Herzlich Willkommen zur Controller‘s Conference 2017 Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017

Ständige Vertreterin des Kanzlers der Universität zu Köln Grußwort Ina Gabriel Ständige Vertreterin des Kanzlers der Universität zu Köln Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

Ablauf / Themen Vorstellung Dezernat 1 Vorstellung der Matrixstruktur in Abteilung 61 SAP / elektronisches Rechnungsarchiv / Scannen Stand zum Projekt „Planung und Budgetierung“ Stand Wirtschaftsplanung / Budgetierung Berichte für die Budgetkontrolle Stand Exzellenzinitiative Kostenstellen / Warengruppen / Freigabe von Personalanträgen Stammdatencontrolling Sonstiges Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

Hochschulentwicklung und akademische Angelegenheiten Vorstellung Dezernat 1 Hochschulentwicklung und akademische Angelegenheiten Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

Vorstellung der Matrixstruktur in Abteilung 61 Finanzplanung und –steuerung Heike Klasen Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

Matrixstruktur Vereinigung von zwei Funktionsbereichen Administration von Organisationseinheiten Koordination von Landes- oder Sondermitteln Pro Organisationseinheit ein Ansprechpartner in Abt. 61, Finanztechnische Betreuung über alle Mittelquellen, hier u.a. auch Ansprechpartner für die jährliche Wirtschaftsplanung Prinzip „One-face-to-the customer“ Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

Universität zu Köln Der Kanzler Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

SAP / elektronisches Rechnungsarchiv / Scannen Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

SAP / elektronisches Rechnungsarchiv Ausgangslage: Der Prozess der Rechnungsverarbeitung läuft in weiten Teilen nicht optimal; insbesondere die langen Laufzeiten sind problematisch und für die Drittmittelprojekte kritisch Inzwischen wurden die Laufzeiten im Prozess im Detail analysiert (OE + E&Y) und erhebliche Optimierungspotentiale aufgezeigt. Durch organisatorische Veränderungen wurde eine Beschleunigung und bessere Abstimmung zwischen D6 und D7 erreicht. Mittelfristig soll eine systemgestützte Verarbeitung der Rechnungen im SAP-System („Elektronischer Rechnungsworkflow“) eingeführt werden (spätes und frühes Scannen). Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

? SAP / elektronisches Rechnungsarchiv Wo ist die Rechnung? alte Workflowdarstellung  Adressierung an einen Kostenstellenverantwortlichen Abt.62 ZeReEi Lieferant: Rechnung an zentralen Rechnungseingang Rechnung Zahlbar an $ Kostenstellenverantwortlicher: Prüfung, Vorkontierung und Bestätigung des Wareneingangs & ggf. Rechnungsklärung mit Lieferanten vorab Abteilung 62: Vorerfassung der Rechnung und Rechnungsbeiblatt hinzufügen ? Wo ist die Rechnung? ja nein Abt.62 KredBu D7 Dezernat 7: Prüfung und Freigabe der Drittmittelverwend. Abteilung 62: Buchung, Zahllauf, Archivierung Lieferant: Geldeingang Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

! SAP / elektronisches Rechnungsarchiv neue Workflowdarstellung  Adressierung an alle Zeichnungsberechtigten Abt.62 ZeReEi Lieferant: Rechnung an zentralen Rechnungseingang Rechnung Zahlbar an $ Alle Zeichnungsberechtigte: Prüfung, Vorkontierung und Bestätigung des Wareneingangs & ggf. Rechnungsklärung mit Lieferanten vorab Abteilung 62: Vorerfassung der Rechnung und Rechnungsbeiblatt hinzufügen ja nein ! Monitor zeigt Rechnungs-workflow Abt.62 KredBu D7 Dezernat 7: Prüfung und Freigabe der Drittmittelverwend. Abteilung 62: Buchung, Zahllauf, Archivierung Lieferant: Geldeingang Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

SAP / elektronisches Rechnungsarchiv Freigabeszenario Das Vorgehen ist mit - Muster - den Personalräten abzustimmen. Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

SAP / elektronisches Rechnungsarchiv Freigabeszenario Das Vorgehen ist mit - Muster - den Personalräten abzustimmen. Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

SAP / elektronisches Rechnungsarchiv Freigabeszenario Das Vorgehen ist mit - Muster - den Personalräten abzustimmen. Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

SAP / elektronisches Rechnungsarchiv Freigabeszenario Das Vorgehen ist mit - Muster - den Personalräten abzustimmen. Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

Planung und Budgetierung Trennung von technischen und politischen Themen Zunächst: Fokussierung auf technische Lösungen, die flexibel nachgelagerte politische Entscheidungen ermöglichen und darauf eingestellt sind. Langfristig: strategische / politische Entscheidungen treffen Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

Planung und Budgetierung TP1: neue finanzielle Steuerung Fokussierung auf das Vorantreiben eines SAP gestützten Planungsprozesses mit Erarbeitung einer technischen Lösung inkl. folgender Aspekte: Planungsgrundlage für das aktuelles Jahr „n“: n-2 bis n+5 Jahre (Vergangenheitswerte und Mehrjahresplanung) mit entsprechenden Vergleichswerten und Abweichungsanalyse Beinhaltet als Elemente die Kosteninformationen von: Kostenstellen zugehörigen PSP-Elemente Investitionen Technisch möglich sowohl auf Basis von PANDA- wie auch Ist-Werte Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

Planung und Budgetierung TP2: Personal Ziel 1: Umsetzung der neu konzipierten OM-Systematik Ziel 2: Bereitstellung des SteFi-Berichts: Zeitnahe Bereitstellung des SteFi-Berichts als regelmäßiges Arbeitstool für die Planungsakteure der UzK zur Ablösung der bisherigen Berichte „Verwendungsnachweis“ und „Besetzungsliste“ Ziel 3: Bereitstellung einer Planungsgrundlage v.a. aufgrund des hohen universitätsinternen Abstimmungsbedarfs ist derzeit eine zeitnahe Umsetzung des dezentralen Rollouts der PKP-Detailplanung nicht möglich, daher wird dieser Rollout vorerst zurückgestellt Abstimmung einer alternativen Lösung zur Planung der dezentralen Personalkosten auf Basis von Excel (TP1/TP2/Planungsakteure) Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

Stand Wirtschaftsplanung / Budgetierung vom Hochschulrat verabschiedet Verteilung auf Fakultäten / ZE erfolgt in KW3 Zuweisung in Dezernate noch ausstehend Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

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Berichte für die Budgetkontrolle Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

Wirtschaftsplanung heute -Extraktion und Aufbereitung der Ist-Daten Kostenstellenbericht PSP-Elementebericht PANDA Budcon Ermittlung zentraler Daten für die Planungsprämissen Aufbereitung der Daten in MS Excel Planungstableau Für die Wirtschaftsplanung 2017 betrug der benötigte Speicherplatz für alle aus SAP extrahierten Rohdaten und die in Excel aufbereiteten Planungstableaus 4 GB.

Wirtschaftsplanung heute -Planung in der Dezentrale Eingang Planungstableau per E-Mail Versuch die Ist-Daten anhand des BUDCONS nachzuvollziehen Planungsgespräche mit Abteilung 61 Rücksenden der ausgefüllten Planungstableaus Der abteilungsinterne Ordner „Wirtschaftsplanung 2017“ hat eine Gesamtgröße von 9,9 GB -> es entsteht viel Datenmüll und die Dezentrale hat Schwierigkeiten die Zahlen in den Planungstableaus mit den ihnen zur Verfügung stehenden Werkzeuge nachzuvollziehen => Planung in SAP, erster Schritt Entwicklung eines neuen Budgetberichts

BUDCON

FiPo -> Sachkonten und Ziffern der Planungstableaus Aggregation der Daten auf Basis der Ziffern des Wirtschaftsplans. Expandieren bis auf Sachkontenebene möglich.

FiPos -> Sachkonten und Ziffern der Planungstableaus Aggregation der Daten auf Basis der Ziffern des Wirtschaftsplans. Expandieren bis auf Sachkontenebene möglich.

Fonds -> Fondsgruppen/Mittelfarben Weitere Selektionsmöglichkeit im Bericht über die Mittelherkunft. Die Gruppen entsprechen den Spalten im Planungstableau und lassen eine Ansicht sowohl in Gruppen, als auch von spezifischen Fonds zu.

Berichtsversionen Auswahlmöglichkeit verschiedener Versionen des Berichts. Profitcenter 1 Sachkonto 1 Sachkonto 2 … Profitcenter 2 Sachkonto 1 Profitcenter 1 Profitcenter 2 … Sachkonto 2

Stand Exzellenzinitiative Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

Folien: D7 Universität zu Köln Der Kanzler Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

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Kostenstellen / Warengruppen / Freigabe von Personalanträgen Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

Stammdatencontrolling w.piontek@verw.uni-koeln.de Waldemar Piontek Tel. -2870 Beratung, Prüfung und Verarbeitung der Kostenstellenanträge in 4 SAP-Modulen Reformprozesse Grundsätze und Nomenklatur der KSt-Bildung, Antragsverfahren http://verwaltung.uni-koeln.de/wirtschaft_und_finanzen/content/finanzplanung_und__steuerung/kosten__und_leistungsrechnung/organisation_und_infos Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

Sonstiges Universität zu Köln Der Kanzler Abteilung 61 Finanzplanung und -steuerung | Dezernat 6 Wirtschaft und Finanzen| Andreas Kaiser und Mike Schaar 16.01.2017 Universität zu Köln Der Kanzler

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