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IT GmbHSeite 1 Präsentation Idealisiertes Projektbeispiel Zweitägiger Iniitiierungsworkshop zur Einführung von Projektmanagement für IT in der kommunalen.

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1 IT GmbHSeite 1 Präsentation Idealisiertes Projektbeispiel Zweitägiger Iniitiierungsworkshop zur Einführung von Projektmanagement für IT in der kommunalen Wirtschaft* * Beispiel stammt aus einem nicht mehr existierenden Unternehmen (Stand 1999/2000); basiert z.T. auch auf einem Teilprojekt bei Implementierung eines abc-Online-Systems

2 IT GmbHSeite 2 Trends und Thesen Globalisierung Wettbewerbsdruck Technologiesprünge Produktkomponenten Produktionsverfahren Informatik Gesetze/Verordnungen Personal Sicherheit Umwelt Steigende Kosten Personal Material Steigende Marktanforderungen Produktausprägung Marketingflexibilität Unternehmen Externe Einflüsse

3 IT GmbHSeite 3 Kundenzufriedenheit - Wettbewerbsfaktoren Kunden- zufriedenheit Image Produktpolitik Produktreife Produktausprägung (Maßanzug) Produktqualität Preis Lieferfrist Termineinhaltung Service Flexibilität

4 IT GmbHSeite 4 Gründe zur Einführung des Projektmanagements Globalisierung Wettbewerbsdruck Technologiesprünge Produktkomponenten Produktionsverfahren Informatik Gesetze/Verordnungen Personal Sicherheit Umwelt Steigende Marktanforderungen Produktausprägung Marketingflexibilität Steigende Kosten Personal Material Entwicklung Produkte / Dienstleistungen Entwicklung Produktions- / Lager- / Transport- Technologien Entwicklung Organisations- / IT - Verfahren Komplexe Aufgaben können mit der herkömmlichen Organisation nicht gelöst werden Aufwands-, Kosten- und Zeitplan - Überschreitungen durch mangelndes Projekt - Controlling und geteilte Verantwortung Bestmögliche Nutzung der Ressourcen

5 IT GmbHSeite 5 Projekt - Arten

6 IT GmbHSeite 6 Projekt - Definition

7 IT GmbHSeite 7 Projekt - Parameter Kosten (DM) Qualität Aufwand (MM) Termine

8 IT GmbHSeite 8 Projekt - Risiken Mehraufwand / Mehrkosten TerminverzügeQualitätsverlust Verspäteter Nutzen Unzufriedenheit des Auftraggebers Mängel bei der Projekt - Durchführung Ziele und Aufgabenstellung Projekt- Organisation Projekt- Controlling Projekt- Berichtsverfahren Projekt- Einbettung Projekt- Dokumentation

9 IT GmbHSeite 9 Projekt - Risiken

10 IT GmbHSeite 10 Aufwandsverteilung bei ORG / IT - Projekten 3 Anforderungs- konzeption 1 Problem- Beschreibung 2 Studie 4 Detail- entwicklung 5 System- Realisierung 6 System- Einführung 7 System- Wartung 4 %8 %17 %25 % 17 %4 % 1 %3 %6 %24 %30 %24 %12 % Aufwand (MT) Phase Anteil mit PM Anteil historisch Dauer (ZT) Aufwandsverteilung historisch (Gesamt - Aufwand höher) Aufwandsverteilung mit PM - Methoden (Gesamt - Aufwand niedriger)

11 IT GmbHSeite 11 Projekte zur Steigerung der internen Erfolgsfaktoren Hohe Termintreue Hohe Qualität Flexible Kunden- orientierung Geringe Kosten Kurze Durchlaufzeiten Projekt- management Bausteine des Projektmanagements o Projekt-Strukturplano Projekt-Controlling o Projekt-Organisationo Projekt-Information / -Berichtsverfahren o Projekt-Vorgehensmodell o Projekt-Methoden o Projekt-Dokumentation

12 IT GmbHSeite 12 Bausteine des Projektmanagements Projekt- Organisation Projekt- Organisation Projekt- Methoden Projekt- Methoden Projekt- Information / Berichts- verfahren Projekt- Information / Berichts- verfahren Projekt- Vorgehens- modell Projekt- Vorgehens- modell Projekt- Strukturplan Projekt- Dokumentation Projekt- Controlling

13 IT GmbHSeite 13 Projekt - Zielfindung Die Projektziele müssen klar definiert sein Aus den Projektzielen wird Projektumfang und Projekt - Struktur abgeleitet An den Projektzielen werden die Projekt - Ergebnisse gemessen Die Projektziele werden bei Projektstart vom Auftraggeber vorgegeben (erster Erkenntnisstand) Die Projektziele werden im Rahmen der Phase „Konzeption“ detailliert und mit Prämissen unterlegt

14 IT GmbHSeite 14 Projekt - Zielfindung

15 IT GmbHSeite 15 Projekt - Zielfindung Ziel - Beispiele

16 IT GmbHSeite 16 Projekt - Zielfindung Prämissen - Festlegung

17 IT GmbHSeite 17 Projekt - Zielfindung Prämissen - Festlegung

18 IT GmbHSeite 18 Projekt - Zielfindung Prämissen - Festlegung

19 IT GmbHSeite 19 Bausteine des Projektmanagements Projekt- Organisation

20 IT GmbHSeite 20 Struktur- und Aufbauorganisation (Linienorganisation nach Verrichtungsprinzip) Prozesse A ufgabe - K ompetenz - V erantwortung Unternehmensleitung

21 IT GmbHSeite 21 Struktur- und Aufbauorganisation (Matrixorganisation) Unternehmensleitung Auftragsleitstelle Disdosition Auftr.plang. / steuerg. Kostenplang. / steuerg. Fachbereich 1 Fachbereich 3Fachbereich 2 Projektmanagement Projekt A Auftragsmanagement Projekt C Projektmanagement Projekt B

22 IT GmbHSeite 22 Multi - Projektorganisation Gesamt - Projektmanagement Unternehmens- leitung Fach- bereiche FachkoordinationFachkoordination Unternehmens- leitung Fachbereich Gesamt - Projekt- management Entscheidungsgremium ODV Projekt- team Teil- Projektleitung Projekt- team Teil- Projektleitung Projekt- team Teil- Projektleitung ODV-KonfigurationODV-Konfiguration

23 IT GmbHSeite 23 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

24 IT GmbHSeite 24 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

25 IT GmbHSeite 25 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

26 IT GmbHSeite 26 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

27 IT GmbHSeite 27 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

28 IT GmbHSeite 28 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

29 IT GmbHSeite 29 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

30 IT GmbHSeite 30 Bausteine des Projektmanagements Projekt- Strukturplan

31 IT GmbHSeite 31 Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Bedarfsanforderer Empfänger Auftrag Informationsverarbeitung Struktur- und Aufbauorganisation ablauforganisatorische Prozesse Materialfluß - Prozesse Auftragscontrolling Administration und Support Prinzipschema der prozessorientierten Auftragsabwicklung

32 IT GmbHSeite 32 Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Archiv Workflow online e-commerce G10 - G30 Abwicklung Gebühren Z10 - Z60 Abwicklung Zahlungsverkehr Beziehungen Kunden Umweltamt/Ämter Banken Prozessübersicht mit Außenbeziehungen

33 IT GmbHSeite 33 G10 Kundenauftrag Neu/Änderung (Soll) KUNDE SGH ANWENDUNG Neuantrag/ Änderung G11 BK-KA: Kundenantrag G11 Sichtung/Prüfg. Daten o.k.? G12 Klärung Korrektur WEB Telefon, G13/14 OPTI-GD: Eintrag Adress- und Vorgangs-DB G11 BK-KA: Aufforderung zur Sichtung/Prüfg. G13/14 Kundenantrag (Neu(Änderung) Empfang Behälter- & Termin-Info OPTI-KD: Kundenauftrag (Neu/Änderung) G16 Archiv: Eintrag Antrag G21 G33 G11 Brief einscannen. Brief, Fax UMWELTAMT n j Antrags- Prüfung Entlastung Abfallg. Schriftverkehr G17 Behandlung Schriftverkehr G17 BK-Kor, Archiv: Eintrag Korrespondenz Brief, Fax, BK-KA: Behälter- Zustellauftrag Brief, Fax, Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Detail - Prozesse

34 IT GmbHSeite 34 Software-Übersicht (Schema) Fax Büro- kommu- nikation ArchivOPTI WEB Internet Fax Kunde BankenÄmter online SAP Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte)

35 IT GmbHSeite 35 Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) System - Übersicht und Schnittstellen OPTI-BU OPTI-DÜ Archiv BK- BK-FaxBK-WEB BK-KA BK-Scan BK-KPZ OPTI-GD OPTI-BZ OPTI-MahnOPTI-VollstSAP-FI OPTI-GEB M L K J IH F E D G CBA T S R OQNP U V

36 IT GmbHSeite 36 Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Bank Kunde WEB Extranet Ämter Intranet SGH V Z PTPost Clients Server ISDNISDN FirewallFirewall FirewallFirewall Hardware-Übersicht (Schema) Intranet FirewallFirewall FirewallFirewall

37 IT GmbHSeite 37 Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Projekt - Strukturplan Prozess Teil - Prozeß B Teil - Prozeß C Teil - Prozeß D Anwendungssystem Teil - System A Teil - System B Teil - System C Teil - System D Informations- verarbeitung Syst.-Software Teil - Prozeß A Hardware Anwendungssystem Teil - System A Teil - System B Teil - System C Teil - System D Teil - Prozess Prozeßfunkt. 02 Prozeßfunkt. 03 Prozeßfunkt. 04 Prozeßfunkt. 01 Datenbanken Netze

38 IT GmbHSeite 38 Projekt - Strukturplanung (Techn. Verfahren) Behörden LieferantenSubuntern. BauInfrastruktur Prozeßsteuerg. Info.verarb. Auftrag- geber Auftrag Anlage und Doku. Engi- neering Fertigung Vor- montage Baustellen- montage Anlauf Projekt - Controlling Materiallogistik

39 IT GmbHSeite 39 Projekt - Strukturplan (Technische Verfahren) Projekt - Strukturplan Bau Stockwerke Räume Erdarbeiten Anlage Hauptgruppe1 Baugruppe 11 Baugruppe 12 Baugruppe 13 Baugruppe 14 Infrastruktur Versorgung Entsorgung Energie Klima Anlage Hauptgruppe2 Baugruppe 21 Baugruppe 22 Baugruppe 23 Baugruppe 24 Informations- verarbeitung Software Gebäude Transport- geräte Straßen Plätze Gebäude- infrastruktur Hardware

40 IT GmbHSeite 40 Bausteine des Projektmanagements Projekt- Vorgehensmodell

41 IT GmbHSeite 41 Projekt - Vorgehensmodell Übersicht Projekt - Controlling Phase 1 - Aktivität 11 - Aktivität 12 Phase 2 - Aktivität 21 - Aktivität 22 Phase X - Aktivität 31 - Aktivität 32 Qualitäts- sicherung Konfigurations- management Projekt - Methoden

42 IT GmbHSeite 42 Projekt - Vorgehensmodell Übersicht mit Projekt - Umfeld Projekt- abwicklung Qualitäts- sicherung Konfigurations- management Projekt- management Dienst- leister Unternehmensleitung Zulieferer Behörden Auftrag- geber

43 IT GmbHSeite 43 Projekt - Vorgehensmodell Phasenmodell Problem - Beschreibung Methoden / Verfahren / Tools Projektmanagement Planung / Steuerung Dokumentation / Qualitätssicherung Studie Anforderungskonzeption Detail - Entwicklung System - Realisierung System - Einführung

44 IT GmbHSeite 44 Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations-, IT und Logistik – Verfahren)

45 IT GmbHSeite 45 Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations-, IT und Logistik – Verfahren)

46 IT GmbHSeite 46 Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren)

47 IT GmbHSeite 47 Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren)

48 IT GmbHSeite 48 Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren)

49 IT GmbHSeite 49 Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren)

50 IT GmbHSeite 50 Projekt - Vorgehensmodell Aktivitätenplanung Projekt - Struktur- Plan Phasen-/Aktivitäten- Checklisten Prozesse - Schritte- Funktionen Projekt - Kalkulation Budget - Bildung Rahmenterminplan Teil - Projekt A Detail - Terminplan Teil - Projekt B Detail - Terminplan Teil - Projekt C Detail - Terminplan Checkpunkte Qualitäts- sicherung Checkpunkte Konfigurations- management

51 IT GmbHSeite 51 Bausteine des Projektmanagements Projekt- Controlling

52 IT GmbHSeite 52 Projekt - Controlling Regelkreis PLAN-/SOLL-/IST- Vergleich PLAN SOLL Aus- führen ÜBER- WACHEN PLANEN PLAN-/SOLL-/IST- Abweichungen Steuerungsergebnisse STEUERN Steuerungs- Maßnahmen IST Ergebnisqualität Termine Aufwand Kosten

53 IT GmbHSeite 53 Projekt - Controlling Übersicht Projekt - Kalkulation Budget - Bildung Rahmen - Plan Teil - Projekt A Detail - Plan Teil - Projekt B Detail - Plan Teil - Projekt C Detail - Plan Fachlicher Projektinhalt

54 IT GmbHSeite 54 Projekt - Controlling Standard- Vorgehensmodell Phase 1 - Aktivität 10 - Aktivität 11 - Aktivität 12 - Aktivität 13 - Aktivität 14 - Aktivität 15 - Aktivität 16 - Aktivität 17 - Aktivität 18 - Aktivität 19 Arbeitsauftrag- Übersicht Teilprojekt A - Aktivität 10 - Aktivität 12 - Aktivität 15 - Aktivität 16 - Aktivität 17 - Aktivität 19 - Aktivität XX Projekt - Planung Erstellung Arbeitsauftrag - Übersicht

55 IT GmbHSeite 55 Projekt - Controlling Arbeitsauftrag- Übersicht Teilprojekt A BezeichnungTMDauerAufwand (ZT) (MT) - AA 10 A AA 12 B AA 15 B AA 16 A AA 17 A AA 19 C AA XX C 8 5 Projekt - Planung Projekt - Kalkulation

56 IT GmbHSeite 56 Projekt - Controlling Arbeitsauftrag - Übersicht Teilprojekt A BezeichnungTM Dauer Aufwand (ZT) (MT) - AA 10 A AA 12 B AA 15 B AA 16 A AA 17 A AA 19 C AA XX C 8 5 Projekt - Planung Projekt - Netzplanung

57 IT GmbHSeite 57 Projekt - Controlling Projekt - Planung Projekt - Netzplanung Teilprojekt B Teilprojekt A Rahmenplan

58 IT GmbHSeite 58 Projekt - Controlling Standard - Aktivitätenplan (Umzug)

59 IT GmbHSeite 59 Projekt - Controlling Standard - Aktivitätenplan (Umzug)

60 IT GmbHSeite 60 Bausteine des Projektmanagements Projekt- Information / Berichtsverfahren

61 IT GmbHSeite 61 Projekt - Information / Berichtsverfahren Projekt - Informationsfluß Gesamt - Projektmanagement Projekt - Team Teil - Projektleitung Unter- nehmens- leitung Entscheidungsgremium FachbereichODV Gesamt- Projekt- management Projekt- status Rahmen- plan Ent- scheidungs- protokoll Teil- Projekt- plan (SOLL / IST) Arbeits- aufträge (AA) Ent- scheidungs- protokoll Schnitt- stellen Doku- mentation FachkoordinationFachkoordination ODV-KonfigurationODV-Konfiguration ORG/IT- Entwicklings- richtlinien SW/HW- Informa- tionen Log. Daten- modell Phys.- Daten- modell Doku- mentation Fachl. Detail- Fragen Fach- Infor- mationen Lösungs- ansätze Detail- Entschei- dungen Grundsatz- Entschei- dungen Projekt- Protokoll

62 IT GmbHSeite 62 Projekt - Information / Berichtsverfahren

63 IT GmbHSeite 63 Bausteine des Projektmanagements Projekt- Dokumentation

64 IT GmbHSeite 64 Projekt - Dokumentation Projektordner

65 IT GmbHSeite 65 Projekt - Dokumentation Dokumentationselemente Prozessmodell Prozeß - Übersicht Verknüpfung Teil - Systeme Verknüpfung Strukturorganisation Datenstrukturen Datei - Übersicht (DB) Logisches Datenmodell Datenbeschreibungen Datenverwendungsnachweis Mengengerüst (Bewegung / Stamm) Nummernsysteme Struktur- / Aufbauorganisation Organigramm Stellenplan Funktionsbeschreibungen Hardware-/Systemsoftware - Verteilung Clients (BS / DB) Server (BS / DB) Netze (Netz- Software) Dokumentationssystem (BONAPART, DATA DICTIONARY usw.) Gesamt - System Systeme Teil - Systeme Module System - Übersichten System - Kurzbeschreibung Teil - System - Übersicht Teil - System - Kurzbeschreibung Gesamt - System - Übersichten Status (Version, ab Datum) Modul - Kurzbeschreibung Input / Output Menü / Masken Dateien / Dateneinheiten Listen / Vordrucke Prüf- /Verarbeitungsregeln

66 IT GmbHSeite 66 Projekt - Dokumentation Fach - Dokumentation

67 IT GmbHSeite 67 Projekt - Dokumentation Fach - Dokumentation

68 IT GmbHSeite 68 Bausteine des Projektmanagements Projekt- Methoden

69 IT GmbHSeite 69 Projekt - Methoden und Tools Übersicht

70 IT GmbHSeite 70 Projekt - Methoden und Tools Prozeßanalyse - Workshop Maßnahmen clustern Dauer Nutzen Nach- bereitung Unternehmens- situation Analyse Verbesserungs- anforderungen Dauer Nutzen A B C D E Fach- Check- listen Dauer Nutzen A B C D E Maßnahmenplan Ergebnisse Portfolio Input

71 IT GmbHSeite 71 Projekt - Methoden und Tools Portfolio - Technik Dauer gering mittel hoch Nutzen kurzmittelfristiglang Nutzenkriterien z.B.: Aufwands-Bestandssenkung Durchlaufzeitverkürzung Qualitätssteigerung Umsatzsteigerung Portfolio - Technik dient der schnellen Entscheidungsfindung ohne großen Analyse - Aufwand Portfolio - Technik wird in Workshopform mit Moderation angewandt Es werden Maßnahmen oder Lösungsansätze entsprechend  ihrer Entwicklungsdauer oder -kosten auf der Horizontalen  ihres Nutzen auf der Vertikalen angeordnet Maßnahmen oder Lösungsansätze mit dem höchsten Nutzen und geringster Entwicklungsdauer oder -kosten erhalten die höchste Priorität

72 IT GmbHSeite 72 Projekt - Methoden und Tools Brainstorming und Brainwriting Brainstorming und Brainwriting dient der Lösungsfindung Brainstorming und Brainwriting geschieht in Workshopform mit Moderation Brainstorming geschieht durch Zuruf der Lösungsansätze durch die Teilnehmer und Niederschrift auf Kärtchen durch den Moderator Brainwriting geschieht durch Niederschrift der Lösungsansätze auf Kärtchen durch die Teilnehmer Strenge Regel: Nennungen werden kritiklos aufgenommen !!!! 1. Schritt: Themen - Erläuterung und -Diskussion 2. Schritt: Brainstorming / Brainwriting und Gruppierung zu Teilbereichen (1. Durchgang) 3. Schritt: Brainstorming / Brainwriting und Gruppierung zu Teilbereichen (2. - N. Durchgang) 4. Schritt: Gemeinsame Ergebnis - Analyse und Entscheidung des weiteren Vorgehens

73 IT GmbHSeite 73 Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse 1. Schritt Funktions- und Fehlermöglichkeiten - Analyse 2. Schritt Fehlerursachen- und Fehlerauswirkungs - Analyse 3. Schritt Fehlerwahrscheinlichkeits- und Fehlerbedeutungs - Analyse 4. Schritt Maßnahmenplanung zur Fehlerbeseitigung FMEA dient der vorbeugenden Qualitätssicherung im Entwicklungsstadium FMEA geschieht schritthaltend durch Analyse der jeweiligen Lösungsansätze im Team bei Be- darf durch Hinzuziehen der späte- ren Anwender der Projektergeb- nisse FMEA - Ergebnisse werden protokolliert und eventuelle Maßnahmen zur vorbeugenden Fehlerbeseitigung eingeleitet

74 IT GmbHSeite 74 Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse

75 IT GmbHSeite 75 Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluss - Analyse

76 IT GmbHSeite 76 Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse

77 IT GmbHSeite 77 Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse

78 IT GmbHSeite 78 Projekt - Methoden und Tools Nutzwertanalyse Nutzwertanalyse dient der Entscheidungsfindung Nutzwertanalyse in Teamarbeit Strenge Regel: Die Gewichtung wird nach reiflicher Überlegung durch den Entscheider festgelegt und nicht mehr geändert!!!! 1. Schritt: Bildung der Entscheidungskriterien (Teamarbeit / Abstimmung mit Entscheider) 2. Schritt: Gewichtung der Entscheidungskriterien (durch den Entscheider) 3. Schritt: Bepunktung und Auswertung (Teamarbeit) 4. Schritt: Vorstellung und Erläuterung des Ergebnisses

79 IT GmbHSeite 79 Projekt - Methoden und Tools Nutzwertanalyse

80 IT GmbHSeite 80 Projekt - Methoden und Tools Nutzwertanalyse Gebühren und Zahlungsverkehr ( Nutzung Alte Räume - Neue Räume)

81 IT GmbHSeite 81 Projekt - Methoden und Tools Kostenanalyse 1. Schritt: Feststellung der Kosten IST - Verfahren 2. Schritt: Ermittlung Aufwand und Kosten der SOLL - Verfahren 3. Schritt: Ermittlung des Entwicklungsaufwands der SOLL - Verfahren 4. Schritt: Ermittlung des Return on Investment (Break even Point) Kostenanalyse dient der Entscheidungsfindung Kostenanalyse in Teamarbeit Ermittlung Verfahrenskosten:  Arbeitsaufwand  Arbeitsplatzkosten Ermittlung Entwicklungskosten  Entwicklungsaufwand  Arbeitsplatzkosten Regel: Nur die Kosten zuordnen, die real zu dem Verfahren gehören z.B. Neue DB - Software nur anteilig zuordnen

82 IT GmbHSeite 82 Projekt - Methoden und Tools Kostenanalyse Externer Entwicklungsaufwand >> 600 TDM Interner Entwicklungsaufwand >> 80 TDM SW / HW >> 20 TDM TDM Dauer (Mon.) SOLL: 25 TDM/Mon. IST: 60 TDM/Mon.


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