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Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 1 / 01-08 ENTWURF Anlagenbuchhaltung mit SAP.

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Präsentation zum Thema: "Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 1 / 01-08 ENTWURF Anlagenbuchhaltung mit SAP."—  Präsentation transkript:

1 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 1 / ENTWURF Anlagenbuchhaltung mit SAP AA (Asset Accounting) Anlagenbuchhaltung mit SAP AA (Asset Accounting) 1 Erfassungs- 2 Buchungs- 3 Etikettierungsprozess gestalten 1 Erfassungs- 2 Buchungs- 3 Etikettierungsprozess gestalten

2 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 2 / ENTWURF Inventarisierungsprozess ab Wie wird der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet? 2.Wie wird die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt? 3.Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? Bestellungen EDV über Rechenzentrum Bestellungen Büromöbel über ZV Bestellungen von Büchern >410 pro Einzelbuch

3 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 3 / ENTWURF Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Modell A ( Alles in einer Hand = 1 Person)Bestandsbuchhalter* = Inventarisierer Gerät wird von Selbstbucher in SAP-AA bei Kreditorenrechnung buchen angelegt. Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter = Web- Bucher). Der bringt der Selbstbucher Inventarisierungskennzeichen an, Gerät mit Etikett markiert Modell B (= 2 oder mehrere Personen) Bestandsbuchhalter* und Inventarisierer Gerät wird von einem wiss. Mitarbeiter oder Techn. Angestellten in SAP – AA angelegt (hier sind die Gerätedaten bekannt). Der Techn. Angestellte/Wiss. Mitarbeiter bringt das Inventarisierungskennzeichen an. Der Web-Bucher bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter und Web- Bucher). *Der Bestandsbuchhalter sollte in Personalunion zum zuständigen SAP-Anwender (Bucher/in) stehen

4 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 4 / ENTWURF Organisationsformen Dezentral Fakultäten, Institute, Lehrstühle, AG GS RVZ Zentral Zentrale Beschaffung für RZ Zentrale Beschaffung für Büromöbel Zentrale Beschaffung für Bibliographische

5 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 5 / ENTWURF REGEL-basierte WEB-Erfassung auf Anlage statt auf Sachkonto / Anlagenzugang durch Kreditor buchen Anlegen eines Stammsatzes bisher Eintrag Karteikarte oder Zeile in Inventarisierungsliste erfolgt durch eine Person, die nicht Bucher sein wird. Bebuchen eines Stammsatzes bisher Kreditorenrechnung erfolgt durch eine Person, die Bucher ist. Anlagestamm wird gleichzeitig angelegt oder MODELL B MODELL A MODELL B Bebuchen eines bestehenden Anlagenstammsatz

6 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 6 / ENTWURF REGEL-basierte WEB-Erfassung auf Anlage Anlage Anlagenzugang durch Kreditor buchen MODELL A MODELL B

7 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 7 / ENTWURF Anlegen von Anlagen MODELL B

8 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 8 / ENTWURF Anlagenstammsatz erfassen Neue Anlage anlegen

9 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 9 / ENTWURF Anlagenstammsatz Spalte kopieren

10 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 10 / ENTWURF Nettowert Gesamtanlage bestimmen Inventarisierungsrechner Preis aus Positionsbetrag Gesamtanlage bzw. Preis aus Positionsbetrag

11 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 11 / ENTWURF Berechnung Gesamtanlage keine Anlage, kein GWG sondern Verbrauch Sachkonto 6xxxxxx Erfassen einer normalenKreditorenrechnung 150,01

12 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 12 / ENTWURF Berechnung Gesamtanlage GWG 410,01

13 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 13 / ENTWURF Berechnung Gesamtanlage Anlage 410,01

14 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 14 / ENTWURF Anlagenhauptnummer KANN-eingabe Anlagenunternummer MUSS-eingabe z.B. Zentrifuge mit Zubehör Zentrifuge Sedimentograph, DFG Trenndüsen-Einrichtung, DFG Wie gehe mit Zubehörteilen um? Wie gehe mit Zubehörteilen um? Diese müssen der Anlage zugeordnet werden Zubuchen zur Anlagenstammsatznummer z.B oder Anlegen einer Anlagenunternummer z.B etc.

15 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 15 / ENTWURF Menge mit Basismengeneinheit MUSS-eingabe Wichtig für die Berechnung der GWG-Grenze Mengeneinheit ST

16 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 16 / ENTWURF Serien- Serialnummer Typenbezeichnung KANN-eingabe Wichtig für die Wartung bzw. Garantie Evtl. wichtig für die Wartung bzw. Garantie

17 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 17 / ENTWURF Inventarnummer KANN-eingabe wird für Altdatenübernahme benutzt. Es kann nach dieser Inventarnummer der Bestand vor gesucht werden. Möglicherweise würde die Systematik des Altbestandes weitergeführt werden müssen.

18 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 18 / ENTWURF Kostenstelle MUSS-eingabe MUSS-eingabe abgeleitet aus Finanzstelle KANN-eingabe z.B. Fuhrpark für ZV-PKW Abnutzung = Abschreibung wird an Kostenstelle des Anlagenstammes automatisch durch Abschreibungslauf gebucht Kosten- /Finanzstelle

19 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 19 / ENTWURF Kostenstelle MUSS-eingabe Kann-eingabe Abnutzung = Abschreibung wird an den Instandhaltungsauftrag bzw. an das Drittmittelprojekt des Anlagenstammes automatisch durch Abschreibungslauf gebucht Auftrag/Fonds Kann-eingabe

20 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 20 / ENTWURF Standort KANN-eingabe

21 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 21 / ENTWURF Raum KANN-eingabe IRaum Hier sollte der Raum standardisiert eingegeben werden mit folgender Systematik: OG 1: Plus 1 minus dreistellige Raumnummer, z. B EG: dreistellige Raumnummer, z B. 001 UG 1: Minus 1 minus dreistellige Raumnummer, z. B

22 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 22 / ENTWURF Fonds KANN-eingabe Kann eingeben werden, Wird in jedem Fall beim Buchen eingetragen

23 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 23 / ENTWURF DFG-Schlüssel aussuchen Bitte wählen Sie jetzt den passenden DFG-Schlüssel aus: weiter Möglichkeit über Suchbegriff (Text auf Rechnung) Seite DFG oder CSV-Datei (Schlüssel + ND) Aufbau 1-4. Stelle DFG Schlüssel Aufbau Stelle Nutzungsdauer Aufbau Stelle fortlaufende Nummer zur Erfassung der *generischen* Suche nach Text bei hoher Trefferquote Nach alter Rechtschreibung suchen

24 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 24 / ENTWURF Anlagenstammsatz erfassen gefülltes Bild der WEB-Oberfläche

25 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 25 / ENTWURF Inventarisierungsrechner Preis aus Positionsbetrag <= 410 GWG Anlagenklasse Anlagenklasse konkretes GWG aus Finanzstelle ableiten Und neue Anlagenunternummer anlegen 410 Anlagenklasse aussuchen lassen

26 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 26 / ENTWURF Sonstige Fragen Anschaffung oder Erhaltung

27 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 27 / ENTWURF Übergangszenario –Umbuchung –Aussonderung

28 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 28 / ENTWURF Noch Fragen? oder oder Bestandsbuchhalter-Schulung

29 Stabsstelle P lanung und Q ualitäts M anagement Sachgebiet 3: Controlling O C Martina Müller-Amthor - No. 29 / ENTWURF Üben können Sie unter https://vm.zv.uni- wuerzburg.de:6555/krtest/sap_T54.asphttps://vm.zv.uni- wuerzburg.de:6555/krtest/sap_T54.asp Bitte beachten Sie, dass die IP des Rechners für die Anlagen- und Buchhaltungstätigkeit freigeschalten ist. –(verantwortlich Hr. Köpfer, 2772)


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