Services der DLE Finanzwesen und Controlling im Zuge der Abwicklung von Drittmittelprojekten 23. November 2011.

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1 Services der DLE Finanzwesen und Controlling im Zuge der Abwicklung von Drittmittelprojekten 23. November 2011

2 Aufgaben der DLE FinCo Laufende Unterstützung von ProjektleiterInnen ab Vertragsunterzeichnung bis zum finanziellen Projektabschluss für §26 und §27-Projekte Stammdatenpflege (z.B. Vergabe von Innenauftragsnummern,…) Buchhalterische Betreuung Beratung im Hinblick auf finanzielle Förderrichtlinien Unterstützung bei Abrechnungen für Fördergeber Ansprechpartner für alle aufkommenden finanziellen Projektfragen Operative Umsetzung der Overhead-Richtlinie

3 Aufgaben der DLE FinCo Ansprechpartner für Fördergeber und Wirtschaftsprüfer zB auf Anfrage Vorlage von Originalbelegen SAP-Berichtswesen Vergabe von User-Berechtigungen, um einzelne Projekte im SAP einsehen zu können Quartalscontrolling Controlling für alle § 27-Projekte und - falls notwendig - Information an Projektleitung bezüglich Laufzeitüberschreitung, Volumensüberschreitung oder negativem Projektsaldo

4 Was kann die Projektleitung tun, um einen effizienten Ablauf sicherzustellen (1/2)
Unterschriftenregelung bei Verträgen beachten (Dekanat bzw. Rektorat bei §27-Projekten) Informationen und Leitfäden sind auf der Drittmittelservices-Homepage zu finden: Originalrechnungen mit Adjustierungsstempel versehen und zeitnah an die DLE FinCo zum Verbuchen schicken (Formulare vollständig ausfüllen) Einzelposten im SAP regelmäßig prüfen

5 Was kann die Projektleitung tun, um einen effizienten Ablauf sicherzustellen (2/2)
Zeitgerechte Abstimmung mit der DLE FinCo bei erforderlichen Berichten an den Fördergeber sowie bei Abrechnungen und Audits, um Reportingtermine einzuhalten Im Zweifel Abstimmung mit DLE FinCo vor finanzieller Transaktion (dh vor Bestellung), um nicht förderbare Kosten zu vermeiden Relevante Informationen (zB Vertragsverlängerung) an die DLE FinCo weiterleiten Information an die DLE FinCo, welche Services sich die Projektleitung noch wünschen würde

6 Ansprechpersonen §26-Projekte Eva Schrammel (DW 12540)
Petra Pollak (DW 12559) §27-Projekte Mag. Birgit Kessler (DW 12555) Bettina Filz (DW 12550) Mag. Michaela Seywald (DW 12553) Mag. Göksen Büyük (DW 12512)

7 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!