Outlook Infodesk – effizient arbeiten in Microsoft Outlook

Präsentation zum Thema: "Outlook Infodesk – effizient arbeiten in Microsoft Outlook"—  Präsentation transkript:

1 Outlook Infodesk – effizient arbeiten in Microsoft Outlook

2 Outlook Infodesk - Referenzen
Das Unternehmen: Die Kunden: Fischer Software GmbH & Co.KG Gegründet: 1995 in Berlin Geschäftsführer: Dipl.-Ing. Carsten Fischer Auszeichnungen: Cebit Innovationspreis PC-Pro Test „Sehr gut“ Partner: AVM, Microsoft 850 Kunden branchenübergreifend Mehr als Infodesk Arbeitsplätze europaweit

3 Arbeiten mit Microsoft Outlook und Exchange
… im Team … in Outlook / Exchange Termine Kontakte Aufgaben … in Ordner auf \\Server\Team Word Texte Excel Tabellen Project Dateien PDF Dateien s Arbeiten im Team mit Outlook/Exchange und Servershare Zwei Speicherorte: 1. s, Kontakte, Termine und Aufgabe liegen weiter im lokalen Posteingang bzw. Outlook 2. Dokumente aller Art liegen auf einer Serverfreigabe Vorteile: Immer alles dabei und offline verfügbar Zentrale Datensicherung Nachteile: Keine Zuordnung von s, Kontakte zum Schriftverkehr (Dokumenten) Teamfunktionen über zentrale Ablage und öffentliche Ordner Nur sehr einfache kaum brauchbar auswertbare Kontaktverwaltung kein CRM Mühsame Suche: Wo liegt welche Datei zu welchem Vorgang Riesengroßes Postfach

4 Arbeiten mit Microsoft Outlook und Exchange
… im Team mit Outlook Infodesk … in Outlook / Exchange Termine Kontakte Aufgaben … in Ordner auf \\Server\Team Word Texte Excel Tabellen Project Dateien PDF Dateien s Arbeiten im Team mit Outlook/Exchange, Servershare und Outlook Infodesk Ein Speicherort: Der Zugriff erfolgt zentral über digitale Akten von Outlook Infodesk auf Vorgänge und Projekte Die digitalen Akten enthalten Dokumente, s, Kontakte, Termine, Aufgaben Der Anwender ordnet eingehende s den zentralen Vorgängen zu Vorteile: Teamfunktonalität Alle wichtigen Daten werden aus den persönlichen Postfächern den digitalen Akten zugeordnet Persönliche Postfächer bleiben klein, da Projekt oder Vorgangs s ins Dateisystem ausgelagert werden Ausgefeilte Teamfunktionen durch Kombination von Servershare und öffentlichen Ordnern Erweiterte CRM Funktionen in den Outlook Kontakten (zentral) Keine zusätzliche Datenbank und somit Lizenzkosten Erweiterungen Kein Eingriff ins Exchange System (global catalog) Immer alles dabei und offline verfügbar Zentrale Datensicherung Nachteile: Keine eigene Datenbank Nur einfache Berechtigungen auf Datei und Exchange Ordnerebene

5 Outlook Infodesk Informations-, Projekt- und Dokumentenmanagementsystem Adressverwaltung – CRM CustomerRelationshipManagement Vorgangsbearbeitung – DMS DocumentManagementSystem Zentraler Terminkalender – TMS TimeManagementSystem Die Module im Detail: Adressverwaltung Vorgangsbearbeitung Zentrale Terminverwaltung

6 Outlook Infodesk Kontakte – die Adressverwaltung
Adressverwaltung: Alle Kontakte liegen zentral Erweiterte Eingabefelder Einheitliche Kategorisierung Alle Vorgänge zum Kontakt in einer Ansicht Schnelle Serienbrief- und Serien- erstellung Schnellste Filterfunktonen – 3clickResult Gewohnte Bedienung über Outlook/Exchange Kontakte

7 Outlook Infodesk Projekt– und Vorgangsbearbeitung
Vorgangsbearbeitung – DMS: Digitale Akte – zugehörige Dokumente zentral verwalten Dokumente, Word, Excel, PDF Dateien, Eingehende und gesendete s usw. zentral im Zugriff Notizen zu Telefonaten Vorgänge kennzeichnen, priorisieren, delegieren und beobachten Teammitglieder informieren Automatische Angebote und Dokumente Gewohnte Bedienung über Outlook

8 Outlook Infodesk Kalender – das Team-Zeitmanagement
Zentraler Terminkalender – TMS : Ein Team … ein zentraler Kalender Kennzeichnung der Anwendertermine Abrechnungsinformationen zu den Terminen Gewohnte Bedienung über Outlook Kalender

9 Outlook Infodesk - Module
Software - Erweiterungen Categories Outlook- Kontaktkategorien zentral verwalten, verteilen und im Team nutzen Import Wiederkehrende Form s automatisch verarbeiten Vorgangs- und Kontaktinformationen übernehmen Phone Kontakte werden bei Anruf aus dem Adressbuch erkannt Vorgänge / Aktivitäten zum Kontakt werden angezeigt Postbuch Komplette Auflistung aller eingehenden und ausgehenden Dokumente und s, revisionssicher festgeschrieben Time Zeiterfassung und Stundenabrechnung Seminar Kongresse und Schulungen organisieren

10 Outlook Infodesk - Module
Hardware - Erweiterungen FotoScan Papierdokumente schnell einlesen und Vorgang zuordnen CardScan Visitenkarten in Kontakte wandeln DocScan Leitzordner können einfach gescannt werden CardScan höhe Datenerkennung und in Outlook Infodesk integriert

11 Outlook Infodesk - Demo
Live Demonstration Inhalt: Die Infodesk-Bedienleiste Kontakte anlegen und Kontaktfelder Vorgänge anlegen und Kontakte und Dokumente zuordnen

12 Outlook Infodesk Informations-, Projekt- und
Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen? Welche Einsatzgebiete haben Sie? Nächste Schritte? Kontakt: Fischer Software Murellenweg 1, Berlin,

13 Outlook Infodesk … the best Outlook you can buy
… schneller am Kunden … schneller an den Informationen … alle Informationen auf einen Blick … alle Informationen im Team

14 Outlook Infodesk - Symbolleiste
Echtes Outlook Add-In Alle Funktionen auf einen Blick Nutzbar mit Outlook 2003, 2007, 2010 und demnächst mit 2013

15 Outlook Infodesk - Kontakt
Erweiterte Kontakte: Automatische Anrede Zusätzliche Eingabefelder Vorgänge zum Kontakt Schnelle Suche

16 Outlook Infodesk - Kontaktübersicht

17 Outlook Infodesk - Vorgang
Digitale Akte: s, Notizen Dokumente, Termine Vorgang delegierbar Wiedervorlage Priorisierbar Überblick für alle im Team

18 Outlook Infodesk - Vorgangsübersicht

19 Outlook Infodesk Technische Umsetzung Systemvoraussetzungen:
Arbeiten im Team: Outlook – ab Version 2003 Office (Word & Excel) ab Version 2003 Exchange oder Exchange-Hosting ab Ver 5.5 Zentrale Dateienablage, Server oder NAS Einzelarbeitsplatz: Lokale Dateienablage

20 Outlook Infodesk Highlights Effizientes Arbeiten:
Mehr Felder und erweiterte Kategorien in den Kontakten Alle wichtigen Dokumente, Notizen s an einer Stelle Digitale Akte für Projekte, Vorgänge und Abläufe Dokumente, Termine und s schnell über Vorlagen erstellen Serien s und Briefe direkt aus der Anwendung Signaturen zentral verwalten Scannerintegration, Import Technische Optimierungen: Installation ohne viel Aufwand Geringe Serverlast durch Dokumentenlinks Zentrale Datenablage – einfache Sicherung Entlastung des Exchange-Speichers - kleine Anwenderpostfächer Offlinefähig – Daten immer verfügbar Keine eigene Datenbank … offene, transparente Ablage

21 Outlook Infodesk - Referenzen
Das Unternehmen: Die Kunden: Fischer Software GmbH & Co.KG Gegründet: 1995 in Berlin Geschäftsführer: Dipl.-Ing. Carsten Fischer Auszeichnungen: Cebit Innovationspreis PC-Pro Test „Sehr gut“ Partner: AVM, Microsoft 850 Kunden branchenübergreifend Mehr als Infodesk Arbeitsplätze europaweit