Idealisiertes Projektbeispiel

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1 Idealisiertes Projektbeispiel
Präsentation Idealisiertes Projektbeispiel Zweitägiger Iniitiierungsworkshop zur Einführung von Projektmanagement für IT in der kommunalen Wirtschaft* * Beispiel stammt aus einem nicht mehr existierenden Unternehmen (Stand 1999/2000); basiert z.T. auch auf einem Teilprojekt bei Implementierung eines abc-Online-Systems

2 Produktionsverfahren Gesetze/Verordnungen Marketingflexibilität
Trends und Thesen Globalisierung Wettbewerbsdruck Technologiesprünge Produktkomponenten Produktionsverfahren Informatik Gesetze/Verordnungen Personal Sicherheit Umwelt Steigende Kosten Material Steigende Marktanforderungen Produktausprägung Marketingflexibilität Unternehmen Externe Einflüsse

3 Kundenzufriedenheit - Wettbewerbsfaktoren
Image Produktpolitik Produktreife Produktausprägung (Maßanzug) Produktqualität Preis Lieferfrist Termineinhaltung Service Flexibilität

4 Gründe zur Einführung des Projektmanagements
Globalisierung Wettbewerbsdruck Technologiesprünge Produktkomponenten Produktionsverfahren Informatik Gesetze/Verordnungen Personal Sicherheit Umwelt Steigende Marktanforderungen Produktausprägung Marketingflexibilität Steigende Kosten Material Entwicklung Produkte / Dienstleistungen Produktions- / Lager- / Transport- Technologien Organisations- / IT - Verfahren Komplexe Aufgaben können mit der herkömmlichen Organisation nicht gelöst werden Aufwands-, Kosten- und Zeitplan - Überschreitungen durch mangelndes Projekt - Controlling und geteilte Verantwortung Bestmögliche Nutzung der Ressourcen

5 Projekt - Arten

6 Projekt - Definition

7 Projekt - Parameter Kosten (DM) Qualität Aufwand (MM) Termine

8 Unzufriedenheit des Auftraggebers
Projekt - Risiken Mehraufwand / Mehrkosten Terminverzüge Qualitätsverlust Verspäteter Nutzen Unzufriedenheit des Auftraggebers Mängel bei der Projekt - Durchführung Ziele und Aufgabenstellung Projekt- Organisation Controlling Berichtsverfahren Einbettung Dokumentation

9 Projekt - Risiken

10 Aufwandsverteilung bei ORG / IT - Projekten
3 Anforderungs- konzeption 1 Problem- Beschreibung 2 Studie 4 Detail- entwicklung 5 System- Realisierung 6 Einführung 7 Wartung 4 % 8 % 17 % 25 % 1 % 3 % 6 % 24 % 30 % 12 % Aufwand (MT) Phase Anteil mit PM Anteil historisch Dauer (ZT) Aufwandsverteilung historisch (Gesamt - Aufwand höher) Aufwandsverteilung mit PM - Methoden (Gesamt - Aufwand niedriger)

11 Projekte zur Steigerung der internen Erfolgsfaktoren
Hohe Termintreue Qualität Flexible Kunden- orientierung Geringe Kosten Kurze Durchlaufzeiten Projekt- management Bausteine des Projektmanagements o Projekt-Strukturplan o Projekt-Controlling o Projekt-Organisation o Projekt-Information / -Berichtsverfahren o Projekt-Vorgehensmodell o Projekt-Methoden o Projekt-Dokumentation

12 Bausteine des Projektmanagements
Organisation Methoden Information / Berichts- verfahren Vorgehens- modell Strukturplan Dokumentation Controlling

13 Die Projektziele müssen klar definiert sein
Projekt - Zielfindung Die Projektziele müssen klar definiert sein Aus den Projektzielen wird Projektumfang und Projekt - Struktur abgeleitet An den Projektzielen werden die Projekt - Ergebnisse gemessen Die Projektziele werden bei Projektstart vom Auftraggeber vorgegeben (erster Erkenntnisstand) Die Projektziele werden im Rahmen der Phase „Konzeption“ detailliert und mit Prämissen unterlegt

14 Projekt - Zielfindung

15 Projekt - Zielfindung Ziel - Beispiele

16 Projekt - Zielfindung Prämissen - Festlegung

17 Projekt - Zielfindung Prämissen - Festlegung

18 Projekt - Zielfindung Prämissen - Festlegung

19 Bausteine des Projektmanagements
Organisation

20 Aufgabe - Kompetenz - Verantwortung Unternehmensleitung
Struktur- und Aufbauorganisation (Linienorganisation nach Verrichtungsprinzip) Aufgabe - Kompetenz - Verantwortung Unternehmensleitung Prozesse

21 Struktur- und Aufbauorganisation (Matrixorganisation)
Unternehmensleitung Auftragsleitstelle Disdosition Auftr.plang. / steuerg. Kostenplang. / steuerg. Fachbereich 1 Fachbereich 2 Fachbereich 3 Projektmanagement Projekt A Projektmanagement Projekt B Auftragsmanagement Projekt C

22 Multi - Projektorganisation
Unternehmens- leitung Unternehmens- leitung Fachbereich Gesamt - Projekt- management Entscheidungsgremium ODV O D V - K o n f i g u r a t Fach- bereiche F a c h k o r d i n t Gesamt - Projektmanagement Projekt- team Teil- Projektleitung Projekt- team Teil- Projektleitung Projekt- team Teil- Projektleitung

23 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

24 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

25 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

26 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

27 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

28 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

29 Projektorganisation Funktionsbeschreibung

30 Bausteine des Projektmanagements
Strukturplan

31 Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte)
Bedarfsanforderer Empfänger Auftrag Informationsverarbeitung Struktur- und Aufbauorganisation ablauforganisatorische Prozesse Materialfluß - Prozesse Auftragscontrolling Administration und Support Prinzipschema der prozessorientierten Auftragsabwicklung

32 Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte)
Archiv Workflow online e-commerce G10 - G30 Abwicklung Gebühren Z10 - Z60 Abwicklung Zahlungsverkehr Beziehungen Kunden Umweltamt/Ämter Banken Prozessübersicht mit Außenbeziehungen

33 Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte)
Detail - Prozesse G10 Kundenauftrag Neu/Änderung (Soll) Antrags- Prüfung UMWELTAMT Entlastung Abfallg. Neuantrag/ Änderung Korrektur Empfang Behälter- & Termin-Info Schriftverkehr KUNDE Brief, Fax WEB Telefon, Brief, Fax, Brief, Fax, SGH G11 Brief einscannen. G11 Sichtung/Prüfg. G12 Klärung G13/14 Kundenantrag (Neu(Änderung) G17 Behandlung Schriftverkehr Daten o.k.? n G21 G33 j G11 BK-KA: Kundenantrag G11 BK-KA: Aufforderung zur Sichtung/Prüfg. G13/14 OPTI-GD: Eintrag Adress- und Vorgangs-DB OPTI-KD: Kundenauftrag (Neu/Änderung) G16 Archiv: Eintrag Antrag BK-KA: Behälter- Zustellauftrag G17 BK-Kor, Archiv: Eintrag Korrespondenz ANWENDUNG

34 Software-Übersicht (Schema)
Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte) Software-Übersicht (Schema) Internet Fax Kunde Fax WEB Büro- kommu- nikation Banken Ämter online online OPTI Archiv SAP

35 Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte)
System - Übersicht und Schnittstellen OPTI-BU OPTI-DÜ Archiv BK- BK-Fax BK-WEB BK-KA BK-Scan BK-KPZ OPTI-GD OPTI-BZ OPTI-Mahn OPTI-Vollst SAP-FI OPTI-GEB M L K J I H F E D G C B A T S R O Q N P U V

36 Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte)
Bank Kunde WEB Extranet Ämter Intranet SGH V Z PT Post Clients Server I S D N F i r e w a l Hardware-Übersicht (Schema)

37 Projekt - Strukturplanung (Organisations- und IT - Projekte)
Prozess Teil - Prozeß B Teil - Prozeß C Teil - Prozeß D Anwendungssystem Teil - System A Teil - System B Teil - System C Teil - System D Informations- verarbeitung Syst.-Software Teil - Prozeß A Hardware Teil - Prozess Prozeßfunkt. 02 Prozeßfunkt. 03 Prozeßfunkt. 04 Prozeßfunkt. 01 Datenbanken Netze

38 Projekt - Strukturplanung (Techn. Verfahren)
Behörden Lieferanten Subuntern. Bau Infrastruktur Prozeßsteuerg. Info.verarb. Auftrag- geber Auftrag Anlage und Doku. Engi- neering Fertigung Vor- montage Baustellen- Anlauf Projekt - Controlling Materiallogistik

39 Projekt - Strukturplan (Technische Verfahren)
Anlage Hauptgruppe1 Anlage Hauptgruppe2 Informations- verarbeitung Bau Infrastruktur Gebäude Versorgung Baugruppe 11 Baugruppe 21 Hardware Stockwerke Entsorgung Baugruppe 12 Baugruppe 22 Software Räume Energie Baugruppe 13 Baugruppe 23 Klima Erdarbeiten Baugruppe 14 Baugruppe 24 Gebäude- infrastruktur Transport- geräte Straßen Plätze

40 Bausteine des Projektmanagements
Vorgehensmodell

41 Projekt - Vorgehensmodell Übersicht
Projekt - Controlling Phase 1 - Aktivität 11 - Aktivität 12 Phase 2 - Aktivität 21 - Aktivität 22 Phase X - Aktivität 31 - Aktivität 32 Qualitäts- sicherung Konfigurations- management Projekt - Methoden

42 Projekt - Vorgehensmodell Übersicht mit Projekt - Umfeld
abwicklung Qualitäts- sicherung Konfigurations- management Dienst- leister Unternehmensleitung Zulieferer Behörden Auftrag- geber

43 Projekt - Vorgehensmodell Phasenmodell
Problem - Beschreibung Methoden / Verfahren / Tools Dokumentation / Qualitätssicherung Projektmanagement Planung / Steuerung Studie Anforderungskonzeption Detail - Entwicklung System - Realisierung System - Einführung 1 2 3 4 5 6

44 Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations-, IT und Logistik – Verfahren)

45 Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations-, IT und Logistik – Verfahren)

46 Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren)

47 Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren)

48 Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren)

49 Projekt - Vorgehensmodell Standard - Phasen- / Aktivitätenmodell (Organisations- und IT – Verfahren)

50 Projekt - Vorgehensmodell Aktivitätenplanung
Projekt - Struktur- Plan Phasen-/Aktivitäten- Checklisten Prozesse - Schritte- Funktionen Projekt - Kalkulation Budget - Bildung Rahmenterminplan Teil - Projekt A Detail - Terminplan Teil - Projekt B Teil - Projekt C Checkpunkte Qualitäts- sicherung Konfigurations- management

51 Bausteine des Projektmanagements
Controlling

52 Projekt - Controlling Regelkreis
PLAN-/SOLL-/IST- Vergleich PLAN SOLL Aus- führen ÜBER- WACHEN PLANEN Abweichungen Steuerungsergebnisse STEUERN Steuerungs- Maßnahmen IST Ergebnisqualität Termine Aufwand Kosten

53 Projekt - Controlling Übersicht
Projekt - Kalkulation Budget - Bildung Rahmen - Plan Teil - Projekt A Detail - Plan Teil - Projekt B Teil - Projekt C Fachlicher Projektinhalt

54 Erstellung Arbeitsauftrag - Übersicht
Projekt - Controlling Projekt - Planung Erstellung Arbeitsauftrag - Übersicht Standard- Vorgehensmodell Arbeitsauftrag- Übersicht Phase 1 - Aktivität 10 - Aktivität 11 - Aktivität 12 - Aktivität 13 - Aktivität 14 - Aktivität 15 - Aktivität 16 - Aktivität 17 - Aktivität 18 - Aktivität 19 Teilprojekt A - Aktivität 10 - Aktivität 12 - Aktivität 15 - Aktivität 16 - Aktivität 17 - Aktivität 19 - Aktivität XX

55 Projekt - Controlling Projekt - Planung Arbeitsauftrag- Übersicht
Projekt - Kalkulation Arbeitsauftrag- Übersicht Teilprojekt A Bezeichnung TM Dauer Aufwand (ZT) (MT) - AA A - AA B - AA B - AA A - AA A - AA C - AA XX C

56 Arbeitsauftrag - Übersicht
Projekt - Controlling Projekt - Planung Projekt - Netzplanung Arbeitsauftrag - Übersicht Teilprojekt A Bezeichnung TM Dauer Aufwand (ZT) (MT) - AA 10 A - AA 12 B - AA 15 B - AA 16 A - AA 17 A - AA 19 C - AA XX C

57 Teilprojekt A Teilprojekt B Projekt - Controlling Projekt - Planung
Projekt - Netzplanung Teilprojekt B Teilprojekt A Rahmenplan

58 Projekt - Controlling Standard - Aktivitätenplan (Umzug)

59 Projekt - Controlling Standard - Aktivitätenplan (Umzug)

60 Bausteine des Projektmanagements
Information / Berichtsverfahren

61 Projekt - Information / Berichtsverfahren Projekt - Informationsfluß
Gesamt - Projektmanagement Projekt - Team Teil - Projektleitung Unter- nehmens- leitung Entscheidungsgremium Fachbereich ODV Gesamt- Projekt- management status Rahmen- plan Ent- scheidungs- protokoll Teil- (SOLL / IST) Arbeits- aufträge (AA) Schnitt- stellen Doku- mentation F a c h k o r d i n t O D V - K f g u ORG/IT- Entwicklings- richtlinien SW/HW- Informa- tionen Log. Daten- modell Phys.- Fachl. Detail- Fragen Fach- Infor- mationen Lösungs- ansätze Entschei- dungen Grundsatz- Protokoll

62 Projekt - Information / Berichtsverfahren

63 Bausteine des Projektmanagements
Dokumentation

64 Projekt - Dokumentation Projektordner

65 Projekt - Dokumentation Dokumentationselemente
Prozessmodell Prozeß - Übersicht Verknüpfung Teil - Systeme Verknüpfung Strukturorganisation Datenstrukturen Datei - Übersicht (DB) Logisches Datenmodell Datenbeschreibungen Datenverwendungsnachweis Mengengerüst (Bewegung / Stamm) Nummernsysteme Struktur- / Aufbauorganisation Organigramm Stellenplan Funktionsbeschreibungen Hardware-/Systemsoftware - Verteilung Clients (BS / DB) Server (BS / DB) Netze (Netz- Software) Dokumentationssystem (BONAPART, DATA DICTIONARY usw.) Gesamt - System Systeme Teil - Systeme Module System - Übersichten System - Kurzbeschreibung Teil - System - Übersicht Teil - System - Kurzbeschreibung Gesamt - System - Übersichten Status (Version, ab Datum) Modul - Kurzbeschreibung Input / Output Menü / Masken Dateien / Dateneinheiten Listen / Vordrucke Prüf- /Verarbeitungsregeln

66 Projekt - Dokumentation Fach - Dokumentation

67 Projekt - Dokumentation Fach - Dokumentation

68 Bausteine des Projektmanagements
Methoden

69 Projekt - Methoden und Tools Übersicht

70 Projekt - Methoden und Tools Prozeßanalyse - Workshop
Maßnahmen clustern Dauer Nutzen Nach- bereitung Unternehmens- situation Analyse Verbesserungs- anforderungen A B C D E Fach- Check- listen Maßnahmenplan Ergebnisse Portfolio Input

71 Projekt - Methoden und Tools Portfolio - Technik
Portfolio - Technik dient der schnellen Entscheidungsfindung ohne großen Analyse - Aufwand Portfolio - Technik wird in Workshopform mit Moderation angewandt Es werden Maßnahmen oder Lösungsansätze entsprechend ihrer Entwicklungsdauer oder -kosten auf der Horizontalen ihres Nutzen auf der Vertikalen angeordnet Maßnahmen oder Lösungsansätze mit dem höchsten Nutzen und geringster Entwicklungsdauer oder -kosten erhalten die höchste Priorität Dauer gering mittel hoch Nutzen kurz mittelfristig lang Nutzenkriterien z.B.: Aufwands-Bestandssenkung Durchlaufzeitverkürzung Qualitätssteigerung Umsatzsteigerung

72 Projekt - Methoden und Tools Brainstorming und Brainwriting
1. Schritt: Themen - Erläuterung und -Diskussion 2. Schritt: Brainstorming / Brainwriting und Gruppierung zu Teilbereichen (1. Durchgang) 3. Schritt: Brainstorming / Brainwriting und Gruppierung zu Teilbereichen (2. - N. Durchgang) 4. Schritt: Gemeinsame Ergebnis - Analyse und Entscheidung des weiteren Vorgehens Brainstorming und Brainwriting dient der Lösungsfindung Brainstorming und Brainwriting geschieht in Workshopform mit Moderation Brainstorming geschieht durch Zuruf der Lösungsansätze durch die Teilnehmer und Niederschrift auf Kärtchen durch den Moderator Brainwriting geschieht durch Niederschrift der Lösungsansätze auf Kärtchen durch die Teilnehmer Strenge Regel: Nennungen werden kritiklos aufgenommen !!!!

73 Funktions- und Fehlermöglichkeiten - Analyse
Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse 1. Schritt Funktions- und Fehlermöglichkeiten - Analyse 2. Schritt Fehlerursachen- und Fehlerauswirkungs - Analyse 3. Schritt Fehlerwahrscheinlichkeits- und Fehlerbedeutungs - Analyse 4. Schritt Maßnahmenplanung zur Fehlerbeseitigung FMEA dient der vorbeugenden Qualitätssicherung im Entwicklungsstadium FMEA geschieht schritthaltend durch Analyse der jeweiligen Lösungsansätze im Team bei Be- darf durch Hinzuziehen der späte- ren Anwender der Projektergeb- nisse FMEA - Ergebnisse werden protokolliert und eventuelle Maßnahmen zur vorbeugenden Fehlerbeseitigung eingeleitet

74 Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse

75 Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluss - Analyse

76 Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse

77 Projekt - Methoden und Tools FMEA “Fehlermöglichkeiten - Einfluß - Analyse

78 Projekt - Methoden und Tools Nutzwertanalyse
1. Schritt: Bildung der Entscheidungskriterien (Teamarbeit / Abstimmung mit Entscheider) 2. Schritt: Gewichtung der Entscheidungskriterien (durch den Entscheider) 3. Schritt: Bepunktung und Auswertung (Teamarbeit) 4. Schritt: Vorstellung und Erläuterung des Ergebnisses Nutzwertanalyse dient der Entscheidungsfindung Nutzwertanalyse in Teamarbeit Strenge Regel: Die Gewichtung wird nach reiflicher Überlegung durch den Entscheider festgelegt und nicht mehr geändert!!!!

79 Projekt - Methoden und Tools Nutzwertanalyse

80 Projekt - Methoden und Tools Nutzwertanalyse
Gebühren und Zahlungsverkehr (Nutzung Alte Räume - Neue Räume)

81 Projekt - Methoden und Tools Kostenanalyse
1. Schritt: Feststellung der Kosten IST - Verfahren 2. Schritt: Ermittlung Aufwand und Kosten der SOLL - Verfahren 3. Schritt: Ermittlung des Entwicklungsaufwands der SOLL - Verfahren 4. Schritt: Ermittlung des Return on Investment (Break even Point) Kostenanalyse dient der Entscheidungsfindung Kostenanalyse in Teamarbeit Ermittlung Verfahrenskosten: Arbeitsaufwand Arbeitsplatzkosten Ermittlung Entwicklungskosten Entwicklungsaufwand Regel: Nur die Kosten zuordnen, die real zu dem Verfahren gehören z.B. Neue DB - Software nur anteilig zuordnen

82 Projekt - Methoden und Tools Kostenanalyse
Externer Entwicklungsaufwand >> 600 TDM Interner Entwicklungsaufwand >> 80 TDM SW / HW >> 20 TDM 1.200 TDM Dauer (Mon.) 20 700 SOLL: 25 TDM/Mon. IST: 60 TDM/Mon.