben, können Sie Nachrichten mit verschiedenen Methoden in die Datei verschieben. Wie, das erfahren Sie in diesem Kurs. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

7 Schritt 1: Erstellen der Persönlichen Ordner-Datei
Um eine Persönliche Ordner-Datei verwenden zu können, müssen Sie sie zunächst erstellen. Die Abbildung zeigt eine Übersicht über den Vorgang und das Ergebnis. Zeigen Sie im Hauptfenster von Outlook im Menü Datei auf Neu. Klicken Sie auf Outlook-Datendatei. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

8 Schritt 1: Erstellen der Persönlichen Ordner-Datei
Um eine Persönliche Ordner-Datei verwenden zu können, müssen Sie sie zunächst erstellen. Die Abbildung zeigt eine Übersicht über den Vorgang und das Ergebnis. Wählen Sie Persönliche Ordner (.pst) für Office Outlook aus. Wenn Sie die neue Persönliche Ordner-Speicherdatei erstellt haben, sehen Sie das Ergebnis im Navigationsbereich unter Postfach . Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

9 Schritt 2: Erstellen von Unterordnern
Wenn Sie die Persönliche Ordner- Datei erstellt haben, könne Sie die Unterordner in Ihrem Ablagesystem einrichten. Dies ist im Navigationsbereich möglich. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Persönliche Ordner, und klicken Sie dann auf Neuer Ordner. Geben Sie im Feld Name einen Namen für den Unterordner ein. Stellen Sie sicher, dass Persönliche Ordner als Speicherort für den Unterordner ausgewählt ist. Wenn Sie auf OK klicken, wird der neue Unterordner im Navigationsbereich unter Persönliche Ordner angezeigt. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

10 Schritt 3: Verschieben von Nachrichten
Wenn Sie Ihr Ablagesystem mit Unterordnern eingerichtet haben, können Sie eine Nachricht in einen Unterordner verschieben, indem Sie die Nachricht auswählen und dann das Kontextmenü verwenden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht. Klicken Sie im Kontextmenü auf In Ordner verschieben, um das Dialogfeld Elemente verschieben zu öffnen. Wählen Sie im Dialogfeld Elemente verschieben das Ziel aus (unter Persönliche Ordner), und klicken Sie auf OK. Weitere Möglichkeiten zum Verschieben von Nachrichten: Durch Ziehen. Mithilfe der Schaltfläche In Ordner verschieben auf der Multifunktionsleiste. (Diese Schaltfläche ist verfügbar, wenn Sie zum Öffnen der Nachricht auf die Nachricht doppelgeklickt haben.) Mithilfe von Regeln, die Sie zum automatischen Verschieben von Nachrichten eingerichtet haben. Auf der Kurzübersichtskarte, auf die am Ende des Kurses verwiesen wird, finden Sie einen Verweis auf weitere Informationen zum Erstellen von Regeln. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

11 Erstellen einer Kopie mit der Funktion zum Exportieren
Wenn Sie Archivorder und Persönliche Ordner verwenden, werden Nachrichten in der Regel verschoben. Was machen Sie also, wenn Sie Nachrichten kopieren möchten? Sie exportieren sie. Wenn Sie Nachrichten exportieren, verbleiben sie an ihrem ursprünglichen Speicherort und werden zudem in einer neuen Datei dupliziert. Das bedeutet, dass sich beim Exportieren von Nachrichten deren Anzahl und der von ihnen baelegte Speicherplatz verdoppeln. Exportieren ist also keine gute Methode, wenn Sie die Größe Ihres Postfachs verringern möchten. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

12 Erstellen einer Kopie mit der Funktion zum Exportieren
Wenn Sie Archivorder und Persönliche Ordner verwenden, werden Nachrichten in der Regel verschoben. Was machen Sie also, wenn Sie Nachrichten kopieren möchten? Sie exportieren sie. Das Exportieren ist aber hilfreich, wenn Sie eine Sicherungskopie einer Nachricht erstellen möchten, die Sie für Ihre Arbeit noch benötigen, z. B. wenn Sie eine Sicherung der Nachrichten zu einem bestimmten Projekt oder Problem erstellen möchten. Die Abbildung zeigt den Befehl Importieren/Exportieren im Menü Datei, den Sie verwenden, um den Import/Export-Assistenten zu starten. Zudem enthält sie eines der Dialogfelder, das angezeigt wird, wenn Sie die Schritte zum Exportieren von Nachrichten in eine Datei ausführen. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

13 Verwenden eindeutiger Namen
Beim Erstellen einer neuen Persönlichen Ordner-Datei lautet der Name des neuen Ordners standardmäßig Persönliche Ordner. Wenn Sie mehrere erstellen (z. B. weil Sie eine Persönliche Ordner-Datei für jedes Projekt haben möchten), dann kann es ganz leicht passieren, dass Sie plötzlich mehrere Ordner mit dem Namen Persönliche Ordner haben. Die Verwendung desselben Namens für verschiedene Dinge macht es schwer, zwischen diesen zu unterscheiden. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

14 Verwenden eindeutiger Namen
Wie können Sie die verschiedenen Persönlichen Ordner- Ordner voneinander unterscheiden? Geben Sie einer neu erstellen Persönlichen Ordner-Datei immer einen eindeutigen Namen. Dazu geben Sie im Feld Name im Dialogfeld Persönliche Ordner erstellen einen Namen ein, der angezeigt wird, wenn Sie eine neue Persönliche Ordner-Datei erstellen. In der Abbildung wird der eindeutige Name Contoso angezeigt. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

15 Speicherort der PST-Dateien
Zu Beginn des Kurses wurde erwähnt, dass sich eine Persönliche Ordner-Datei auf Ihrem Computer befindet. Aber wo genau? Wenn Sie eine Persönliche Ordner-Datei oder PST- Datei erstellen, wird im Navigationsbereich ein Ordner angezeigt. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

16 Speicherort der PST-Dateien
Zu Beginn des Kurses wurde erwähnt, dass sich eine Persönliche Ordner-Datei auf Ihrem Computer befindet. Aber wo genau? Sie können auch anzeigen, wo sich die Datei befindet. Dazu klicken Sie im Hauptfenster von Outlook im Menü Datei auf Datendateiverwaltung. Auf der Kurzübersichtskarte, auf die am Ende des Kurses verwiesen wird, finden Sie einen Verweis auf weitere Informationen zum Öffnen und Schließen von Persönlichen Ordner-Dateien. Alle geöffneten Persönlichen Ordner-Dateien werden im Dialogfeld Kontoeinstellungen auf der Registerkarte Datendateien angezeigt. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

17 Speicherort der PST-Dateien
Möglicherweise fällt Ihnen in der Abbildung auf, dass die PST- Datei sogar zwei Namen aufweist: einen Ordnernamen in der Spalte Name und einen Dateinamen in der Spalte Datei. Der Eintrag unter Name ist der Ordnername, der als Ordner auf oberster Ebene für die PST-Datei im Navigationsbereich angezeigt wird. Und, wie bereits erläutert, lautet dieser Name Persönliche Ordner, sofern Sie ihn nicht geändert haben. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

18 Übungsvorschläge Erstellen Sie eine Persönliche Ordner-Datei.
Erstellen Sie unter Persönliche Ordner einen Unterordner. Verschieben Sie eine Nachricht in Persönliche Ordner. Exportieren Sie eine Nachricht, um eine Kopie zu erstellen (optional). Schließen Sie die Ordner mit den Beispieldaten. [Hinweis für den Kursleiter: Wenn Outlook 2007 auf dem Computer installiert ist, können Sie auf die Verknüpfung auf der Folie klicken, um zu einer Onlineübung zu gelangen. Während der Übung können Sie die Aufgaben in Outlook lösen und dabei die Anweisungen als Hilfestellung nutzen. Wichtig: Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen.] Onlineübung (Outlook 2007 erforderlich) Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

19 Testfrage 1 Wie viele Namen können Sie beim Erstellen einer Persönlichen Ordner-Datei für die Datei angeben? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Einen Zwei Drei Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

20 Testfrage 1: Antwort Zwei
Sie können ihr einen Dateinamen und einen Ordnernamen geben. Der Ordnername wird im Navigationsbereich angezeigt. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

21 Testfrage 2 Mit dem Befehl 'Datendateiverwaltung' können Sie nur den Ordnernamen einer Persönlichen Ordner-Datei anzeigen. (Wählen Sie eine Antwort aus.) Richtig Falsch Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

22 Testfrage 2: Antwort Falsch
Neben dem Ordnernamen werden auch der Dateiname und der Speicherort der Datei auf Ihrem Computer angezeigt. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

23 Testfrage 3 Wie viele Persönliche Ordner-Dateien können Sie auf Ihrem Computer erstellen? (Wählen Sie eine Antwort aus.) Eine Zwei Beliebig viele Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

24 Testfrage 3: Antwort Beliebig viele
Sie können beliebig viele Persönliche Ordner-Dateien erstellen. Daher sollten Sie ihnen immer einen eindeutigen Namen zuweisen. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

25 Kurzübersichtskarte Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte. Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner

26 Hilfe zur Vorlage Diese Microsoft Office PowerPoint®-Vorlage enthält Kursmaterial zum Erstellen einer Persönlichen Ordner-Datei, in die Sie Ihre -Nachrichten vom Server auf den eigenen Computer verschieben können. Sie ist für die Präsentation vor einer Gruppe geeignet und kann bei Bedarf angepasst werden. Der Inhalt dieser Vorlage basiert auf dem Microsoft Office Online-Schulungskurs “Verwalten von Postfächern III: Verschieben oder Kopieren von Nachrichten in Persönliche Ordner". Merkmale dieser Vorlage Titelfolie: Die erste Folie enthält Platzhaltertext, der durch den Namen des Unternehmens ersetzt werden kann. Sie können das Textfeld auch vollständig löschen, wenn Sie diesen Text nicht verwenden möchten. Animationen: In die gesamte Präsentation sind benutzerdefinierte Animationseffekte integriert. Diese Effekte umfassen Kurzer Blick, Strecken, Auflösen und Schachbrett. Alle Effekte können auch in früheren Versionen bis zu Microsoft PowerPoint 2000 abgespielt werden. Wenn Sie die Animationseffekte ändern möchten, wechseln Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Animation, und verwenden Sie die angezeigten Optionen. Vorgehensweise für den Fall, dass diese Präsentation eine Adobe Flash-Animation enthält: Zum Wiedergeben der Flash-Datei müssen Sie das Microsoft ActiveX®-Steuerelement "Shockwave Flash Object" auf dem Computer registrieren. Laden Sie hierzu die aktuelle Adobe Flash Player-Version von der Adobe-Website herunter. Folienübergänge: Während der gesamten Präsentation wird der Übergang Wischen nach unten verwendet. Gehen Sie zum Menü Bildschirmpräsentation, klicken Sie auf Folienübergang, und verwenden Sie die angezeigten Optionen, wenn Sie einen anderen Übergang verwenden möchten. Hyperlinks zum Onlinekurs: Die Vorlage enthält Verknüpfungen zur Onlineversion dieses Schulungskurses. Die Verknüpfungen führen zu praktischen Übungsbeispielen für die einzelnen Lektion und zu einer Kurzübersichtskarte, die für diesen Schulungskurs veröffentlicht wurde. Hinweis: Auf dem Computer muss Outlook 2007 installiert sein, damit Sie die praktischen Übungsbeispiele anzeigen können. Wenn Sie nicht über Outlook 2007 verfügen, können Sie nicht auf die Übungsanweisungen zugreifen. Kopf- und Fußzeilen: Die Vorlage enthält eine Fußzeile mit dem Titel des Schulungskurses. Wenn Sie Fußzeilen ändern oder entfernen möchten, öffnen Sie im Menü Ansicht das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile. HILFE ZUR VORLAGE Eine ausführliche Hilfe zu dieser Vorlage finden Sie im Notizenfeld oder durch Anzeigen der gesamten Notizenseite (Menü oder Registerkarte Ansicht).