Wrap Up Lektion 6 Giulia Huber, Marina Schulz, Aylin Siletic, Stefan Kosarnig, Lars Sommerer
Wieso ein Event-Briefing? Ein Briefing ist eine Informationsgrundlage Auftraggeber muss mit dem Briefing einverstanden sein Zeigt Problemstellungen auf und kann sie klären Ziel: eine Basis schaffen!
Was beinhaltet ein Event-Briefing? Ausgangslage Zielsetzungen Strategie/ Vorgehen Massnahmen/ Termine Organisation Budget Kontrollen
Projektplanung Datum des Events (Wochentag) Ort des Events und regionale Besonderheiten Anzahl Gäste Budget
Das Budget setzt sich zusammen aus… Location und Infrastruktur Unterhaltung & Deko Catering Kommunikation Agentur & Personal
Die Honorare von Agenturen Prozent des Gesamtbudgets Stundenaufwand Pauschale / Kostendach Kickbacks
Eventlocation Event-Locations Off-Locations Themen/Club-Locations Immer auf Herz und Nieren prüfen (Zufahrt, Sicherheit, Strom etc.)
Bewilligungen Vor allem im öffentlichen Raum Abfallkonzepte, Musiklautstärke, Laser, Alkohol & Minderjährige Den Luftraum nicht vergessen!
Sicherheit Räume müssen in mehrere Wege fluchtbar sein Eventualhaftpflichtversicherung im Vornherein klären Pro 100-150 Gäste 1 Security (am besten mit Funk) Einheitlicher Dresscode und genaues AKV Auch hier ein Briefing zuvor
Einladungsmanagement Achten auf! 5 W’s = Wann, Wen, Wie viele, Wer, Wie Gast/Zielgruppe kennen Wertschätzung durch Einladung ausdrücken
Kommunikation mit dem Gast Verschiedene Möglichkeiten (normal, einfach, komplex) Wichtig: Kommunikation beginnt schon weit vor dem Event Soll inhaltlich, zeitlich und formell korrekt sein Ausserdem: professionell und höflich Zum Personal: proaktiv, agieren statt reagieren Generell: First & Last Impression sind äusserst wichtig Give Aways gut bedenken
Fragen ?