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_TMSARCHIV – IHR DOKUMENTENTRESOR IM INTERNET. _E TWA 67 M INUTEN PRO T AG verschwenden Mitarbeiter europäischer Unternehmen durchschnittlich mit der.

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1 _TMSARCHIV – IHR DOKUMENTENTRESOR IM INTERNET

2 _E TWA 67 M INUTEN PRO T AG verschwenden Mitarbeiter europäischer Unternehmen durchschnittlich mit der Suche nach Informationen. (Marktforschungsinstitut Vanson Bourne)

3 _P ROBLEM : kein zentraler Zugriff, weder beim Partner noch partnerübergreifend Manuelle Ablage (Wegezeiten) Lange Suchzeiten Raum- und Sachmittelkosten für Ordner Risiken (kein Backup) schlechte Qualität der Dokumente (Faxe vergilben) Zusätzliche Kosten für Hardware / Software.

4 Das Unternehmen stellt seine Daten(Office-Dokumente, pdf-Dateien, Bilder, etc) schnell und automatisch verschlüsselt in das sichere TEC MEDIA Archiv. Das Unternehmen erstellt Sortier- und Wiederfindekriterien. So ist das Dokument jederzeit wieder auffindbar. _Die Lösung!

5 Alle Mitarbeiter, so fern diese die Berechtigung haben, können jederzeit die für sie relevanten Informationen schnell über das Internet abrufen und natürlich auch weitere Daten hinzu fügen. _Die Lösung!

6 _Konzept Technik TMSARCHIV

7 Zentrale, digitale Ablage im TMS-Dokumententresor Passwortverwaltung Freie Aktenkonfiguration Suchkriterien (Indexe) frei zu vergeben Detaillierte Nutzerverwaltung auf Dokumentenebene berücksichtigt angelegte Indexe (wonach wird gesucht?) berücksichtigt auch Funktionsrechte (wer darf was?) Archivierung beliebiger Dokumente, Dateien, Medien _ Leistungsbeschreibung TMS Archiv 1/3

8 Umfangreiche Import-/Export-Funktionen Lokalisierung verschiedene Sprachen abhängig von Einstellung im Betriebssystem Hilfreiche Funktionen für Anwender Bildung einer temporären Akte aus ausgewählten Treffern Verteilung z.B. per E-Mail Ständige Anpassung an technische Innovationen z.B. Migrationen auf neue Speichersysteme _ Leistungsbeschreibung TMS Archiv 2/3

9 technisch- und ortsunabhängiger Web-Zugriff Unabhängig vom Browser (IE, Firefox) keine Active-X-Controls oder sonstige Voraussetzungen einfache Bedienung keine Schulung erforderlich API verfügbar (z.B. für Integration in führende Anwendungen) OCR-Erkennung / Volltextsuche läuft automatisch im Hintergrund _ Leistungsbeschreibung TMS Archiv 3/3

10 Abholung der Akten Scannen der Unterlagen OCR-Erkennung (Inhaltserkennung) Indizierung Automatisierter Import in TMS Archiv Auf Wunsch fachgerechte Vernichtung von Altdokumenten gem. BDSG _ Organisation/Service

11 Archivierung per Scanner lokale Datei (Office-Dokumente, PDF, eingehende Faxe usw.) Recherche nach Aktenkriterien + Volltextsuche per Ordnerstruktur (wie bei Windows Explorer) Leistungsstarker Uploader in das TMSArchiv auch für ganze Dateigruppen _ Organisation Tagesgeschäft

12 Anwahl TMS Archiv direkt aus führende Anwendung _ Ein Beispiel aus der Immobilienbranche:

13 _ Dokumente suchen:

14 _ Dokumente anzeigen:

15 Keine Investition für die Anschaffung und für den Betrieb einer revisionssicheren Archivierung erforderlich Wissensmanagement wird mit minimalem Aufwand deutlich gesteigert, damit Schutz vor Fehlentscheidungen Einsparung von Ablagekosten (Anschaffung/Raum) Schneller, sicherer und gleichzeitiger Zugriff von jedem Ort / Mobilität Vertraute Such-/Findemechanismen _ Ihr Nutzen 1/2

16 Schnelle Nutzung möglich, da keine Aufwände für Anschaffung und Einrichtung erforderlich Schutz vor Brand- und Wasserschaden Schutz vor Diebstahl Schutz vor unberechtigtem Zugriff Unabhängigkeit von TMS durch Export-Funktion (z. B. nach MS-EXCEL) gegeben _ Ihr Nutzen 2/2

17 Ihr sicherer Dokumententresor! Haben Sie noch Fragen?

18 Kontakt: heko-services GmbH Martin-Luther-King-Weg 24 48155 Münster Tel.: 0251 / 13654-25 E-mail: info@heko-services.deinfo@heko-services.de http://www.heko-services.de _ Dann sprechen Sie mit uns…

19 heko-services GmbH Ein Team mit über 15jähriger Erfahrung in den Bereichen Archivierung und Dokumenten Management Äußerst hohe Fachkompetenz und Erfahrung Nutzung der aktuellsten SW-Entwicklungs-Technologien Stätige Weiterbildung Flexibel und schnell bei individuellen Anforderungen _ Kurz über uns!

20 V IELEN D ANK FÜR I HRE A UFMERKSAMKEIT !


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