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_TMSARCHIV – IHR DOKUMENTENTRESOR IM INTERNET. _E TWA 67 M INUTEN PRO T AG verschwenden Mitarbeiter europäischer Unternehmen durchschnittlich mit der.

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1 _TMSARCHIV – IHR DOKUMENTENTRESOR IM INTERNET

2 _E TWA 67 M INUTEN PRO T AG verschwenden Mitarbeiter europäischer Unternehmen durchschnittlich mit der Suche nach Informationen. (Marktforschungsinstitut Vanson Bourne)

3 _P ROBLEM : kein zentraler Zugriff, weder beim Partner noch partnerübergreifend Manuelle Ablage (Wegezeiten) Lange Suchzeiten Raum- und Sachmittelkosten für Ordner Risiken (kein Backup) schlechte Qualität der Dokumente (Faxe vergilben) Zusätzliche Kosten für Hardware / Software.

4 Das Unternehmen stellt seine Daten(Office-Dokumente, pdf-Dateien, Bilder, etc) schnell und automatisch verschlüsselt in das sichere TEC MEDIA Archiv. Das Unternehmen erstellt Sortier- und Wiederfindekriterien. So ist das Dokument jederzeit wieder auffindbar. _Die Lösung!

5 Alle Mitarbeiter, so fern diese die Berechtigung haben, können jederzeit die für sie relevanten Informationen schnell über das Internet abrufen und natürlich auch weitere Daten hinzu fügen. _Die Lösung!

6 _Konzept Technik TMSARCHIV

7 Zentrale, digitale Ablage im TMS-Dokumententresor Passwortverwaltung Freie Aktenkonfiguration Suchkriterien (Indexe) frei zu vergeben Detaillierte Nutzerverwaltung auf Dokumentenebene berücksichtigt angelegte Indexe (wonach wird gesucht?) berücksichtigt auch Funktionsrechte (wer darf was?) Archivierung beliebiger Dokumente, Dateien, Medien _ Leistungsbeschreibung TMS Archiv 1/3

8 Umfangreiche Import-/Export-Funktionen Lokalisierung verschiedene Sprachen abhängig von Einstellung im Betriebssystem Hilfreiche Funktionen für Anwender Bildung einer temporären Akte aus ausgewählten Treffern Verteilung z.B. per Ständige Anpassung an technische Innovationen z.B. Migrationen auf neue Speichersysteme _ Leistungsbeschreibung TMS Archiv 2/3

9 technisch- und ortsunabhängiger Web-Zugriff Unabhängig vom Browser (IE, Firefox) keine Active-X-Controls oder sonstige Voraussetzungen einfache Bedienung keine Schulung erforderlich API verfügbar (z.B. für Integration in führende Anwendungen) OCR-Erkennung / Volltextsuche läuft automatisch im Hintergrund _ Leistungsbeschreibung TMS Archiv 3/3

10 Abholung der Akten Scannen der Unterlagen OCR-Erkennung (Inhaltserkennung) Indizierung Automatisierter Import in TMS Archiv Auf Wunsch fachgerechte Vernichtung von Altdokumenten gem. BDSG _ Organisation/Service

11 Archivierung per Scanner lokale Datei (Office-Dokumente, PDF, eingehende Faxe usw.) Recherche nach Aktenkriterien + Volltextsuche per Ordnerstruktur (wie bei Windows Explorer) Leistungsstarker Uploader in das TMSArchiv auch für ganze Dateigruppen _ Organisation Tagesgeschäft

12 Anwahl TMS Archiv direkt aus führende Anwendung _ Ein Beispiel aus der Immobilienbranche:

13 _ Dokumente suchen:

14 _ Dokumente anzeigen:

15 Keine Investition für die Anschaffung und für den Betrieb einer revisionssicheren Archivierung erforderlich Wissensmanagement wird mit minimalem Aufwand deutlich gesteigert, damit Schutz vor Fehlentscheidungen Einsparung von Ablagekosten (Anschaffung/Raum) Schneller, sicherer und gleichzeitiger Zugriff von jedem Ort / Mobilität Vertraute Such-/Findemechanismen _ Ihr Nutzen 1/2

16 Schnelle Nutzung möglich, da keine Aufwände für Anschaffung und Einrichtung erforderlich Schutz vor Brand- und Wasserschaden Schutz vor Diebstahl Schutz vor unberechtigtem Zugriff Unabhängigkeit von TMS durch Export-Funktion (z. B. nach MS-EXCEL) gegeben _ Ihr Nutzen 2/2

17 Ihr sicherer Dokumententresor! Haben Sie noch Fragen?

18 Kontakt: heko-services GmbH Martin-Luther-King-Weg Münster Tel.: 0251 / _ Dann sprechen Sie mit uns…

19 heko-services GmbH Ein Team mit über 15jähriger Erfahrung in den Bereichen Archivierung und Dokumenten Management Äußerst hohe Fachkompetenz und Erfahrung Nutzung der aktuellsten SW-Entwicklungs-Technologien Stätige Weiterbildung Flexibel und schnell bei individuellen Anforderungen _ Kurz über uns!

20 V IELEN D ANK FÜR I HRE A UFMERKSAMKEIT !


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