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E-Mail-Archivierung - Ein Bestandteil des E-Mail Lifecycle Managements.

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Präsentation zum Thema: "E-Mail-Archivierung - Ein Bestandteil des E-Mail Lifecycle Managements."—  Präsentation transkript:

1 -Archivierung - Ein Bestandteil des Lifecycle Managements

2 Inhalt Über GROUP Technologies Archivierung – Warum? Archivierungskonzepte Archivierung mit der iQ.Suite

3 Über GROUP Technologies GROUP Technologies ist ein weltweit führender Softwarehersteller für Lifecycle Management. Gründung: 1992 Firmensitz: Karlsruhe Niederlassung: Boston, Massachusetts (USA) Mitarbeiter: 70 OEM-Lieferant für: Mitglied und Förderer der Initiative IT-Security made in Germany

4 Unsere Kunden Weltweit schützen und organisieren sich mehr als 6 Mio. Anwender und über Unternehmen mit der iQ.Suite von GROUP Technologies.

5 als sicherer Geschäftsprozess

6 iQ.Suite Architektur Server-basiert Microsoft Exchange 2000/2003 SMTP Gateway Lotus Domino Modular Regel-basiert Directory Anbindung Einfache Administration Einheitliche Benutzeroberfläche Integration Optimale Ergänzung bestehender Produkte

7 Inhalt Über GROUP Technologies Archivierung – Warum? Archivierungskonzepte Archivierung mit der iQ.Suite Q&A

8 Heute Ursache Kommunikationsmedium Nummer 1 Ablösung von Brief und Fax als Geschäftspost Verträge werden per geschlossen Wirkung Zunehmende Belastung der Mailserver Steigender Administrationsaufwand Behandlung von als Geschäftspost Rechtliche Anforderungen

9 Rechtliche Anforderungen HGB GDPdU - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GOB – Grundsätze Ordnungsgemäßer Buchführung AO – Abgabenordnung Revisionssichere Ablage

10 Rechtliche Anforderungen Welche Dokumente sind betroffen (nach HGB)? Handelsbriefe (§ 257 HGB) Briefe, Faxe, etc. und s!, die sich auf ein zustande gekommenes Handelsgeschäft beziehen eingehend und ausgehend Aufträge, einschließlich Änderungen und Ergänzungen Auftragsbestätigungen Versandanzeigen Lieferscheine Rechnungen alle gegenseitigen schriftlichen Vereinbarungen Beinhaltet auch sich ergänzende Willenserklärungen im Rahmen der Korrespondenz

11 Rechtliche Anforderungen Welche Dokumente sind betroffen (nach GDPdU)? Alle steuerrelevanten Daten Ist nicht eindeutig definiert siehe HGB Kann sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden Buchhaltungsdaten Elektronisch erstellte Berechnungsgrundlagen (Excel) Preiskalkulationen Abgrenzung obliegt dem Steuerpflichtigen Nachträglicher Zugriff der Finanzverwaltung ist möglich

12 Rechtliche Anforderungen Was darf nicht ohne Weiteres archiviert werden? Private s Persönlichkeits- und Datenschutz der Mitarbeiter Regelung im Anstellungsvertrag Betriebliche Richtlinie

13 Rechtliche Anforderungen Wie muss archiviert werden? Recht der Einsicht in gespeicherte Daten (AO) Originär digitale Unterlagen sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren (GDPdU). Ausdruck/Microfilm ist nicht ausreichend Jederzeit lesbar (gilt auch für verschlüsselte s!) Die Programme zum Lesen der Dokumente müssen bereitgehalten werden Grundsätzlich sind alle Speichermedien zulässig Zuverlässige Indexierung

14 Rechtliche Anforderungen Revisionssichere Archivierung Ist keine Produkteigenschaft Wird vom Wirtschaftsprüfer festgestellt Betrachtet werden Software Hardware Prozesse Organisation Verfahrensdokumentation

15 Infrastruktur Entlastung Inaktive Daten Nicht-geschäftsrelevante Daten Mehrfach-Ablage identischer Dateien Unzureichende Zeitfenster zur Datensicherung Ständig wachsende Hardwareanforderungen Überlaufende Postfach Quotas für Benutzer Unkontrolliertes lokales Ablegen Aufwand & Kosten

16 Archivierungskonzept Clientbasiert Plug-In im Client Software-Verteilung Benutzer entscheidet, was archiviert wird Benutzer entscheidet, wann archiviert wird Nach Zustellung in Postfach Zeitliche Lücke zwischen Eingang und Archivierungsprozess Revisionssicherheit? Lückenloser Nachweis?

17 Archivierungskonzept Serverbasiert Zentrales Regelwerk entscheidet, was archiviert wird Zentrales Regelwerk entscheidet, wann archiviert wird Nach Zustellung in Postfach Zeitliche Lücke zwischen Eingang und Archivierungsprozess Revisionssicherheit? Lückenloser Nachweis?

18 Archivierungskonzept Echtzeit-Archivierung Zentrales Regelwerk entscheidet, was archiviert wird Vor Zustellung in Postfach wird der Archivierungsprozess gestartet Revisionssicherheit Lückenloser Nachweis

19 Zentrale, regelbasierte Journal Archivierung Vor Zustellung in Postfächer Anbindung an Drittsysteme (XML) Übergabe von Meta-Informationen Anbindung an iQ.Suite Store Keine End-Benutzer Interaktion Lückenlose Nachweisbarkeit Nahtlose Integration von in die Geschäftsprozesse. Bridge – Mehr als nur -Schnittstelle

20 Store – Mehr als nur -Archivierung Automatische, regelbasierte Archivierung Postfächer und öffentliche Ordner/Datenbanken. Manuelle Archivierung durch Benutzer möglich Entlastung der Infrastruktur. Auslagerung in verschiedene Storage-Systeme Single-Instance-Archivierung Offline Cache für Notebook Benutzer Auflösung von PST-Dateien

21 Mail Server SQL Server Store – Der Archivierungsprozess iQ.Suite Store Server Ablage/Storage - Server iQ.Suite Store Server Jetzt archivieren 1. Archivierungsanforderung (manuell oder automatisch) 2. Eintrag in die SQL Datenbank inkl. Hash-Wert für Dateianhang 3. Gesamtes Element wird in Ablage-System kopiert 4. Entfernung des Dateianhangs aus Mail-Server (gemäß Regelwerk) 5. Entfernung des Nachrichtentextes aus Mail-Server (gemäß Regelwerk) 6. Rest der wird auf Mail-Server entfernt (gemäß Regelwerk) 7. mit identischem Dateianhang wird archiviert. Für Dateianhang wird nur Link erstellt Body Header Datei Body Datei Header Body Datei Header Body Datei Header

22 Store Was wird archiviert? Postfächer Öffentliche Ordner/Datenbanken -Client Elemente ( s, Kontakte, Aufgaben, etc.) Wie wird archiviert? Automatisch, zentral, regelbasiert und/oder Manuell durch den Benutzer Identische Dateianlagen werden nur einmal abgelegt (Single Instance) Optionale Konvertierungs-Möglichkeiten (TIFF / PDF) Dedizierte Ordner können ausgeschlossen werden (Datenschutz!)

23 Store Wohin wird archiviert? NTFS Dateisystem, SAN NetApp Filer etc. Was passiert mit den Objekten auf dem Mail Server? Dateianhänge werden entfernt (gemäß Regelwerk) Nachrichtentext wird entfernt (gemäß Regelwerk) Rest der wird entfernt (gemäß Regelwerk)

24 Store Wie wird wiederhergestellt? Automatisch durch Doppelklick auf Rumpf-Dokument Manuell über Client Plug-In Manuell über iQ.Suite Store Suchfunktion Weitere Funktionen Import und Archivierung von PST-Dateien Offline-Cache für Notebook-Benutzer Web-Client Unterstützung

25 Store – Server Rollen (logisch) iQ.Suite Store Server iQ.Suite Store Software Anbindung an Ablage-Systeme iQ.Suite Store Administrations- Programm Verbindung zu 1 oder mehreren Mail Server SQL Server iQ.Suite Store Index- Datenbank iQ.Suite Store Single-Instance Informationen Ablage/Storage - Server Physikalische Ablage der archivierten E- Mails Dateisystem- Ablage Dritthersteller- Systeme Mail Server Postfächer Öffentliche Ordner/Daten- banken Web Access Speicherung des iQ.Suite Store Archivierungs- Regelwerks iQ.Suite Bridge

26 iQ.Suite Store Server Windows Server 2000/2003 Server mit aktuellem Servicepack 1 GB RAM 1,6 GHZ SQL Server MS SQL Server 2000 Oracle Datenbank Ablage/Storage - Server Für Dateiablage Windows 2000/2003 Server Dritthersteller- System Mail Server Exchange 5.5 Exchange 2000/2003 Lotus Domino R5/6.x/7.x Store – Server Rollen (physikalisch)

27 SQL Server Store – Einsteiger Szenario iQ.Suite Store Server Ablage/Storage - Server Mail Server Vorteile: Geringe Kosten für Hard- und Software Nachteile: Ggf. hohe Last Single Point of Failure

28 Store – Die Benutzersicht

29 Store – Die Benutzersicht

30 Store – Die Benutzersicht

31 Store – Die Benutzersicht

32 Store – Die Benutzersicht mit OWA Suchen,Archivieren, Wiederherstellen

33 Store – Die Benutzersicht ohne Plug-In Wiederherstellen Mail komplett wiederhergestellt CD-Symbol = wurde archiviert Doppelklick um Wiederherstellung anzustossen Größe 1 Kb = Dateianhange wurde entfernt Outlook Vorschau funktioniert bei archivierten s!

34 Store – Die Benutzersicht mit Plug-In Suche im Archiv Manuell archivieren Manuell wiederherstellen Offline-Cache

35 Microsoft Exchange Mailboxen Öffentliche Ordner Lotus Domino Mailboxen Datenbanken NT Filesystem/SAN/NAS Ablage-Systeme Store iQ.Suite Store Server + Datenbank

36 Zusammenfassung iQ.Suite Bridge zentrale/regelbasierte Archivierung vor Zustellung in Benutzer Postfach (Unveränderbarkeit!) auf Transportebene (SMTP) in Journal Mailboxen/Public Foldern/Datenbanken Übergabe an iQ.Suite Store in bestehende Systeme (Storage/DMS/ERP/CRM/...) keine Interaktion mit End-User zentrales Retrieval Erfüllung gesetzlicher/interner Regelungen Läuft auf Mail Server iQ.Suite Store zentrale/regelbasierte Archivierung aus Mailboxen/Public Foldern/Datenbanken nach Zustellung in verschiedene Storage Systeme End-Benutzer Interaktion möglich Retrieval über Mail Client Entlastung der Mail Infrastruktur Läuft auf eigenem Server

37 Das Konzept entscheidet Ist Analyse Audit Workshop Konzepterstellung Umsetzung


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